Digitale Transformation am Arbeitsplatz 2021 | Aircall Blog

Digitale Transformation am Arbeitsplatz 2021

Digitale Transformation Arbeitsplatz
von
Victoria Guetter

Die Digitalisierung geht immer größere Schritte in Richtung Zukunft und so stehen viele Unternehmen vor einer digitalen Transformation. Es wird weniger Papier verbraucht, weniger kopiert und gedruckt. Der Kabelsalat auf dem Schreibtisch ist ebenso wie das Durcheinander aus Akten Geschichte. Abläufe werden heutzutage automatisiert, Prozesse laufen über Projektmanagementsysteme und andere Software, die Kommunikation geht über das Internet, Videocalls und VoIP-Telefonie – willkommen am digitalen Arbeitsplatz! 

Wir erklären Ihnen, was das eigentlich bedeutet und warum wir passende Lösungen für Ihr Unternehmen bieten.

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine zentrale Arbeitsplattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, flexibel und ortsunabhängig wie beispielsweise im Homeoffice zu arbeiten. Hier kann jederzeit von allen Geräten auf wichtige Daten, Informationen und Anwendungen zugegriffen werden. Zudem lassen sich Unternehmensprozesse digitalisieren, automatisieren und somit optimieren. Der digitale Arbeitsplatz sorgt für effiziente und einfache Arbeitsabläufe, vereinfacht die Kommunikation innerhalb des Unternehmens unter Mitarbeitern und Abteilungen ebenso wie mit Geschäftspartnern. So sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für eine größere Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern und auch Ihre Kunden freuen sich über die schnellere Bearbeitung Ihres 

Wie sieht der optimale digitale Arbeitsplatz aus?

Doch wie sieht er nun eigentlich aus, der digitale Arbeitsplatz? Hier werden nützliche Tools, Daten und Abteilungen sinnvoll miteinander verbunden, um eine optimale Zusammenarbeit zu ermöglichen. 

Mit den richtigen Softwares und Funktionen können Sie kinderleicht Arbeitsschritte automatisieren. Stress und Panik vor Deadlines ersparen Sie sich durch die richtige Priorisierung von Aufgaben sodass Arbeitsabläufe fokussierter und zielgerichteter werden. 

Nutzen Sie den digitalen Arbeitsplatz zusätzlich als Informationsplattform, die den Mitarbeitern über das Dashboard die Neuigkeiten über tägliche Aufgaben übermittelt und Unternehmensprozesse klar strukturiert. Mit einer Cloud-basierten Telefonanlage, vereinbaren Sie diese und weitere Funktionen miteinander und vereinfachen somit die Zusammenarbeit im Team und die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. 

Mit einem perfekt eingerichteten digitalen Arbeitsplatz bieten Sie die optimale Lösung für die Arbeit im Homeoffice und eine bessere Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter. 

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Welche Hürden der Digitalisierung müssen deutsche Unternehmen überwinden?

Deutsche Unternehmen stehen vor unterschiedlichen Hürden der Digitalisierung. Deutschland ist beim Internetausbau im Vergleich mit anderen Ländern deutlich im Rückstand. Während Internetverbindungen in Städten auch schneller funktionieren, surfen viele auf dem Land besonders langsam. Der Glasfaserausbau lässt in vielen Orten auf sich warten. Das Land muss schnellstmöglich Lösungen finden, denn insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice muss eine durchgängig stabile Internetverbindung gewährleistet sein. 

Hinzu kommen weitere Hürden, die Unternehmer von einem Umstieg auf die gesamte Arbeit von Zuhause mit Hilfe von Cloud-basierten Telefonsystemen zurückschrecken lassen: 

  • Datenschutz und die IT-Sicherheit müssen von Unternehmen besondere Aufmerksamkeit erhalten.
  • Die Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes birgt auch das Risiko von Hackerangriffen, wenn Unbefugte von Außen Zugriff auf Daten erhalten. Deshalb müssen im Zuge der Transformation zur Digitalisierung wichtige Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. 
  • Bei vielen schleicht sich auch die Angst vor hohen Rechnungen ein. Doch mit einer Kostenbremse schützen Sie sich davor, dass unbegrenzt Anrufe ins Ausland getätigt werden und Ihre Rechnung somit unbeabsichtigt in die Höhe steigt.
  • Unternehmen müssen innerhalb der EU die Richtlinien der DSGVO beachten und umsetzen. Die DSGVO-Bestimmungen umfassen nicht nur die Sicherheitsvorkehrungen der IT-Abteilung. Auch Kundendaten in der Buchhaltung und im Verkauf, sowie die Daten über Mitarbeiter müssen vor Datendiebstahl geschützt werden.

So schaffen deutsche Unternehmen ein digitales Arbeitsumfeld

Scheuen Sie sich nicht weiter davor, ein Teil der digitalen Transformation zu sein. Die Schritte in die Digitalisierung sind schnell getan. 

  • Verwenden Sie die richtige Hardware und Software. So gewährleisten Sie Ihren Mitarbeitern und Teamkollegen einen optimalen Workflow. 
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern einen Laptop oder ein Tablet bereit. Häufig sind in den Geräten schon Webcams vorhanden. Dann fehlt nur noch ein Headset und es kann an die Arbeit gehen. 
  • Bieten Sie orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen und Daten über verschiedene Geräte wie den Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone. Cloud-basierte Systeme wie Aircall funktionieren auf allen fähigen Endgeräten, so kann der Mitarbeiter über eine Software oder App unabhängig vom Standort, im Homeoffice, auf Geschäftsreisen arbeiten 

Checkliste der Tools, die Ihre Arbeit digitalisieren

  • Fähige Endgeräte 

Wenn Sie einen Arbeitsplatz einrichten, benötigen Sie natürlich zuallererst die richtigen Geräte. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern deshalb einen Computer oder Laptop, sowie ein Tablet oder ein Smartphone zur Verfügung. Alles, was Sie für den digital Workplace benötigen, befindet sich dann auf den Endgeräten. 

  • Das richtige Cloud-basierte System

Mit dem richtigen System ist die VoIP-Telefonie und die Verknüpfung mit Integrationen und Funktionen für Ihr Team ganz einfach. So gewährleisten Sie einen Workflow, der Ihre Mitarbeiter zufriedenstellt und einen Service, der Ihre Kunden überzeugt. 

  • CRM-Systeme

Integrieren Sie Systeme wie Salesforce, Hubspot oder Zendesk Sell und greifen Sie jederzeit auf wichtige Kundendaten zu

  • Hilfreiche Funktionen für Callcenter

Gewährleisten Sie einen optimalen Kundenservice im Callcenter mit hilfreichen Funktionen, wie der Whisper-Funktion, Skill-basiertem Routing dem Power Dialer und vielen mehr.

  • Integrationen von Projektmanagementsystemen

Integrieren Sie Microsoft Teams, Slack oder ein anderes Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl. So weiß jeder Mitarbeiter stets, welche Aufgaben zu erledigen sind. 

Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes

Der digitale Arbeitsplatz bietet dem Unternehmen viele Vorteile, die nicht nur Geld sparen, sondern auch Mitarbeiter beispielsweise durch eine bessere Work-Life-Balance deutlich zufriedener sein lassen. 

  1. Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten beispielsweise im Homeoffice – und das nicht nur in Krisenzeiten und während einer globalen Pandemie. 
  2. Moderne und flexible Lösungen überzeugen aktuelle und zukünftige Mitarbeiter. So setzen Sie sich gegen die Konkurrenz durch und bauen ein wertvolles Team auf. 
  3. Mit einem digitalen Arbeitsplatz optimieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe und sorgen für eine deutlich höhere Effizienz im Unternehmen gegenüber unorganisierten und wenig automatisierten Arbeitsabläufen. Zusätzlich verbessern Sie die Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen. 
  4. Der digital Workplace bietet eine serviceorientierte Lösung z.B. in Callcentern und optimiert durch hilfreiche Tools die Kommunikation mit den Kunden. 
  5. Er ermöglicht allen Mitarbeitern das Abrufen aller Anwendungen und Daten auch außerhalb des Unternehmens, rund um die Uhr. 
  6. Der digitale Arbeitsplatz bietet Ihrem Unternehmen mehr Sicherheit, da die IT-Mitarbeiter genaue Einblicke in den Netzwerk-Traffic, die Benutzer und Endgeräte erhält. Dadurch können sie externe sowie interne Bedrohungen schneller registrieren und abwenden. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls bleiben Ihre Daten geschützt.  

Perfekt ausgestattet mit einer Cloud-Telefonanlage am digitalen Arbeitsplatz

Mit einer Cloud-basierten Telefonanlage von Aircall statten Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz optimal aus. Hiermit können Sie nicht nur über die VoIP-Telefonie ungestört telefonieren, sondern auch mit über über 70 Integrationen und Funktionen wie IVR, CTI für einen reibungslosen Arbeitsablauf sorgen. Binden Sie Customer Relations Manager (CRM) wie Salesforce ein, um aktuelle und potenzielle Kunden von der ersten Kontaktaufnahme an zu verwalten und die wichtigsten Daten immer kurzfristig zu Hand zu haben. Mit Aircall und der Cloud-basierten Telefonanlage bieten Sie Ihrem team eine flexible Auswahl von Technologien- ein Schritt in die digitale Zukunft für Ihre Unternehmen. Bringen Sie sich mit dem digitalen Arbeitsplatz Erleichterung in Ihr Unternehmen und planen jetzt den Umstieg in die Cloud

Der digitale Arbeitsplatz ist der Arbeitsplatz der Zukunft. 

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