Der Power Dialer: 5 Tipps um effizienter zu telefonieren | Aircall Blog

Der Power Dialer: 5 Tipps um effizienter zu telefonieren

power dialer
von
Victoria Guetter

Wer im Sales arbeitet, der weiß, dass Zeit wortwörtlich Geld ist. Die Mitarbeiter bemühen sich stets, das Beste aus der verfügbaren Zeit herauszuholen. Dank der Einführung von VoIP-Telefonen gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die die Effizienz steigern sollen, aber nur wenige haben sich so bewährt wie der Power Dialer, wenn es darum geht Anruflisten effizient abzuarbeiten.

Warum einen Power Dialer nutzen?

Das Ziel eines Power Dialers ist es, mit weniger Aufwand mehr Anrufe zu tätigen. Die Software stellt eine Anrufliste zusammen und wählt jede einzelne Telefonnummer automatisch nacheinander an. Dadurch wird der manuelle Aufwand für ausgehende Anrufe stark minimiert. 

Mit Aircalls leistungsfähigen Power Dialer können Ihre Sales-Teams mit nur einem Klick eine Anrufliste abarbeiten.

Je nachdem, welchen Power Dialer Sie verwenden, können Sie von verschiedenen Funktionen Gebrauch machen. Mit den folgenden Tipps können Sie sicherstellen, dass Sie den Power Dialer zu Ihrem Vorteil nutzen, noch effizienter telefonieren und hoffentlich mehr Deals abschließen können.

1. Die Pomodoro-Technik für mehr Konzentration

Francesco Cirillo war wegen seiner schlechten Lerngewohnheiten frustriert und, weil er nicht in der Lage war, sich zu konzentrieren. Deshalb stellte er eine Küchenuhr in Tomatenform auf zehn Minuten ein (das war in den 1980er Jahren) und forderte sich selbst heraus, zu 100 % bei der Arbeit zu bleiben – bis die Uhr klingelte. Dieser erste Versuch missglückte zwar, aber nach vielen Wiederholungen führte er schließlich zur sogenannten Pomodoro-Technik.

Hier ist die Grundformel: Auf ein 25-minütigen Zeitfenster voller Arbeit und ohne Ablenkung, folgt eine 5-minütige Pause. Nach vier dieser Zeitfenster wird eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten gewährt. Die Methode zielt darauf ab, Ablenkungen einzuschränken und sich auf bestimmte Zwischenziele zu konzentrieren.

Sales-Teams, die einen Power Dialer für ausgehende Anrufe verwenden, wissen, dass Müdigkeit der größte Feind ist. Die Aufteilung langer Anruflisten in kleinere Segmente kann dazu beitragen, dass die Agenten während des ganzen Arbeitstages aufmerksam bleiben und effizient telefonieren.

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Sobald Ablenkung da ist, kann es allerdings passieren, dass Ihr Team Routineaufgaben vergisst und weniger inspiriert klingt. Eine solide Methode zum Zeitmanagement – wie beispielsweise die von Pomodoro – kann dies verhindern.

2. Telefonnummern in Anrufliste sortieren

Ein Power Dialer mag etwas simpel erscheinen. Wenn Sie aber Ihre Strategie zumindest etwas verfeinern, steigt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass Ihre Mitarbeiter qualifizierte Leads erzielen.

Ein Power Dialer sammelt Informationen von Webseiten, um eine Anrufliste zusammenzustellen. Wenn diese Kontakte nicht nach Kriterien geordnet sind, müssen die Agenten bei jedem Anruf ihre Strategie wechseln. Wenn die Anrufliste aber sortiert ist, kann die gleiche Strategie bei mehreren Anrufen angewandt werden. Somit kann Ihr Team effizient telefonieren.

Wenn Sie beispielsweise Point-of-Service-Systeme verkaufen, ist es sinnvoll, zwei Anruflisten zu erstellen: eine mit Telefonnummern von Restaurants und eine mit Nummern von Einzelhandelskontakten, weil beide Zielgruppen unterschiedliche Interessen verfolgen.

Je nach Umfang der Vorbereitung, die Sie bereit sind, zu treffen, können die Anruflisten entsprechend unterteilt werden, beispielsweise nach:

  • Art des Unternehmens
  • Größe des Unternehmens
  • geografischer Lage
  • Branche
  • usw.

Neben sortierten Anruflisten sollten Sie auch sicherstellen, dass Ihre Agenten die passenden Skripte, Notizen und/oder Statistiken zur Hand haben. Erst dann sind Ihre Mitarbeiter gut auf das Gespräch vorbereitet und können der Kontaktperson relevante Informationen auf eine persönliche sowie effiziente Art und Weise vermitteln.

3. Handschriftliche Notizen vs. CRM

Solange Ihre Sales-Mitarbeiter nicht über die Überzeugungskraft von Darth Vader verfügen, ist es unwahrscheinlich, dass Prospects bereits nach dem ersten Telefonat Ihre Kunden werden.

In der Regel sind acht Cold Calls nötig, bis die richtige Ansprechperson am Telefon ist. Darüber hinaus kommt es in 80 % der Fälle erst nach dem vierten Nein des Leads zu einem erfolgreichen Geschäftsabschluss. Außerdem ist prinzipiell jeder erneute Anruf der erste, wenn Ihre Agenten sich über die Telefonate keine detaillierten Notizen machen.

Allerdings ist man abgelenkt, wenn man während eines Anrufs Notizen macht. Zwischen den Anrufen Pausen einzulegen, um dann die Anmerkungen aufzuschreiben, wirkt hingegen der Effizienz eines Power Dialers entgegen. Dieser soll Ihren Sales-Mitarbeitern nämlich helfen, effizient zu telefonieren. Darüber hinaus kann ein Power Dialer Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen, indem Sie Kategorien und Kontrollkästchen verwenden. Somit stellen Sie sicher, dass grundlegende Informationen berücksichtigt werden.

Diese können sich auf das Interesse des Leads beziehen:

  • interessiert
  • vielleicht später < drei Monate
  • vielleicht später > drei Monate
  • nicht interessiert

Oder auf Kriterien des Anrufergebnisses:

  • Nummer nicht verfügbar
  • nicht erreicht – später erneut kontaktieren
  • nicht erreicht – Voicemail hinterlassen
  • hat geantwortet

Wenn Sie Notizen handschriftlich festhalten, können Sie mit diesen schnellen Beobachtungen zukünftige Gespräche verbessern und somit Ihr Geschäft letztendlich erfolgreich abschließen. Den Mehraufwand, der aber durch Fehler und manuelle Arbeit entsteht, können Sie vermeiden, indem Sie den Power Dialer und das Telefonsystem in Ihr CRM integrieren.

Wenn Sie den Power Dialer von Aircall beispielsweise mit Salesforce und anderen CRMs integrieren, können Sie 4x schneller als bisher wählen, im Schnitt 2 Minuten pro Anruf sparen und so bis zu 80 Anrufe pro Stunde zu schaffen

Sind alle Ihre Tools miteinander verbunden, wird automatisch ein Lead-Profil erstellt, sobald Ihre Mitarbeiter eine neue Telefonnummer wählen. Dort werden dann neben zukünftigen Anrufdaten auch essenzielle Informationen wie die Gesprächsdauer und eine vollständige Gesprächsaufzeichnung automatisch abgespeichert.

Alles, was Sie in Ihrer Smartphone App erledigen, wird mit Ihrem CRM synchronisiert und dort gesammelt. Das CRM öffnet das passende Lead-Profil, wenn Sie oder Ihre Teamkollegen eingehende Anrufe annehmen oder Telefonnummern wählen. Ihre Agenten sind innerhalb von wenigen Sekunden auf dem neuesten Stand.

4. Eine gute Telefonetikette

Wenn Sie einen Power Dialer verwenden, werden viele ausgehende Anrufe in verpassten Anrufen enden oder auf der Mailbox landen. Umso wichtiger ist jeder Anruf, der beantwortet wurde. Nutzen Sie Ihre Chance und halten Sie den Empfänger am Telefon: Stellen Sie Fragen.

Klischees über Sales-Mitarbeiter besagen, dass sie viel und schnell sprechen. Dabei sind die besten Verkaufsprofis gute Zuhörer. Lediglich rund 43 % der Gesprächszeit reden sie und stellen offene Fragen, um knappe Antworten zu vermeiden.

Des Weiteren sollten Sie sich schnell ein Bild über die Persönlichkeit machen, mit der Sie es zu tun haben. Ist die Person am anderen Ende impulsiv oder stoisch? Interessiert sie sich für „harte“ Metriken und Produktivität? Scheint sie für Humor und Small Talk empfänglich zu sein?

Nachdem Sie sich ein Bild Ihres Gegenübers gemacht haben, können Sie Ihr Angebot im Handumdrehen anpassen und entsprechend mit dem Prospect kommunizieren.

5. Per E-Mail kommunizieren

Wenn Sie eine Anrufliste mit dem Power Dialer abarbeiten, haben alle Personen, die ans Telefon gehen, mindestens eines gemeinsam: Sie haben vermutlich nicht mit Ihrem Anruf gerechnet.

Wenn Sie mit einem unzufriedenen Prospect sprechen, wird er wahrscheinlich nicht den Rest des Tages mit Ihnen plaudern wollen. Folgefragen, zusätzliche Statistiken, Fallstudien und Terminplanung sind ein guter Anlass, um nach der E-Mail-Adresse zu fragen und das Gespräch per E-Mail weiterzuführen.

Der Power Dialer ist ein hervorragendes Tool für ein erstes Gespräch und hilft Ihren Mitarbeitern, effizient zu telefonieren. Wenn Sie einen höflichen und direkten Weg der Kontaktaufnahme entwickelt haben, dann beginnt der Verkauf erst richtig.

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