5 Tipps & Tools für ein effektives Homeoffice | Aircall Blog

5 Tipps & Tools mit denen Sie effektiv im Homeoffice arbeiten

Tipps effektives Homeoffice
von
Victoria Guetter

Normalerweise arbeiten laut Zahlen des Statistischen Bundesamtes gerade einmal 12 % der Beschäftigten in Deutschland von Zuhause aus. Doch einige deutsche Firmen prüfen derzeit den Ernstfall und schicken ihre Arbeiter ins Homeoffice. Kein Wunder also, dass die Nachfrage nach Programmen und Softwares, die Remote-Arbeit erleichtern, so hoch ist wie noch nie.

Wir bei Aircall erlauben unseren über 250 Mitarbeitern in Paris oder New York auch in weniger aufregenden Zeiten von Zuhause zu arbeiten – eine ausgeglichene Work-Life-Balance ist uns wichtig. Dafür nutzen wir eine Reihe von nützlichen Tools, um den Teamgeist am Leben zu halten und ein produktives Arbeiten außerhalb des Büros zu ermöglichen.

5 Tools für ein produktives Homeoffice

(1) Google Drive

Egal, ob es sich um eine Präsentation, Tabelle mit Reporting-Zahlen oder Pressemitteilung handelt – alle Dokumente können Sie in Google Drive organisieren und gemeinsam bearbeiten. Google Drive ist ein perfektes Tool, wenn Dokumente gesammelt, organisiert und innerhalb eines Teams geteilt werden sollen. 

15GB freier Speicherplatz bietet ausreichend Platz, um insbesondere Dokumente anzulegen. Jede Datei können Sie dabei einzeln für andere Nutzer freigegeben, so dass Sie immer die Kontrolle haben, welcher Kollege wozu Zugang hat. Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument parallel, wird dies in Echtzeit angezeigt. Und natürlich können Sie von überall aus auf Ihre hinterlegten Daten zugreifen.

(2) Trello

Mit Trello kann Ihr gesamtes Team Aufgaben auf ein- und derselben Oberfläche erstellen, entwerfen und zuweisen. Somit organisieren Sie alle Aufgaben an einem Ort und für alle ersichtlich. Sie können für jede Aufgabe neue Tickets erstellen und nach Abteilung, zuständigen Kollegen oder Abteilung sortieren. 

Während eine Aufgabe bearbeitet wird, können Teammitglieder das entsprechende Ticket von einer Kategorie zur nächsten verschieben. Mit diesem Tool der Zusammenarbeit bleibt Ihr gesamtes Team über den Fortschritt verschiedener Aufgaben auf dem Laufenden und es ist gleichzeitig übersichtlicher als E-Mails oder Memos.

(3) Slack

Slack ist ein Tool, über das Teams oder ganze Unternehmen miteinander kommunizieren können. So schaffen Sie einen gemeinsamen Workspace, in dem verschiedene Unterhaltungen in Echtzeit stattfinden können. 

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Sie arbeiten von Zuhause aus und sind auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung zum Telefonieren?

Für uns ist Slack eine Geheimwaffe, wenn es darum geht, im Homeoffice zu arbeiten oder mit Teams in verschiedenen Ländern zusammenzuarbeiten. Anstatt E-Mails zu verschicken, “slacken” Sie einfach mit Ihren Kollegen.

Doch Slack ist weitaus mehr als nur ein Chat-Programm. So können Sie beispielsweise Ihre Kollegen auch anrufen oder Dienste wie Dropbox, Google Hangouts oder Google Drive integrieren – und somit Slack ganz individuell an Ihre Bedürfnisse, Workflows und Ihr Unternehmen anpassen.

(4) Zoom

Zoom ist ein sehr beliebtes Tools für den Video-Chat. Sowohl Gespräche zwischen zwei Teilnehmern als auch einem ganzen Team oder Konferenzen mit externen Menschen können problemlos über Zoom stattfinden. Sie müssen also nicht mehr für Meetings das Büro oder sogar das Haus verlassen – Sie können sich einfach und sicher mit Menschen auf der ganzen Welt vernetzen.

Bereits in der kostenlosen Variante können bis zu 100 Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen. Allerdings ist die Dauer einer Gruppenbesprechung dabei auf 40 Minuten für Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern beschränkt.

(5) Aircall

Aircall ist ein VoIP-Telefon für Sales- und Support-Teams. Installieren Sie einfach die Software und innerhalb weniger Minuten ist Aircall über unsere App oder Ihren Browser einsatzbereit. So brauchen Sie nicht im Büro sein, um mit neuen Leads ins Gespräch zu kommen oder um für Ihre Kunden erreichbar zu sein.

Da die Einrichtung so einfach ist, sind Ihre Remote-Teammitglieder auch dann leicht erreichbar, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Sie benötigen lediglich einen Laptop und eine Internetverbindung. 

Außerdem besitzt Aircall über 40 Integrationen mit CRMs, Helpdesks und anderen Programmen. Die Integration dauert nur wenige Minuten und hier finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Integrationen. Sie können mit Aircall Ihre Sales- und Support-Arbeit problemlos von überall aus weiterführen.

Doch allein mit nützlichen Tools, ist noch kein effizientes Arbeiten gesichert. Die große Herausforderung von Homeoffice ist nicht nur, Zugriff auf die richtigen Tools zu haben, sondern ein ähnliches oder besseres Arbeitsumfeld wie oder besser als im Büro zu schaffen.

Deshalb kommen hier noch 5 Tipps, die wir befolgen, um erfolgreich in Remote arbeiten zu können.

5 Tools für produktives Arbeiten von Zuhause

(1) Meetings einfach remote abhalten

 

Wenn man sich als einziger Kollege nicht vor Ort an der Besprechung teilnehmen kann und sich  virtuell einwählen muss, kann sich das für den ein oder anderen unangenehm anfühlen. Oftmals taucht das eigene Gesicht samt Homeoffice-Umgebung auf dem Screen auf und etwas leiser sprechende Kollegen möchte man nicht ständig darum bitten, das Gesagte zu wiederholen. 

(2) Auch daheim eine Arbeitsatmosphäre schaffen

Remote zu arbeiten bedeutet nicht, dass Sie im Schlafanzug auf der Couch E-Mails beantworten – auch wenn die Versuchung manchmal groß sein mag. Viele Menschen, die regelmäßig von Zuhause aus arbeiten, haben auch wichtigere Gründe dafür anstatt nur auf der Couch liegen zu wollen.

Schaffen Sie sich stattdessen ein produktives Arbeitsumfeld mit einem Schreibtisch zum Arbeiten. Hilfreich ist sicher auch, nicht im Pyjama vorm Laptop zu sitzen, sondern sich auch mental in eine Arbeitsstimmung begeben. Und das geht leichter in einem Outfit, das Sie auch im Büro tragen würden.

Während die einen dadurch einen Umzug mit ihrer ganzen Familie vermeiden, können sich andere flexibler um ihre Hobbies kümmern. Remote zu arbeiten bedeutet oftmals, dass sich Lebens- und Arbeitsbereiche einfacher miteinander vereinbaren lassen. 

Welche weiteren Vorteile eine gute Work-Life-Balance dank Homeoffice haben kann, lesen Sie hier.

Um solche Situationen zu umgehen und zu vermeiden, wäre eine Möglichkeit, Meetings einfach komplett unabhängig von Räumen abzuhalten. Stattdessen kann sich jeder direkt von seinem Computer einwählen und jeder hat das gleiche Meeting-Erlebnis.

 

(3) Weniger als zu viel arbeiten

Nur, weil man die Arbeit auf einmal sprichwörtlich mit nach Hause nimmt, bedeutet das nicht auch gleichzeitig unbegrenzt viel Arbeit. Dennoch empfinden viele, dass sie mehr arbeiten müssen, wenn sie sich in remote befinden, um Kollegen und Vorgesetzte davon zu überzeugen, dass sie auch “wirklich arbeiten”. 

Oft führt das dazu, dass sie früher anfangen zu arbeiten und später aufhören – anders als der Mythos “Remote-Kollegen arbeiten viel weniger” weismachen will. Dabei geht es vielmehr um die Ergebnisse und nicht um die Arbeitsstunden. Auch wenn man Sie und Ihre Arbeitsstunden im Homeoffice nur schwer kontrollieren kann, sollten Sie dennoch Ihre Arbeitszeiten sowie Pausen im Blick behalten.

(4) Aktiv gegen Gefühl der Isolation

HubSpot hatte bereits 2019 eine Studie mit 1.200 remote arbeitenden Personen aus den USA, Irland, Großbritannien, Schweden und Australien durchgeführt. Befragt wurden sowohl eigene als auch externe Mitarbeiter. 

Die größte Erkenntnis war, dass Kollegen, die von Zuhause aus arbeiten, vor allem anders kommunizieren und die Einsamkeit am Arbeitsplatz von denen im Büro anders wahrnehmen. 20 % der Befragten Remote-Arbeiter fühlen sich jeden Tag allein und für 29 % stellen der Mangel an sozialen Kontakten und die fehlende Kommunikation mit ihren Kollegen die größten Herausforderungen im Arbeitsalltag dar.

Um aktiv gegen das drohende Gefühl der Einsamkeit vorgehen zu können, kann man beispielsweise eine virtuelle Kaffee- oder Mittagspause abhalten. Heutzutage gibt es zahlreiche Videochat-Softwares, mit denen Sie sich virtuell verabreden und sehen können. So können Sie sich mit Ihren Kollegen im Büro oder Homeoffice gleichermaßen austauschen, lachen und die Beziehungen zueinander pflegen – das gibt gerade in unbestimmten Zeiten neue Energie und Zuversicht, dass man nicht alleine ist.

(5) Für mehr Teamspirit

Wenn einige oder gleich alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, kann der oft beschworene “Teamspirit” schnell verschwinden. Ein Grund dafür ist zweifelsohne die räumliche Distanz. Viele tendieren dazu, nur noch beruflich miteinander zu sprechen, wenn man beispielsweise ein Meeting miteinander hat. Im Homeoffice zu arbeiten bedeutet oft Distanz auf allen Ebenen.

Für einen gesunden Teamspirit aber braucht es Vertrauen und das gewinnt man immer noch am Besten durch Nähe wie einen Kaffeeplausch oder eine gemeinsam verbrachte Mittagspause. Also was tun?

Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie sie Kollegen oder Manager erreichen können – das schafft Sicherheit und so auch eine Vertrauensbasis. Psychologen empfehlen außerdem, mit viel Einfühlungsvermögen vorzugehen. Gerade Unternehmen und Führungskräfte müssen vor allem eins: Sicherheit geben. Transparent und ehrlich zu sein, ist ein guter erster Schritt. Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, dass Sie sie und ihre Arbeit wertschätzen.

Zu guter Letzt raten wir Ihnen dazu, nicht zu lange mit der Umstellung auf Homeoffice zu warten und Ihr Team auf alle Möglichkeiten vorzubereiten – und auch alle notwendigen Tools für ein produktives Arbeiten von daheim aus bereitzustellen.

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