IVR - Funktion & Vorteile des Sprachdialogsystems | Aircall Blog

Die Wunderwaffe IVR - Funktion und Vorteile eines Sprachdialogsystems

IVR vorteile
von
Victoria Guetter

Wenn Sie schon einmal bei einer Hotline angerufen haben, sind Sie sicher schon mit einem IVR in Berührung gekommen. Nämlich genau dann, wenn Sie sich via Ziffernwahl zwischen verschiedenen Auswahlmöglichkeiten entscheiden mussten, bevor Sie mit einem Ansprechpartner verbunden wurden. 

So funktioniert´s

Hinter dem Kürzel “IVR” steht die englische Bezeichnung “Interactive Voice Response”, was so viel heißt wie “Sprachdialogsystem”. IVR ist also ein elektronisches Sprachmenü, das Anrufern dabei hilft, ihren Bedürfnisse entsprechend und per Durchwahl auf dem Telefon oder Sprachansage, zu entscheiden, mit welchen Ansprechpartnern sie verbunden werden möchten.

Für Ihren Kunden sollte die Nutzung des IVR so einfach und intuitiv wie möglich gestaltet sein. Sie können sich dabei selbstständig durch das Drücken von Tasten auf dem Telefon oder Smartphone durch die verschiedenen Optionen navigieren. Dabei hören Anrufer aufgezeichnete Sprachmemos wie beispielsweise “Drücken Sie 1, um…”, die das System automatisch abspielt.

Die Vorteile von IVR

1) Zufriedenere Kunden

Dank IVR gehören die Tage, an denen Ihre Kunden zum falschen Mitarbeiter oder an die falsche Abteilung weitergeleitet wurden, der Vergangenheit an. Je besser Ihr Auswahlmenü auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden angepasst ist, desto effizienter erfolgt die Anrufweiterleitung – und desto höher ist die Chance, dass Sie Ihren Kunden auch weiterhelfen können. 

Die IVR-Optionen von Aircall bieten noch mehr Möglichkeiten, die allgemeine Kundenzufriedenheit zu steigern: von verschiedenen Sprachoptionen bis hin zu einer persönlichen Anrede – Ihre Kunden werden sich bei Ihrer Hotline wohlfühlen und Vertrauen aufbauen.

(2) Kundenservice 24/7

Wenn Sie ein IVR-System benutzen, brauchen Sie keine Mitarbeiter mehr, die erst einmal alle Anrufe annehmen, bevor Sie zum zuständigen Kollegen weitergeleitet werden. Im Gegensatz zu Ihren Mitarbeitern, ist IVR nicht an Arbeitszeiten oder Feiertage gebunden und fährt auch nicht in den Urlaub. Stattdessen ist es rund um die Uhr verfügbar, sodass Sie für Ihre Kunden 24 Stunden und 7 Tage in der Woche erreichbar sind.

(3) Fehlerfreie Anrufweiterleitung

Wie schon erwähnt, löst IVR die klassische Rolle einer Rezeption ab. Sie brauchen niemanden mehr, der alle Anrufe entgegennimmt. Und sie vermeiden eine Fehlerquelle, da die Kunden selbst und den Bedürfnissen entsprechend entscheiden, mit sie sprechen möchten. Und dem IVR ist es gleich, ob ein oder einhundert Kunden zur selben Zeit anrufen – alle Anrufe werden angenommen und weitergeleitet.

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Mit Aircall können Sie die Anrufweiterleitung auf Unternehmensseite noch weiter präzisieren. Je nach Bedürfnis des Kunden, können Sie basierend auf Ihrem CRM auswählen, an welchen Agenten der Anruf weitergeleitet werden soll – wann es Ihnen beliebt und in Echtzeit. Ihren eigenen Regeln der Anrufweiterleitung sind dabei keine Grenzen gesetzt.

(4) Produktivere Mitarbeiter

Wenn das IVR Ihre Kunden zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet hat, können Ihre Mitarbeiter ihnen besser weiterzuhelfen. Sie umgehen weitere Anrufweiterleitungen, die sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihren Kunden Zeit und Nerven rauben könnten – und können so womöglich mehr Anrufe annehmen und produktiver arbeiten.

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(5) Kosten sparen beim Kundenservice

Zu guter Letzt sparen Sie auch Kosten ein, ohne dass dabei die Qualität Ihres Kundenservices leidet. Auch die Kosten für den Kunden, Ihren Kundenservice via Kunden-Hotline zu kontaktieren, können im Gegensatz zu einer herkömmlichen SMS geringer ausfallen.

Sie sind bereit effizienter zu telefonieren und eine IVR zu benutzen? Dann leiten Sie noch heute die neue Ära der Telefonie ein. Revolutionieren Sie Ihren Kundenservice mit Aircall. Fragen Sie noch heute Ihre kostenlose Demo an und testen Sie Aircall gratis.

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