Virtuelle Telefonnummer & VoIP-Nummer: Alles Wissenswerte | Aircall Blog

Virtuelle Telefonnummer & VoIP-Nummer: Alles Wissenswerte

Virtuelle Telefonnummer und VoIP
von
Victoria Guetter

Die virtuelle Telefonanlage führt ihren weltweiten Siegeszug fort. Die Vorteile in Sachen Flexibilität, Sicherheit, Kostenersparnis und Produktivität überzeugen immer mehr deutsche Betriebe von internetbasierten Telefonsystemen. Darüber hinaus lassen die weltweite Coronakrise und die endgültige ISDN-Abschaltung im nächsten Jahr auch den letzten VoIP-Zweiflern keine Wahl.

Die virtuelle Telefonnummer, mit der Sie und Ihre Teams künftig telefonieren werden, ist im Internet registriert. Eine virtuelle Rufnummer sieht zwar genauso aus wie eine analoge Telefonnummer, doch im Hintergrund gibt es technische Details, die Ihnen und Ihren Teams enorme Vorteile bei täglichen Business-Telefonaten im Büro und Homeoffice bieten. 

Wir zeigen Ihnen nicht nur, welche Vorteile Ihnen eine VoIP-Telefonnummer bietet, sondern statten Sie mit weiteren wertvollen Informationen aus, die Sie über Ihre virtuelle Telefonnummer wissen sollten. 

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer sieht auf Ihrem Display genauso aus, wie ihr analoges Pendant. Der wesentliche Unterschied liegt bei der Übertragung des Anrufes, den Sie mit einer virtuellen Telefonnummer tätigen: der VoIP-Telefonie. Die VoIP-Telefonie “Voice over Internet-Protocol” überträgt Ihre Telefonate nicht über ein herkömmliches Telefonkabel, sie transportiert Ihre Gespräche über das Internet. 

Telefonieren Sie per VoIP und mit einer virtuellen Telefonnummer, wird Ihrer VoIP-Nummer eine IP-Adresse zugeordnet. IP-Adressen lassen nachvollziehen, wo Sie sich mit dem Internet verbunden haben – wie Sie das bereits von Ihrem Computer und Smartphone kennen. 

Ihre virtuelle Telefonnummer wird auf einem Server im Internet hinterlegt, was Ihnen enorme Flexibilitäts- und Kostenvorteile bringt. Denn durch das Telefonieren mit einer virtuellen Telefonnummern können Sie auf verschiedenen Geräten standortunabhängig auf Ihre Rufnummer zugreifen und dank niedriger Gebühren kostengünstig über das Internet telefonieren.

Wie komme ich zu einer virtuellen Telefonnummer?

Sie erhalten eine virtuelle Telefonnummer, wenn Sie eine VoIP-Telefonanlage nutzen. Mit einer virtuellen Telefonanlage können Sie über das Internet telefonieren und eine oder mehrere VoIP-Telefonnummern nutzen. Bestehende Rufnummern lassen sich reibungslos auf Ihre VoIP-Telefonanlage übertragen. 

Ihre neue bzw. mitgenommene virtuelle Telefonnummer wird auf einem Server gespeichert, auf den Sie allerorts zugreifen können. Besonders für Ihre Arbeit im Homeoffice und für internationale Anrufe macht sich eine VoIP-Telefonanlage mit virtuellen Telefonnummern bezahlt. Es gibt aber einige technische Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um ein VoIP-Telefonsystem nutzen zu können:

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  • Eine schnelle Breitband-Internetverbindung. Wie Sie sich denken können, benötigen Sie eine solide Internetverbindung, über die Sie telefonieren können. Eine Internetverbindung mit 64 kBit/s ist die Mindestanforderung für stabile Anrufe mit guter Qualität Wenn Sie die Wahl haben, sollten Sie sich für ein DSL-Internet entscheiden und auf LTE-Verbindungen sowie WLAN verzichten, da es bei diesen Systemen schneller zu Verbindungsproblemen kommen kann.
  • Einen IP-fähigen Router. Damit Sie eine VoIP-Telefonanlage samt virtueller Telefonnummer nutzen können, benötigen Sie einen IP-fähigen Router. Wenn Sie bereits einen Router in Ihrem Betrieb – oder im Homeoffice – nutzen, ist dieser höchstwahrscheinlich schon IP-geeignet.
  • Einen verlässlichen VoIP-Anbieter. Sie besitzen eine stabile Internetverbindung und einen guten Router? Dann benötigen Sie nur noch die entsprechende Software, mit der Sie über das Internet telefonieren und VoIP-Telefonnummern erstellen können. Überlegen Sie sich, welche Anforderungen Ihre VoIP-Telefonanlage erfüllen muss, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Bei Aircall können Sie Ihre virtuelle Telefonanlage mit wenigen Klicks einrichten, VoIP-Telefonnummern bequem hinzufügen und die Produktivität Ihrer Teams durch Integration nützlicher Funktionen steigern.

Warum sollte ich eine VoIP-Nummer nutzen?

Was haben Sie davon, wenn Sie eine VoIP-Nummer nutzen? Eine virtuelle Telefonanlage ist weit mehr, als eine moderne Spielerei. Abgesehen von den Vorteilen, die wir uns in Kürze im Detail ansehen werden, wird das alte ISDN-Festnetz bis 2022 abgedreht und der Umstieg auf ein internetbasiertes Telefonsystem wie das VoIP-Telefonsystem damit unumgänglich. Diese Vorteile bietet Ihnen eine virtuelle Telefonanlage samt VoIP-Telefonnummer:

Bessere Sicherung sensibler Daten

Ein virtuelles Telefonsystem bietet Ihnen besser Sicherheitsmöglichkeiten für sensible Kunden- und Unternehmensdaten. Sich in ein fremdes ISDN-Festnetz einzuklinken ist zwar umständlich und nur schwer zu verbergen, allerdings stellt es keine große Herausforderung dar, analoge Telefonleitungen zu infiltrieren. 

Freilich ist eine virtuelle Telefonanlage nicht automatisch vor unerwünschten Eindringlingen gefeit, allerdings haben Sie mit einem virtuellen Telefonsystem modernste Technologien auf Ihrer Seite, die sensible Daten, die in Ihrem Netzwerk verkehren, bedeutend zuverlässiger sichern. 

Zu diesen modernen Sicherheitstechnologien zählen intelligente Firewalls für Ihr Netzwerk, Verschlüsselungstechnologien für jeden Teil Ihrer Gesprächsübertragung und die Tatsache, dass Angreifer laut Experten etwa hunderttausend Jahre brauchen, um in Ihr Netzwerk einzudringen. Und sollte es gegen alle Wahrscheinlichkeit doch einmal dazu kommen, dass ein Hacker in Ihre virtuelle Telefonanlage gelangt, sind Sie dank voreingestellter Limits bis zu dem Betrag abgesichert, den Sie selbst vorab bestimmten konnten. 

Internationale Rufnummern für mehr Vertrauen bei internationalen Kunden

Telefonieren Ihre Teams regelmäßig mit Kunden und Prospects aus dem Ausland? Virtuelle Rufnummern, die aus dem Land Ihrer Gesprächspartner stammen, bilden noch vor dem ersten gesprochenen Wort eine vertrauensvolle Basis für Ihre Gespräche. 

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Anruf mit unbekannter Nummer aus dem Ausland und einen Anruf mit unbekannter Nummer aus dem Inland. Welchen Anruf würden Sie eher annehmen? 

Dazu kommt, dass eine virtuelle Telefonnummer Ihnen und Ihrem Gesprächspartner deutlich geringere und teilweise gar keine Kosten verursacht, da die Internettelefonie von Anbieterseite deutlich günstiger als herkömmliche Festnetztelefonie ist.

Flexibles Arbeiten mit virtuellen Telefonnummern

Nun kommen wir zum aktuell relevantesten Vorteil virtueller Telefonnummern für deutsche Betriebe. Aufgrund der Corona-Pandemie sind Sie dazu gezwungen, Ihre Teams ins Homeoffice zu schicken. Nutzen Sie noch eine analoge Telefonanlage in Ihrem Betrieb, sind Ihre Agenten im Homeoffice auf sich allein gestellt. 

Wenn Ihre Teams im Homeoffice arbeiten, fällt es Ihnen schwer, eine Übersicht über den Fortschritt Ihrer Teams beizubehalten und die Gespräche, die Ihre Mitarbeiter führen, leiden unter teils großen Qualitätsunterschieden. 

Mit einer virtuellen Telefonanlage, die auch im Homeoffice von Ihren Mitarbeitern genutzt werden kann, sorgen Sie nicht nur für ein einheitliches Niveau für alle Ihre Business-Telefonate. Sie können außerdem per Mausklick jederzeit einen Blick auf den Arbeitsfortschritt Ihrer Agenten werfen, neue Mitarbeiter coachen und Ihre Teams im Handumdrehen skalieren. 

Effektivere Arbeitsprozesse mit integrierten CRMs und anderen Funktionen

Darüber hinaus können Sie Ihr bewährtes CRM und andere Funktionen in Ihre VoIP-Telefonanlage integrieren und Ihren Mitarbeitern so den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Denn so haben Ihre Sales-, Support- und IT-Teams alle relevanten Kunden- und Prospect-Informationen auf einem Blick vor sich. So ersparen sich Ihre Mitarbeiter viel Zeit durch automatisierte Dokumentation und können mit mehr Zeit gezielter auf ihre Gesprächspartner eingehen. 

Weitere nützliche Funktionen einer virtuellen Telefonanlage mit VoIP-Telefonnummer sind die “Whisper-Funktion” – bei der Sie Ihren neuen Mitarbeitern diskret zur Seite stehen können während sie telefonieren – und das “Skill-basierte Routing”, mit dem Anrufer automatisch zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Aircalls virtuelles Telefonsystem mit VoIP-Nummer

Aircalls virtuelle Telefonanlage verbindet alle Vorteile einer VoIP-Telefonnummer mit einem modernen, Cloud-basierten Telefonsystem. Mit Aircall richten Sie in wenigen Minuten Ihr modernes Callcenter ein, mit dem Sie und Ihre Sales-, Support- und IT-Teams sicher, flexibel und produktiv arbeiten können. 

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