Was ist eine VoIP-Integration? Alles Wissenswerte- Aircall Blog

Was ist eine VoIP-Integration?

voip integration
von
Victoria Guetter

Wenn Ihr Geschäftstelefon ständig klingelt, kann das zu einem Problem werden. Eine VoIP-Integration kann Ihnen aber helfen, Ihr Anrufvolumen leichter zu handhaben.

Für Kunden ist es frustrierend, wenn sie in der Leitung warten müssen, während Sie den Anruf weiterleiten, ihre Telefonnummer notieren oder eine Nachricht entgegennehmen. Außerdem können hier schnell Fehler passieren. Eine falsche Ziffer und Sie verlieren womöglich einen (potentiellen) Kunden.

Für Kunden oder Prospects ist es allerdings noch frustrierender, wenn sie in der Warteschleife warten, während Sie ihre Datei suchen oder ihre Kontoinformationen über ein anderes System abrufen. Wenn zur gleichen Zeit ein weiterer Anruf eingeht, haben Sie zwei frustrierte und wartende Personen am Hörer. Sie brauchen also eine Möglichkeit, den zweiten eingehenden Anruf zu bearbeiten, ohne einen der beiden zu verlieren.

Die Wahrheit ist, dass manuelle Prozesse Zeit und Geld kosten. Sie sind für Mitarbeiter ebenso frustrierend wie für Kunden. Wenn Sie glauben, dass es einen besseren Weg geben muss, dann haben Sie recht: VoIP-Integrationen.

Erweiterte Funktionen und niedrigere Kosten sind für Unternehmen ein großer Anreiz, ihre Kommunikationsprozesse in die Cloud zu verlagern. Dort können sie die neuesten Fähigkeiten und Funktionalitäten nutzen. VoIP-Integrationen öffnen Unternehmen die Tür zu einer ganz neuen Welt der Kommunikationsmöglichkeiten.

Wie VoIP-Integrationen funktionieren

VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“. Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, direkt oder über ein Headset mit Ihrem Computer zu kommunizieren. Mit einer VoIP-Infrastruktur können Sie Ihre Stimme über das Internet mit einem beliebigen elektronischen Gerät übertragen, insofern es eben über eine Internetverbindung verfügt. Zu den Geräten zählen Smartphones, Computer, Tablets und sogar herkömmliche Festnetztelefone, wenn sie mit einem VoIP-System ausgestattet sind. VoIP-Technologie, mit der Daten sicher in der Cloud gehostet werden, lässt sich schnell und einfach in Cloud-basierte Telefonsysteme und andere Software-Apps integrieren. Somit bietet sie Ihnen ein flexibles und dennoch umfassendes Software-Ökosystem.

Wenn Sie eine einfache alte Telefonanlage bzw. ein analoges Telefon nutzen, kann es zu langen Wartezeiten kommen und Sie müssen Notizen manuell erfassen. Darüber hinaus können diese Telefone nicht ohne Weiteres mit Betriebsanwendungen verbunden werden. Das bedeutet, dass sie auf ihr eigenes Netzwerk beschränkt sind. Sie müssen also ein weiteres System nutzen, um auf die Kundenkonto-Informationen zuzugreifen. Mit einem analogen Telefonadapter können Sie ein analoges Telefon an ein VoIP-System anschließen.

Bereit besser zu telefonieren?

Dank VoIP-Integrationen können Benutzer zwischen den Tools wechseln und Informationen synchronisieren. Unternehmen können zahlreiche nützliche Funktionen verwenden. So treten weniger Probleme auf als bei einem analogen Telefon.

Die Vorteile von VoIP-Integrationen

Haben Sie schon einmal Geschäfte telefonisch getätigt und die Ansprechperson hat Ihr Konto schnell abgerufen, all Ihre Fragen beantwortet und Ihr Problem gelöst, ohne Sie in die Warteschleife zu setzen oder zurückrufen zu müssen? Sie hat wahrscheinlich ein System mit VoIP-Integrationen verwendet. Der gesamte Prozess kann auf der Mitarbeiterseite so intuitiv und auf der Kundenseite so nahtlos ablaufen, dass die Kunden keine Ahnung haben, was auf der jeweils anderen Seite passiert. Sie wissen nur, dass sie die Art von Kundenerfahrung erhalten haben, mit der nicht mitzuhalten ist.

Von VoIP-Integrationen profitieren nicht nur die Kunden, sondern auch die Mitarbeiter und das Unternehmen.

Hier sind einige der Vorteile von VoIP-Integrationen für Mitarbeiter:

  •  Multitasking ist möglich.
  •  Die Effizienz wird gesteigert.
  •  Sie können auf Daten zugreifen, sie nutzen und teilen.

Von diesen Vorteilen von VoIP-Integrationen profitieren Unternehmen:

  •  Mitarbeiter können aus der Ferne auf das System zugreifen.
  •  Teams können im Homeoffice arbeiten oder auf verschiedene Standorte aufgeteilt sein.
  •  Kommunikationsprozesse werden rationalisiert.
  •  Sie wurden speziell für den Einsatz in Callcentern konzipiert.
  •  Einfache Einrichtung und Aktualisierung in der Cloud.
  •  Sie sind kostengünstiger als analoge Systeme.
  •  Eine unbegrenzte Anzahl an Software-Anwendungen, die Sie hinzufügen können.
  •  Sie sind leicht skalierbar.

Die richtige Callcenter-Software auswählen

Betrachtet man die Vorteile von VoIP-Integrationen für Unternehmen, erkennt man schnell, warum sie gepaart mit einem Cloud-basierten Telefonsystem eine wesentliche Ergänzung für die Callcenter-Software darstellen.

Worauf sollten Sie bei der richtigen Callcenter-Software achten?

  • VoIP-Integrationen mit anderen Cloud-basierten Tools sollen möglich sein.
  • Sie verfügt über die Funktionen, die Sie für Ihre Bedürfnisse benötigen.
  • Sie vereint Ihre Kommunikationsprozesse (E-Mail, CRM, Umfragen, QS usw.).
  • Intuitiv und leicht zu bedienen.
  • Simpel und schnell einzurichten.
  • Leicht in der Cloud aktualisierbar.
  • Leicht skalierbar.
  • Internationale Anrufe: Sie können lokale Telefonnummern aus verschiedenen geografischen Gebieten verwenden.

Die richtige Callcenter-Software ist zudem kostengünstig, benutzerfreundlich und bietet Ihren Callcenter-Agenten alle Tools, damit Ihre Erwartungen erfüllt werden. 

Die Leistung von VoIP-Telefonsystemen verbessern

VoIP-Integrationen werden die Leistung Ihrer Telefonanlage erheblich verbessern. Da sie auch kostengünstig und benutzerfreundlich sind, sollten Sie sich überlegen, dank welcher Anwendungen sie effizienter arbeiten können.

CRM

Die meisten Unternehmen verwenden heutzutage ein CRM-System, sei es ein universelles oder branchenspezifisches System. Wenn Sie Ihr CRM- in Ihr Telefonsystem integrieren, sparen Sie viel Zeit beim Abrufen von Kontakten, Notizen und Informationen. Sie können Notizen während des Gesprächs hinzufügen, sodass Sie hierfür nach dem Anruf keine Zeit einplanen müssen. CRMs sind für Sales- und Support-Teams unerlässlich, damit sie effizient arbeiten und ausgezeichnete Kundenerlebnisse bieten können.

SMS, Textnachricht oder Chat

Einige Kunden bevorzugen es, per Chat oder SMS zu kommunizieren, anstatt zu telefonieren. Wenn Sie während eines Kundengesprächs auf Chat oder Textnachricht umschalten müssen, kann Ihnen eine VoIP-Integration mit einem Textanbieter hier behilflich sein. Dank einer solchen App können Sie Kunden direkt über Ihre Lieblingsapps und über den von Ihren Kunden bevorzugten Kommunikationswegen kontaktieren.

KI und Transkription

Manchmal reicht es einfach nicht aus, nach einem Anruf Notizen zu machen. KI- und Transkriptions-Apps erstellen in der Regel bei jedem Anruf automatisch Gesprächsaufzeichnungen und Transkriptionen. Die Apps sind nützlich, um sich einen vorherigen Anruf anzuschauen und somit mehr Kontext zu erhalten. Solche Aufnahmen sind auch für Schulungs- und Coachingzwecke sehr sinnvoll, weil sie so Mitarbeitern oder Agenten zeigen können, wie sie mit schwierigen Anrufern umgehen sollten.

Der Schlüssel zu den passenden digitalen Tools liegt in der richtigen Kombination von Anwendungen. Dadurch können Sie das Potenzial der Funktionen maximieren, die Sie benötigen, damit Ihre Mitarbeiter so effizient wie möglich arbeiten kann.

Die richtigen VoIP-Integrationen auswählen

Sie überlegen, welche VoIP-Integrationen für Ihr Unternehmen geeignet sind? Das Cloud-basierte Telefonsystem von Aircall bietet vorkonfigurierte Integrationen für die beliebtesten Helpdesk-Softwares, Sales-Tools und CRMs. Des Weiteren können Sie die Integrationen Ihren Bedürfnissen anpassen.

Bei der Suche sollten Sie berücksichtigen, in welcher Tätigkeitsbranche Sie arbeiten und ob Sie die Integrationen für eingehende oder ausgehende Anrufe benötigen – oder vielleicht für beides. Einige der Apps wurden speziell für den Kundensupport entwickelt, andere eignen sich wiederum besser für den Verkauf. Wenn Sie Ihre eigene Integration, die Ihren Anforderungen gerecht werden soll, entwickeln möchten, können Sie die offene API von Aircall nutzen.

Integrationen für Sales-Apps

Die folgenden Integrationen für Sales-Apps könnten Sie u. a. in Betracht ziehen: 

  • Salesforce: CRM für den Vertrieb gepaart mit Aircall, damit Sie Ihre Arbeitsabläufe zentralisieren können.
  • Salesloft: Zum Nachverfolgen und Überwachen von Verkäufen. Lässt sich mit Salesforce integrieren.
  • Refract: Lässt sich mit Aircall für die Analyse und das Coaching von Verkaufsgesprächen integrieren.
  • Typeform: Sie können ein Formular auf jeder beliebigen App oder Seite einbetten, eine Umfrage starten und alle Daten erfassen.

Integrationen für den Kunden-Support

Die folgenden Apps könnten Ihren Kunden-Support unterstützen: 

  • Zendesk: Verwenden Sie diese Integration mit Aircall, um Anrufe direkt von Ihrem Helpdesk aus zu tätigen.
  • Segment: Fasst Ereignisse von Aircall, Anrufdaten und die Leistung der Agenten zusammen.
  • PieSync: Synchronisiert Ihre Kontaktliste mit dem CRM, E-Mail-Marketing, eCommerce und der Rechnungsstellung.
  • Diduenjoy: Am Ende eines Anrufs sendet sie automatisch eine Umfrage an Kunden, um die Zufriedenheit zu messen.

Aircall App Marketplace

Der App Marketplace von Aircall bietet Ihnen viele weitere Ideen, Apps und Optionen.

Wenn es Ihnen lieber ist, können Sie Ihre eigene App mit der offenen API von Aircall erstellen. Entwickler können somit Lösungen für Sie anpassen. Die offene API bietet einen Mehrwert für Ihre übrigen Betriebsanwendungen. Außerdem müssen die Entwickler den Code nicht komplett neu schreiben. Erfahrene Entwickler können APIs in kurzer Zeit zum Laufen bringen.

Am Ende des Tages geht es für Sie darum, dass Sie all Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis bieten. Ihr Erfolg wird von höheren Einnahmen gekrönt sein.

Sie maximieren das Potenzial Ihrer Kommunikationssysteme, indem Sie VoIP-Integrationen gepaart mit Ihrem (Cloud-basierten) Telefonsystem nutzen und somit ein zusammenhängendes und umfassendes Ökosystem kreieren. In diesem Ökosystem haben Callcenter-, Kunden-Support-Agenten sowie Sales-Mitarbeiter die passenden Tools zur Hand. Ihre Kunden werden positiv überrascht sein, wenn sie merken, dass sie nicht in der Warteschleife warten müssen und sofort die benötigte Hilfe erhalten. Eine gute Kundenerfahrung wird sich durch Empfehlungen und eine verbesserte Markenbildung auszahlen.

Die passende Telefonanlage und die richtigen Integrationen rationalisieren Ihre Kommunikationsprozesse und erfassen Gesprächsdaten automatisch. Diese sind sehr wichtige Punkte, da Ihre Arbeit auch nach dem Anruf weitergeht. Auf dem heutigen Markt ist es unerlässlich, die richtigen Daten zu erhalten. Diese benötigen Sie, um Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse einzuschätzen. Ein VoIP-Telefonsystem hilft Ihnen bei Ihren Bemühungen, fortschrittlich und vorausschauend zu arbeiten.

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