Das passende Callcenter-Software für Ihr Sales-Team- Aircall Blog

So finden Sie die passende Callcenter-Software für Ihr Sales-Team

passende callcenter software
von
Victoria Guetter

Die richtige Callcenter-Software trägt dazu bei, das Vertrauen Ihres Sales-Teams in die eigenen Fähigkeiten von der Kundenakquise bis hin zum Geschäftsabschluss zu stärken. Sales-Callcenter verbringen viel Zeit damit, ihre Skripte und Verkaufsprozesse zu perfektionieren, um hochwertige Leads zu generieren, die dann für den Geschäftsabschluss an die Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet werden. Dank kürzerer Verkaufszyklen können Ihre Sales-Mitarbeiter mehr Deals abschließen. Je detailliertere Informationen den Callcenter-Mitarbeitern zur Verfügung stehen, desto einfacher können sie Verkaufsgespräche individuell gestalten und dadurch verhindern, dass das Gespräch künstlich oder gestellt wirkt.

Bei der Neukundenakquise zählt die Qualität der Verkaufsgespräche genauso viel wie das Absatzvolumen. Der Schlüssel zur Optimierung Ihrer Verkaufsgespräche liegt in der Verwendung einer Software, die eine intuitive Bedienung sowie leicht verwertbare Informationen bietet. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem bzw. VoIP-Telefonsystem bietet seinen Nutzern zusammen mit integrierten Software-Tools alle Informationen, die zur effizienten Abwicklung der Anrufe und erfolgreichen Generierung von Leads notwendig sind, um in die nächste Stufe des Verkaufsvorgangs überzugehen.

Vorteile und Nachteile eines Sales-Callcenters

In einem Sales-Callcenter tätigt ein spezialisiertes Team Anrufe mit dem Ziel, Leads zu generieren, den Kontakt zu Leads aufrechtzuerhalten oder Deals abzuschließen. Die Manager eines solchen Callcenters sind für die Einstellung und Schulung der Mitarbeiter zuständig. Darüber hinaus kümmern sie sich um die Wartung der Callcenter-Software sowie um den reibungslosen Betrieb des Callcenters. Sales-Callcenter eignen sich gut für große Unternehmen, sollten aber auch für kleine und mittelständische Betriebe in Betracht gezogen werden.

Die folgende Aufzählung von Vor- und Nachteilen eines Callcenters soll Ihnen dabei helfen, herauszufinden, ob ein Callcenter sich für Ihren Vertrieb eignet.

Vorteile

  • Je nachdem, wo sich Ihr Callcenter befindet und ob Ihr Team an verschiedenen Orten arbeitet, können die Arbeitskosten niedriger ausfallen.
  • Callcenter-Manager kümmern sich um sämtliche Personalangelegenheiten wie Einstellung, Arbeitspläne, Schulung und Leistungskontrollen.
  • Die laufenden Kosten für Software und Infrastruktur fallen niedriger aus.
  • Wenn Ihr Team vollständig ortsungebunden arbeitet, können Sie Callcenter-Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen einstellen, sodass Sie Ihre Produkte und Services weltweit verkaufen können.
  • Es ist einfacher, das Anrufaufkommen zu bewältigen, wenn Sie in Spitzenzeiten auf einen Callcenter zurückgreifen können, der die Anrufe entgegennimmt, die Ihre Kapazitäten überschreiten.

Nachteile

  • Wenn Callcenter von den anderen Aufgabenbereichen des Unternehmens getrennt sind, fehlt es den Mitarbeitern möglicherweise an persönlichem und fachmännischem Gespür, wenn sie schlecht eingearbeitet werden.
  • Schlecht ausgebildeten Callcenter-Mitarbeitern kann es an Kenntnissen über das Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen mangeln.
  • Es müssen besondere Maßnahmen ergriffen werden, um für das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu sorgen. Den ganzen Tag lang Gespräche zu führen, erfordert ausgezeichnete soziale Kompetenzen sowie Einfühlungsvermögen, was bei Überlastung schnell zu Frustration führen kann.
  • Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit sensiblen Daten geschult werden und die verschiedenen Landes- bzw. Bundesgesetze, die die Arbeit im Callcenter betreffen, einhalten.
  • Die verschiedenen Callcenter-Mitarbeiter arbeiten nicht immer im selben Gebäude, was die Kommunikation und Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern erschwert.

So finden Sie die passende Callcenter-Software für Ihr Sales-Team

Die richtige Callcenter-Software unterstützt die Callcenter-Mitarbeiter dabei, die Vertriebsziele auf effizientere Art und Weise zu erreichen. Außerdem hilft sie dabei, hochwertige Leads zu generieren.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Funktionen vor, die die Callcenter-Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen: 

  • CRM-Integration: In Kombination mit einem Telefonsystem können Benutzer ausgehende Anrufe direkt von ihrem CRM-System aus tätigen.
  • iPhone- und Android-Apps: Über bestimmte Apps können Sales-Mitarbeiter ausgehende Anrufe über das CRM-System von ihren Mobiltelefonen aus tätigen.
  • Anruf-Tagging: Damit können verschiedenfarbige Tags gesetzt werden, um Kundenanliegen zu kennzeichnen. So wissen Ihre Sales-Mitarbeiter genau, worum es bei nachfassenden Anrufen oder bei mit dem Anruf zusammenhängenden Tickets geht. Wenn Ihr CRM mit Ihrem Telefonsystem verknüpft ist, können Ihre Anruf-Tags auch in Ihr CRM-System übernommen werden.
  • Click-to-dial: Mit Click-to-dial genügt ein einziger Klick auf eine Telefonnummer, um verbunden zu werden. Diese Funktion wird auch „Click-to-talk“ oder „Click-to-call“ genannt und kann auch für Chats und SMS verwendet werden.
  • Anrufaufzeichnungen: Anrufe werden aufgezeichnet und können zu Coaching-Zwecken zur Erreichung besserer Kennzahlen genutzt werden, wie dem zeitlichen Verhältnis zwischen Sprechen und Zuhören, der Skriptlänge, Anzahl der gestellten Fragen usw.
  • Transkription: Transkripte helfen Vorgesetzten bei der Analyse von Verkaufsgesprächen, um Mitarbeiter darin schulen zu können, wie man Geschäfte erfolgreich abschließt, Probleme löst und schwierige Anrufe bewältigt usw.
  • Automatische Anrufprotokollierung: Software, die eingehende Anrufe automatisch protokolliert und sie als Outbound- oder Inbound-Anrufe, beantwortete oder unbeantwortete Anrufe kennzeichnet und die Anrufdauer sowie das Ergebnis des Anrufs (Notizen, Nachbereitung usw.) vermerkt.
  • Anrufer-Profil: Über diese Funktion werden der Name, die Telefonnummer, Notizen und weitere relevante Informationen zum Anrufer angezeigt. Darüber hinaus werden neue Nummern automatisch in alle integrierten Datenbanken des Systems übernommen.
  • Statistiken: Wenn Sie Ihr Anrufvolumen kennen und wissen, wie die Anrufe auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt werden, können Sie mit saisonalen Schwankungen besser umgehen. Darüber hinaus lassen sich Leistungsträger und ausbaufähige Bereiche ganz einfach erkennen.

Welche Integrationen sind für Callcenter wichtig?

Anhand von Software-Integrationen kann die Leistungsfähigkeit eines Cloud-basierten Telefonsystems ausgebaut werden. Manche Arten von Integrationen bieten Tools, die den Verkaufszyklus verkürzen. Die besten Callcenter-Integrationen für den Vertrieb kommen aus den Bereichen CRM und Vertriebsautomatisierung, KI und Transkription, Produktivität sowie Daten und Reporting. In der folgenden Liste werden für jeden Bereich einige Integrationen vorgestellt:  

Bereit besser zu telefonieren?

CRM & Vertriebsautomatisierung

  • Zendesk Sell
  • Salesloft
  • Freshsales
  • noCRM.io
  • Outreach
  • Pipedrive

KI & Transkription

  • Avoma
  • Chorus.ai
  • ExecVision
  • Gong
  • Refract

Produktivität

  • PieSync
  • Callingly
  • Typeform

Daten & Reporting

  • OneUp Sales
  • Plecto
  • Zapier

Sie können Ihre Vertriebsmöglichkeiten auch dadurch noch weiter ausbauen, dass Sie Tools wie OneUp Sales in Ihr Telefonsystem integrieren, um Ihre Verkaufszahlen auf einer einzigen Oberfläche zu zentralisieren. Mit Aircall und OneUp werden die Daten aus Ihrem CRM-System übernommen, sodass Sie mit nur einem Klick auf Reportings mit einer Vielzahl von Daten in einem übersichtlichen Format zugreifen können. Diese Integration bietet eine effiziente Möglichkeit, die Umsatzentwicklung stets im Blick zu haben und umständliche manuelle Tabellenkalkulationen durch Bestenlisten und automatisierte Verkaufswettbewerbe zu ersetzen.

Best Practices für die Neukundenakquise

Für viele Verkäufer ist die Neukundenwerbung eine zeitaufwändige Aufgabe, die manchmal einer Sisyphusarbeit gleichkommt. Spitzenkräfte hingegen haben Spaß an der Neukundenakquise. Sie wissen genau, wie sie das Interesse vieler potenzieller Kunden wecken und aus den Anruflisten hochwertige Leads herausfiltern können.

Die Best Practices für den Vertrieb haben sich weiterentwickelt, da den Callcentern dank moderner Softwares aufschlussreichere Kennzahlen zur Verfügung stehen. Gute Sales-Mitarbeiter wenden die folgenden fünf Erfolgsrezepte routinemäßig an, um ihre Verkaufszahlen auf einem hohen Niveau zu halten.   

  • Informieren Sie sich genau über Ihren Zielmarkt und erstellen Sie Personas: Top-Vertriebsmitarbeiter haben eine Beschreibung des idealen Kunden im Kopf. Alle Leads werden dieser Definition jedoch nicht entsprechen. Sie kennen die üblichen Einwände potenzieller Kunden und wissen, mit welcher Strategie sie diese Verkaufshürden überwinden können.
  • Ihre Kunden sind die beste Werbung, also bitten Sie sie um Empfehlungen. Eine Studie der Harvard Business Review ergab, dass sich 84 % der B2B-Einkäufer beim Einkauf nach Empfehlungen richten. Empfehlungen tragen zu verkürzten Vertriebszyklen, hochwertigen Leads und umfangreicheren Geschäftsabschlüssen bei.
  • Teilen Sie die Zeit, die Sie mit der Akquise neuer Kunden verbringen, gleichmäßig auf das Quartal auf. Machen Sie nicht den Fehler, die Kundenakquise zu Beginn des Monats vor sich herzuschieben und in den Wochen vor Quartalsende alle Kunden auf einmal für sich gewinnen zu wollen.
  • Automatisieren Sie zeitaufwändige manuelle Prozesse. Mit der richtigen Software für automatisierte Datenerfassung spart man im Vergleich zur manuellen Eingabe enorm viel Zeit. VentureBeat berichtet, dass 80 % der Vertriebsmitarbeiter, die mindestens eine Form der Marketing-Automatisierung nutzen, einen Anstieg der Konversionen um 77 % verzeichnen.
  • Sehen Sie sich die Daten der potenziellen Kunden an und sprechen Sie mit ihnen am Telefon. Über ein persönliches Telefonat lässt sich leichter eine Beziehung zu einem potenziellen Kunden aufbauen. Durch eine gute Vorbereitung des Anrufs sind die Vertriebsmitarbeiter in der Lage, beim (hoffentlich baldigen) Kunden die nächste Stufe im Sales Funnel zu erreichen.

Software zur Erstellung von Callcenter-Statistiken zur Messung der Umsatzentwicklung

Aircall ist ein hervorragendes Beispiel für eine Software zur Erstellung von Callcenter-Statistiken zur Messung der Umsatzentwicklung.

Mit „Advanced Analytics“ erhalten Aircall-Administratoren einen detaillierten Überblick über die Leistung ihres Sales-Teams.

Mit den Statistiken von Aircall können Sie die Anzahl der Outbound- und Inbound-Anrufe sowie die Gesamtzeit sehen, die Ihre Vertriebsmitarbeiter für die Bearbeitung der einzelnen Anrufe gebraucht haben. In den Statistikdetails können Sie in Erfahrung bringen, wie viele Anrufe ein Sales-Mitarbeiter durchschnittlich bearbeitet. Um diese Kennzahl zu ermitteln, muss die Gesamtzahl der Anrufe aller Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums durch die Anzahl der Mitarbeiter, die in diesem Zeitraum tätig waren, geteilt werden.

Mit dem Cloud-basierten Telefonsystem von Aircall können Sie Ihre Suche mit Hilfe von Filtern noch weiter eingrenzen, um auf besonders detaillierte Informationen zugreifen zu können, die sie anschließend für die Schulung und das Management Ihres Sales-Teams nutzen können. Ganz gleich, ob Sie auf den B2C- oder B2B-Bereich spezialisiert sind: Mit den richtigen digitalen Tools können Sie Ihrer Konkurrenz stets einen Schritt voraus sein.

Das Business Telefonsystem für moderne Teams