VoIP-Telefon & IP-Telefonanlage - alles Wissenswerte - Aircall Blog

VoIP-Telefon & IP-Telefonanlage - alles Wissenswerte

VoiP telefon & IP Telefonanlage - alles Wissenwerte
von
Victoria Guetter

Versetzen Sie sich einmal in die 50er Jahre zurück. In eine Zeit, in der Telefone ein Statussymbol war und Ferngespräche so teuer gewesen sind, dass die Anrufer bei der seltenen Gelegenheit, ein Telefonat führen zu können, furchtbar schnell zum Punkt kommen mussten.

Hätte man den Menschen dieser Zeit berichtet, dass in etwas mehr als 50 Jahren nahezu jeder ein Smartphone besitzt, mit dem er problemlos Videotelefonate in die ganze Welt führen kann, dann hätten sie das wohl für einen schlechten Scherz gehalten. Doch tatsächlich ist genau das heute Realität. Und noch so viel mehr.

Die Evolution der Telefonie schreitet mit immer schnellerem Tempo voran und hat vor wenigen Jahren ein neues spannendes Kapitel aufgeschlagen: die Internettelefonie.

In dieser Einführung erfahren Sie alles Wissenswerte rund ums VoIP-Telefon und die IP-Telefonanlage, sodass Sie über die Zukunft der Telefonie bestens informiert sind.

Was ist VoIP?

Das Wort VoIP ist die Abkürzung für den englischen Begriff “Voice over IP”. Wie der Name bereits andeutet, steht die Bezeichnung für die internetbasierte Sprachkommunikation.

VoIP ist also der Vorgang, bei dem Sprachinformationen über das Internet übertragen werden. Hierbei werden die akustischen Signale des Senders in Datenpakete umgewandelt und mittels Internetprotokoll (abgekürzt “IP”) in einem Datennetzwerk an den Empfänger übermittelt. Der Aufbau der Verbindung erfolgt über ein Session Initiation Protocol (SIP) bzw. über einen VoIP-Gateway. Voice over IP ist praktisch die technische Basis der Internettelefonie.

Grundvoraussetzung für die Nutzung von VoIP ist ein stabiler Breitbandanschluss, ein VoIP-fähiges Endgerät wie beispielsweise ein Smartphone, Computer oder Tablet und eine passende Software. Ein Kabelanschluss und ein Tischtelefon, so wie wir sie aus der klassischen Telefonie übers Festnetz kennen, werden nicht mehr benötigt.

Bereit besser zu telefonieren?

Das bringt uns zu einem interessanten Aspekt der VoIP-Telefonie: der Wechsel zu All-IP.

Umstellung auf All-IP

Aktuell befinden sich die deutschen Telekommunikationsanbieter in der letzten Phase einer bahnbrechenden Veränderung. Denn was ursprünglich bis Ende 2018 geplant war, soll nun bis spätestens 2022 bei den großen Providern final umgesetzt werden – die Umstellung der Netzwerkinfrastruktur auf All-IP.

Hintergrund ist, dass mit dem zunehmenden technologischen Fortschritt und der Digitalisierung die Datenübertragung über VoIP immer größere Bedeutung erhielt. Der Bedarf an eine entsprechende Leistungsfähigkeit des Internetnetzwerks stieg. Gleichzeitig mussten die Anbieter mit dem analogen Telefonnetz aber eine weitere Struktur aufrecht erhalten, die wartungs- und kostenintensiv ist.

Mit dem Wechsel zu All-IP soll dieser Entwicklung Rechnung getragen werden. Dabei werden alle Telekommunikationsdienste einheitlich mittels Internetprotokoll über ein gemeinsames Netzwerk, das sogenannte Next Generation Netzwerk (NGN), übermittelt. Ob Telefonie, Mobilfunk, Fax, Fernsehen oder das World Wide Web selbst, mit der Umstellung können Kunden alle Dienste über den Internetanschluss nutzen.

Damit ist für die analoge und ISDN-Anschlüsse das Ende eingeläutet. Das klassische Telefonnetz wird abgebaut und All-IP wird zum neuen Standard der Zukunft.

Diese Entwicklung findet übrigens nicht nur in Deutschland statt. VoIP-Telefonie erfreut sich weltweit einer wachsenden Beliebtheit.

Was ist eine IP-Telefonanlage und wie funktioniert sie?

NetPBX, IP-PBX, VoIP-TK-Anlage oder IP-Telefon sind unterschiedliche Bezeichnungen für ein und dasselbe Prinzip: Es handelt sich um eine IP-Telefonanlage, mit der Sie Gespräche über das Internet führen können. Anders als bei der analogen Telefonie ist dafür demnach kein klassischer Festnetzanschluss über die Telefondose mehr notwendig.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und einer IP-Telefonanlage?

Die Begriffe VoIP und IP-Telefonanlage werden häufig in einem Atemzug genannt. Tatsächlich besteht der Unterschied zwischen beiden Konzepten in einer feinen Nuance:

VoIP ist die technische Grundlage, um über eine Internetverbindung telefonieren zu können. Sprich, der Vorgang, bei dem Sprache in Form von Datenpaketen vom Sender zum Empfänger übertragen wird.

Eine IP-Telefonanlage ist das Gerät bzw. die Infrastruktur, mit der man diese Übertragungstechnik anwendet. Das heißt, mit Hilfe eines VoIP-Telefons können Sie sich mit dem Datennetzwerk verbinden und Sprachinformationen digital senden.

Welche Arten von VoIP-Telefonen & IP-Telefonanlagen gibt es?

Bei VoIP-Telefonen unterscheidet man grundsätzlich in zwei verschiedene Kategorien. Zum einen gibt es Cloud-basierte Telefonanlagen und zum anderen VoIP-TK-Anlagen, die vor Ort als Hardware installiert werden.

Hardware-basierte IP-Telefonanlagen

Die Wahl einer Hardware-basierten VoIP-Anlage lohnt sich vor allem für jene Unternehmen, die für ihre Business-Telefonie eine inhouse-Umsetzung bevorzugen. Dabei wird eine lokale Telefonzentrale eingerichtet, welche praktisch als hauseigener Server für alle ein- und ausgehenden Anrufe dient.

Der genaue technische Aufbau einer Hardware-Telefonanlage variiert je nach Anzahl und den Bedürfnissen der Anwender. Meist wird die Serverzentrale mittels Schnittstellen mit vorhandenen Endgeräten wie Computern oder Telefonen gekoppelt.

Aufgrund des größeren Aufwands, der sperrigen Technik und der anfallenden Instandhaltung rentiert sich die Anschaffung einer Hardware-basierten VoIP-Telefonanlage in der Regel eher für größere Unternehmen.

Cloud-basierte IP-Telefonanlagen

Für KMUs sowie größere Unternehmen, die eine strukturell schlanke und flexiblere Lösung für VoIP-Telefonie suchen, bietet sich die Nutzung einer Cloud-basierten IP-Telefonanlage an.

Bei dieser Option steht in Ihren Büroräumen keine Hardware. Stattdessen erhalten Sie über einen darauf spezialisierten VoIP-Anbieter Zugriff auf eine Cloud-Lösung mit integrierter Benutzeroberfläche, die als virtuelle Telefonanlage dient. Entsprechend entfallen relevante Aspekte wie die Wartung, Sicherung und umständlichen Einrichtung der Infrastruktur komplett, da der Provider diese übernimmt. 

Die Nutzung einer Cloud-basierten IP-Telefonanlage erfolgt mittels Software as a Service (SaaS). Mitarbeiter können also beispielsweise mittels einer App über geeignete Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets telefonieren. Unabhängig davon, ob sie onsite, remote oder im Homeoffice arbeiten.

Letztlich erhalten Sie bei Cloud-VoIP alle Eigenschaften und Funktionen einer Telefonanlage, ohne dabei in eine physische Hardware investieren zu müssen.

Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

IP-Telefonie kann für Ihr Unternehmen einen vielseitigen Mehrwert darstellen:

  • Durch die leichte Einrichtung und Bedienung lässt sich eine IP-Telefonanlage ohne großen Aufwand verwalten. Anschlüsse können mit wenigen Klicks eröffnet, gelöscht oder neu zugewiesen werden, was Ihnen eine bessere Skalierbarkeit Ihrer Business-Telefonie ermöglicht.
  • Der Zugriff auf diverse Kommunikationsdienste über das Internet schafft eine agile Arbeitsumgebung. Die dabei gewonnene Flexibilität hilft nicht nur, Prozesse produktiver zu gestalten, sondern ist auch eine ideale Grundlage für New Work-Konzepte wie das Arbeiten im Homeoffice oder der Einsatz von Remote Teams.
  • Eine VoIP-Telefonanlage bietet Ihnen eine hohe Sicherheit, da sich Verbindungen verschlüsseln und zusätzlich durch VPN-Anwendungen schützen lassen. Falls Sie auf die Cloud-Lösung eines VoIP-Anbieters setzen, profitieren Sie zusätzlich von dessen Sicherheitsmaßnahmen für die gestellte Infrastruktur. 
  • In der Regel ist eine VoIP-TK-Anlage wesentlich günstiger, als eine herkömmliche Telefonanlage. Zum einen, weil unnötige Hardware und Wartungsaufwendungen entfallen. Zum anderen, indem Sie als Unternehmen von gebündelten Tarifen für Internet und Telefonie profitieren. Der Preis für Verbindungen ist bei der Internettelefonie außerdem wesentlich niedriger, als im analogen Netz.

Vorteile für Sales-, Support- und IT-Teams

Die Funktionsweise von VoIP-Telefonen bringt Im Geschäftsalltag besonders für Sales-, Support- und IT-Teams einen großen Nutzen: 

  • IP-Telefonanlagen bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen, die bei der klassischen Telefonie nicht oder nur sehr umständlich umsetzbar waren. Dazu gehören unter anderem das Aufnehmen und Weiterleiten von Telefonaten oder die Flüsterfunktion. Besonders hilfreich sind dabei jene Anwendungen, die die tägliche Arbeit mit Kunden erleichtern. Beispielsweise können sich Manager in Gespräche schalten, ohne dass Ihre Kunden dies bemerken. Auch das Erstellen von automatisierten Blacklists mit unerwünschten Rufnummern ist problemlos möglich.
  • Besonders Cloud-basierte VoIP-Lösungen lassen sich mit bestehenden Softwares verknüpfen. Eine Integration Ihres CRM- oder Helpdesk-Systems ist in wenigen Sekunden erfolgt, was Ihren Mitarbeitern ein dynamisches und bedarfsorientiertes Arbeiten ermöglicht.
  • Die Kollaboration unter Teammitgliedern wird durch die VoIP-Telefonie stark vereinfacht. Mitarbeiter können jederzeit den Verfügbarkeitsstatus Ihrer Kollegen einsehen, wodurch sich unnötige Anrufversuche vermeiden lassen. Videokonferenzen und virtuelle Räume sind jederzeit einsetzbar und Servicenummern können je nach Bedarf an Teammitglieder zugewiesen werden.

So funktioniert der Wechsel zur VoIP-Telefonanlage

Sie sehen, es gibt zahlreiche Gründe, warum sich der Wechsel zur VoIP-Telefonanlage lohnen kann. Ganz zu schweigen davon, dass ganz im Geiste der digitalen Revolution die VoIP-Telefonie noch großes Potential zur Weiterentwicklung aufweist. 

Wenn Sie also für sich die Entscheidung getroffen haben, dass Sie in Ihrem Unternehmen in Zukunft auf VoIP als Business-Telefonie setzen wollen, so sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen: 

  • Wie viele Anwender umfasst Ihre Unternehmens-Telefonie und wie ist Ihre Kommunikationsstruktur geografisch aufgebaut? Benötigen Sie diverse nationale Nummern mit verschiedenen Ortsvorwahlen oder auch internationale Anschlüsse?
  • Welche Erwartungen und Anforderungen haben Sie an eine Telefonanlage?
  • Gibt es bestimmte Funktionen oder Integrationen mit bestehenden Programmen, die Sie gern nutzen möchten?
  • Wie viel Wert legen Sie auf Flexibilität und eine einfache Konfiguration?
  • Welches Budget steht Ihnen für Ihre Business-Telefonie zur Verfügung und wie groß soll dabei der Anteil für Wartung und Sicherheitsmaßnahmen ausfallen?

Sobald Sie diese Tendenzen für sich ermittelt haben, wird die Wahl der passenden Art von IP-Telefonanlage und eines entsprechenden Anbieters viel leichter fallen.

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