Virtuelle Telefonnummer - ihre Funktion & Vorteile - Aircall Blog

Virtuelle Telefonnummer - wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet

virtuelle telefonnummer
von
Victoria Guetter

Virtuelle Telefonnummern mischen die Telefonnummern-Landschaft Deutschlands und auch weltweit ordentlich auf. 

Bisher hatte das klassische Netz der analogen und ISDN-Telefonie eindeutige lokale und institutionelle Grenzen. Wenn Sie bei Ihrer Rufnummer die Landesvorwahl 0049 verwenden wollten, musste es sich um einen in Deutschland befindlichen Anschluss handeln. Ortsnetzrufnummern funktionierten nach dem gleichen Prinzip. Wer mit seinem Betrieb in verschiedenen Städten vertreten sein wollte, der benötigte jeweils vor Ort Telefonanlagen. Von teuren und aufwendigen Auslandsverbindungen ganz zu schweigen.

Diese Einschränkungen hebt eine virtuelle Telefonnummer auf, was gleich mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen bietet. Wir erklären Ihnen, wie die Internettelefonie Ihnen helfen kann, regional wie international Präsenz zu zeigen und dabei sogar Kosten zu sparen.

Was ist eine virtuelle Telefonnummer und wie funktioniert sie?

Eine virtuelle Telefonnummer kann man auch als Online-Rufnummer bezeichnen, da sie über das Internet funktioniert. 

Das bedeutet, Sie benötigen keinen Anschluss über eine Telefondose und endlose Meter Kabel, um erreichbar zu sein. Stattdessen erfolgt Ihre Kommunikation über Voice over IP (VoIP). Bei dieser Internettelefonie werden Sprachsignale in digitale Datenpakete umgewandelt und über das IP-Netz versendet. Im Grunde verlagern sich also sowohl die Rufnummern wie auch die Inhalte von Gesprächen aus dem klassischen Fernsprechnetz zunehmend ins Internet. 

Die VoIP-Rufnummer ist dabei auf einem Server hinterlegt, wo ihr eine IP-Adresse zugeordnet wird. Dort ist sie jederzeit abrufbar, unabhängig von dem Standort, an dem Sie sich zum Zeitpunkt eingehender und ausgehender Telefonate befinden. 

Wenn Sie virtuelle Telefonnummern nutzen wollen, so reichen hierfür bereits eine stabile Internetverbindung und ein passender VoIP-Anbieter aus. Mit diesem Setup können Sie entweder über ein VoIP-Telefon oder, im Falle einer Cloud-basierten VoIP-Lösung, auch mit Ihrem Smartphone oder Laptop Anrufe tätigen und empfangen.

Bereit besser zu telefonieren?

Das spart nicht nur Kosten bei der Infrastruktur, da Zentralen, Telefonstationen und unnötige Hardware wegfallen. Die Internettelefonie bietet außerdem innovative Funktionen wie beispielsweise die Integration in CRM- und Helpdesk-Systeme. Es wundert also nicht, dass selbst die großen Telefonanbieter ihren Fokus auf All-IP legen und das ISDN-Netz bis zum Jahr 2022 komplett abschalten wollen. All-IP hebt die Trennung zwischen analoger und digitaler Kommunikationstechnik auf und vereint die Übertragung von Telefonie, Mobilfunk, Fernsehen, Fax und Internet im IP-Netzwerk.  

Welche Arten von virtuellen Telefonnummern gibt es?

Im klassischen Fernsprechnetz existieren verschiedene Arten von Rufnummern, so können auch Online-Telefonnummern diversen Zwecken dienen. 

Das gewohnte System der Telefonnummern wird dabei übernommen. Das heißt Orts-, Länder- und Sondervorwahlen sind bei virtuellen Rufnummern genauso aufgebaut, wie bei der klassischen Telefonie. Ein Kunde kann also anhand Ihrer Anschlussnummer nicht erkennen, dass Ihr Unternehmen über das Internet und nicht analog telefoniert. 

Jedoch sollten Sie bei der Wahl Ihres VoIP-Anbieters darauf achten, welche Arten von virtuellen Rufnummern dieser anbietet. Mit Aircall als Cloud-basiertes Telefonsystem haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

  • Festnetznummern – Innerhalb Deutschlands können Sie bei Vorlage entsprechender Dokumentation eine beliebige Ortsvorwahl für Ihre Telefonnummern wählen. Auf diese Weise können Sie regional präsent sein, ohne tatsächlich über eine Zweigstelle vor Ort zu verfügen.
  • Internationale Nummern – Ihr Unternehmen soll eine Niederlassung in Los Angeles erhalten, aber Mitarbeiter in Deutschland wollen diese Anrufe beantworten? Mit Aircall können Sie lokale Nummern in über 100 Ländern weltweit buchen. Das funktioniert kinderleicht und gilt für eingehende wie ausgehende Anrufe. Dank günstiger Tarife haben weder Sie noch Ihre Kunden hohe Kosten bei Auslandsgesprächen.
  • Kostenlose Telefonnummern – Sie möchten Ihren Kunden die Option anbieten, Sie gratis anrufen zu können? Mit VoIP-Anbietern wie Aircall können Sie problemlos gebührenfreie Telefonnummern wie 800, 833, 844, 855, 866, 877 und 888 Nummern erstellen.
  • Sondernummern – Sie können personalisierte Servicenummern und Sondernummern wie beispielsweise Vanity Rufnummern einrichten. Bei diesen Wortwahl-Rufnummern werden den einzelnen Ziffern Buchstaben zugeordnet, sodass sie ein Wort ergeben und leichter einzuprägen sind. Die Zifferntaste “2” auf dem Telefon steht dabei für die Buchstaben “A, B,C” und das Alphabet wird nach dem gleichen Schema bis zur Zifferntaste “9” fortgesetzt. Solch eine Vanity Nummer könnte zum Beispiel 833-63437, also 833-MEIER sein. 

Zusätzlich lassen sich virtuelle Telefonnummern individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zum Beispiel ist eine Mitnahme Ihrer bestehenden Rufnummer möglich, sodass Sie über diese zukünftig online telefonieren können. Weiterhin können Sie für Ihren VoIP-Anschluss ein Sprachmenü (IVR) einrichten, um Kunden direkt an den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiterzuleiten. 

Die Vorteile einer virtuellen Telefonnummer

Es kann sich aus verschiedenen Gründen für Sie lohnen, Ihr Unternehmen mit VoIP-Rufnummern auszustatten: 

  • Regionale und globale Präsenz – Dank preiswerter nationaler und internationaler Nummern können Ihre Mitarbeiter sowohl in Deutschland wie auch im Ausland unter lokalen Bedingungen telefonieren, ohne dabei Ort sein zu müssen. 
  • Vertrauen gewinnen – Die Hemmschwelle, einen Anruf mit einer unbekannten oder internationalen Vorwahl anzunehmen bzw. diese Nummer selbst zu wählen, ist bei Kunden oft hoch. Erhöhen Sie den Erfolg Ihrer telefonischen Kontakte, indem Sie für Ihre Kunden unter einer lokalen Rufnummer erreichbar sind.
  • Hohe Flexibilität – Sie können Ihre Telefonie jederzeit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen. Anschlüsse für Mitarbeiter lassen sich in Sekundenschnelle an- und abmelden. Wenn Sie den Firmensitz wechseln, können Sie Ihre virtuellen Telefonnummern am neuen Standort ohne Unterbrechungen weiter verwenden.
  • Schlankes Setup – Dank der Cloud-basierten VoIP-Technologie von Aircall können Sie Ihre Online-Rufnummer bequem über Ihren Laptop oder Ihr Smartphone nutzen. Dadurch sparen Sie unnötige Hardware und nervige Kabelei. 
  • Mehr Sicherheit in unsteten Zeiten – Bei herausfordernden Bedingungen wie beispielsweise der Corona-Pandemie bieten virtuelle Telefonnummern die Chance, Geschäftsabläufe dynamisch zu halten. Mitarbeiter sind standortunabhängig, können also auch aus dem Homeoffice wie gewohnt mit Kunden telefonieren. 
  • Mehr Produktivität für Remote-Teams – Wenn Mitarbeiter nicht im gleichen Büro sitzen und Aufgaben in den virtuellen Raum verlegt werden, bedarf es an passenden technischen Lösungen für eine reibungslose Kommunikation. VoIP-Rufnummern stellen nicht nur die stetige Erreichbarkeit Ihrer Remote-Teams sicher, sie lassen sich zudem auch mit wertvollen Funktionen und Integrationen verknüpfen. Dazu gehört zum Beispiel eine Einbindung in Callcenter-Software sowie CRM- und Helpdesk-Systeme.
  • Kostenersparnis – Im Vergleich zur klassischen Telefonie ist eine VoIP-Telefonanlage nicht nur im Unterhalt, sondern auch in ihren Tarifen günstiger. 

So erhalten Sie virtuelle Telefonnummern

Wenn Sie die Vorteile von virtuellen Telefonnummern auch in Ihrem Unternehmen genießen möchten, so ist das bereits in wenigen Minuten umsetzbar. 

Für den Wechsel zur IP-Telefonie benötigen Sie eine stabile Internetverbindung und einen VoIP-Anbieter, der das passende Angebot für Ihre Bedürfnisse bietet. Im Falle einer Cloud-basierten VoIP-Telefonanlage wie Aircall dauert die eigentliche Einrichtung nur wenige Minuten. 

Die einzelnen Schritte sind dabei wie folgt: 

  1. Das Setup der Software auf allen gewünschten Telefonen bzw. Rechnern sowie die Anmeldung Ihres Unternehmens für den gewünschten Tarif.
  2. Nun erfolgt die Einrichtung Ihres Firmen-Accounts. Das heißt, Sie verwalten die Nutzerkonten Ihrer Mitarbeiter, richten die gewünschten virtuellen Rufnummern ein und legen Zugangsdaten fest. 
  3. Gegebenenfalls können Sie nun auch festlegen, ob Sie Ihre bereits vorhandenen Telefonnummern nutzen möchten, was sich mit Hilfe einer Rufnummernportierung realisieren lässt.  
  4. Nun legen Sie fest, wie eingehende und ausgehende Anrufe weitergeleitet werden sollen. Außerdem können Sie Mailboxen und Sprachmenüs einschalten sowie Warteschleifen und Öffnungszeiten festlegen. 
  5. Sofern gewünscht, können Sie anschließend Ihre Online-Telefonnummern mit Ihren wichtigsten Tools wie Helpdesk, CRM und anderen Programmen für den Kundenservice verknüpfen. 

Durch die benutzerfreundliche Gestaltung kann dieser Prozess mit Leichtigkeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitern realisiert werden, ohne dass Sie dafür unnötig viel Zeit und Ressourcen für Schulungen einplanen müssen. Sollten doch Fragen aufkommen, stehen Ihnen beim Onboarding und auch im weiteren Verlauf die Aircall Experten als Ansprechpartner zur Verfügung. 

Wenn Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Integration einer VoIP-Telefonanlage in Ihrem Unternehmen ausprobieren möchten, können Sie Aircall jetzt 7 Tage lang kostenlos testen!

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