So viel kostet ein VoIP-Telefon

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Sie überlegen, ein Update Ihrer Telefonanlage durchzuführen und auf ein VoIP-Telefon umzusteigen? Bei der Wahl der besten VoIP-Telefonanlage spielen neben den Funktionen und der Anzahl der Nutzer auch die Kosten eine große Rolle. Welche Faktoren es zu beachten gilt und warum sich die Umstellung auf VoIP lohnt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Quick links

• Warum VoIP deutlich günstiger ist als eine analoge Telefonanlage

• Folgende Faktoren beeinflussen die Kosten einer VoIP-Telefonanlage

• Die wichtigsten Funktionen Ihrer VoIP-Telefonanlage

  • Basisfunktionen Ihrer VoIP-Telefonanlage:

  • Funktionen zur Produktivitätssteigerung:

  • Verfügbare Apps und Integrationen

  • Funktionen für die Teamarbeit

• Den richtigen VOIP-Anbieter wählen

• Preismodelle für Ihre VoIP-Telefonanlage

• Investition in eine VoIP-Telefonanlage: Sparen Sie nicht am falschen Ende

Warum VoIP deutlich günstiger ist als eine analoge Telefonanlage

Bei VoIP (Voice over IP) oder auch Internettelefonie wird über eine Internetverbindung die Stimme in Echtzeit übertragen. Die akustischen Signale werden dabei in kleinste Datenpakete (Sprachpakete) aufgesplittet und über Internetanschlüsse versendet.

Da die bestehende Internetleitung auch für E-Mails, Webinhalte, Daten, Mobiltelefonate etc. genutzt wird,  sparen Sie Kapazitäten ein. Ein extra Telefonanschluss ist nicht mehr notwendig.

Die o. g. Dienste können Sie nun mit einem einzigen IP-Angebot bündeln. Das schafft Ihnen Kostenvorteile, da alles über einen Anbieter abgewickelt wird.

Die Tarife für Internettelefonie sind deutlich günstiger als für eine analoge Telefonverbindung. Außerdem ist das betriebsinterne Telefonat meistens im Paketpreis inklusive.

Für eine VoIP-Telefonanlage benötigen Sie lediglich einen schnellen und stabilen Breitband-Internetanschluss, VoIP-fähige Hardware (Router, Telefonanlage oder/und Rechner/Smartphone) und einen VoIP-Anbieter, wie z. B. Aircall.

Folgende Faktoren beeinflussen die Kosten einer VoIP-Telefonanlage

Generell sind die Betriebskosten mit einer VoIP-Telefonanlage deutlich günstiger als bei einer herkömmlichen analogen Telefonanlage.

Die Kosten für VoIP-Telefone für Unternehmen hängen von mehreren Faktoren ab: Anzahl der Nutzer, Telefonaufkommen, Funktionsumfang und Verbindungskosten.

Überlegen Sie vorab, wer Ihre VoIP-Telefonanlage hauptsächlich nutzt. Diese Personen werden in der Regel der eigene Kundensupport und -service sein. Aber auch Mitarbeiter in anderen Bereichen, wie Sales, nutzen das Telefon nach wie vor regelmäßig. Wie viele Telefonnummern werden Sie voraussichtlich benötigen? Können Sie abschätzen, wie viele Anrufer Sie max. in der Warteschlange haben? Wie viele Inbound-Anrufe erhalten Sie? Wie viele Outbound-Anrufe tätigen Sie?

Kosten, die dank der VoIP-Telefonanlage entfallen, sind Anschaffungskosten für zusätzliche Telefon-Hardware für neue Mitarbeiter. Dank VoIP telefonieren Ihre Mitarbeiter zukünftig übers Internet auf Ihrem Laptop oder Smartphone.

Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung, dann entfallen sogar langfristige und kostspielige Wartungs- und Serviceverträge. Datensicherung, Software-Updates, Kalenderaktualisierungen etc., das alles wird nun via Internet und mit wenigen Klicks automatisch synchronisiert.

Die wichtigsten Funktionen Ihrer VoIP-Telefonanlage

Da die jeweiligen Funktionen die Kosten für die VoIP-Telefonanlage maßgeblich beeinflussen, sollten Sie bereits jetzt eine präzise Vorstellung davon haben. Die für eine effektive und produktivitätsfördernde VoIP-Telefonanlage wichtigsten Funktionen haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Basisfunktionen Ihrer VoIP-Telefonanlage:

• Unter einer Nummer Ihrer Wahl anrufen
  Egal, ob Sie gerade unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie bestimmen, unter welcher Nummer Sie zu erreichen sind. Ihr Kunden und Mitarbeiter anrufen.

• Interactives Voice Response/IVR/Sprachdialogsystem
  Intelligente IVR-Lösungen helfen Kunden, die gewünschten Informationen selbstständig zu finden. Dadurch vermeiden Sie unnötige Telefongespräche mit Agenten und Lösungen können schneller gefunden werden.

Funktionen zur Produktivitätssteigerung:

• Anrufnachbearbeitung
  Legen Sie fest, wieviel Zeit Ihre Agenten für die Nachbereitung jedes einzelnen Anrufs haben. Dazu gehört: das Gespräch im CRM dokumentieren, die Gesprächszusammenfassung an den Kunden versenden, Informationen aktualisieren, Tagging, etc.

• Power Dialer
  Achten Sie auf Funktionen, die Zeit beim Wählen und bei der Bearbeitung von Kampagnen sparen. Es mag banal klingen, wenn aber Ihre Mitarbeiter nicht mehr die Telefonnummern einzeln wählen müssen, lassen sich pro Anruf bis zu 2 oder sogar mehr Minuten sparen.

Verfügbare Apps und Integrationen

Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Kundendaten haben und schnell Informationen aufrufen können. Daher sollte Ihre VoIP-Telefonanlage über ausreichend Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten zu den gängigsten CRM-Systemen, wie z. B. Hubspot, Salesforce, Zendesk verfügen oder diese mit wenig Aufwand integrieren können. Weitere sinnvolle Integrationen und Schnittstellen gibt es bereits zu HR & Recruitingtools, Abrechnungssystemen u. v. m.

Funktionen für die Teamarbeit

• Flexible Anrufweiterleitung
  Anrufe müssen jederzeit zu einem zuständigen Agenten oder einem freien Team-Mitglied weitergeleitet werden können. So senken Sie drastisch die Anzahl verpasster Anrufe.

• Call Whispering
  Sprechen Sie noch während des eigentlichen Anrufs mit einem  Kollegen – ohne dass der Kunde es weiß.  So können Sie jederzeit Feedback in Echtzeit geben bzw.  Ihren Mitarbeitern in stressigen Situationen helfen.

Den richtigen VOIP-Anbieter wählen

Wenn der Preisdruck auf dem Markt hoch ist und Kosten immer niedrig gehalten werden müssen, tendiert man dazu, den günstigsten Anbieter zu wählen.

Der Preis ist jedoch nicht alles. Heutzutage ist es wichtig, einen Anbieter zu finden, der in Punkto Datensicherheit und Verschlüsselungstechniken den Vorgaben und Regeln der EU und der Datenschutzbehörde nachkommt.

Überzeugen Sie sich davon, dass das System kontinuierlich verfügbar und vor Ausfällen geschützt ist. Lesen Sie außerdem die klein gedruckten Abschnitte hinsichtlich Laufzeiten – bleiben Sie hier so flexibel wie möglich.

Weitere Faktoren, die Sie unbedingt bei der Wahl des VoIP-Anbieters berücksichtigen sollten:

• Schnelle und einfache ImplementierungVermeiden Sie lange Implementierungsprozesse und setzen Sie auf eine benutzerfreundliche, Cloud-basierte Software, mit der Sie weltweit telefonieren können.

• Integration Ihrer wichtigsten Tools und SystemeDenken Sie an Ihr CRM, den Helpdesk und an andere relevante Programme. Diese sollten sich kompromisslos und einfach in Ihre Telefonanlage integrieren lassen.  So haben Sie alle wichtigen Informationen parat und Ihre Agenten sind immer bestens auf jedes Telefonat vorbereitet.

• Analysen & ReportingsTreffen Sie auf Live-Daten basierte Entscheidungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre neue VoIP-Telefonanlage Reports und Statistiken erstellen kann, die Ihre persönliche sowie die Produktivität des gesamten Teams in Echtzeit darstellen. So arbeiten Sie noch effektiver.

• Relevanter Funktionsumfang und einfache BedienungPrüfen Sie genau, welche Funktionen im Angebot enthalten sind und welche nicht. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, lesen Sie hier, welche Funktionen Kunden am meisten nutzen und lieben.

Preismodelle für Ihre VoIP-Telefonanlage

In der Regel werden die Preise aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter/ Rufnummern und des gewünschten Funktionsumfangs bestimmt. Spezielle Funktionen, wie z. B. Video-Telefonie oder Messaging, Power-Dialer, erweiterte Analysen und Statistiken sind in den Basis-Paketen oftmals nicht enthalten.

Eventuell kommen noch Kosten für die Outbound-Calls hinzu. Hier empfiehlt es sich, die Flat-Optionen der Anbieter zu prüfen. Flatrates bieten Ihnen Planungssicherheit und mehr Flexibilität.

Vorsicht ist bei kostenlosen Freemium und Basistarifen geboten. Diese haben meist recht hohe Verbindungskosten und die Anzahl der Nutzer ist deutlich reduziert.

Erkundigen Sie sich bei den Anbietern auch nach individuellen Angeboten für Enterprise-Lösungen. Diese lohnen sich bereits ab 10 Mitarbeitern. Dank der schnellen und unkomplizierten Implementierungen können Sie sich mit einer kostenlosen Probeversion bereits ein gutes Bild von der VoIP-Telefonanlage machen.

Investition in eine VoIP-Telefonanlage: Sparen Sie nicht am falschen Ende

Nach wie vor ist das Telefon ein wichtiger, wenn nicht sogar der wichtigste  Kontaktpunkt zu Ihren Kunden. Im Gespräch mit den Kunden müssen Sie professionell, flexibel, problemlösungsorientiert und schnell agieren können.

Für Ihre Kollegen und Mitarbeiter in Kundenservice, Sales und Support ist das Telefon das unmittelbare Arbeitsgerät. Sie wissen, wie wichtig es ist, dass die Telefonanlage verlässlich funktioniert und den Arbeitsalltag erleichtert.

Vermeiden Sie Frustration bei Kunden und Mitarbeitern und investieren Sie in eine moderne, zukunftsfähige und produktive VoIP-Telefonanlage.

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Veröffentlicht am 12. Juli 2020.