5 Tipps und Tools für Ihr Homeoffice - Aircall Blog

5 Tipps und Tools für Ihr Homeoffice

homeoffice tools & tipps
von
Victoria Guetter

Schon vor der Corona-Krise wurde in Deutschland der Wunsch vieler Arbeitnehmer laut, öfter im Homeoffice zu arbeiten. Lange scheuten sich viele Arbeitgeber davor. Fehlende Kontrolle über die Mitarbeiter und die eigentliche Arbeitszeit, keine Gewährleistung einer stabilen Internetverbindung und mangelnde Disziplin – Chefs fanden häufig immer neue Gründe, warum die Arbeit im Homeoffice nicht möglich sei.

Doch die globale Pandemie hat vielen neue Möglichkeiten aufgezeigt. Die Arbeit am heimischen Schreibtisch funktioniert. In Deutschland gibt es nun einen Gesetzentwurf, der Arbeitnehmern einen Anspruch auf die Arbeit im Homeoffice an 24 Tagen im Jahr zusagen soll. Seit 2015 gibt es bereits einen Rechtsanspruch auf Homeoffice in den Niederlanden. Mit den richtigen Tools kann Unternehmen die Sorge vor Nachteilen der Arbeit zu Hause genommen werden. Wir sagen Ihnen mit welchen Tools sie effektiv arbeiten können, einen optimalen Workflow gewährleisten und mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern verbunden bleiben.

Vorteile der Arbeit im Homeoffice

Unternehmen, die die Arbeit von zu Hause aus fördern, können auch mehr Geld sparen. Schon vor der Pandemie gab es Unternehmen, die immer mehr den Schritt in Richtung Homeoffice wagten. Denn die Vorteile des Homeoffice liegen auf der Hand.

Die Kosten für die Büroräume wären deutlich niedriger. Es muss lediglich ein Arbeitsplatz im Zuhause des Mitarbeiters eingerichtet werden. Somit sinken auch die Kosten für die Büroausstattung. Insbesondere da vieles digital über eine Cloud stattfindet, Akten z.B. digital abgelegt werden, sodass das gesamte Team jederzeit Zugriff auf alle nötigen Unterlagen hat, wird Büromaterial wie Papier, Reißzwecken und Ähnliches gespart .  Dank zahlreicher digitaler Tools und Systeme ist es möglich, Mitarbeiter jederzeit von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Planen Sie jetzt das Onboarding und los geht’s. 

Herausforderungen für Sales-, Support- und IT-Teams im Homeoffice

Verschiedene Teams und Abteilungen stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen im Unternehmen, wenn alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dank der richtigen Tools und Softwares bleibt die Kommunikation und der Workflow gewährleistet und der Vertrieb im Salesteam läuft reibungslos

  • Interne Kommunikation
    Die Kommunikation unter Kollegen und Abteilungen muss auch bei der Arbeit am heimischen Schreibtisch problemlos laufen. Videocalls über verschiedene Tools sowie Chat-Funktionen sorgen für eine Verbindung zu allen Teammitgliedern. Projektmanagementsysteme unterstützen zusätzlich bei der Verteilung von Aufgaben und einer Übersicht der To-Dos
  • Zugriff auf Daten innerhalb des Teams
    Das Team muss auch im Homeoffice auf die Daten des Unternehmens zugreifen können. Wenn das System über eine Cloud läuft, können Sie den Cloud-Storage auch nutzen, um ganz einfach Dateien abzulegen und für die Mitarbeiter zugänglich zu machen.
  • Zugriff auf Kundendaten
    Insbesondere beim regen Kundenkontakt müssen Mitarbeiter zuverlässig Kundendaten, die im CRM hinterlegt sind, einsehen können. Eine Cloud-Telefonanlage  bietet Ihnen die Möglichkeit, CRM-Systeme wie Salesforce oder Hubspot zu integrieren.
  • Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz des Systems
    Als Unternehmen müssen Sie bei der Einrichtung von Arbeitsplätzen in den Homeoffices darauf achten, dass Sie die hohen Anforderungen an die Datensicherheit und IT-Infrastruktur erfüllen.  Zusätzlich müssen Sie sicher gehen, dass alle Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen einhalten. So darf beispielsweise nur der Mitarbeiter Zugang zu dem Computer oder Smartphone des Unternehmens haben. Familienmitglieder und andere Dritte dürfen keinesfalls auf die vertraulichen Daten Zugriff haben. Die Sicherheit für den Datentransfer kann beispielsweise über VPN-Server erfolgen.
  • Erreichbarkeit des Unternehmens
    Das Unternehmen sollte unkompliziert zu den Geschäftszeiten erreichbar sein. Die App von Aircall kann auf allen fähigen Endgeräten wie Tablets, Smartphones und Laptops installiert werden. So reicht eine stabile Internetverbindung, um in Kontakt zu Partnern, Kunden und Kollegen zu bleiben.

Tools zur Verbesserung der internen Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb des Teams, mit Kunden und Geschäftspartnern muss auch am Schreibtisch im heimischen Büro gewährleistet sein. Mit den richtigen Tools arbeiten Sie effektiv im Homeoffice

Ebenso wie über bekannte Videocall-Programme wie Zoom und Skype können Sie auch über Aircall Telefonkonferenzen durchführen. 

Bereit besser zu telefonieren?

Tools zur Kundenbetreuung

Eine besonders große Rolle spielen für viele Unternehmen die optimale Kundenbetreuung. Besonders flüssig läuft es mit der Integration von CRM-Systemen wie Hubspot, Salesforce und Zendesk Sell. Und weil der Kundenservice schon beim richtigen Telefonat beginnt, bietet Aircall hilfreiche Funktionen wie den Power Dialer für effizientes Telefonieren, das IVR-Sprachmenü und Skill-basiertes Routing damit die Kunden gleich beim richtigen Ansprechpartner landen und einer Whisper-Funktion, die Mitarbeitern hilft, sich gegenseitig zu unterstützen.  

Tools fürs Projektmanagement

Projekte richtig planen können Sie bei Aircall mit der Integration von Projektmanagement-Systemen wie Simplifier, Slack und Microsoft Teams. So behalten Sie stets den Überblick über anfallenden To-Dos und können einsehen, welche Aufgaben bereits in Bearbeitung sind und über die Aufgaben-Tickets zielgerichtet mit den Kollegen kommunizieren. 

Tools zum Tracking

Mit Aircall und dem Analytics+ Feature können Sie nachverfolgen, wie viel Zeit Mitarbeiter am Telefon oder an einzelnen Aufgaben verbringen. Behalten Sie Ihr Team im Homeoffice besser im Blick. Managen Sie die individuellen KPIs und die des Teams und verfolgen die Aktivität aller Mitarbeiter im Live-Feed. 

Firewalls und weitere Sicherheitsmaßnahmen

Insbesondere im Homeoffice ist der richtige Schutz vor Hackerangriffen und Datendiebstahl von großer Bedeutung.  Bei Aircall schützen die richtigen Firewalls vor dem Zugriff auf sensible Daten durch Unbefugte. Sichere Passwörter und die Verwendung von VPN-Servern bieten Ihnen zusätzliche Sicherheit bei der Arbeit von zu Hause. 

Wie geht es mit dem Homeoffice 2021 weiter?

Wurden 2020 viele Mitarbeiter durch Covid-19 dazu gezwungen im Homeoffice zu arbeiten, kann es sein, dass sich der Trend auch in 2021 weiter verfestigt. Es hat sich gezeigt, dass Arbeitsprozesse sehr schnell digitalisiert werden können und auch ohne Anwesenheit im Büro funktionieren. Es werden stetig neue Kommunikationstools eingeführt und weiterentwickelt und neue digitale Lösungen entwickelt. 

Aircall ist die Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Lassen Sie alle Sorgen, die mit der Arbeit im Homeoffice aufkommen können verfliegen und konzentrieren Sie sich auf den optimalen Workflow und Ihre Kunden. Sie überlegen noch? Dann testen Sie Aircall für 7 Tage kostenlos. 

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