Erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern im Homeoffice | Aircall Blog

Erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern im Homeoffice

onboarding homeoffice
von
Victoria Guetter

Viele Arbeitgeber finden das Onboarding neuer Mitarbeiter im Homeoffice schwieriger als im Büro. Die Kommunikation kann unter der Entfernung und fehlendem persönlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht leiden. Dies kann wiederum zu Missverständnissen und einer schlechten Arbeitsmoral der Belegschaft führen.

Der wichtigste Teil des Onboarding-Prozesses eines Remote-Mitarbeiters besteht darin, schnellstmöglich eine Verbindung zwischen ihm und seinem Team herzustellen – und noch wichtiger: seinem Vorgesetzten. Es bedarf einer gewissen Vorbereitung, um diese Aufgabe zu meistern.

Wir verraten Ihnen unsere Tipps für eine erfolgreiche Onboarding-Strategie und was auf Ihrer Onboarding-Checkliste stehen sollte. Doch fangen wir von vorn an.

Die Phasen des Onboardings

Die Eintrittsphase ist die Anfangsphase, in der neue Teammitglieder schnellstmöglich auf die Arbeit vorbereitet werden. Hierfür werden ihnen in der Regel Informationen, Leitfäden, Handbücher und technisches Wissen bereitgestellt. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf dem Aneignen der harten Fakten über das Unternehmen. Die neuen Arbeitnehmer haben Zeit, sich zu orientieren und mit den neuen Aufgaben und Arbeitsprozessen vertraut zu machen.

Die Eintrittsphase kann jedoch nicht alle notwendigen Anforderungen abdecken. Um die Dynamik der neuen Kollegen beizubehalten, muss die Einarbeitung auch auf zwischenmenschlichen Beziehungen aufbauen. Deshalb ist es essenziell, mit Bedacht von der Eintrittsphase zur Integrationsphase überzugehen. Das kostet zwar Zeit, ist aber dafür umfangreich. Bei diesem Lernprozess werden die neuen Arbeitnehmer durch das Lernen von Kollegen, Coaching und Unterstützung bei der Arbeit zu Profis.


„Durch ein strukturiertes Onboarding steigt die Wahrscheinlichkeit um 58 %, dass ein Mitarbeiter auch noch drei Jahre später da ist. “
– Gallup

Ein längerer Onboarding-Prozess erleichtert den Einstieg für die Mitarbeiter und gibt ihnen das nötige Vertrauen und Selbstbewusstsein für ein selbstständiges Lernen.

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Die Onboarding-Checkliste: vor dem ersten Tag


Das Onboarding ist Teamsache. Alle Teammitglieder müssen mit anpacken, wenn neue Kollegen eingearbeitet werden.

Vorausschauend planen

Eine Herausforderung beim Onboarding ist der Papierkram. Sie wollen doch nicht, dass die Personalabteilung Ihnen mitteilt, dass der Einstellungstermin für den neuen Mitarbeiter verschoben werden muss, weil Schritte übersprungen wurden oder Dokumente fehlen.

Ihre neuen Remote-Mitarbeiter arbeiten womöglich in einer anderen Stadt, Zeitzone oder gar in einem anderen Land als Sie. Diese geografischen Barrieren können komplizierte logistische Herausforderungen mit sich bringen, die von einfachen Planungsproblemen bis hin zu komplexen Arbeitsrechten reichen. Durch eine vorausschauende Planung müssen Sie nicht noch in letzter Minute nach fehlenden Dokumenten fragen.

Während Sie sich um die Dokumente kümmern, sollten Sie sicherstellen, dass die IT-Abteilung auch über die neuen Kollegen Bescheid weiß. Damit der erste Arbeitstag reibungslos abläuft, brauchen sie nämlich ihre Zugangsdaten.

Brauchen sie noch weitere Dinge, wie Laptop, Headset, Telefon, Schulungshandbücher etc.? Wenn Sie an all das denken, bleiben Sie nicht nur organisiert, sondern machen auch den gesamten Prozess entspannter.

Welche Tools sind die Besten?

Jedes Team hat seine eigenen Tools für die Arbeit. Sie entscheiden, welche Ihr Team benutzen soll. Über welche Programme, die sich für die Teamarbeit im Homeoffice eignen, sollten alle gemeinsam abstimmen? Welche können die Arbeitnehmer nach eigenem Ermessen verwenden?

Sie sollten auch festlegen, welche Tools für welche Aufgaben zu verwenden sind.

Zeit- und Projektmanagement-Tools, die beispielsweise die Produktivität ankurbeln, sollten nicht für soziale Interaktionen verwendet werden. Small Talk ist zwar gut und fördert die Teambindung, kann aber auch die Produktivität drastisch senken, wenn er nicht von der Arbeit getrennt wird. Das heißt: Nutzen Sie einen Kanal zum Austausch süßer Welpenbilder und einen anderen, um neue Ideen oder Probleme zu diskutieren.

Zuletzt sollten Sie die Gewohnheiten Ihres Teams ändern. Wenn Sie ein neues Mitglied aufnehmen, nutzen Sie die Gelegenheit, um die Arbeitsweise Ihres Teams zu überdenken oder gleich zu verändern. Dann können Sie sicher sein, dass sich alle einig und up-to-date sind. Gleichzeitig setzen Sie fragwürdigen Praktiken ein Ende.

Neue Workflows entwickeln

Da jedes Unternehmen Tools auf unterschiedliche Weise einsetzt, ist die Verfügbarkeit von Tools nur die halbe Miete. Deshalb sollte das Onboarding auch dafür genutzt werden, Mitarbeiter mit Arbeitsabläufen und Prozessen vertraut zu machen.

Stellen Sie sicher, dass die Prozesse homogen und umsetzbar sind. Das heißt, Sie müssen beispielsweise wöchentlich Arbeitsergebnisse präsentieren. Allerdings beherrscht niemand den kompletten Vorgang, sodass Sie sich jede Woche aufs Neue den Kopf zerbrechen. Eine Patchwork-Methode mag in der Vergangenheit zwar funktioniert haben, aber das wird sie nicht immer – besonders nicht, wenn Ihre Kollegen im Homeoffice arbeiten.

„36 % der Arbeitgeber haben überhaupt keine strukturierte Onboarding-Strategie für neue Mitarbeiter.“ -CareerBuilder

Nehmen Sie sich die Zeit, ein System zu konzipieren und Dinge so zu organisieren, dass sich jeder leicht zurechtfinden kann. Zu Beginn wird dies eine Menge Arbeit bedeuten, aber in Zukunft allen Zeit und Kopfzerbrechen ersparen.

Best Practices für das Onboarding: die ersten 90 Tage

Die ersten drei Monate sind entscheidend für die Einarbeitung Ihrer neuen Kollegen, für die wir einige Knackpunkte identifiziert haben.

Präzise Anforderungen stellen

Bei internen Mitarbeitern bleiben Sie fast automatisch über den Stand der Dinge informiert. Es hat eine beruhigende Wirkung, wenn man seine Mitarbeiter täglich sieht. Man kann ihre Produktivität förmlich spüren, wenn sie morgens den Computer einschalten.

Arbeitnehmer im Homeoffice bringen diesen Luxus nicht mit. Wenn ein interner Mitarbeiter nicht auf Ihre E-Mail antwortet, können Sie einfach zu ihm oder ihr hingehen. Wenn aber ein Remote-Mitarbeiter nicht antwortet, bleibt Ihnen oft nichts anderes als abzuwarten.

Zum Glück ist das selten der Fall. Ein klareres Verantwortungsbewusstsein sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten wohlfühlen. Alle Teammitglieder sollten sich über Arbeitszeiten (und ihre Flexibilität), Verfügbarkeit, Kennzahlen, Ergebnisse, tägliche Aufgaben, Ziele, Reaktionszeiten und Fristen einig sein. Damit vermeiden Sie frustrierende Missverständnisse, die die Vorteile der Telearbeit zunichtemachen können.

Fokus: Verbindungen aufbauen

Manager werden schnell mal überfordert, weil sie sich gleichzeitig um Bewerbungsprozesse, Einarbeitung und Schulung mehrerer Personen kümmern und noch weitere alltägliche Aufgaben erledigen müssen. Sie haben so viel Arbeit, dass sie kaum oder gar keine Zeit haben, eine richtige Beziehung zu neuen Mitarbeitern aufzubauen.

Manager, die sich Zeit nehmen, um ihre neuen Teammitglieder auf persönlicher und beruflicher Ebene kennenzulernen, bereuen es nicht. Laden Sie sie also, wenn möglich, während der Einarbeitungsphase ins Büro ein. Das gibt ihnen die Möglichkeit, das Unternehmen zu sehen, Kollegen kennenzulernen und Fragen zu stellen.

Wenn sie zu weit weg wohnen oder es nicht ins Büro schaffen, bieten Sie eine digitale Alternative an. Sie können zum Beispiel per Video eine Führung durch das Büro machen und Kollegen vorstellen, damit sie den Namen auch Gesichter zuordnen können. Oder besser noch: Versuchen Sie, die neuen Teammitglieder mit einem befreundeten Kollegen oder Mentor zusammenzubringen. Die können beim Einstieg in den Job helfen.

„53 % der Unternehmen, die Onboarding-Programme besitzen, planen eine Dauer von 30 bis 90 Tagen ein.”

– SHRM

Schließlich sollten Sie in Erwägung ziehen, nach einigen Tagen (und auch später immer wieder mal) eine Frage- und Antwortrunde zu veranstalten, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen und das Erlernte zu festigen. Durch persönliche Interaktionen bauen Sie das notwendige Vertrauen zwischen Managern und Remote-Mitarbeitern auf.

Regelmäßige Kommunikation

Kommunikation ist ausschlaggebend für die Beziehung zwischen einem Manager und Mitarbeiter. Während die intern Angestellten jederzeit mit dem Manager sprechen können, sind die Kollegen im Homeoffice mit formellen Vereinbarungen besser aufgehoben.

Sie vermeiden viele unangenehme Gespräche, wenn Sie sich frühzeitig auf einen Zeitplan einigen. Besprechen Sie, welches Feedback, wann benötigt wird. Nicht zu vergessen, auf welchem Weg die Kommunikation stattfinden soll.

Videotelefonie ist ein hervorragendes Mittel, um nuancierte Informationen weiterzugeben, die besser nicht per Nachricht oder E-Mail gesendet werden sollten. Apps wie Slack eignen sich hingegen für einen schnellen Informationsaustausch mit einfachem Zugang zu gemeinsam genutzten Dokumenten.

Unternehmenskultur vermitteln

Beim Onboarding von neuen Remote-Mitarbeitern kommt die Unternehmenskultur oft zu knapp. Eine Broschüre über die Mission, Vision und Werte des Unternehmens sowie ein gebrandetes T-Shirt sind zwar schön… aber nicht ausreichend.

Remote-Mitarbeiter werden manchmal, wenn auch versehentlich, von bedeutsamen Teamaktivitäten ausgeschlossen oder nicht zu spontanen Meetings und wichtigen Gesprächen eingeladen. Und kein T-Shirt dieser Welt kann diesen Zusammenhalt ersetzen.

Um diese Kluft zwischen Remote- und internen Mitarbeitern zu schließen, müssen alle gleichermaßen einbezogen werden. Sie sollten Teamkollegen nicht als „extern“ bezeichnen oder sie wie Optionen behandeln, weil Sie sie dadurch ausgrenzen. Beziehen Sie Teamkollegen im Homeoffice aktiv und direkt mit ein, wenn es um Meetings, Updates und Veränderungen geht. Das vermittelt ihnen das Gefühl, dass sie am gemeinsamen Erfolg beteiligt sind.

Diese Einstellung sollte über die Grenzen der eigenen Abteilung hinaus gehen. Stellen Sie auch Kollegen aus anderen Bereichen vor, um gute Arbeitsbeziehung mit allen Angestellten zu unterstützen.

Unterschätzen Sie nicht den Wert einer altmodischen Begrüßung: Ein netter handgeschriebener Begrüßungsbrief des Teams oder des Geschäftsführers kann viel dazu beitragen, dass sich ein Teammitglied im Homeoffice akzeptiert und motiviert fühlt, seinen Beitrag zu leisten.

Best Practices für das Onboarding: ab Tag 91

Je nachdem, welche Probezeit Sie vereinbaren, hat Ihr neuer Kollege mittlerweile die Hälfte oder vielleicht schon mehr davon “überstanden”. Doch die Einarbeitung ist nach drei Monaten noch nicht vorbei.

Ziele auf dem Prüfstand

Jede neue Stelle bringt einzigartige Herausforderungen und Meilensteine mit sich, die es zu bewältigen gilt. Die ersten Wochen sind oft mit viel Stress und Ratlosigkeit verbunden, worunter die alltägliche Produktivität leiden kann. Ganz zu schweigen davon, dass es für die meisten Menschen ein unangenehmes Gefühl ist, der oder die Neue zu sein.

Klar abgesteckte sowie langfristige Ziele können dieser herausfordernden Zeit eine klare Struktur und Gelassenheit verleihen. Diese Hauptbestandteile für Ziele funktionieren tatsächlich für Remote-Mitarbeiter:

  • Setzen Sie SMART-Ziele

Verwenden Sie „Spezifisch“, „Messbar“, „Attraktiv“, „Realistisch“ und „Terminiert“ als Ihre Hauptkriterien.

  • Unterteilen Sie Ziele in Etappen

Wenn Sie große Ziele in kleinere Etappen unterteilen, erhalten Sie verständlichere Informationen. Diese geben Ihnen einen klaren und differenzierten Einblick, wodurch Sie Hauptprobleme in Ihren Prozessen erkennen und lösen können.

  • Personalisieren Sie die Ziele

Vergewissern Sie sich, dass das gesetzte Ziel der Person entspricht. Führen Sie hierfür ein Gespräch mit Ihrem Remote-Mitarbeiter und einigen Sie sich auf ehrgeizige, aber erreichbare Ziele.

  • Melden Sie sich regelmäßig

Warten Sie nicht bis zum Ende des Monats oder Quartals, um über den Fortschritt zu sprechen. Planen Sie Zeit für die Beobachtung der Fortschritte ein, damit Termine nicht überschritten und Versprechen nicht gebrochen werden.

  • Geben Sie Feedback

Wenn Sie merken, dass etwas verbessert werden könnte oder dass etwas gut läuft, sagen Sie es ihnen! Konstruktive Kritik geht Hand in Hand mit Lob. Dies gilt besonders für Arbeitnehmer, die nicht regelmäßig Feedback oder Komplimente von Kollegen erhalten.

Nicht mit dem Lernen aufhören

Neunzig Prozent dessen, was Menschen auf der Arbeit lernen, haben sie durch persönliche und gemeinsame Erfahrungen mit ihren Kollegen gelernt. Das wird auch „Social Learning“ genannt. Für Angestellte, die Zuhause alleine arbeiten, ist dies selbstverständlich schwierig.

Sie haben als Manager die Aufgabe, Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, mit ihren Kollegen zu kommunizieren. Am einfachsten können Privatgespräche, die den Zusammenhalt fördern, über digitale Tools geführt werden.

Auf Slack können Sie Ihre Kollegen beispielsweise in Chats einladen, in denen sie sich über den Büroalltag austauschen können. Ihre Remote-Mitarbeiter bleiben so immer auf dem Laufenden und lernen durchgängig und ganz nebenbei von den Anderen. Am Anfang müssen Sie vielleicht etwas nachhelfen. Sobald aber die Tools regelmäßig genutzt werden, wird alles von alleine laufen.

87 % der Remote-Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen teil, davon 70 % an firmeninternen Schulungen.“

-TalentLMS-Studie

Sie können Remote-Teamkollegen auch einbeziehen, indem Sie Schulungen und Weiterentwicklung fördern. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Bildungsurlaub in Anspruch zu nehmen und in ihrer Rolle zu wachsen. Externes Wissen ist nicht nur für Lernzwecke gut, sondern kann auch die Kreativität anregen.

Halten Sie den Kontakt aufrecht

Gute Kommunikation, vorhersehbare Prozesse, praktische Tools und kontinuierliches Lernen sind unentbehrlich für ein erfolgreiches Onboarding.

Wenn Sie denken, dass Ihre neuen Mitarbeiter vollständig eingearbeitet sind, machen Sie alles zunichte. Sich verabschieden und alles Gute wünschen, ist ineffektiv und schädlich.

Halten Sie die Kommunikationswege offen und arbeiten Sie weiterhin an einer gesunden Beziehung, wie Sie es mit jedem internen Mitarbeiter auch tun würden. Die Tür sollte den Remote-Mitarbeitern auch in Zukunft offen stehen, wenn sie vorbeikommen möchten. Laden Sie die Kollegen zu Networking-Veranstaltungen, genauso wie zu Firmenfeiern und Konferenzen ein. Denn wenn sie an regulären Events, die außerhalb der Arbeitszeiten stattfinden, teilnehmen dürfen, fühlen sie sich weniger isoliert. Der Zusammenhalt wird hierdurch auch gestärkt.

Auf lange Sicht wird Ihr Team all Ihre Bemühungen um ein durchdachtes Onboarding-Programm mit großem Engagement und Produktivität belohnen.

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