8 Tipps für eine höhere Produktivität von Remote-Teams | Aircall Blog

8 Tipps für eine höhere Produktivität von Remote-Teams

produktives homeoffice
von
Victoria Guetter

Die Vorteile der Telearbeit werden für Angestellte und Führungskräfte zunehmend ersichtlich. Aus diesem Grund suchen immer mehr Teams nach den besten Möglichkeiten, diesen Trend erfolgreich zu nutzen und das Homeoffice erfolgreich zu etablieren.

Hierbei stoßen viele jedoch auf die gleiche Problematik: Wie können Remote-Teams von der Flexibilität profitieren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen? Gerade Sales-und Supportteams stehen vor einer großen Herausforderung. Mitarbeiter im Vertrieb müssen auch während der Ausgangssperre ihre gesetzten Ziele erreichen, Support-Teams hingegen versuchen, auch von Zuhause aus ihren Kunden denselben Service bieten.

Die folgenden acht Fragen sollen jedem Teammanager dabei helfen, Lösungen für die oben genannte Problematik zu finden.

(1) Wie oft sollten wir von Zuhause aus arbeiten?

Während einige Arbeitgeber komplett auf eigene Büroräume verzichten, bevorzugen es andere, ihren Mitarbeitern weiterhin Büros zur Verfügung zu stellen. Aber selbst die Einführung flexibler Arbeitsmodelle und des Homeoffice können unerwartete Komplikationen mit sich bringen.

Viele Arbeitgeber legen die Arbeitszeiten für ihre Mitarbeiter im Homeoffice selbst fest. Andere Unternehmen hingegen geben ihren Teams, Managern oder einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich ihre Arbeit selbst einzuteilen.

Die kürzlich veröffentlichten Ergebnisse einer Studie der Stanford University ergaben, dass Mitarbeiter, die zu 100 % von Zuhause aus arbeiteten, produktiver waren, aber auch anfälliger für Einsamkeit und Isolation. Dahingegen fühlten sich diejenigen, die zu 100 % im Büro arbeiteten, häufig abgelenkt.

Der goldene Mittelweg, 1-2 Arbeitstage pro Woche im Homeoffice und die restliche Zeit im Büro, schien für viele zu funktionieren. Selbst wenn es eine Weile dauert, bis Sie mit Ihrem Team das Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Konzentration finden, ist es in diesem Fall sicherlich besser zu experimentieren als eine Ansage zu machen.

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(2) Haben wir die richtigen Tools fürs Homeoffice?

Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine Konservendose mit einem Messer zu öffnen, wissen Sie, dass die richtigen Werkzeuge das A und O sind. Dasselbe gilt für die Telearbeit.

Die von Ihnen gewählten Werkzeuge werden also entweder die Produktivität steigern oder einen großen Schaden anrichten.

Die für das Homeoffice entwickelten Tools sind mittlerweile leicht zugänglich. Hier kommen unsere Empfehlungen für Sales- und Supportteams:

(1) Für Produktivität & Reporting: Mit Aircall können Sie schnell und einfach die Anzahl der geführten Anrufe steigern. Manager haben außerdem Zugang zu Live-Daten und Analysen bezüglich der Anrufaktivitäten von einzelnen Kollegen oder vom gesamten Team.

(2) Aufgabenmanagement: Mit Intercom bleiben Supportteams problemlos mit ihren Kunden in Kontakt. Außerdem können Sie diese Software problemlos mit Aircall integrieren.

(3) Kommunikation: Slack ist sehr gut für eine Kommunikation im Homeoffice geeignet. Mit Aircall können Support- und Sales-Teams weiterhin problemlos telefonieren. Manager können außerdem Ihr Team coachen, bei Anrufen mithören und Gesprächsaufnahmen anhören – und außerdem die Einarbeitung neuer Teammitglieder im Homeoffice einwandfrei durchführen.

Wenn Sie sehen, dass ein Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben auf Schwierigkeiten stößt oder mehr Zeit als gewöhnlich braucht, können Sie beispielsweise ein Nachrichten-Programm nutzen, um die Person zu kontaktieren – und das selbst wenn Sie meilenweit entfernt arbeiten.

(3) Ist unsere Kommunikation effektiv?

Die Kommunikation ist der Schlüssel zur Produktivität für Teams im Homeoffice. Es erweist sich allerdings als schwierig, mit Personen zu kommunizieren, die an einem anderen Ort arbeiten.

Ein Großteil der Kommunikation am Arbeitsplatz findet tatsächlich auf eine sehr informelle Weise statt. Es passiert häufig, dass man mit einem Kollegen bei einer Tasse Kaffee über eine E-Mail spricht oder während eines Small Talks auf dem Flur von einem neuen Feature Release erfährt.

Diese informellen und zufälligen Treffen finden oft statt und sind nützlich, um kleine Aufgaben zu delegieren, auf dem neusten Stand der Dinge zu bleiben oder sogar neue Ideen zu entwickeln.

 „Kreativität entsteht durch zufällige Treffen, durch spontane Diskussionen. Man läuft jemandem über den Weg, fragt, was er so macht, sagt ‘wow’ und kurz darauf hat man alle möglichen Ideen im Kopf.“ – Steve Jobs –

Zwar hakt man solche Situationen schnell als einmalig oder unwichtig ab, aber sie summieren sich und tragen zu Ihrem Wissen über die Arbeit bei. Es ist wichtig, dass Sie die Mitarbeiter im Homeoffice in solche Diskussionen miteinbeziehen, da sie manchmal bei größeren Meetings ausgelassen werden.

Dank Tools, wie Slack, die für die Zusammenarbeit im Team bestimmt sind, können Mitarbeiter schnell und ohne große Formalitäten miteinander in Kontakt treten. Eine kurze Nachricht genügt, um im Homeoffice arbeitende Kollegen teilhaben zu lassen, auch wenn sie nicht im Büro sind.

Videokonferenzen können auch dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter bei Meetings gleichermaßen beteiligt sind. Wenn Ihre Teamkollegen Sie tatsächlich sehen, wird das Gefühl der Verbundenheit gefördert. Die Körpersprache fügt eine weitere Kommunikationsebene hinzu. Durch das Teilen des Computerbildschirms können alle Mitarbeiter visuell an derselben Präsentation teilnehmen und dieselbe Erfahrung machen. All dies führt zu einer effektiveren Kommunikation und einem noch produktiveren Team.

(4) Setzen wir uns relevante Ziele?

Das Festlegen von SMART-Zielen (Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) ist von entscheidender Bedeutung. Es bietet die Möglichkeit, dass Sie und Ihr Team sich über die Ergebnisse, auf die Sie hinarbeiten, einig sind. Die Mitarbeiter können anhand der festgelegten Ziele ihren eigenen Fortschritt verfolgen und somit erfolgreich ans Ziel gelangen. Außerdem wissen sie dadurch, wie weit sie sind und bleiben organisiert.

Falls Sie etwas Inspiration suchen, welche KPIs Sie für Ihre Sales- und Supportteams aufstellen können, finden Sie hier mehr Informationen.

Remote-Teams neigen vor allem dazu, ergebnisorientiert zu arbeiten und brauchen deshalb klare Arbeitsziele. Wenn Sie eher ergebnisorientierte anstelle von leistungsorientierten Zielen festlegen, können die Teams zumindest anfangs einfacher Fuß fassen.

(5) Wie oft sollten wir Fortschritt messen?

Das traditionelle Büromodell hat es Managern ermöglicht, die Mitarbeiter und deren Arbeit den Tag über zu verfolgen. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch im Homeoffice arbeiten, erweist sich diese Aufgabe als etwas komplizierter.

Sie müssen lernen, wie man aus der Entfernung managt und effektiv arbeitet, damit Ihr Team weiterhin produktiv bleibt. Es ist schwierig zu wissen, wann man sich zurückhalten oder einmischen sollte – und in welchem Maß. Die meisten Manager werden Ihnen sagen, dass es schwierig ist, das Gleichgewicht zu finden: Die Mitarbeiter müssen sich ihrer Verantwortung bewusst sein, ohne dass man ihnen dauernd hinterherrennen muss.

Manchen Arbeitnehmern genügen wenige Nachfragen, aber in den meisten Fällen fühlen sie sich ausgegrenzt und empfinden ihre Arbeit als eher unwichtig fürs Team. Einige Menschen wirft es völlig aus der Bahn, wenn sie nicht regelmäßig mit dem ganzen Team kommunizieren können. Das führt letztendlich zu Missverständnissen. Dinge, die schnell und einfach geklärt werden könnten, bleiben dann Wochen in der Schwebe.

Auch wenn die Mitarbeiter nicht viel Zeit zusammen verbringen, sollten Sie mit Ihrem Team in Kontakt stehen und Bescheid wissen, sobald etwas anfällt (und am besten bevor es zu einem Problem wird). So können Sie sicher sein, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg bleibt.

(6) Management und Mikromanagement

Zu viel Überwachung kann sich schnell zum Mikromanagement entwickeln. Es ist nicht nur nahezu unmöglich, bei einem Remote-Team den Überblick zu behalten, sondern es kann auch schnell die Motivation und Moral Ihres Teams zerstören. Unabhängigkeit und Entscheidungsmöglichkeiten sind für Mitarbeiter im Homeoffice sehr wichtig. Wenn Sie jede ihrer Bewegungen überwachen, dann untergraben Sie dieses Vertrauen und vertreiben Ihre Mitarbeiter.

Am besten ist es, einen Mittelweg zu finden, mit dem sowohl Sie als auch Ihr Team zufrieden sind. Bieten Sie Unterstützung an und geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass sie sich bei Ihnen melden können, sobald sie Fragen haben. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Ihre Mitarbeiter, um Updates über Ziele und Projekte zu erhalten. Durch persönliche (oder sogar virtuelle) Treffen sind Sie stets involviert. Dadurch können Sie Hindernisse rechtzeitig aus dem Weg räumen.

Durch das Planen regelmäßiger Treffen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme ungelöst, Projekte unvollendet und Deadlines nicht eingehalten werden. Des Weiteren wissen Ihre Kollegen, wann sie das nächste Mal wieder persönlich miteinander kommunizieren können.

(7) Wie schulen und fördern wir unsere Mitarbeiter?

Am Arbeitsplatz lernen klingt gut, besonders wenn Sie ein viel beschäftigter Manager sind. Es ist großartig, wenn Sie sich in Ihrem vollen Terminplan keine Zeit freimachen müssen – die sie ja sowieso nicht haben –, um einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Da Sie schließlich unabhängige Erwachsene einstellen, können Sie diese doch einfach ins kalte Wasser werfen. Sie brauchen sich auch keine Sorgen zu machen, dass sie untergehen.

Leider funktioniert das so nicht.

Das Problem mit dem Lernen am Arbeitsplatz ist, dass dies eine äußerst ineffiziente Art des Lernens ist. Auf lange Sicht wird es Sie mehr kosten.

In den meisten Fällen führt ein suboptimales Einarbeiten zu schlechter Leistung, vermehrten Fehlern, Mitarbeiterfluktuation und sogar zu rechtlichen Konsequenzen (Klagen, Geldstrafen, Fahrlässigkeit). Lassen Sie nicht zu, dass dies Ihnen und Ihrem Team widerfährt.

Muss ein neuer Mitarbeiter sich selbstständig einarbeiten, hat er keine Anhaltspunkte. Somit ist die Gefahr groß, dass er mit seiner Arbeit unzufrieden wird.

Nur weil die Einarbeitung und die erste Schulung Ihres Teams abgeschlossen sind, bedeutet das nicht, dass alle bereit sind.

Die Mitarbeiterentwicklung und Schulungen sind für Ihr Team im Homeoffice sehr wichtig. Ohne die gewohnten Kollegen fällt es Mitarbeitern nämlich schwer, weiterhin engagiert zu arbeiten.

Regelmäßige Schulungen und Kurse können Ihrem Team helfen, mit den Branchenstandards mitzuhalten. Wenn Sie offen dafür sind, neue Tools zu erlernen und Wege für eine bessere Zusammenarbeit im Team zu finden, werden Sie ein Leader. Erst dann können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren, sich weiterzuentwickeln und verbessern.

Wenn Sie mit veralteten Technologien und Systemen arbeiten, nur weil niemand ermutigt wird, sich fortzubilden, schadet dies Ihrem Team sowie dem ganzen Unternehmen.

(8) Erkennen wir Leistungen an?

Menschen lieben Belohnungen und Anerkennung. Das ist ein Teil von uns. Zeit nehmen, damit sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen, ist viel mehr als nur ein Ego-Boost. Es hat sich bewährt, dass dadurch alles, von der Produktivität und Arbeitszufriedenheit des einzelnen Mitarbeiters bis hin zur Loyalität und Beständigkeit der Mitarbeiter, erhöht wird.

Es passiert jedoch leicht, dass man sich aufgrund des alltäglichen Arbeitsstresses und der Pflichten verzettelt. Dann vergisst man, diejenigen zu loben, die eine gute Arbeit leisten. Dies sollte den Managern ein großes Anliegen sein. Mangelnde Anerkennung führt zu demotivierten Mitarbeitern, die nicht nur die Moral des restlichen Teams senken, sondern auch die Produktivität.

Es braucht seine Zeit, zu lernen, Mitarbeiter anzuerkennen und zu loben, aber es ist eine Fähigkeit, die in die Werkzeugkiste eines jeden Managers gehört. Freundliches, zeitiges und konstruktives Feedback ist entscheidend, wenn Sie produktive Arbeitsbeziehungen aufbauen wollen. Es kann etwas Kleines sein, wie ein ernst gemeintes „Danke”, oder etwas Großes, wie eine Betriebsauszeichnung. Wenn es darum geht, Ihr Team für seine harte Arbeit anzuerkennen, macht etwas Kleines einen großen Unterschied.

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Das Arbeiten im Homeoffice ist mit mehr Freiheit und weiteren Vorteilen verbunden, aber auch mit genauso viel Verantwortung. Es erfordert eine flexible Denkweise, um die traditionelle Arbeitsweise zu überdenken. Wenn Sie während des Aufbaus Ihres Teams die richtigen Fragen stellen, können Sie die größten Probleme vermeiden und Ihrem Team helfen, durch Produktivität zu wachsen.

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