Rufnummernmitnahme leicht gemacht | Aircall Blog

Rufnummernmitnahme leicht gemacht

Rufnummernmitnahme
von
Victoria Guetter

Sie denken, dass Ihnen zahlreiche Telefonfunktionen für den Arbeitsalltag fehlen, aber der Wechsel zu einem neuen System ist zu aufwendig? Die Rufnummernmitnahme könnte die Lösung für eine reibungslose Aktualisierung Ihrer Telefonanlage sein. Die Umstellung des Telefons macht vielen Menschen Angst. Doch sobald Sie mehr über die Portierung von Telefonnummern wissen, können Sie die Sache sorgenfrei angehen.

Alle aktuellen Kunden kontaktieren und Informationen ändern, wirkt entmutigend – vor allem, wenn Ihr Unternehmen Hunderte oder Tausende von Kunden, Verkäufern und Stakeholder hat, mit denen Sie regelmäßig in Kontakt bleiben müssen.

Gerne würden Sie die Telefonanlage Ihres Unternehmens auf den neuesten Stand bringen, wenn sicher wäre, dass Sie Ihre Rufnummern mitnehmen können. Wenn Sie einige Definitionen im Zusammenhang mit der Portierung beherrschen, mehr über den Ablauf wissen und die Anbieter kennen, können Sie das Beste herausholen: ein effizientes Telefonsystem mit Ihren aktuellen Telefonnummern.

Was bedeutet Portierung? 

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Portierung die Mitnahme einer bestehenden Telefonnummer von Ihrem derzeitigen Telefon-Dienstanbieter zu einem anderen Dienstanbieter. Portierung ist mehr als eine Rufumleitung oder der vorübergehende Wechsel zu einem anderen Dienstanbieter. Bei der Rufnummernmitnahme wird das alte Konto geschlossen, sobald der Wechsel zum neuen Anbieter beendet ist.

Die Portierung von Telefonnummern kommt vom Wort „Port”. Diese Verbindung ermöglicht den Informationsfluss von einem Programm zum anderen.

Die Kommunikation mit Ihren Kunden hat oberste Priorität. Sie möchten Ihr Telefonsystem aktualisieren, damit Sie alle Callcenter-Funktionen haben, die Sie brauchen und nutzen möchten. Gleichzeitig wollen Sie sich nicht damit beschäftigen müssen, alle Ihre Telefonnummern zu ändern. Noch wichtiger: Sie wollen nicht das Risiko eingehen, wichtige Anrufe von Prospects und Kunden zu verpassen.

Es ist nicht so riskant, wie Sie vielleicht denken. Entgegen dem, was man meinen könnte, gehören Ihre Telefonnummern nicht dem Anbieter, sondern Ihnen selbst. Sie können Ihre Telefonnummern mitnehmen, wenn Sie sich für einen anderen Telefon-Dienstanbieter entscheiden. Wenn Sie den Anbieter wechseln, wird also die Dienstanleitung übertragen.

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So funktioniert die Telefonnummernportierung

Da Sie sich nun keine Gedanken mehr um Ihre Telefonnummern machen müssen, erklären wir Ihnen den Ablauf der Portierung. Vielleicht sind Sie bereits über den englischen Begriff Wireless Local Number Portability (WLNP) gestolpert, der so viel wie „drahtlose Rufnummernportabilität“ bedeutet. Das ist der Fachbegriff für die Portierung.

Wenn all Ihre Fragen beantwortet wurden und Sie sicher sind, dass Sie den Telefonanbieter wechseln möchten, stellt sich folgende Frage: Wo fange ich an? Beginnen Sie mit dem neuen Anbieter, denn dieser wird die Rufnummernmitnahme einleiten. Sie haben durchaus das Recht, den Telefonanbieter zu wechseln, wenn Sie dies wünschen. In den USA darf der ehemalige Anbieter laut FCC keinesfalls Ihre Telefonnummer behalten, selbst wenn Sie dort noch nicht die Rechnung für die Kontoschließung beglichen haben.

Die meisten Telefonanbieter übertragen Telefonnummern in kurzer Zeit. Die Übertragung wird in den meisten Fällen in weniger als 30 Tagen abgeschlossen. Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn die Telefonnummern aktiv sind und einwandfrei funktionieren. Kündigen Sie schon, bevor die Portierung abgeschlossen ist, könnten Sie Ihre Telefonnummern verlieren.

Um den Anbieter wechseln zu können, müssen Sie der Kontoinhaber sein und einen Nachweis vorlegen. Außerdem müssen Sie einige Formulare aus Gründen der Compliance ausfüllen. 

Fragen zur Rufnummernportierung

Je mehr Sie über die Telefonnummernmitnahme erfahren, desto mehr Fragen kommen auf. Hier sind ein paar Fragen, die Unternehmen häufig zum Thema stellen:

Kann ich meine Telefonnummern während der Testphase übertragen?

Die Portierung sollte gut überlegt sein. Deshalb sollten Sie Ihre Telefonnummern während einer Testphase nicht auf einen anderen Anbieter übertragen. In der Testphase können Sie einen Anbieter ausprobieren. Sie sollten den endgültigen Wechsel also erst dann vornehmen, wenn Sie sicher sind, sich langfristig verpflichten zu wollen. Viele Unternehmen erlauben Ihnen die Rufnummernmitnahme erst, wenn Sie eine Vereinbarung unterzeichnet haben.

Welche Informationen braucht mein neuer Telefonanbieter?

Der neue Anbieter benötigt Ihren Namen und Ihre Adresse, einschließlich des vollständigen Namens des Besitzers der Telefonnummern. Möglicherweise bittet er Sie auch nach einer gültigen Adresse oder Gewerbeanmeldung in dem jeweiligen Land. Auch müssen Sie die Adressen der örtlichen Niederlassungen für Ihre Telefonnummern angeben, die zu übertragenden Telefonnummern, den Namen Ihres aktuellen Anbieters, das abzudeckende Bereich sowie eine Kopie Ihrer letzten Rechnung.

Ihr wirklicher Dienstanbieter ist ein anderer VoIP-Dienst (Voice over Internet Protocol)? Dann benötigen Sie den Namen des Carriers.

Kann ich alle Telefonnummern meines Unternehmens mitnehmen?

In den meisten Fällen ja. Der neue Telefonanbieter kann Ihnen verraten, ob Ihre Telefonnummern übertragbar sind. Möglicherweise müssen Sie Ihren derzeitigen Anbieter bitten, Ihre Nummern freizugeben, damit Sie diese mitnehmen können.

Kann ich meinen alten Vertrag kündigen, sobald ich einen neuen Anbieter gefunden habe?

Sie sollten den alten Vertrag erst kündigen, wenn die Portierung vollständig abgeschlossen ist. Es könnte zu Problemen kommen, wenn Sie zu früh kündigen.

Wird meine Telefonverbindung während der Portierung unterbrochen?

In den meisten Fällen kommt es bei einem Anbieterwechsel zu keiner Unterbrechung in der Telefonverbindung. Allerdings ist dies nicht auszuschließen und hängt von der Effizienz Ihres bisherigen Anbieters ab. Neue Carrier arbeiten in der Regel mit Ihnen zusammen, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Wie viel kostet die Portierung meiner Telefonnummern?

Die anfallenden Kosten für die Portierung Ihrer Telefonnummern hängen von den zu übertragenden Telefonnummern (geografisch abhängig, entgeltfrei, national) und der Anzahl ab. Ihr bisheriger Anbieter kann eine Gebühr erheben.

Unterschied zwischen Rufnummernmitnahme und Anrufweiterleitung

Wenn Personen Ihre Haupttelefonnummer anrufen, möchten Sie vielleicht Anrufe auch außerhalb Ihres Büros entgegennehmen, damit Sie keine wichtigen Anrufe verpassen. Hierbei handelt es sich um eine Anrufweiterleitung, die sich sehr von der Rufnummernmitnahme unterscheidet.

Die Anrufweiterleitung, auch Rufumleitung genannt, ist eine Funktion, mit der die meisten Menschen vertraut sind. Hierfür ist eine Technologie zuständig, die einen eingehenden Anruf abfängt und ihn automatisch an die von Ihnen eingestellte Telefonnummer sendet. Im Wesentlichen führt Ihr Telefonanbieter die beiden Anrufe zusammen, damit Sie den Anruf auf der von Ihnen gewünschten Nummer erhalten.

Wenn Sie aber alle Ihre geschäftlichen Telefonnummern zu einem anderen Telefonanbieter mitnehmen möchten, handelt es sich um eine Rufnummernportierung. Vielleicht haben Sie den Begriff auch im Zusammenhang mit anderen Formulierungen wie „Telefonnummer mitnehmen“ oder „Telefonnummer behalten“ gehört.

Die Unterschiede zwischen Anrufweiterleitung und Rufnummernmitnahme sind eindeutig. Bei der Anrufweiterleitung werden eingehende Anrufe von einer Nummer zu einer anderen geleitet, unabhängig vom Anbieter. Bei der Portierung nehmen Sie eine Nummer von einem Telefonanbieter zu einem anderen mit.

Mit einer Cloud-basierten Telefonanlage ist die Anrufweiterleitung ein Kinderspiel. Darüber hinaus können Sie Anrufe an eine unbegrenzte Anzahl an Telefonnummern leiten.

Internationale vs. inländische Telefonnummern

Heutzutage kann man ganz einfach Nummern aus aller Welt anrufen. Hierfür müssen Sie lediglich Telefonnummern für die bestimmten Gebiete einrichten. Inländische Telefonnummern sind nah an Ihrem Standort. Internationale Telefonnummern ermöglichen es, Anrufe zwischen verschiedenen Ländern zu tätigen und zu empfangen. Sie haben andere Protokolle als inländische Telefonnummern. Es können lokale Nummern oder entgeltfreie Nummern mit einer bestimmten entgeltfreien Vorwahl sein. Inländische Telefonnummern bedeuten entweder Orts- oder Ferngespräche innerhalb des jeweiligen Landes. Diese Nummern bestehen in Deutschland aus einer Ortsvorwahl und einer Telefonnummer, deren Länge variieren kann.

Cloud-basierte Telefonanlagen verwenden virtuelle Telefonnummern. In der Welt der Technik werden virtuelle Telefonnummern manchmal als DID (Direct Inward Dialing) oder DDI (Direct Dial-In auf dem europäischen Markt) bezeichnet, zu Deutsch „Durchwahl“. Virtuelle Telefonnummern sind nicht mit einer Telefonleitung verbunden. Sie werden in der Cloud gehostet. Diese Nummern leiten eingehende Anrufe an die Telefonnummern weiter, die der Geschäftsführer auswählt.

Virtuelle Telefonnummern können mit lokalen oder entgeltfreien Nummern verbunden werden. Sie können von herkömmlichen Telefonleitungen, VoIP-Telefonanlagen oder Smartphones aus weitergeleitet werden. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder seinem Standort international präsent sein kann.

Dienstanbieter für die Portierung von Telefonnummern

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Telefonanbieter machen, sollten Sie sich mit ein paar anderen Begriffen vertraut machen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen plant, internationale Telefonnummern einzurichten.

EMEA ist eine gängige Abkürzung in der Telefonbranche. Die Abkürzung steht für Europa, den Nahen Osten und Afrika. EMEA ist eine präzise Abkürzung, die diese drei Gebiete umfasst. Sie wird von Regierungen, Vermarktern und Unternehmen verwendet. 2019 bestand dieser Weltwirtschaftsraum aus 116 Ländern.

Carrier sind Unternehmen, von denen Telefonanbieter Nummern kaufen. Sie können von Land zu Land variieren, insbesondere zwischen EMEA und Nordamerika. Voxbone und Twilio sind zwei der am häufigsten für den Kauf von Telefonnummern verwendeten Carrier.

Die Rede ist von internen Ports, wenn die Nummern, die Sie mitnehmen möchten, beim gleichen Carrier gehostet werden. Zum Beispiel würde ein Port von Twilio zu Twilio als interner Port betrachtet werden.

Best Practices für die Compliance der Portierung

Die Frage der Compliance müssen Sie sehr ernst nehmen – egal, ob Ihr Unternehmen Inlands- oder Auslandsgespräche führt. Es ist wichtig, die richtigen Formulare zu verwenden und den Wechsel entsprechend zu dokumentieren. Compliance-Maßnahmen variieren je nach Land. Es ist illegal, Telefonnummern ohne passende Dokumente zu aktivieren. Kein Weg führt daran vorbei. Wenn Sie diese Vorgaben nicht einhalten, stellt dies ein ernsthaftes Problem dar. Es kann nämlich rechtliche Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Diese Best Practices für die Compliance der Portierung helfen Ihnen, es richtig zu machen.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie alle richtigen Informationen und Dokumente für Ihren neuen Telefonanbieter bereithalten.
  • Verwenden Sie die für das Gebiet geeignete schriftliche Vollmacht (Letter of Authorization, LOA), um die Rufnummernmitnahme in die Wege zu leiten.
  • Die Vollmacht sollte die gleiche sein, die auch Ihr ehemaliger Carrier hat.
  • Finden Sie den richtigen Carrier für VoIP-Dienste heraus.
  • Holen Sie die Zustimmung beider Parteien ein, wenn ein Netzbetreiber involviert ist (ein zusätzlicher Carrier, der der eigentliche Carrier ist, auch „spätere Portierung“ genannt).
  • Nur eine befugte Person sollte den Wechsel autorisieren.
  • Kündigen Sie Ihre alten Telefonnummern erst dann, wenn die neuen Nummern einsatzbereit sind.
  • Warten Sie mit der Portierung bis nach Ihrer Probezeit. 
  • Halten Sie einen Nachweis über eine Standortadresse oder ein Ausweisdokument bereit, da Sie danach gefragt werden könnten.

Warum Aircall

Aircall verpflichtet sich, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, damit Sie die richtigen Dokumente an den richtigen Stellen unterschrieben und alle notwendigen Dokumente haben, um eine vollständige Compliance zu gewährleisten. Erst dann aktiviert Aircall Ihre Telefonnummern, sodass Sie im weiteren Verlauf auf keine Probleme stoßen.

Die Cloud-basierte Callcenter-Software von Aircall ist die Lösung für Unternehmen, die bereits Callcenter für die Bereiche Sales oder Support nutzen oder noch einrichten möchten. Mit Aircall erhalten Sie eine Software mit allen Callcenter-Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Agenten erfolgreich einzuarbeiten und Ihren Kunden die erwartete Erfahrung zu bieten. Aircall begleitet Sie durch den Prozess der Rufnummernmitnahme und stellt sicher, dass dieser korrekt durchgeführt wird. Sie brauchen sich also keine Gedanken über Compliance machen.

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