So finden Sie den richtigen VoIP-Anbieter - Aircall Blog

So finden Sie den richtigen VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen

Person sitting in a chair waving during a video call
von
Victoria Guetter

Hat Ihre Firma erst einmal beschlossen, sich von traditionellen Telefondiensten zu verabschieden, wird die Suche nach dem besten VoIP-Anbieter zum entscheidenden Schritt in Richtung Modernisierung Ihrer Teamkommunikation.

Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite können Sie Ihre neue Technologielösung ganz einfach anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Märkte erobert. Auch Geräte, die neu auf den Markt kommen, sind sofort mit Aircall kompatibel. Auch das Kundenerlebnis wird verbessert, weil Ihr Team schneller reagieren kann, wenn jemand Hilfe braucht. Dank der Kostenersparnis können Sie mehr Geld in andere Bereiche Ihres Unternehmens investieren.

Mit einem schlechten VoIP-Anbieter lassen Sie sich nicht nur Vorteile entgehen, sondern sehen sich unter Umständen mit ganz anderen Problemen konfrontiert. Es kann zu Problemen bei der Fehlerbehebung im Servicebereich, höheren Kosten und sogar Sicherheitsrisiken kommen.

Was ist VoIP?

Telefondienste liefen ursprünglich über Telefonnetze (PSTN-Leitungen), die von regionalen, nationalen oder internationalen Trägern betrieben wurden. Unternehmen nutzten Nebenstellanlagen (PBX), die Anrufe intern und extern an das öffentliche Telefonnetz weiterleiteten.

All das änderte sich mit dem Beginn des Internet-Zeitalters. Nun konnte man Sprachsignale als Datenpakete senden. Mit VoIP konnten Anrufe genau wie E-Mails und Chatnachrichten über das Netzwerk versendet werden.

Neben den technischen Innovationen, die VoIP mit sich brachte, änderte es auch die Wettbewerbslandschaft für Telefondienste: Viele Unternehmen begannen einen Konkurrenzkampf um die besten VoIP-Dienstleistungen.

Anbieter ist nicht gleich Anbieter

Einige Anbieter spezialisieren sich auf VoIP-Systeme und -dienste. Bei anderen ist VoIP Teil eines umfassenderen Angebots, das auch Unified-Communications(UC)-Lösungen oder IT-Sicherheitsdienste miteinschließt. Wieder andere bieten vielleicht auch VoIP-Hardware an, so zum Beispiel Handgeräte, die vom Personal vor Ort genutzt werden können.

Gemeinsam revolutionieren wir die Zukunft der Business-Telefonie

Beachten Sie auch, dass Anbieter ihre Dienstleistungen mit unterschiedlichen Begriffen vermarkten können. Die Begriffe „Cloud-Anrufsoftware“, „IP-Telefonie“ oder einfach „Business-Telefonsysteme“ beziehen sich alle auf VoIP-Dienste.

In 5 Schritten zum richtigen VoIP-Anbieter

Ihr Unternehmen will auf VoIP umsteigen oder einfach den Anbieter wechseln? Wir zeigen Ihnen, wie Sie in fünf Schritten den richtigen Anbieter finden.

1. Verstehen Sie die Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens

Normalerweise ist die IT-Abteilung für die Wahl neuer Technologielösungen zuständig. Allerdings betrifft diese Entscheidung Ihr gesamtes Unternehmen. Überlegen Sie sich zuerst, welche VoIP-Dienste die wichtigsten Abteilungen für ihre Arbeit brauchen.

Fragen Sie sich zum Beispiel:

  • In welchem Umfang wird das Telefon aktuell in Ihrer Firma genutzt? Berücksichtigen Sie bei Ihren Überlegungen sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe. Kontaktieren die Vertriebsteams potenzielle Kundinnen und Kunden per Telefon? Oder nehmen sie erst kontakt auf, wenn ein Vertrag abgeschlossen werden soll? Welcher Anteil Ihres Kundendienstes läuft über telefonischen Kontakt, obwohl Sie über andere Kontaktkanäle wie E-Mail, Chat oder die sozialen Medien erreichbar sind?
  • Welche Strecke legen die Anrufe zurück? Oder anders gefragt: Müssen Anrufe oft von einem Teammitglied zum nächsten weitergeleitet werden, bis eine Frage geklärt ist?
  • Wie sieht die langfristige Planung und Prognose für Ihre Firma aus? Wenn Sie die Eröffnung zusätzlicher Standorte oder sogar eine Fusion oder Übernahme planen, müssen Ihre VoIP-Dienste entsprechend skalierbar sein.
  • Wo wird gearbeitet? In vielen Firmen wird mit hybriden Arbeitsmodellen experimentiert, bei denen die Angestellten flexibel im Büro oder remote arbeiten können. 
  • Was macht eine gute Zusammenarbeit für Sie aus? Vielleicht stehen Sie regelmäßig via Textnachrichten und Videokonferenzen mit Ihrem Team in Kontakt. Welche VoIP-Dienste ermöglichen effektive Gespräche und erleichtern das Brainstorming?

2. Lesen Sie Bewertungen und Kundenerfahrungen

Wenn Sie eine App herunterladen oder einen Film aussuchen, schauen Sie sich vielleicht die durchschnittlichen Sternchenbewertungen oder Kritiken von anderen an. Dasselbe gilt, wenn Sie einen VoIP-Anbieter suchen: Lesen Sie die jeweiligen Bewertungen, Referenzen und Erfahrungsberichte. 

Suchen Sie gezielt nach Erfahrungen von Unternehmen, die hinsichtlich Größe, Branche und Unternehmensanforderungen Ähnlichkeiten mit Ihrem Unternehmen aufweisen. Halten Sie Ausschau nach Fallstudien zur Verbesserung der Kommunikationsinfrastruktur. Damit gewinnen Sie tiefere Einblicke in die Anbieter als mit einer einfachen Sternchenbewertung. Zu guter Letzt sollten Sie nicht nur die Bewertungen auf der eigenen Website des Anbieters lesen, sondern unbedingt auch solche auf Websites Dritter in Betracht ziehen.

3. Vergleichen Sie Preise und analysieren Sie Ihr Budget

Kosteneinsparungen könnten eines der Hauptargumente für Ihren Business Case zur Umstellung auf VoIP sein; und die Hardware ist im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen in der Regel kostengünstiger. Sie sollten sich jedoch erkundigen, ob ein Anbieter eventuell zusätzliche Gebühren erhebt. Klären Sie von Anfang an ab, ob Ihr Unternehmen beispielsweise auf viele interne Anrufe angewiesen ist. Eine vor allem im Inland agierende Firma benötigt vielleicht ein extra zugeschnittenes Abonnement.

Ihre Investition in VoIP kann in Zukunft Teil einer umfassenderen Strategie hin zum digitalen Wandel werden, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst. Vielleicht suchen Sie heute nur nach einer einfachen Cloud-Anrufsoftware, aber später benötigen Sie unter Umständen Funktionen, mit denen Sie andere Geschäftsprozesse digitalisieren und Daten sammeln und auswerten können. Legen Sie ein Budget fest, das auch Zukunftspläne berücksichtigt.

4. Informieren Sie sich über Funktionen und Integrationen

Abgesehen von UC-Lösungen bietet Ihnen ein guter VoIP-Anbieter eine Reihe weiterer Tools, so zum Beispiel:

  • IVR zur Steuerung eingehender Anrufe (z. B. von Kundinnen und Kunden mit Servicefragen)
  • automatisierte Ansagen, um die Kundinnen und Kunden über ihren Platz in der Warteschleife auf dem Laufen zu halten
  • Audioinhalte zur Verbesserung des Anruferlebnisses; hierbei kann es sich um Musik, Werbung oder Service-Updates handeln
  • Integrationen, mit denen Sie VoIP-Daten in CRM-Systeme einpflegen können und so ein besseres Verständnis Ihrer Kundinnen und Kunden erlangen
  • Verbindungen von VoIP-Anrufen mit Business-Tools, die künstliche Intelligenz verwenden, wie z. B. Chat

5. Recherchieren Sie die Supportangebote von jedemAnbieter

VoIP-Dienste müssen im Endeffekt konstant Höchstleistung erbringen und verlässlich sein, um den erfolgreichen Betrieb Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Trotzdem können Sie nicht davon ausgehen, dass alle Anbieter Ihnen einen gleichwertigen Service bieten.

Informieren Sie sich direkt bei den Anbietern, die für Sie in Frage kommen, ob sie Support rund um die Uhr oder nur zu bestimmten Zeiten anbieten. Selbst wenn Ihnen ganztägiger Support versprochen wird, sollten Sie sich danach erkundigen, ob dieser auf Self-Service-Funktionen wie Chats oder das Durchlesen von Artikeln in der Wissensdatenbank beschränkt ist oder ob Sie direkt mit dem Kundendienst sprechen können.

Und schließlich: Glauben Sie nicht, Sie müssten den besten Anbieter ganz allein suchen. Aircall arbeitet mit fachkundigen Partnern vor Ort zusammen, die Sie beim Wechsel zu VoIP unterstützen.

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