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Kostenlos ausprobierenAls Unternehmer wollen Sie in allen Bereichen Ihres Geschäfts eine zukunftssichere Entscheidung treffen – auch in der Kommunikation. Aufgrund der laufenden ISDN-Abschaltung, der Globalisierung und der Corona-Pandemie sind die Anforderungen des heutigen Arbeitsumfeldes sehr dynamisch. Ein VoIP-Telefonsystem hat mit seinem hohen Maß an Flexibilität und der vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten gegenüber anderen Arten der Business-Telefonie so deutliche Vorteile.
Erste Voraussetzung für eine optimale Nutzung ist die Wahl eines passenden und zuverlässigen VoIP-Anbieters. Aber worin unterscheiden sich die verschiedenen Provider für Business-Telefonie? Und worauf sollte ein Unternehmen bei der Umstellung auf IP-Telefonie achten?
Der vorliegende Artikel klärt diese und weitere Fragen. Zudem erfahren Sie, welche Optionen die Business-Telefonie für Sie bereitstellt und ob diese den Anforderungen der Zukunft gerecht werden. So können Sie entscheiden, welcher Partner für Sie der passende ist – damit auch Ihr Business für den „neuen Arbeitsalltag“ gerüstet ist.
Quick links
Das richtige Telefonsystem wählen: Worauf kommt es bei VoIP-Anbietern an?
Die Arten der Business-Telefonie: Goodbye Festnetz, hallo Internettelefonie
Fazit: So machen Sie Ihre Unternehmenstelefonie mit dem passenden VoIP-Anbieter zukunftssicher
Das richtige Telefonsystem wählen: Worauf kommt es bei VoIP-Anbietern an?
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie im ersten Schritt Ihre bestehende Infrastruktur analysieren und genau bestimmen, wie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Sachen Telefonsystem lauten. Überlegen Sie, wie viele Anschlüsse Sie benötigen, welche Geräte Sie einsetzen wollen und welche Sie migrieren möchten.
Ermitteln Sie im nächsten Schritt, welche Bereiche in Ihrer Kommunikation am bedeutsamsten sind und wie stark deren Einfluss auf die Produktivität der Firma ist. Um herauszufinden, welche weiteren Anforderungen Sie an Ihre Telefonie haben, sollten Sie sich mit den folgenden Fragen befassen:
Mit welchen Teilen der Welt telefonieren Sie häufig?
Wie sieht das Tagesgeschäft aus? Welche Unternehmensbereiche haben welche Ansprüche an die Kommunikation?
Welche Art von Kunden bedienen Sie? Was erwarten diese von Ihnen?
Mit der Beantwortung der Kernfragen erstellen Sie Ihr Nutzungsprofil. Mit Hilfe dieser Orientierung wird es Ihnen deutlich einfacher fallen, die Angebote eines VoIP-Anbieters zu verstehen, zu bewerten und zu entscheiden, ob sie Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Ein guter Service-Partner ist in der Lage, selbst sehr spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, indem er gegebenenfalls maßgeschneiderte Leistungspakete erstellt.
Ist diese Grundlage zur Orientierung einmal geschaffen, so können Sie das Angebot mehrerer VoIP-Provider viel besser miteinander vergleichen.
Die Arten der Business-Telefonie: Goodbye Festnetz, hallo Internettelefonie
Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden Sie feststellen, dass es verschiedene Arten der Business-Telefonie gibt. Nun gilt es, zu entscheiden, welche Ihren individuellen Bedürfnissen am besten entspricht. Damit die Wahl nicht zur Qual wird, folgt ein erster Überblick der gängigen Systeme.
Das Festnetz
Das Festnetz gehört für deutsche Unternehmen seit Jahren zum Geschäftsalltag. Allerdings ist ein Ende dieser Technik in Sicht: Die kommende ISDN-Abschaltung steht unmittelbar bevor. Warum ISDN heute problematisch ist, können Sie hier nachlesen. Auch die Auswirkungen der Pandemie haben die Schwächen dieses Systems noch einmal deutlich gemacht. Der schnelle Wechsel ins Homeoffice ist mit einem Schreibttischtelefon alles andere als einfach. Die Umleitung Ihrer beruflichen Telefonnummer auf einen privaten Anschluss oder Ihr Diensttelefon kann Ihnen Kopfschmerzen bereiten. Sie sehen also: Die Business-Telefonie über das Festnetz ist aufgrund mangelnder Zukunftstauglichkeit nicht mehr zu empfehlen:
Das PBD-Festnetz fürs Büro muss von IT-Fachleuten installiert und regelmäßig gewartet werden.
Es erfordert teure Hardware und ist mit hohen Investitionskosten verbunden.
Es bietet weniger Vielseitigkeit als eine VoIP-Telefonanlage.
Telefonanlagen für KMUs mit VoIP
Zahlreiche Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter im Zuge der Coronakrise ins Homeoffice schicken und viele Aufgaben digitalisieren. Dass sich die Umstellung von analogen Telefonanschlüssen auf IP-Telefonsysteme großer Beliebtheit erfreut, ist folglich keine Überraschung. Daher sind die nächsten zwei Systeme für Unternehmer interessant.
Das erste relevante VoIP-System ist IP-PBX. Diese Anlagen sind in großen Unternehmen weltweit verbreitet. Für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Lösung jedoch weniger geeignet.
Dem gegenüber steht die Cloud: Viele der Kunden, welche das komplett virtuelle, Cloud-basierte VoIP-Business-Telefonsystem von Aircall kennengelernt haben, betrachten sie als Lösung der Stunde:
VoIP–Anlagen sind leicht skalierbar und passen sich nahtlos an die Bedürfnisse von Start-ups und etablierten Firmen an.
Eine Cloud-basierte VoIP-Telefonie bietet im Vergleich zum Festnetz Möglichkeit zum Homeoffice.
Ein weiterer Vorteil eines solchen VoIP-Systems ist, dass bereits eine zuverlässige Internetverbindung als Grundvoraussetzung ausreicht. Diese leichte und agile Funktionsweise macht Cloud-basierte Business-Telefonie zur Wahl der Zukunft.
Kriterien für die Auswahl eines VoIP-Anbieters
Bei der Auswahl eines Telefonie-Anbieters spielen verschiedene Kriterien eine Rolle. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie zunächst die Offerten mehrerer VoIP-Anbieter einholen und evaluieren. Dieses Mehr an Recherchearbeit spart Ihnen letztlich einiges an Zeit. Denn mit Hilfe dieser Vorbereitung können Sie bereits im Vorfeld einige Kandidaten ausschließen.
In Deutschland gibt es zahlreiche spezialisierte Unternehmen, die Telefonanlagen aus der Cloud anbieten und unterschiedliche Leistungspakete offerieren. Die Basisfunktionen sind dabei jedoch oft ähnlich.
Folgende Entscheidungskriterien sollen Ihnen bei der Auswahl Unterstützung bieten.
1. Beratung
Der erste Eindruck zählt nicht ohne Grund als wichtiges Indiz dafür, wie sich eine Beziehung entwickelt. Legen Sie deshalb bei der näheren Betrachtung mehrerer VoIP-Anbieter ein besonderes Augenmerk auf die Betreuung von Neukunden.
Nimmt man sich die Zeit, Sie persönlich zu beraten und all Ihre Fragen ausführlich und geduldig zu beantworten? Zeigt man Ihnen vielleicht sogar unverbindlich, wie das eigene Produkt genau funktioniert? Oder gibt man Ihnen das Gefühl, eine Organisation von vielen zu sein und Sie müssen wichtige Informationen selbst recherchieren?
Diese Punkte können Ihnen bereits einen Vorgeschmack auf eine mögliche Zusammenarbeit mit den jeweiligen Providern geben.
2. Sicherheit
Ist der VoIP-Provider Ihrer Wahl ein offizieller Anbieter mit Track-Record und Referenzen? Wenn es sich um einen Spezialisten im Bereich Internettelefonie bzw. VoIP handelt, sind Sie auf der richtigen Spur.
Wie geht Ihr VoIP-Anbieter mit dem Thema Sicherheit um?
Der Anbieter muss die europäischen Datenschutzrichtlinien einhalten, alle Sprachdaten sicher verschlüsseln und sollte gegen Datenlecks, Hackerangriffe und ähnliche Bedrohungen gefeit sein. Finden Sie so viel wie möglich darüber heraus, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmens- und Kundendaten geschützt sind.
3. Preis-Leistungs-Verhältnis
Eine der spannendsten Fragen ist natürlich, was ein VoIP-System kostet. Das hängt davon ab, wie groß das System sein muss und wie viele Nutzer es anwenden. Einfluss auf den Preis hat ebenso, ob Sie oft Verbindungen in weniger entwickelte Regionen der Welt herstellen müssen.
Ein etablierter VoIP-Anbieter kann Ihnen hierfür ein umfassendes globales Netzwerk mit attraktiven Tarifen garantieren. Oft werden unterschiedliche Tarife für Auslandsgespräche berechnet. Wählen Sie daher einen Provider, der den geografischen Standort Ihrer Kunden abdeckt.
Prüfen Sie, welche Serviceleistungen Ihr VoIP-Anbieter anbietet und mit welchen Programmen/Funktionen die entsprechende Cloud-Software kompatibel ist. Ein Kostenvergleich kann sich durchaus lohnen.
4. Flexibilität
Ein wichtiger Faktor, der direkt mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis einhergeht, ist die Skalierbarkeit. Es ist von großer Bedeutung, dass sich Ihre Business-Telefonie dynamisch an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.
Prüfen Sie daher schon vor Abschluss eines spezifischen Tarifs etwaige Möglichkeiten zur Erweiterung oder Eingrenzung Ihrer VoIP-Telefonanlage. Bestenfalls sollten Sie jederzeit und ganz nach Bedarf neue Mitarbeiter als User anmelden sowie virtuelle Telefonnummern freischalten bzw. löschen können.
Achten Sie deshalb beim Produkt eines VoIP-Anbieters darauf, ob dessen VoIP-Telefonanlage in Synergie mit Ihrem Unternehmen ist oder unter Umständen zukünftigen Entwicklungen im Weg stehen kann. Wenn Ihre Organisation wächst, sollte der Fokus genau dort liegen und nicht darauf, mehrmals den Provider wechseln zu müssen.
5. Funktionsumfang
Sehen Sie sich die Funktionen an, die im Tarif des VoIP-Anbieters Ihrer Wahl verfügbar sind. Es ist wichtig, dass Sie wissen, was Sie von Ihrer neuen Telefonanlage erwarten können. Denn: Hier trennt sich oft die Spreu vom Weizen, da einige Provider weit mehr Leistungen anbieten als nur virtuelle Telefonanschlüsse. Ein guter Anbieter für VoIP-Telefonanlagen stellt Ihnen eine Vielzahl an Funktionen und Integrationen zur Verfügung, die andere VoIP-Provider als separate Add-ons verkaufen. Letzteres kann die Kosten unnötig in die Höhe treiben.
Eine Cloud-basierte Business-Telefonie wie Aircall bietet Ihnen Zugang zu technischen Lösungen und Möglichkeiten, die vor der Ära der Cloud-Telefonie meist nur in Callcentern Anwendung fanden. Besonders nützlich sind die Integrationen mit Drittanbietern, also die Verknüpfung Ihres VoIP-Dienstes mit anderen Tools, wie beispielsweise Ihre CRM-Software, einem E-Mail-Marketing-Dienst und anderen Programmen.
6. Die Einrichtung
Auf den Websiten so mancher VoIP-Anbieter wird das Setup der eigenen Soft- bzw. Hardware mit so blümeranten Begriffen wie “kinderleicht”, “intuitiv” und “sekundenschnell” beschrieben. Tatsächlich halten aber nicht alle Provider dieses Versprechen. Daraus resultieren dann für Unternehmen frustreiche erste Tage mit der neuen IP-Telefonanlage, weil sich die Anwendung für Mitarbeiter problematischer darstellt, als anfangs gedacht. Solch ein Szenario kostet nicht nur viele Nerven, sondern auch wertvolle Ressourcen.
Um das von vornherein zu vermeiden, sollten Sie den folgenden Fragen zum Setup besondere Aufmerksamkeit schenken:
Ist die Einrichtung schnell durchgeführt oder ist hierfür mit größerem zeitlichen Aufwand zu rechnen, der mitunter das Tagesgeschäft unterbricht? Ist eine persönliche Einweisung durch Mitarbeiter des Providers notwendig?
Lässt sich das VoIP-Telefon tatsächlich so einfach bedienen, wie beworben? Können selbst nicht IT-affine Mitarbeiter unkompliziert damit arbeiten oder werden dafür spezielle Schulungen benötigt?
Ist Ihre vorhandene Infrastruktur für die gewählte Lösung wirklich geeignet oder bedarf es der Anschaffung weiterer Hard- oder Software?
Kann der VoIP-Anbieter personell absichern, bei Fragen oder Problemen während des Setups für Sie da zu sein oder müssen Sie auf dessen Support länger warten?
7. Stabilität: Hohe Ausfallsicherheit
Bevor Sie sich für einen VoIP-Anbieter entscheiden, sollten Sie dessen Sprachqualität prüfen. Gute Geschäfte mit Partnern und Kunden gelingen nur, wenn Sie professionell auftreten. Eine gute Sprachqualität ohne Rauschen, Stocken oder Unterbrechungen ist hierbei Ihre Visitenkarte. Sie sollten daher nur VoIP-Anbietern vertrauen, die auf modernste Softwarearchitektur setzen. Das heißt, Ihr Provider sollte internationale Sprachnetze nutzen, die von lokalen Anbietern unterstützt werden. Eine Verfügbarkeit von über 99 Prozent sollte garantiert sein.
Der Aircall-Algorithmus ermöglicht beispielsweise die automatische Verbindung mit dem besten Telekom-Netz in Echtzeit und garantiert Ihnen eine sehr hohe Uptime von 99,95 %
Um zu prüfen, ob der Anbieter Ihrer Wahl Ihre Kriterien erfüllt, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Testen Sie die Software ausführlich;
Versuchen Sie, mehr über die VoIP-Anbieter herauszufinden: Fragen Sie Unternehmen nach Feedback, lesen Sie Erfahrungsberichte oder sprechen Sie Nutzer direkt an.
Bevor Sie sich für einen VoIP-Provider entscheiden: Achten Sie auf dessen Umgang mit Problemen
Nun kennen Sie die wichtigsten Kriterien, wenn es um die Auswahl eines VoIP-Anbieters geht. Ein Punkt ist jedoch noch von wesentlicher Bedeutung, bevor Sie „Ja“ zu einem potentiellen Partner sagen: wie geht dieser mit Problemen um?
Das hängt an erster Stelle vom Support-Team ab. Es sollte bestenfalls gewährleistet sein, dass ein (mehrsprachiger) Kundenservice und Support zur Verfügung steht. Das Support-Team muss reaktionsschnell sein und dann technische Hilfe bieten, wenn Sie es brauchen.
Fazit: So machen Sie Ihre Unternehmenstelefonie mit dem passenden VoIP-Anbieter zukunftssicher
Wie Sie wissen, steht der Umstieg der großen deutschen Telefonanbieter auf ein All-IP-System unmittelbar bevor. Die Frage lautet nicht mehr, ob Ihr Unternehmen auch umsteigt, sondern mit wem Sie es tun. Im Artikel haben Sie mehr darüber gelesen, wie Sie sich auf diese Entscheidung vorbereiten können und worauf Sie achten müssen.
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