Cloud-Telefonie: Ein Ratgeber | Aircall Blog

Cloud-Telefonie: Ein Ratgeber

Cloud-Telefonie: Ein Ratgeber
von
Victoria Guetter

Gehören Sie zu jenen Menschen, die schon einmal vom Telefonieren über die Cloud gehört haben, sich dann aber nichts darunter vorstellen konnten? Dann sind Sie hier genau richtig. 

Die stetige technologische Entwicklung hat eine spannende Eigenschaft: alle paar Jahre gibt es eine Revolution. Während im vergangenen Jahrzehnt das Cloud Computing maßgeblich zum Fortschritt von Unternehmen weltweit beigetragen hat, könnte in dieser Dekade eine daran angelehnte Anwendung große Wellen schlagen – die Cloud-Telefonie.

Seit die großen deutschen Telekommunikationsanbieter die Umstellung ihrer Netze von ISDN auf All-IP verkündet haben, hat sich die Cloud-Telefonie vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen zu einem wahren Buzzword entwickelt.

Doch was genau steckt eigentlich hinter dem Telefonieren über die Datenwolke und ist das Konzept eine zukunftsfähige Lösung für die Business-Telefonie? Mit Hilfe dieses Ratgebers können Sie nicht nur mitreden, sondern auch eine bessere Entscheidung für Ihre Organisation treffen.

Cloud-Telefonie: Was ist das?

So wie das Cloud Computing basiert auch die Cloud-Telefonie auf dem Internet.

Möglich macht es Voice over IP. Statt Sprache analog über Kabel zu übertragen, findet bei VoIP die Kommunikation digitalisiert statt. Das heißt, akustische Informationen werden in Datenpakete umgewandelt, über das Internet übertragen und beim Empfänger wieder in Form von Tonsignalen ausgegeben. Die Verbindung erfolgt hierbei über das Netzwerkprotokoll, also das Internet Protocol (IP). In anderen Worten: VoIP ist die Technologie, die das Telefonieren über das Internet überhaupt ermöglicht.

Die zweite Grundlage ist die Cloud. Wie der Monitor der Bitkom vergangenes Jahr zeigte, nutzen derzeit 3 von 4 deutschen Unternehmen Cloud-Leistungen wie beispielsweise Datenspeicherung, Rechenvorgänge oder Anwendungssoftware. Hinter dieser Datenwolke steckt eine ausgeklügelte Informationsarchitektur, die auf Servern basiert.

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Beide Aspekte vereint ergeben schließlich die Cloud-Telefonie. Bei dieser Form der Internettelefonie werden alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage durch eine virtuelle Anwendung übernommen. Diese Lösung wird über die Rechenzentren eines entsprechenden Providers gehostet und kann dann Software-basiert vom Anwender für die Internettelefonie genutzt werden.

Wie funktioniert die Cloud-Telefonie?

Was sich zunächst furchtbar kompliziert anhört, ist für den Nutzer jedoch sehr leicht in der Anwendung. Um über die Cloud zu telefonieren, benötigen Sie zunächst einen entsprechenden VoIP-Anbieter.

Ist Ihr Kundenprofil bei diesem einmal eingerichtet, können Sie dessen Software auf jedem beliebigen VoIP-fähigen Endgerät installieren, zum Beispiel auf dem Laptop oder Ihrem Smartphone. Die einzige Voraussetzung ist dabei, dass dieses über eine stabile Internetverbindung verfügt. Das heißt, Sie benötigen bei der Cloud-basierten Telefonie keine spezielle Hardware, sondern können jene Medien nutzen, die Sie bereits besitzen. Auf diese Weise können Sie die Anzahl ihrer aktiven Telefonanschlüsse im Unternehmen je nach Bedarf regulieren. Über die Anwendung lassen sich in wenigen Minuten Nutzer hinzufügen oder entfernen sowie nationale und internationale virtuelle Rufnummern erstellen und löschen.

Die eigentliche Leistung einer virtuellen Telefonanlage erfolgt bei diesem Prozess über das Rechenzentrum des Cloud-Telefonie-Anbieters. Mit Hilfe der installierten App können Sie und Ihre Mitarbeiter wie gewohnt Anrufe tätigen und zusätzliche Funktionen sowie Integrationen nutzen.

Wie sicher ist die Cloud-Telefonie?

Mit der Verlagerung der Telefonie aus dem analogen Festnetz ins Internet verändert sich auch der Aspekt der Sicherheit. Cloud-Telefonie ist anderen Bedrohungen ausgesetzt, als es noch bei Verbindungen über das klassische Tischtelefon der Fall war.

Mögliche Risiken sind:

  • Malware-Attacken in Form von versandten Bots, Viren und Trojanern, die ihr System unterwandern und stören sollen;
  • Hackerangriffe auf Netzwerke, um diesen zu schaden oder Datendiebstahl zu betreiben;
  • Automatisierte Programme, die mittels mehrerer simultaner Anrufversuche das Ziel verfolgen, Ihre Telefonanlage zu verlangsamen oder komplett außer Kraft zu setzen (Denial of Service).

Hinzu kommen weitere relevante Aspekte wie die gesetzlich verpflichtende Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung und die Möglichkeit von Netzwerkausfällen.

Dem ist allerdings entgegenzuhalten, dass sich nicht nur die möglichen Gefährdungen der Business-Telefonie gewandelt haben, sondern auch die entsprechenden Maßnahmen. 

Der Vorteil der Cloud-Telefonie besteht darin, dass Unternehmen von einer zweifachen Schutz-Struktur profitieren können – intern von der firmeneigenen und extern von der Ihres VoIP-Anbieters.

Die meisten Provider für Cloud-basierte IP-Telefonie bieten ihren Kunden in puncto Sicherheit Annehmlichkeiten wie: 

  • Hochgradig gesicherte und redundante Serveranlagen, die allen Zertifizierungen entsprechen und gegen Einwirkungen wie Einbrüche, Brände oder Manipulation geschützt sind;
  • Die Verschlüsselung von Datenverbindungen, um ein Abhören und Zugriffe durch Dritte zu verhindern;
  • Die Verarbeitung von Kundendaten gemäß der EU-DSGVO;
  • Regelmäßige Wartungsvorgänge und Softwareupdates, um die Infrastruktur kontinuierlich vor neuen Bedrohungen zu schützen und Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Zusätzlich sollten Unternehmen auf ihrer Seite eine entsprechende Verwaltung der Zugriffe auf die virtuelle Telefonanlage übernehmen und für eine leistungsstarke interne Netzinfrastruktur sorgen. Die Kombination aus diesen internen und externen Maßnahmen macht die Cloud-Telefonie sogar sicherer als die ISDN-Telefonie.

Welche Funktionen bietet die Cloud-Telefonie?

Ähnlich wie bei analogen Telefonanlagen können Sie Verbindungen empfangen, halten und Weiterleitungen sowie Telefonkonferenzen durchführen. Diese Grundfunktionen werden bei der Cloud-Telefonie durch jene Aspekte erweitert, die erst mit der Datenübermittlung über den Internetanschluss möglich wurden.

Beispielsweise können Sie mit der Internettelefonie zahlreiche Telefonie-Funktionen nutzen, darunter das Durchführen von Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern oder das Einrichten von Sprachdialogsystemen.

Praktisch ist zudem, dass in die Cloud-Telekommunikationsanlage des Anbieters neben dem IP-Telefon auch das Faxgerät und die Computer miteinander verbunden sind. So können Mitarbeiter Endgeräte effizienter nutzen, zum Beispiel indem sie über ihr Smartphone Faxe versenden oder per E-Mail ihre Mailbox abhören.

Weiterhin kann eine Cloud-Lösung mit bereits bestehenden Software-Anwendungen Ihres Unternehmens verknüpft werden. Mitunter lässt sich auf diese Weise das eigene CRM-System direkt in die Business-Telefonie integrieren, sodass Ihre Mitarbeiter bei einem Kundengespräch direkt die dazugehörigen Daten abrufen können.

Nicht zuletzt ist die Cloud-basierte IP-Telefonie mit ihrer Funktionsweise die Grundlage für Unified Communications, also die Zusammenführung aller wichtiger Kanäle der Unternehmenskommunikation in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche.

Welche Vorteile bringt Cloud-Telefonie?

  • Eine Cloud-Telefonie lässt sich schnell und einfach konfigurieren und bedarf keiner aufwendigen Wartung;
  • Größere Sicherheit vor Ausfällen und Datenverlusten, da Sie nicht an eine einzelne physische Telefonzentrale gebunden sind, sondern das Konzept auf einem Cloud-Netzwerk mit entsprechender redundanter Server-Infrastruktur basiert;
  • Da sie keine zusätzliche Hardware benötigen und VoIP-Telefonie günstigere Tarife bietet, als das Telefonieren über Festnetz, ist eine Cloud-Telefonanlage kosteneffizient;
  • Hohe Skalierbarkeit bei der Ausgestaltung Ihrer Business-Telefonie, indem Anschlüsse und Nebenstellen mit wenigen Klicks an-, um- und abgemeldet werden können;
  • Durch die orts- und medienunabhängige Nutzung bietet Cloud-Telefonie große Flexibilität bei der Anwendung im Geschäftsalltag und erlaubt mobiles Arbeiten;
  • Durch die Verwendung virtueller Rufnummern können Sie spezifische lokale oder internationale Vorwahlen verwenden, ohne vor Ort sein zu müssen.

Vor allem Sales-, IT- und Marketing-Teams können die vielseitigen Mehrwerte einer Cloud-Telefonanlage nutzen:

  • Nützliche Funktionen der Cloud-Telefonanlage, wie beispielsweise das Call Tracking bei Marketingkampagnen, erlauben es Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeit effizienter zu erledigen;
  • Cloud-Telefonie lässt sich problemlos in bestehende Anwendungen wie Callcenter-Software, CRM- und Helpdesk-Systeme integrieren und erleichtert dadurch interne und externe Abläufe;
  • Als Grundlage für Unified Communication verbessert eine Cloud-Telefonanlage die Zusammenarbeit und Kommunikation ihrer Mitarbeiter;
  • Sales-, IT- und Marketing-Teams können bei einer Cloud-basierten VoIP-Telefonie remote agieren und beispielsweise im Homeoffice oder als virtuelles Team arbeiten.

Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht in eine kostenintensive und wartungsaufwändige on-premise Telefonanlage investieren wollen, lohnt sich die Cloud-Telefonie. Das Konzept ist nicht nur eine agile und innovative Alternative zur klassischen Telefonie. Hinzu kommt, dass so auch kleinere Unternehmen von einer vorgefertigten Kommunikationsinfrastruktur profitieren, deren Anschaffung sich ohne die Cloud womöglich nur Großkonzerne leisten könnten.

Wie gelingt der Wechsel zur Cloud-Telefonie?

Vermutlich können Sie mittlerweile nachvollziehen, warum sich die Cloud-Telefonie nicht nur in Deutschland, sondern international immer größerer Beliebtheit erfreut. Das Beste kommt allerdings zum Schluss: Der Wechsel zu einer Cloud-basierten VoIP-Telefonanlage ist kinderleicht.

  1. Im ersten Schritt sollten Sie erfassen, welche Anforderungen Sie an Ihre Telefonie-Lösung haben. Wie viele Anwender werden die Cloud-Telefonie nutzen und wie sieht dabei die geografische und strukturelle Verteilung in Teams aus?
  2. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen über eine stabile Netzwerk-Infrastruktur verfügt bzw. ob ggf. im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter eine leistungsstarke Breitband-Internetverbindung haben.
  3. Wählen Sie einen VoIP-Anbieter, der Ihren Bedürfnissen und Wünschen an eine Cloud-Telefonanlage gerecht wird und dabei gleichzeitig hohe Sicherheits- und Qualitätsstandards bietet.
  4. Je nach Cloud-Telefonie-Unternehmen erfolgen nun unterschiedliche Abläufe der Installation und Einrichtung. Diese sind aber in der Regel in wenigen Minuten erledigt, sodass Sie nach und nach Ihre Mitarbeiter in die intuitive Software-Lösung einführen können.
  5. Gestalten Sie Ihre IP-Telefonanlage individuell, beispielsweise durch Verknüpfungen mit Ihrer Business-Software, der Konfiguration von Öffnungszeiten oder das Hochladen Ihrer eigenen Wartemusik in Ihr Sprachdialogsystem.

Wenn Sie kaum glauben können, dass der Umstieg so einfach ist, dann probieren Sie es am besten direkt aus! Aircall bietet einen eine kostenlose 7-tägige Demoversion, damit Sie selbst erleben können, warum Cloud-Telefonie zu Recht ein Buzzword ist.

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