Callcenter im Homeoffice - so klappt’s | Aircall Blog

Callcenter im Homeoffice - so klappt’s

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von
Victoria Guetter

Callcenter sind aus der modernen Unternehmenslandschaft nicht mehr wegzudenken. Ein effizientes, professionelles Callcenter ist eine entscheidende Voraussetzung für einen schnellen Kundensupport und ein effektives Sales-Team. Je besser Ihr Callcenter funktioniert, umso glücklicher sind Ihre Kunden und potenzielle Neukunden können schneller erreicht werden. 

Die Coronakrise hat gezeigt, dass Callcenter auch und vor allem in Krisenzeiten einen enormen Einfluss auf den Erfolg von Unternehmen haben können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Callcenter einrichten, mit dem die Arbeit Ihres Teams auch im Homeoffice den Ansprüchen moderner Unternehmen gerecht wird. 

Welche Vorteile bietet ein Callcenter im Homeoffice für Unternehmen?

Abgesehen von der aktuell gestiegenen Notwendigkeit, möglichst viele Prozesse Ihres Unternehmens per Homeoffice abwickeln zu können, bietet ein Callcenter im Homeoffice auch für die Zeit nach der Pandemie einige Vorteile.

Mehr Flexibilität

Ist ein Homeoffice-fähiges Callcenter einmal eingerichtet, steht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern frei, von wo und mit welchem Gerät Anrufe entgegengenommen und getätigt werden. Das ermöglicht Ihnen, schnell auf unvorhergesehene Herausforderungen (bspw. bei Gerätsausfällen, Lockdowns oder überraschend hohem Anrufaufkommen) reagieren zu können. Außerdem können Sie kompetente Mitarbeiter anwerben, die nicht unmittelbar in Ihrer Nähe wohnen und eventuelle Geräteausfälle mit geringem Zeitverlust kompensieren.

Deutliche Kostenersparnis

Haben Sie ein Callcenter aufgebaut, das weder an einen Ort noch an bestimmte Geräte gebunden ist, werden Mittel frei, die Sie an anderer Stelle in Ihr Unternehmen investieren können. Mit einem Cloud-basierten Callcenter fallen wesentlich geringere Kosten für die Wartung, Anrufe ins In- und Ausland, sowie für die Anschaffung von Geräten an. Darüber hinaus sinken die Chancen erheblich, dass Sie Opfer  eines teuren Hackerangriffs werden. 

Einfache Skalierbarkeit

Bisher war die Aufstockung eines Callcenters eine kostspielige und zeitintensive Angelegenheit. Größere Räume, mehr Geräte und Telefonleitungen mussten organisiert und installiert werden. Funktioniert Ihr Callcenter auch im Homeoffice, zum Beispiel über eine Cloud-Software, können Sie mit wenigen Klicks neue Mitarbeiter in Ihr System hinzufügen und müssen sich nicht um größere Räumlichkeiten, mehr Tische und Stühle bemühen.

Hohe Attraktivität für Arbeitnehmer

Auch Ihre Mitarbeiter und jene, die es gerne werden möchten, profitieren von der Möglichkeit, ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten zu können. Gerade die Möglichkeit, Familie und Beruf miteinander vereinbaren zu können, spielt hier eine wichtige Rolle. Ein gutes Team zusammenzustellen, auszubilden und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden, ist – wie Sie wissen – essentiell für den langfristigen Erfolg jeder Organisation.

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Welche Vorteile bietet ein Callcenter im Homeoffice für Mitarbeiter?

Auch wenn sich derzeit wohl immer mehr Menschen wünschen, nicht mehr im Homeoffice arbeiten zu müssen, wird die Option auf das – zumindest gelegentliche – Arbeiten in den eigenen vier Wänden auf dem Arbeitsmarkt der Zukunft eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Das hat folgende Gründe:

Vertrauensbeweis durch freiere Arbeitsgestaltung

Lassen Sie Ihr Team auch im Homeoffice arbeiten, vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern damit, dass Sie an ihre Fähigkeiten glauben und ihnen vertrauen. Mit diesem Vertrauensbeweis kann sich Ihre Belegschaft mit mehr Engagement und Verantwortungsbewusstsein in den Arbeitsalltag einbringen.

Bessere Vereinbarung von Beruf und Familie

Mitarbeiter, die eine Familie haben, können im Homeoffice sorgenfreier und flexibler arbeiten. Frischgebackene Mütter können beispielsweise schneller wieder in den Arbeitsalltag einsteigen und Eltern können mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen.

Optimierte Work-Life-Balance

Kann sich ein Mitarbeiter frei entscheiden, wo er seiner Arbeit nachgehen will, lassen sich andere Aspekte seines Lebens besser mit seinen Arbeitszeiten vereinbaren. Die Arbeit im Homeoffice verursacht außerdem weniger Stress als im Büro und Mitglieder Ihres Teams ersparen sich lange Anfahrtswege. Können sich Ihre Angestellten mehr um ihre psychische und physische Gesundheit kümmern, verbringen sie weniger Zeit im Krankenstand und können produktiver arbeiten. 

So erstellen und leiten Sie ein erfolgreiches Callcenter im Homeoffice

Ihr Callcenter im Homeoffice soll Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, hohe Servicequalität für Ihre Kunden garantieren und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern. Gehen wir also auf die wesentlichen Dinge ein, die Sie für einen reibungslosen Umstieg beachten müssen. 

  • Erfüllen Sie alle technologischen Grundvoraussetzungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter geeignete Hardware nutzen und teilen Sie Ihr Wissen über Internetsicherheit mit ihnen, um das Eindringen von Malware in Ihr Netzwerk zu vermeiden. Hier zahlt es sich auch aus, einen Teil ihrer erzeugten Ersparnisse in hochwertige Geräte für Ihre Angestellten zu investieren. 
  • Nutzen Sie eine verlässliche Callcenter-Software. Eine moderne Callcenter-Software nimmt Ihrem Team viel Arbeit ab. Aufgaben wie Datenpflege, Anrufaufzeichnung und Nachverfolgung oder intelligente Anrufverteilung werden automatisiert. Die Integration von CRM- und Helpdesk-Systemen erleichtert zudem die Arbeit Ihres Teams. Darüber hinaus bieten moderne Callcenter-Lösungen dank verschiedener Verschlüsselungsmechanismen hohe Sicherheitsstandards für Kunden- und Unternehmensdaten.
  • Legen Sie klare Regeln für den Arbeitstag fest. Einigen Sie sich vor der Umstellung auf den Remote-Betrieb auf klare Regeln für Arbeitszeiten und das Handling von sensiblen Daten. Tauschen Sie sich diesbezüglich regelmäßig mit Ihrem Team aus und lassen Sie die Herausforderungen Ihrer Belegschaft (Kinderbetreuung etc.) mit in Ihre Regelungen einfließen. 

Welche Arten von Callcenter gibt es?

Es gibt zwei Arten von Callcenter: die klassischen On-Premise und die Cloud-basierten Callcenter. 

  • On-Premise Callcenter: Lokale Callcenter setzen sich aus Hardware, Software und Infrastruktur zusammen, die sich allesamt in Ihrem Betrieb befinden. Hier muss sich Ihr IT-Team intern um die Einrichtung und Aufrechterhaltung Ihres Callcenters kümmern. 
  • Cloud-basierte Callcenter: Die Cloud-basierte Version wird von externen Anbietern verwaltet. Sie können entweder per Browser oder mit einer auf dem Smartphone installierten App auf das Telefonsystem zugreifen und arbeiten. 

Welche Lösungen eignen sich für Callcenter im Homeoffice

Mit einer Cloud-basierten Software lassen sich die Vorteile eines Callcenters im Homeoffice am besten realisieren und gängige Callcenter-Probleme vermeiden. Die internetbasierte Lösung für Ihr Team ist schnell eingerichtet, flexibel, kostengünstig und zuverlässig. Dazu können Sie mit Plugins und der Integration eines CRM oder Helpdesk-Systems den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter reduzieren. 

Im Vergleich zu einer On-Premise Software ist das Telefonieren über die Cloud bzw. per VoIP-Telefonsystem dank VPN und Co. auch noch deutlich sicherer. Und was haben Ihre Kunden davon, wenn Ihr Team eine Cloud-basierte Lösung nutzt? Wartezeiten werden reduziert, Kunden werden mit Informationen versorgt, während sie sich in der Warteschleife befinden und anschließend automatisch mit einem Mitarbeiter verbunden werden, der ihnen auf Anhieb weiterhelfen kann und die relevanten Fähigkeiten besitzt. 

Wie Sie mit Aircall ein Callcenter im Homeoffice erstellen

Bei Aircall richten Sie im Handumdrehen ein Cloud-basiertes Callcenter ein, mit dem Ihre Mitarbeiter erfolgreich im Homeoffice arbeiten können. Neue Mitarbeiter und Telefonnummern sind mit wenigen Klicks erstellt und nutzbar. Ist Ihr Team an Bord, kann es ungehindert so viele Anrufe auf einmal abwickeln, wie es muss und will. 

Interne Qualitätskontrollen und Trainings werden dank der automatischen Anrufaufzeichnung vereinfacht und Ihre Kunden werden per Skill-based Routing an die richtigen Mitarbeitern weitergeleitet. Und wenn Sie Ihrem Team bei der Arbeit – virtuell – über die Schulter blicken möchten, können Sie sich per Live-Feed einen Überblick verschaffen.

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