Wie funktioniert eine Callcenter-Software? | Aircall Blog

Wie funktioniert eine Callcenter-Software?

funktion callcenter software
von
Victoria Guetter

Mit der richtigen Callcenter-Software steht und fällt der Erfolg Ihres Unternehmens, denn die richtige Software führt Sie zu mehr und besseren Telefonaten, zu zufriedenen Mitarbeitern und glücklichen Kunden. Somit ist sie eine entscheidende Komponente der Customer Experience-Strategie. Mit der ISDN-Abschaltung die endgültig für 2022 in Deutschland geplant ist, wird die VoIP-Technologie zum Standard in vielen Unternehmen. Gleichzeitig bringt Ihnen der Umstieg auf die Cloud-basierte Telefonie zahlreiche Vorteile.

Warum ist eine Callcenter-Software nützlich?

Die richtige Software für Ihr Callcenter, stellt nicht nur Ihre Agenten zufrieden, sondern auch Ihre IT-Mitarbeiter und vor allem Ihre Kunden. 

Hohe Sicherheit und Support rund um die Uhr

Die Software von Aircall erfüllt mit Firewalls und der Befolgung der Vorgaben der DSGVO alle wichtigen Sicherheitsstandards. Zudem ist das Setup des Systems in wenigen Minuten erledigt. Sollte es doch einmal zu Fragen oder Problemen kommen, erhalten Sie jederzeit wichtigen Support.

Starke Kundenbindung schaffen

Schaffen Sie ein positives Kundenerlebnis, indem Sie Dank IVR-Sprachmenüs und Skill-basiertem Routing auf Kundenprobleme oder -bedenken gezielt eingehen können. 

Schneller Kundenprobleme bearbeiten

Verkürzen Sie nicht nur die Dauer der Anrufe, sondern senken Sie gleichzeitig die Kosten durch gezieltere und schnellere Problemlösung. Mit unseren Funktionen leiten Sie Ihre Kunden direkt an den richtigen Mitarbeiter weiter. So wird das Anliegen effizient gelöst. 

Umsatzsteigerung

Halten Sie zufriedene Kunden. Potenzielle Käufer können Sie zum passenden Zeitpunkt an den richtigen Mitarbeiter weiterleiten und dadurch die Konversionsrate und den Umsatz Ihres Unternehmens steigern. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Callcenter und einem Contact Center?

Es gibt einige Unterschiede zwischen Callcentern und Contact Centern. Ein Callcenter dient lediglich der Bearbeitung von Anrufen von Kunden und fokussieren sich somit nur auf den telefonischen Kundensupport. Das Contact Center nutzt dagegen kanalübergreifend alle Arten von Kontaktpunkten mit den Kunden, von Textnachrichten als SMS und über WhatsApp über E-Mails, Chats, Social-Media-Kanäle und Telefonanrufen.

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Sie arbeiten von Zuhause aus und sind auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung zum Telefonieren?

Ein simples Telefonsystem reicht für Contact Center nicht mehr aus. Sie müssen entsprechend ausgerüstet sein, um in Echtzeit auf den Kanälen der Kunden zu reagieren.

Sie brauchen eine Cloud-basierte Callcenter-Software, in der alle wesentlichen Bestandteile integriert sind. Dies umfasst Inbound- und Outbound-Telefonie, die Beantwortung von Anfragen über E-Mails, Chats und soziale Medien. Zudem muss es möglich sein, präzise Analysen durchzuführen und hilfreiche Programme und Funktionen zu integrieren.

10 Anforderungen, die Ihr Unternehmen hat und die Aircall erfüllt

  • 1. “Unsere Callcenter-Software muss sich mit dem CRM verbinden”
  • Aircall: Wir bieten Ihnen über 70 Integrationen und machen es Ihnen möglich, das CRM mit der Software zu verbinden. So können die Kundenbeziehungen zufriedenstellend gepflegt und Prozesse optimiert werden. Sollte die passende Integration nicht dabei sein, können Sie dank unserem Public API die passende Integration für Ihre Ansprüche kreieren.
  • 2. “Die Software muss ermöglichen, dass wir standortunabhängig arbeiten können” 

Aircall: Unsere Software kann problemlos auf allen fähigen Endgeräten installiert werden – egal, ob Smartphone, Tablet oder auf dem Computer. So können Callcenter-Mitarbeiter auch flexibel im Homeoffice arbeiten. 

  • 3. “Unsere Kunden sollen direkt den passenden Ansprechpartner erreichen”

Aircall: Mit unserem IVR-Sprachmenü und dem Skill-basierten Routing können Anrufer direkt an den passenden Mitarbeiter verbunden werden. Ihre Kunden erreichen so einen Ansprechpartner, der ihre Sprache spricht oder sich auf dem Gebiet, zu dem der Kunde eine Frage hat, auskennt. 

  • 4.“Die Kosten dürfen nicht explodieren”

Aircall: Mit unserer Software haben Sie die absolute Kostenkontrolle bei allen Telefonaten. Unsere Kostenbremse schützt Sie davor, dass Hacker unbegrenzt Anrufe ins Ausland tätigen können und somit Ihre Rechnung in die Höhe treiben.   

  • 5.  “Wir müssen unsere Daten und die Daten unserer Kunden zuverlässig schützen können”

Aircall: Firewalls bieten Ihnen Schutz davor, abgehört zu werden. Zusätzlich schützen Sie sich mit optimalen Passwörtern und der Verwendung von VPN-Servern. Mit Aircall können Sie risikofrei und sicher telefonieren.

  • 6. “Wir möchten unsere Mitarbeiter lange halten und Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich gestalten”

Aircall: Gute Mitarbeiter sind Gold wert. Sowohl in der Inbound- als auch in der Outbound-Telefonie sind kompetente, erfahrene und freundliche Mitarbeiter besonders wichtig. Mit Funktionen, die die Arbeit der Agenten vereinfachen, unterstützen Sie sie bei der Arbeit und sorgen für Zufriedenheit statt Frustration. So können sich Kollegen untereinander beispielsweise mit der Whisper-Funktion gegenseitige Unterstützung bieten.

  • 7. “Wenn wir einen Anruf erhalten, möchten wir direkt den passenden Eintrag im System sehen.”

Aircall: Mit der Computer Telephony Integration für Callcenter, finden Sie beim Anruf eines Kunden direkt den passenden Eintrag in der Kundenkartei und können sich diesen anzeigen lassen. Der Callcenter-Mitarbeiter sieht so alle wichtigen Informationen, kann zügig die Identität des Anrufers prüfen, um umgehend behilflich zu sein.  

  • 8. “Wir müssen unsere Telefonate sicher für Schulungszwecke aufzeichnen können”

Aircall: Das Mithören und Aufzeichnen von Gesprächen für Schulungszwecke ist gängige Praxis. Aircall bietet Ihnen diese Möglichkeit, um einen einwandfreien Kundenservice am Telefon zu bieten

  • 9. “Wir müssen effizient arbeiten und brauchen einen Power Dialer für lückenlose Anrufe”

Aircall:  Unser sogenannter Power Dialer wählt automatisch gespeicherte Telefonnummern von einer Liste, die Sie zuvor auswählen. Sobald ein Anruf beendet ist, wird automatisch die nächste Nummer in der Liste gewählt. So sparen Sie viel Zeit, denn Sie müssen keine Nummern eingeben oder auswählen – all das geschieht völlig automatisch. 

  • 10. “Wir möchten Callcenter-Analysen zuverlässig durchführen, um uns stetig zu verbessern.” 

Aircall: Mit den richtigen Daten, können Sie Rückschlüsse auf die Performance Ihres Teams ziehen. Messen Sie die Anzahl verpasster und angenommener Anrufe pro Callcenter-Agenten und die Bearbeitungszeit eines Falls. Mit unseren Analyse- und Tracking-Funktionen optimieren Sie Ihre Telefonie. 

Einer der wichtigsten Vorteile von Aircall: Die Software ist zügig installiert, Sie benötigen nicht lange, um die Telefonanlage einzurichten und ersparen sich Wartungsarbeiten oder lange Wartezeiten für neue Rufnummern.

Aircall bietet Ihrem Unternehmen noch viel mehr, aber wenn wir jetzt alles aufzählen, verschwenden wir wertvolle Zeit.
Testen Sie noch heute unsere Software für 7 Tage kostenlos.
Überzeugen Sie sich selbst und finden genau die Funktionen und Integrationen, die Sie für Ihr Callcenter brauchen.

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