So telefonieren Sie im Homeoffice wie im Büro | Aircall Blog

Homeoffice und Business-Telefon: So telefonieren Sie daheim wie im Büro

Homeoffice-Telefon
von
Victoria Guetter

Die Arbeit im Homeoffice ist seit Ausbruch der Corona-Pandemie ein Thema, mit dem sich Unternehmen, Arbeitnehmer und die Politik intensiv beschäftigen müssen. Heute ist in Deutschland sogar die Rede von einer “Homeoffice-Pflicht” – Unternehmen müssen ihre Belegschaft ins Homeoffice schicken, sofern ihre Arbeit nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden ist.Der Umstieg auf die Arbeit im Homeoffice stellt Unternehmen vor viele neue Herausforderungen – vor allem die interne Kommunikation und Telefonate mit Kunden und Leads sind hier ein zentrales Thema. In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie Sie Ihre Business-Telefonie gekonnt ins Homeoffice übersiedeln.

Arbeiten im Homeoffice – Vor-und Nachteile

Listen mit allgemeinen Vor- und Nachteilen der Arbeit im Homeoffice haben Sie in den letzten Monaten wohl schon zu Genüge gelesen. Gehen wir also einen Schritt weiter und sehen wir uns an, wie Ihre Sales-, Support- und IT-Teams vom neuen Homeoffice profitieren und wie Sie mögliche Stolpersteine umgehen können.

So profitieren Sie und Ihr Team von der Arbeit im Homeoffice

  • Flexibilität. Arbeiten Ihre Teams im Homeoffice, können Sie Ihre Teams nach Belieben skalieren ohne neue Tische, Stühle oder größere Büroräume organisieren zu müssen. Auch ein Geräteausfall lässt sich leicht kompensieren, wenn Business-Telefonate ortsunabhängig geführt werden können.
  • Zufriedene Mitarbeiter. Dürfen Ihre Mitarbeiter daheim arbeiten, können sie Ihren Aufgaben selbstbestimmter erfüllen und ihr Privatleben – vor allem das Familienleben – leichter mit ihrem Beruf vereinbaren. Zufriedene Mitarbeiter haben weniger Stress und können produktiver arbeiten.
  • Attraktives Jobangebot. In Ihrem Unternehmen besteht auch nach dem Lockdown weiterhin die Möglichkeit, zur Gänze oder teilweise im Homeoffice zu arbeiten? Dann haben Sie in Verhandlungen mit potenziellen Neuverpflichtungen ein starkes Argument auf Ihrer Seite.
  • Gesteigerte Produktivität. Mit moderner Software können Sie Arbeitsprozesse in wenigen Klicks automatisieren und optimieren. So haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um Sales-Ziele zu erreichen, Kundenfragen entgegenzunehmen und Projekte voran zu treiben.

Herausforderungen im Homeoffice und wie Sie sich überwinden lassen

Die Arbeit im Homeoffice kann einige Stolpersteine mit sich bringen. Es gibt aber einige Tricks, mit denen sich diese Hürden überwinden und ein produktives Arbeitsumfeld schaffen lassen. Im Folgenden gehen wir näher auf gängige Bedenken und bewährte Lösungsansätze für Ihr Homeoffice ein.

Weniger Produktivität. Führungskräfte befürchten oft, dass Mitarbeiter im Homeoffice ihre neue Freiheit missbrauchen, oder, dass die firmeninterne Kommunikation so stark unter der Umstellung leidet, dass wichtige Aufgaben deutlich langsamer oder gar nicht erledigt werden könnten.
Das können Sie tun: Legen Sie mit Ihren Teams klare Arbeits- und Pausenzeiten, sowie Deadlines fest. Wenn Sie das tun, denken Sie auch daran, dass Ihre Mitarbeiter möglicherweise Kinder haben, die gleichzeitig betreut werden müssen. Flexible Pausenzeiten haben sich hier bewährt. Darüber hinaus können Sie mit intelligenter Software Arbeitsabläufe koordinieren und optimieren. Und: Sie können in Echtzeit Ihrem Team bei der Arbeit zusehen und helfend zur Seite stehen. 

Unsichere Daten. Telefonieren Mitarbeiter mit privaten Geräten, besteht die Gefahr, dass sensible Informationen nach außen gelangen. Hacker könnten sich in die Gespräche Ihrer Teams einklinken, per Malware Daten stehlen oder beschädigen.
Das können Sie tun: Nutzen Sie eine internetbasierte Telefonie-Lösung, bei der Daten durch verschiedene Sicherheitsmechanismen (z.B. Firewalls oder durch VPN verschlüsselte Verbindungen) geschützt sind. Zusätzlich sollten Sie – um sich gegen Malware zu schützen – Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass sie Links und Nachrichten von unbekannten bzw. verdächtigen Absendern auf keinen Fall öffnen sollten, da so Ihre Firewall umgangen werden kann. So stellen Sie sicher, dass Firmen- und Kundendaten bestens geschützt sind – gerade wenn Ihre Teams im Homeoffice arbeiten.

Soziale Isolation. Der Austausch unter Teamkollegen ist für viele Menschen ein wichtiger Teil ihres Arbeitslebens, der im Homeoffice schnell zu kurz kommen kann. Das kann psychische Probleme verursachen und Ihren Mitarbeitern die Freude an der Arbeit nehmen.
Das können Sie tun: Richten Sie separate Gruppenchats ein und veranstalten Sie – sofern keine einschränkenden Maßnahmen bestehen – regelmäßige (virtuelle) Teamevents, um den Zusammenhalt und Austausch innerhalb Ihrer Teams zu stärken.

Warum Cloud-Telefone die passende Lösung sind

Cloud-Telefonsysteme sind internetbasierte Lösungen, bei denen Ihre analogen Sprachsignale komprimiert und über das Internet an Ihren Gesprächspartner versandt werden. Diese werden anschließend vom Telefon, Laptop oder Tablet Ihres Gegenübers wiedergegeben. Die größten Vorteile eines Cloud-basierten Telefonsystems lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Flexibilität, Sicherheit und Produktivität.

Neue Flexibilität mit Ihrem Homeoffice-Telefon

Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem sind Sie nicht nur flexibel was den Arbeitsort betrifft. Ihre Agenten können sich aussuchen, mit welchem Gerät sie telefonieren möchten und der Umstieg ins Homeoffice oder auf ein neues Gerät gelingt in wenigen Minuten oder Sekunden, da sich Ihre Mitarbeiter einfach ins System einloggen und gleich da weitermachen können, wo sie aufgehört haben.

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Modernste Sicherheit dank mehrfacher Verschlüsselung

Der wohl größte Vorteil der Cloud-Telefonie gegenüber klassischen Festnetz-Telefonsystemen sind die modernen Sicherheitsmöglichkeiten, die Ihnen internetbasierte Telefonsysteme bieten. Cloud-basierte Telefonanlagen verschlüsseln die komprimierten Sprach-Datenpakete, die Verbindung zwischen den Geräten aller Gesprächspartner, sowie ein- und ausgehende Anrufe auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter. Und wenn Sie firmeninterne Gespräche innerhalb desselben Netzwerks führen, ist das Eindringen von außen praktisch unmöglich.

Höhere Produktivität dank virtueller Automatisierung

Mit Ihren Homeoffice-Telefonen können Sie einige Arbeitsprozesse automatisieren. Beispielsweise müssen Ihre Agenten Rufnummern nicht mehr eintippen oder nach der jeweiligen Kundenhistorie suchen. Desweiteren können Manager in Echtzeit sehen, welche Mitarbeiter gerade Anrufe entgegennehmen können, welche sich gerade in einem Gespräch befinden und wer gerade Pause macht. 

Neuen Teammitgliedern können Sie diskret zur Seite stehen, indem Sie per Whisper-Funktion an deren Gesprächen teilnehmen. Die von der Software gesammelten Daten und aufgezeichneten Gespräche können Sie anschließend für interne Qualitätskontrollen und Trainingszwecke nutzen.

So finden Sie das passende Business-Telefon fürs Homeoffice

Um das passende Homeoffice-Telefon für Ihren Betrieb zu finden, sollten Sie sich überlegen, welche Anforderungen Ihr neues Telefonsystem erfüllen muss. Anhand dieser Anforderungen können Sie sich dann den Anbieter aussuchen, der am besten zu Ihnen passt. 

Solide Datensicherheit, verlässliche Software und praktische Funktionen sind Eigenschaften, die in jedem Homeoffice gefragt sind und über die Ihr Telefonsystem verfügen sollte. Achten Sie daher darauf, dass Sie eine Telefonlösung nutzen, bei der Ihre Gespräche geschützt sind und auf die Sie jederzeit geräts- und ortsunabhängig zugreifen können. 

Welche Funktionen sollte die Telefonlösung haben?

Kommen wir zu den Funktionen, die Ihnen und Ihren Teams das Leben im Homeoffice leichter machen. Wenn Sie bereits ein CRM nutzen und es weiter verwenden bzw. auf die darin enthaltenen Daten zugreifen möchten, muss Ihre neue Telefonlösung in der Lage sein, die Daten aus Ihrem System zu übernehmen oder das CRM zur Gänze zu integrieren.

Außerdem sollte das Telefonsystem Ihres Support-Teams über eine Warteschleife verfügen, die Ihre Kunden intelligent zu den passenden Mitarbeitern weiterleitet. Weitere essentielle Funktionen einer guten Telefonlösung automatisieren repetitive Arbeitsprozesse und sammeln relevante Informationen, die Sie zur Qualitätsanalyse und zum Training Ihrer Mitarbeiter nutzen können.

Was benötigen Sie, um auch daheim wie im Büro telefonieren zu können?

Um ein verlässliches Homeoffice-Telefon installieren zu können, sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Zugang zu schnellem Breitbandinternet (mindestens 64 kBit/s), einen IP-geeigneten Router (den Sie höchstwahrscheinlich bereits besitzen), einen SIP-Anbieter und VoIP (Internet-Telefonie)-fähige Geräte (Smartphone, Tablet oder Laptop) haben. Sie können ihre gewohnten analogen bzw. ISDN-Telefone auch weiterhin nutzen, wenn Sie sich einen Telefon- (ATA) oder ISDN-Adapter (ITA) zulegen. Auch eine Telefonnummer sollten Sie bereits besitzen, diese können Sie dann bequem zu Ihrem neuen Telefonsystem mitnehmen.

Und so telefonieren Sie daheim wie im Büro

Erfüllen Sie alle oben genannten technischen Voraussetzungen, können Sie Ihr Homeoffice-Telefon einrichten. Melden Sie sich hierfür bei einem Anbieter für Internet-Telefonie an, der all Ihre Anforderungen erfüllt. Richten Sie anschließend Zugänge für Ihre Mitarbeiter ein und teilen Sie sie in verschiedene Teams auf, wenn Sie mehr als ein Team an den Telefonen haben möchten (z.B. Support-, IT- und Sales-Teams). 

Mit Aircall gelingt Ihnen der erfolgreiche Übergang zum Homeoffice im Handumdrehen. Sie können Ihre Rufnummer einfach mitnehmen, alle Mitarbeiter und Teams in wenigen Klicks hinzufügen, Ihr gewohntes CRM integrieren und dutzende praktische Funktionen nutzen.

Sie möchten daheim so produktiv wie im Büro telefonieren? Dann nutzen Sie Aircall jetzt für 7 Tage kostenlos und telefonieren Sie schon in wenigen Minuten mit Ihrem neuen, Cloud-basierten Telefonsystem!

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