VoIP-Telefonanlage: der Ratgeber für 2021 - Aircall Blog

VoIP-Telefonanlage: der Ratgeber für 2021

voip-telefonanlage 2021
von
Victoria Guetter

Mit 2021 bricht ein neues Jahr und sogar ein neues Jahrzehnt an. Das Jahrzehnt der VoIP-Telefonie! Sie fragen sich, wie wir darauf kommen?

Normalerweise wäre der Beginn des Monats Januar eine Gelegenheit für gute Vorsätze und neue Jahresziele. Eine Zeit, in der Mitarbeiter vieler Unternehmen nach den Feiertagen wieder in ihre Büros zurückkehren und sich ihren Aufgaben widmen. Doch 2021 bringt in vielerlei Hinsicht Wandel mit sich. Nicht nur, dass die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Restriktionen seit Monaten Politik, Wirtschaft und Gesellschaft in Atem halten. Es sind vor allem die langfristigen Folgen der Krise, die sich mittlerweile spürbar auf Unternehmen auswirken. 

Digitalisierung, New Work, agile Transformation – eine ganze Reihe an Themen rund um moderne Unternehmens- und Organisationsstrukturen gewinnen durch Covid19 zunehmend an Bedeutung. Kein Wunder, bewährte Routinen können kaum funktionieren, wenn sich das Großteils der Mitarbeiter im Homeoffice befindet. Dennoch, die Arbeit muss weitergehen und dafür braucht es neue Lösungen. 2021 ist dadurch in erster Linie ein Jahr des Umdenkens. Aber auch neuer Chancen! Denn ist die Hürde des Wandels einmal geschafft, so bringen dauerhaft flexiblere Arbeitsstrukturen großes Potential mit sich. 

Wir verraten Ihnen, welche Rolle eine VoIP-Telefonanlage bei dieser Entwicklung spielt und welche Vorteile virtuelle Telefonie für Ihr Unternehmen bietet. 

Was ist VoIP-Telefonie und warum ist sie im Jahr 2021 so wichtig?

Trotz E-Mails und Meetings nehmen in den meisten Firmen interne und externe Telefonate nach wie vor einen wichtigen Stellenwert in der Kommunikation ein. Sie ermöglichen es, persönlich und dadurch auch empathisch mit Partnern und Kunden zu agieren. Auch manch dringende Angelegenheit lässt sich durch einen schnellen Griff zum Telefon viel einfacher lösen, als per Textnachricht. 

Doch das stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Herkömmliche Telefonanlagen zeichneten sich eher durch hohe Kosten, wenig Optimierungen und mangelnde Flexibilität aus. Schließlich lässt sich das gute alte Schreibtischtelefon nur sehr umständlich ins heimische Büro mitnehmen. Von einer fehlenden Verknüpfung eingehender und ausgehender Anrufe mit den immer wichtigeren Programmen auf dem Computer ganz zu schweigen. CRM- und Helpdesk-Systeme, Shop- oder Kundensoftwares – all diese wichtigen Tools für alltägliche Aufgaben lassen sich kaum mit Anrufen über analoge Leitungen koppeln. 

Telefonie ist in diesem Rahmen mehr ein notwendiges Übel als ein wirksames Hilfsmittel für effiziente Arbeitsabläufe. 

Bereit besser zu telefonieren?

IP-Telefonie als leistungsstarke Alternative

Genau an dieser Stelle setzen VoIP-Telefonanlagen an. Anders als bei analogen oder ISDN-Anschlüssen telefonieren Sie bei VoIP über das Internet. Dieses ist nach der Entwicklung der letzten Jahre mittlerweile so stark ausgebaut, dass Audio- und Videodateien problemlos gestreamt werden können. Das bedeutet, dass Sie zum Telefonieren längst nicht mehr einen analogen oder ISDN-Anschluss benötigen – ein Internetanschluss reicht. 

Möglich macht es das IP-Netz, welches neben dem herkömmlichen analogen Netz und dem ISDN in den letzten Jahren stetig ausgebaut wurde. Diese Umstellung auf All-IP (Übertragung aller Daten im Internet) soll in Zukunft alle Medien in einem Netzwerk vereinen, vom Telefonieren über den Mobilfunk bis zum Fernsehen.  Wenn Sie diese Technologie für Ihre geschäftlichen Anrufe nutzen wollen, so benötigen Sie einen Anschluss an das IP-Netz. Dies erfolgt über VoIP (Voice-over-IP). Bei der VoIP-Telefonie werden die Sprachinformationen Ihrer Anrufe in Datenpaketen über das Internetprotokoll (kurz IP) übermittelt.

Um zu starten, benötigen Sie eine VoIP-Rufnummer. Dieser wird eine eigene IP-Adresse zugeschrieben und sie wird auf einem speziellen Server hinterlegt. Sobald Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie so die Nummer jederzeit und ortsunabhängig für Anrufe verwenden

Was kostet eine VoIP-Telefonanlage?

Große Umstellungen bergen im ersten Moment immer die Scheu vor hohen Kosten. Diese Sorge können wir Ihnen im Fall von VoIP allerdings nehmen. 

Denn einerseits senkt eine Umstellung auf IP-Telefonanlagen Ihre Unternehmensausgaben für Telefonate. Zum anderen lässt sich die Einrichtung des Systems kosteneffizient gestalten.  

Das liegt daran, dass es für VoIP-Telefonie im Grunde nur drei Komponenten braucht: 

  • Einen stabilen Breitbandanschluss; 
  • Hardware, die für VoIP genutzt werden kann (z.B. bestehende Telefonanlage bzw. VoIP-Telefone, Router, PCs, Smartphones);
  • Einen VoIP-Anbieter, wie beispielsweise Aircall.

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über die ersten beiden Punkte. Das heißt, die Anschaffungskosten sind dahingehend gering. 

Die eigentlichen Kosten, die bei der Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage anfallen können, hängen von Ihren Bedürfnissen ab. Mögliche Faktoren sind unter anderem: 

  • Die Zahl der Anwender innerhalb des Unternehmens;
  • Das Aufkommen an Telefonaten;
  • Das Verhältnis zwischen Inbound- und Outbound-Verbindungen sowie nationalen und internationalen Gesprächen;
  • Die benötigten Funktionen und Integrationen.

Doch auch wenn diese Kalkulation für jedes Unternehmen individuell erfolgt, gilt VoIP im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen generell als günstige Alternative. IP-Anschlüsse kosten im Monat weniger als analoge oder ISDN-Anschlüsse. 

Zusätzlich können mit dem richtigen Anbieter auch die Verbindungskosten deutlich gesenkt werden – bei deutlich mehr Optionen zur Ausgestaltung. So ermöglicht VoIP beispielsweise die Einrichtung kostenloser und internationaler Rufnummern, die Verwendung von Rufnummern auf Tablet und Smartphone und vieles mehr. 

So richten Sie eine IP-Telefonanlage ein

Steht Ihre Entscheidung zur Umstellung auf eine IP-Telefonanlage fest, so kann der reine Prozess der Umschaltung von Festnetz auf VoIP-Telefon sogar nur wenige Minuten dauern. Ausschlaggebend sind hierbei die bereits vorhandene Infrastruktur sowie Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen an Ihre Telefonie. 

Wenn Ihre Wahl auf eine Cloud-basierte -VoIP-Software wie Aircall fällt, so gestaltet sich die Einrichtung sogar ähnlich leicht wie der Download einer App. Sie müssen die Software lediglich auf den jeweiligen Endgeräten installieren und starten. Je nach Anbieter steht Ihnen hierbei ein Ansprechpartner für das Onboarding Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung. 

Ist die Installation Ihrer VoIP-Telefonanlage nach wenigen Minuten abgeschlossen, erfolgt daraufhin die Feinabstimmung in mehreren Schritten:

  1. Die Einteilung der Anwender in Admins und Benutzer
  2. Das Erstellen von Sprachnachrichten sowie einem intelligenten Sprachdialogsystem (Interactive Voice Response)
  3. Das Programmieren von Öffnungszeiten
  4. Verknüpfung der Rufnummern mit anderen Tools wie Helpdesk, CRM usw.

Praktischerweise stellen viele VoIP-Anbieter Testversionen ihrer Lösungen zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie sich vorab mit den Funktionen und Möglichkeiten einer VoIP-Telefonanlage vertraut machen. 

Eine Mitnahme bestehender Rufnummern ist bei der Umstellung auf VoIP übrigens möglich. 

So profitiert Ihr Unternehmen von der VoIP-Telefonie

Bei der Internettelefonie werden Sie als Anwender kaum Unterschiede spüren. Die Gesprächsqualität steht der von analogen Netzen in nichts nach und Sie können wie gewohnt Telefonate empfangen und führen. Der Clou liegt vielmehr in der Art, wie die VoIP-Telefonie funktioniert. 

Denn wie schon zuvor erwähnt, ist das IP-Netz wesentlich leistungsfähiger. Im Gegensatz zu den klassischen Telefonnetzen ermöglicht es den Einsatz vielseitiger Integrationen und Funktionen. So können Sie beispielsweise durch eine Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage Schnittstellen zu anderen Cloud-basierten-Lösungen schaffen. 

In anderen Worten, Ihre Mitarbeiter können nicht nur überall flexibel erreichbar sein, wo sie Internetempfang haben. Hinzu kommt, dass sie ihre telefonische Kommunikation effektiv mit anderen Softwares wie beispielsweise aus dem Vertrieb oder der Kundenbetreuung verknüpfen können. Doch das sind längst noch nicht alle Vorzüge einer VoIP-Telefonanlage. 

Vorteile der IP-Telefonie

Ihr Unternehmen kann auf mehreren Ebenen vom Einsatz der VoIP-Telefonie profitieren:

  • Hohe Sicherheit – Auch wenn das Internet nicht immer den besten Ruf genießt, die virtuelle Übertragung von Sprachinformationen ist weniger riskant, als es zunächst klingt. Mit dem richtigen Anbieter steht die VoIP-Telefonie der analogen oder ISDN-Telefonie in puncto Sicherheit in nichts nach.  
  • Flexible Nummernvergabe – Ihr Unternehmen expandiert ins Ausland und sie benötigen internationale Rufnummern? Sie möchten gern Vanity-Rufnummern nutzen? Neue Mitarbeiter sollen direkt unter einem eigenen Anschluss erreichbar sein? Mit VoIP können diese und andere Telefonnummern schnell eingerichtet werden. 
  • Geringe Instandhaltungskosten – Aufwendige Wartungsarbeiten, Technikräume, lange Schulungen und ähnliche Posten fallen bei einem IP-Telefonsystem in der Regel nicht an. Sie machen also Schluss mit dem umständlichen Kabelsalat klassischer Telefonie.  
  • Keine technischen Kenntnisse erforderlich – Bei der Wahl des richtigen Anbieters ist die Installation einfach, sicher und wird durch sachkundige Ansprechpartner koordiniert. 
  • Zusätzliche Funktionen und Integrationen – Eine VoIP-Telefonanlage lässt sich mit unterschiedlichsten Softwares und Tools verknüpfen und erleichtert Ihren Mitarbeitern so den Alltag. Die Möglichkeiten reichen hierbei von einer Integration in bestehende CRM- oder Helpdesk-Systeme bis hin zu nützlichen Funktionen wie dem automatischen Wählen oder der Weiterleitung von Live-Anrufen. 
  • Ortsunabhängiges ArbeitenCloud-basierte VoIP-Telefonie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihren Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Ist die Software einmal auf Rechner, Tablet und/oder Smartphone installiert, können Sie überall damit arbeiten, wo Sie Zugang zum Internet haben. 

VoIP-Telefonie als neuer Standard

Neben den vielen Vorteilen gibt es noch weitere triftige Gründe, warum die IP-Telefonie schon in sehr naher Zukunft zum neuen Standard für Unternehmen entwickeln wird.  Gerade in Zeiten tiefgreifender gesellschaftlicher Veränderungen bietet eine VoIP-Telefonanlage Ihnen die nötige Flexibilität, um auch bei neuen Rahmenbedingungen in gewohnter Weise arbeiten zu können. 

Das erweist sich vor allem in Krisen wie der Corona-Pandemie als wichtiger Faktor. Viele Firmen haben hier unnötig Einbußen verzeichnet, weil sie ihre Telefonie nicht schnell genug aus dem Büro ins Homeoffice verlegen konnten. In Zeiten ständiger Erreichbarkeit kann solch ein Versäumnis binnen weniger Stunden wichtige Kunden und Partner verprellen. Unternehmen die schon vor dieser Phase auf eine Cloud-basierte-VoIP-Telefonanlage gesetzt hatten, waren von diesem Problem nicht betroffen. Ob in der Firma oder am heimischen Schreibtisch, die VoIP-Rufnummer funktioniert, solange Internet verfügbar ist. 

Damit wären wir auch schon beim nächsten Stichwort. Der digitale Wandel hatte schon vor Covid19 Einzug in allen Branchen gehalten und ist nun in vollem Gange. Ortsunabhängiges Arbeiten, virtuelle Teams und digitale Prozesse sind in vielen Unternehmen längst tägliche Realität. Das bringt neue Herausforderungen mit sich. Vor allem, wenn es um die interne und externe Kommunikation der Mitarbeiter geht. VoIP-Telefonie ermöglicht Ihnen an dieser Stelle, mit der Zeit zu gehen. Für die Arbeitswelt 4.0 bedeutet das unter anderem flexible Lösungen, eine Integration von Anrufen in bestehende Softwares sowie neue Gestaltungsmöglichkeiten, die mit klassischer Telefonie nicht gegeben wären.

Nicht zuletzt sollte noch erwähnt werden, dass auch die Netzbetreiber vom großen Potential der IP-Telefonie überzeugt sind. Deshalb bereiten die Provider schon seit Längerem die Abschaltung ihrer ISDN-Netze vor. Nach über 25 Jahren Betriebszeit soll es bis spätestens Ende 2022 keine ISDN-Anschlüsse mehr geben. Stattdessen wird auf All-IP gesetzt, was durch den Wegfall veralteter Technik den Betreibern sowie Nutzern viele Kosten in der Unterhaltung spart. Ein Grund mehr, zu handeln. 

Mit VoIP-Telefonie erfolgreich in die Zukunft

Sie sehen, das Ziel, Ihre Firmen-Telefonie zu modernisieren, sollte nicht nur ein Neujahrsvorsatz bleiben. Wenn SIe Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft führen und Ihren Mitarbeitern beste Arbeitsmöglichkeiten bieten wollen, ist eine VoIP-Telefonanlage ein Muss.

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