VoIP-Telefonanlagen für Unternehmen - Aircall Blog

VoIP-Telefonanlagen für kleine und mittelständige Unternehmen

voip-telefonanlagen
von
Victoria Guetter

Das Voice over Internet-Protokoll (kurz VoIP) überträgt Sprachdaten über das Internet. In Deutschland hat sich diese Technik in den letzten Jahren etabliert – im Zeitraum von 2015 bis 2019 verdoppelten sich die VoIP-Anschlüsse in Deutschland auf über 28 Millionen.  

Allein mit dieser Statistik ist das Fortschreiten der Digitalisierung in Deutschland erkennbar. Zudem erfordert die aktuelle anspruchsvolle Situation, dass Unternehmer umdenken. Damit verbunden ist das Aufkommen neuer Arbeitsmethoden und verfügbarer Technologien, die Arbeitsabläufe vereinfachen und für Unternehmer interessant sind. Die IP-Telefonanlage ist ein Beispiel dafür. 

Voipen statt Festnetz – ein neuer Trend?

Bisher war der Telefon-Standard analog, was ein Anschluss pro Gerät bedeutete. Insbesondere in wachsenden Unternehmen war die analoge Lösung mit wiederkehrenden Aufwänden verbunden, weil Techniker jedes neue Gerät neu verkabeln mussten. Wenn ein Arbeitsplatzwechsel anstand, war dies mühsam und wiederkehrende Kosten konnten nicht umgangen werden. 

Immer mehr Firmen suchen deshalb nach zeitgerechteren Lösungen. Unternehmer setzen beim Telefonieren nicht mehr nur aufs traditionelle Festnetz, sondern erweitern auf die Internet-Telefonie, kurz VoIP. Mit einer digitalen Telefonanlage sichern sich Unternehmen entscheidende Vorteile und bleiben dadurch konkurrenzfähig am Markt, was gerade im Zuge der COVID-19-Pandemie unumgänglich ist.

Deutsche Firmen haben Digitalisierung beschleunigt

Eine Branche, die zeigt, wie man trotz einer Pandemie mit der richtigen Technik die Marktposition behalten oder stärken kann, ist die deutsche Industrie. Eine Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Managementforschung sowie Alvarez & Marsal befragte 143 Manager zum Thema. Interessant ist, dass fast alle Unternehmer angeben, dass sie sich stark an die Krise angepasst haben. Über 90 Prozent «haben die Digitalisierung beschleunigt» – mit entsprechenden Techniken wie der IP-Telefonie.

Mit dem Ausbau der digitalen Telefonie holen sich Unternehmer ein zukunftsfähiges System ins Haus und sichern# sich Stabilität in herausfordernden Zeiten. Selbst im Homeoffice kann jeder Mitarbeiter ein IP-fähiges Endgerät, also den eigenen Laptop, Smartphone oder Tablet, mit dem entsprechenden Programm benutzen. An ein Tischtelefon ist keiner mehr gebunden. 

Herausforderungen der Internettelefonie 

Doch nicht alles ist Gold, was glänzt. Auch eine VoIP-Telefonanlage benötigt bestimmte Voraussetzungen. Damit die Internettelefonie reibungslos funktioniert, ist eine gute Netzwerkinfrastruktur mit einer schnellen Internetverbindung notwendig. Hierbei sind Sie sehr gut beraten, wenn ein Gigabit-Netzwerk zur Verfügung steht. Damit haben Sie neben der erforderlichen Brandbreite von etwa 100 kB/s für die Internettelefonie, noch genügend Geschwindigkeit für Ihre alltägliche Arbeit zur Verfügung. Nur mit der Bandbreite von 64-100 kB/s ist eine gleichbleibend hohe Sprachqualität sichergestellt. 

Bereit besser zu telefonieren?

Unternehmer müssen gewährleisten, dass die IT-Infrastruktur stabil ist und immer eine Internetverbindung besteht. Falls das Internet ausbleibt oder die IT-Infrastruktur gar zusammenfällt, bleibt nur noch die Möglichkeit, das Mobilfunknetz zum Telefonieren zu nutzen. In manchen Fällen ist dies allerdings wieder interessant: bei Störungen ist es möglich, eine automatische Umleitung auf das Mobilfunknetz zu aktivieren. Damit bleibt die Kommunikation für Mitarbeiter mit Mobiltelefonen sichergestellt. 

Wie funktioniert das VoIP-Telefon?

Um eine IP-Telefonanlage im Unternehmen aufzubauen, benötigen Sie mindestens ein VoIP-Telefon, ein IP-Telefonanlagen-Server und ggf. ein VoIP-Gateway. Dieses Setup docken Sie an die herkömmlichen Telefonleitungen Ihres Unternehmens an. Damit werden die Computer und die IP-Telefone über die IT-Infrastruktur untereinander mit der VoIP-Telefonanlage verbunden. 

Für die interne und externe Kommunikation der IP-Endgeräte sorgt das SIP-Protokoll mit einem Trunk Ihres VoIP-Anbieters. Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau wird VoIP aktiv. Dabei werden die analogen Signale in digitale Datenpakete umgewandelt und können über das Internet weitergeleitet werden. 

Bitte beachten Sie die Unterschiede, wenn es um die IP-Telefonie geht: 

  • IP-Telefone nutzen häufig herstellerspezifische Protokolle und erschweren somit die Kombination verschiedener Hersteller in einer Anlage. In manchen Fällen ist das nicht möglich.
  • SIP-Protokolle nutzen hingegen das gleichnamige, offene Protokoll und sind somit unter allen Herstellern kombinierbar. 

SIP-Trunks werden in Büros häufig verwendet, um digitale Anrufe über eine PBX-Telefonanlage zu tätigen. SIP unterstützt aber auch die Übertragung von Unified Communications (UC), wie Video, SMS und andere Datenströme. Dass die Technologie auch auf UC-Plattformen funktioniert, ist einer der Hauptvorteile

Der Unterschied zum Festnetz  

Wenn wir diese dynamischen Lösungen mit dem bisherigen ISDN-Standard vergleichen, wird schnell klar: VoIP ist deutlich flexibler und auch zukunftsgerichtet. Die Internettelefonie kommt einzig mit dem Netzwerkkabel für den Computer, respektive Mobilfunk aus, während analoge Telefone fest angeschlossen werden müssen. 

Wenn ein Unternehmen umstellen und die analogen Telefone weiterhin nutzen möchte, ist dies ebenfalls möglich. Hier mehr dazu

Technische Voraussetzung für VoIP

Um eine VoIP-Verbindung stets aufrechterhalten zu können, ist eine durchgängig gute Internetverbindung der wichtigste Faktor. Dabei sollten Sie zwischen 64 und 100 kBit/s für den Up- und Download rechnen, denn nur mit dieser Bandbreite ist eine hervorragende Sprachqualität realisierbar. Wenn Ihre IT-Infrastruktur schon auf einem IP-Netzwerk basiert, erfüllen Sie die technischen Voraussetzungen. Andernfalls benötigen Sie noch entsprechende Router, damit Sie über IP telefonieren können.

Warum lohnt sich die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage?

Nach wie vor scheuen sich einige Unternehmer davor, von der analogen Telefonie auf die digitale Lösung umzustellen. Sobald Sie sich jedoch in die Thematik eingelesen haben, wird klar: der Nutzen überwiegt. Zudem steht Deutschland vor dem ISDN-aus. 

2022 soll Deutschland definitiv vom ISDN-Netz, wobei die Telekom bereits im Jahr 2018 umgestellt haben wollte. Mit All-IP werden sämtliche Dienste wie Fax, Telefonie, Fernsehen, Internet und diverse Mobildienste vereinheitlicht. Das spart auf der Anbieterseite Kosten, was kleine und mittlere Unternehmen wiederum für sich nutzen können. 

  • Mit der VoIP-Telefonanlage telefonieren Sie günstiger. Auch Anschaffungs-, Wartungs- und Instandhaltungskosten fallen im Vergleich wesentlich geringer aus. 
  • In Ihr VoIP-Telefon können Sie viele zusätzliche Funktionen implementieren, beispielsweise können Sie personalisierte Telefonbücher erstellen oder Rufnummernweiterleitungen besonders einfach realisieren.
  • In KMUs lassen sich betriebsinterne Abläufe durch Geräteverknüpfungen vereinfachen. Hierbei sind geräteübergreifend unterschiedliche Anwendungen möglich. Somit ergänzen sich Computer, Smartphone und Tablet in der Telefonie hervorragend miteinander. 
  • Kosten sparen: Telefonate innerhalb des Unternehmens sind kostenfrei. Verbindungskosten fallen bei Ferngesprächen wesentlich günstiger aus als vorher, weil die Verbindung größtenteils über das Internet zustande kommt. Falls dies nicht komplett möglich ist, fallen die – oft günstigen – Tarife des Anbieters an. 

Welche Vorteile bietet VoIP für kleine und mittlere Unternehmen? 

Wer sich jetzt für eine VoIP-Anlage entscheidet, spart nicht nur Kosten und telefoniert effizienter. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren gerade in Zeiten von COVID von optimaler Sprachqualität und mobiler Flexibilität. 

Dynamische Zeiten erfordern dynamische Unternehmen. Der Blick auf die aktuelle Wirtschaftssituation zeigt zwar, dass die Pandemie den Aufholprozess der deutschen Wirtschaft behindert. Doch Gewinner können durchaus hervorgehen – etwa im E-Commerce-Bereich oder in mittelständischen Unternehmen, die schnell reagiert und ihren Mitarbeitern eine Cloud-Infrastruktur zu Hause zur Verfügung gestellt haben. Diese zeichnen sich durch Agilität aus. 

Die Vorteile einer VoIP-Integration

  •  Mitarbeiter können aus der Ferne auf das System zugreifen.
  •  Teams können im Homeoffice arbeiten oder auf verschiedene Standorte aufgeteilt sein.
  •  Kommunikationsprozesse werden vereinfacht. 
  •  Einfache Einrichtung und Aktualisierung in der Cloud.
  •  Sie ist kostengünstiger als analoge Systeme.
  •  Leicht skalierbar. Dennoch bezahlen Sie nur so viele Rufnummern, wie Sie tatsächlich nutzen. 

Das VoIP-Telefon ist eine sichere Lösung

Der nächste Punkt, den wir ansprechen wollen, ist die Sicherheit. Regelmäßig berichten die Medien von Hacker-Angriffen, abgehörten Handys oder Phishing-Vorfällen. Das sorgt unter Unternehmern für ungute Gefühle und ist einer der Gründe, warum sich einige noch immer vor einer Umstellung scheuen. 

Allerdings sollten Zweifler bedenken, dass ISDN-Telefone in keinster Weise gesichert waren. Im Gegenzug dazu beruht die Verschlüsselung der VoIP-Telefonie auf komplexen Verschlüsselungsprotokollen. Der IP-Telefonanschluss, den Sie für den Auf- und Abbau des Gesprächs nutzen werden, ist über TLS (Transport Layer Security) oder SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) gesichert. Damit hat Sicherheit oberste Priorität. 

Warum ist VoIP die passende Lösung für Start-ups und Gründer?

Gerade in der Gründungsphase sehen sich Unternehmer mit Unkosten konfrontiert: Für Büroeinrichtung, Maschinen, Computer, Netzwerk, Sicherheit, Software und Lizenzen fallen hohe Kosten an. Wenn sich ein Unternehmer bereits in der Anlaufphase Gedanken zu einer modernen Telefonielösung macht, kommt er um eine VoIP-Telefonanlage nicht mehr herum.

Die IP-Telefonanlage spart die Kosten einer Infrastruktur für analoge Telefone. Zudem bietet diese Technologie nahezu grenzenlose Möglichkeiten zum individuellen Wachstum an – Gerade für Startups mit hohen Unternehmenszielen ist das durchaus interessant. 

Aircall bietet eine zuverlässige VoIP-Lösung, die höchste Sicherheitskriterien erfüllt und zahlreiche Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen bietet. Überzeugen Sie sich jetzt selbst und testen Sie Aircall jetzt 7 Tage lang kostenlos.

Das Business Telefonsystem für moderne Teams