Virtuelle Rufnummer für Ihren unvergesslichen Kundenservice

Wie Unternehmen ihren Kundenservice durch eine virtuelle Rufnummer verbessern können

virtuelle Rufnummer
von
Victoria Guetter

Für 80% der Deutschen ist der Kundenservice eines Unternehmens genauso ausschlaggebend in der Kaufentscheidung wie der Preis. Für Unternehmen geht es im Jahr 2021 also nicht mehr nur darum, möglichst günstig zu sein, sondern einen kompetenten und schnellen Kundenservice anzubieten. 

Doch woran erkennt man einen guten Service? Entscheidend sind die Lösung von Problemen des Kunden, Verständnis seitens des Kundendienstes sowie gute Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit. Die zwei letzten Punkte können Sie durch eine virtuelle Rufnummer optimieren. Denn so sind Sie und Ihr Kundenservice, egal wo auf der Welt, unter der gewohnten Firmennummer für Kunden erreichbar.

Was ist eine virtuelle Rufnummer?

Die virtuelle Rufnummer revolutioniert die klassische Telefonie. Bisher mussten z.B. die Landesvorwahl und der Standort des Anschlusses übereinstimmen. Ist Ihr Kundenservice in Deutschland ansässig, können Sie folglich mit der klassischen Telefonie nur eine deutsche Firmennummer verwenden. Haben Sie internationale Kunden, führt dies zu teuren Auslandsverbindungen.

Im Gegensatz dazu steht die virtuelle Rufnummer. Hier sind Landesvorwahl und Ortsvorwahl frei wählbar. Dadurch werden Auslandstelefonate günstiger und Sie zeigen als Unternehmen lokale Präsenz.

Die virtuelle Rufnummer wird oft Online-Rufnummer genannt, da die Telefonie über das Internet abläuft. Diese Art der Kommunikation heißt VoIP (Voice-over-IP). Die akustischen Signale der Sprache werden dabei in Datenpakete verpackt und über das Internet vermittelt. Beim Empfänger werden diese Datenpakete wieder in Sprache umgewandelt.

Ob Sie die VoIP-Telefonie nutzen, sieht der Kunde dabei nicht. Die virtuelle Rufnummer ist genauso aufgebaut wie bei klassischer Telefonie. Sie können sogar Ihre bisherige Firmennummer mitnehmen, um dem Kunden Verwirrungen zu ersparen und ein einheitliches Kundenerlebnis zu bieten.

Welche Voraussetzungen braucht Ihr Unternehmen für eine virtuelle Rufnummer?

Die Einrichtung einer virtuellen Rufnummer geht schnell und erfordert normalerweise keinen nennenswerten Aufwand für Ihre IT-Abteilung. Deswegen ist eine VoIP-Telefonanlage nicht nur für große Unternehmen geeignet. Sie ist eine kostengünstigere Variante zur klassischen Telefonie und dadurch ideal für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie brauchen lediglich eine stabile Internetverbindung, einen VoIP-Anbieter wie Aircall und ein VoIP-fähiges Endgerät. Das können VoIP-Telefone, Smartphones oder Laptops Ihrer Kundenservice Mitarbeiter sein.

Gemeinsam revolutionieren wir die Zukunft der Business-Telefonie

Vorteile einer virtuellen Rufnummer für den Kundenservice

Mit VoIP-Rufnummern Kosten sparen und in besseren Service investieren

Die VoIP-Telefonie ist günstiger als klassische Telefonie. Das verbessert Ihren Kundenservice natürlich nicht direkt. Doch die eingesparten Kosten können Sie reinvestieren, z.B. in hochwertige Tutorials, die Sie Ihren Kunden in einem Self-Service Bereich zur Verfügung stellen oder in gute Schulungen für Ihre Kundendienstmitarbeiter.

Integration mit CRM- und Helpdesk Systemen

Eine virtuelle Rufnummer macht Ihren Kundenservice durch zahlreiche Integrationsmöglichkeiten effizienter und effektiver. Durch die Integration mit Ihrem vorhandenen CRM- oder Helpdesk-System haben Sie alle Informationen über den jeweiligen Kunden zentral verfügbar. Kundenservice Mitarbeiter können Daten von vergangenen Gespräche abrufen und die gesamte bisherige Korrespondenz, auch kanalübergreifend, nachvollziehen. Dadurch können Agents optimal auf den Kunden eingehen und sich mühevolles und zeitintensives Wechseln zwischen verschiedenen Programmen und Kommunikationskanälen sparen. Eingehende Anrufe können perfekt vorbereitet angenommen werden. Noch wichtiger: Kunden müssen Informationen aus vergangenen Gesprächen nicht noch einmal wiederholen.

Gewohnte Rufnummer mitnehmen

Sie machen sich Sorgen, dass beim Wechsel zur virtuellen Rufnummer Ihre gewohnte Rufnummer verloren geht und Kunden Sie nicht mehr erreichen? Damit Ihr Geschäftsbetrieb problemlos weiterlaufen kann und Sie nicht jeden einzelnen Kunden über Ihre neue Nummer informieren müssen, nehmen Sie Ihre alte Rufnummer einfach mit!

Regionale Präsenz durch Festnetznummer

Mit einer virtuellen Rufnummer können Sie beliebige Ortsvorwahlen festlegen. Damit zeigen Sie Präsenz in der jeweiligen Region, auch wenn Ihr Kundenservice in Wirklichkeit woanders sitzt. Erkennen Kunden ihren Standort in der Ortsvorwahl wieder, schafft das Vertrauen über den regionalen Bezug.

Internationale Nummer

Nicht nur die Vorwahl im Inland können Sie wählen, auch internationale Nummern sind mit virtuellen Rufnummern möglich. Das bedeutet weniger Kosten für Sie und Ihre Kunden und keine bösen Überraschungen für Kunden nach dem Anruf. Darüber hinaus können Sie die Anrufzeiten an die Zeitzone des Kunden anpassen und ihm damit alltagstaugliche Kontaktmöglichkeiten bieten. Anrufe mit lokaler Nummer werden außerdem eher angenommen, da sie Nähe vermitteln.

Gebührenfreie Nummer

Ein komfortabler Service für Kunden ist eine gebührenfreie Rufnummer. Dies baut Hürden ab, den Kundenservice zu kontaktieren. Mit einer entsprechenden virtuellen Rufnummer können Ihre Kunden Sie kostenfrei anrufen.

Stetige Erreichbarkeit mit der virtuellen Telefonnummer

Für einen überzeugenden Kundenservice sollten Unternehmen erreichbar sein, wo und wann ihre Kunden sie am liebsten kontaktieren. Lange Warte- oder Rückrufzeiten und kurze Öffnungszeiten schmälern das Kundenerlebnis. Um dies zu vermeiden, lohnt sich eine virtuelle Rufnummer. Diese steigert die Erreichbarkeit auf mehreren Ebenen: Auch bei einem Standortwechsel Ihres Unternehmens oder Kundenservices sind Sie für Kunden noch unter der gleichen Nummer erreichbar. Mit intelligentem Anruf-Routing werden Anrufe automatisch unter Ihren Agents verteilt, um Wartezeiten zu vermeiden. Durch diverse Weiterleitungen, die Sie nach Ihren individuellen Anforderungen einrichten können, betreuen Sie Kunden z.B. auch unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Bessere Gesprächsqualität

Hatten Sie schon einmal ein Gespräch mit einem Kundendienst oder Callcenter, bei dem Sie nichts verstanden haben? Das macht einen schlechten Eindruck und hilft dem Kunden nicht, sein Problem zu lösen. Egal, wie kompetent der Servicemitarbeiter eigentlich ist. Mit einer virtuellen Rufnummer profitieren Sie von einer verbesserten Sprachqualität, vorausgesetzt die Internetverbindung ist stabil.

Zuverlässiger Schutz von Kundendaten

Spätestens seit der Einführung der DSGVO ist der Schutz von Kundendaten in aller Munde. Im Kundenservice werden viele solcher schützenswerten Daten gesammelt und sollten entsprechend behandelt werden. Grundsätzlich ist die VoIP-Telefonie sehr sicher, da ein großes Expertenteam des VoIP-Anbieters laufend Wartungsarbeiten und Updates zur Minimierung potenzieller Sicherheitsrisiken vornimmt.

Weitreichende Analyse von Anrufdaten

Durch Call-Tracking ergeben sich neue Analysemöglichkeiten zur Optimierung des Kundenservices. Marketingmaßnahmen können z.B. mit Hilfe von virtuellen Rufnummern ausgewertet werden. Dabei sehen Sie genau, über welchen Kanal Leads auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden sind.

Wie funktioniert die virtuelle Telefonnummer von Aircall für den Kundenservice?

In diesen Schritten kommen Sie mit einer virtuellen Rufnummer vom guten zum großartigen Kundenservice:

  1.     Anmeldung bei Aircall

Melden Sie sich in wenigen Minuten bei Aircall an, um die Vorteile einer virtuellen Rufnummer nutzen zu können. Danach beginnt die Einrichtung.

  1.     Prozesse etablieren

Legen Sie gemeinsam mit dem Kundenservice Team Arbeitsabläufe fest und optimieren Sie den Workflow. Durch die Integrationsmöglichkeiten ergeben sich neue Prozesse, die durchdacht sein sollten.

  1.     Alte Rufnummer mitnehmen: 

Bestimmen Sie, über welche Rufnummer Sie erreichbar sein wollen und legen Sie gegebenenfalls internationale Telefonnummern fest. Ist Ihr Kundenservice bereits stark frequentiert, lohnt sich die Mitnahme der alten Rufnummer. Erstellen Sie bei Bedarf auch kurzfristig neue Nummern und skalieren damit Ihre Telefonanlage mit dem Wachstum Ihres Unternehmens.

  1.     Weiterleitungen einrichten

Weiterleitungen verbessern die Erreichbarkeit. Legen Sie diese nach den Bedürfnissen Ihres Kundenservices fest. Tipp: Lassen Sie Anrufe auf Ihre Mobilfunknummer auf die virtuelle Nummer weiterleiten. Das erspart vor allem im Ausland hohe Kosten.

  1.     Team einschulen

Um alle Vorteile auszukosten, muss sich Ihr Kundenservice Team mit der Software auskennen. Legen Sie daher besonderen Wert auf eine gute Einschulung Ihrer Mitarbeiter.

Machen Sie Ihren Kundenservice bereit für die Zukunft

Moderner Service braucht entsprechende Lösungen, denn die Ansprüche von Kunden werden immer höher. Die virtuelle Rufnummer ist eine Möglichkeit, im Jahr 2021 Ihren Kundenservice zu optimieren. Gehören Sie nicht zu den 66% von Unternehmen, die aufgrund eines schlechten Kundenservices bereits Kunden verloren haben. Testen Sie Aircall jetzt 7 Tage kostenlos und verbessern Sie Ihren Kundenservice!

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