Die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung | Aircall Blog

Die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung

The role of IT in buying a VoIP solution is a central one and should always be part of your larger technology buying process.
von
Victoria Guetter

Die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung ist eine ziemlich wichtige. Investitionen in Technologien sind für moderne Unternehmen von heute eine Notwendigkeit. VoIP-Telefonsysteme sind kostengünstiger als herkömmliche PBX-Telefonsysteme, und sie bieten viele zusätzliche Vorteile auch für kleinere und mittelgroße Unternehmen. 

Außerdem sind VoIP-Telefonsysteme einfach zu installieren und zu warten. Darüber hinaus bietet ein VoIP-Telefonsystem mehr Funktionen als ein althergebrachtes geschäftliches Telefonsystem, da es mit vielen Tools zusammenarbeitet, die Ihre Sales und Supportteams benötigen, um effizient zu arbeiten. Ein modernes Telefonsystem kombiniert eine Vielzahl von Funktionen für Sprachanrufe mit der Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Softwareanwendungen für eine zentrale Datenbank hinzuzufügen. Gesprächsqualität war schon immer wichtig, und jetzt mit einer VoIP-Lösung können Sie auch Flexibilität, Skalierbarkeit und Redundanz erhalten. 

Die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf von Technologie

Um die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung besser zu verstehen, müssen Sie deren Rolle beim Softwarekauf insgesamt kennen. Ihre IT-Abteilung wird immer wertvolle Informationen bieten können, wenn Sie Entscheidungen beim Kauf von Technik treffen müssen. So zwingend erforderlich Technologie für Ihr Unternehmen ist, erfordert sie auch einen großen Aufwand an Zeit, Geld und Ressourcen. Es gibt mehr Innovationen und Fortschritte in der Technologie als je zuvor, und das macht es für Unternehmen schwierig, mit den Investitionen für technologische Lösungen Schritt zu halten. Um die Situation noch zusätzlich zu verkomplizieren, finden zur gleichen Zeit enorme Veränderungen auf dem Markt statt, die Unternehmen dazu zwingen, sich anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Ihre IT-Abteilung spielt zwar eine wichtige Rolle, wenn es um die Anschaffung von Technik geht, aber sie arbeitet auch mit verschiedenen anderen Personen und Abteilungen zusammen, z. B. mit den Führungskräften, der Beschaffung und den Vertriebs- und Kundendienstleitern. 

So verwirrend es auch scheint, die richtige Technologie kann Ihrem Unternehmen tatsächlich dabei helfen, sich für Ihre täglichen Abläufe weniger stark auf die IT verlassen zu müssen. Ihr VoIP-Dienstleister kümmert sich im Rahmen des Vertrags um viele technische Belange. 

Insgesamt passt sich die Rolle der IT, wie alles andere auch, den Gegebenheiten des Marktes an. Bei der Entscheidung für ein VoIP-Telefon spielt die IT-Abteilung eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die richtigen Systeme und Lösungen zu vergleichen und zu verstehen, ob diese die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen. 

Warum IT-Abteilungen Lösungen vergleichen sollten

Es ist immer eine hervorragende Idee, Ihre Konkurrenz im Auge zu behalten. Ihre IT-Abteilung verfügt über das Fachwissen, um Ihre aktuellen technologischen Anforderungen und Lösungen mit denen Ihrer Mitbewerber und den bewährten Praktiken für Ihre Branche zu vergleichen. Anstatt die gesamten Nachforschungen selbst zu unternehmen, kann Ihr IT-Leiter Ihnen die Informationen geben, die Sie benötigen, um Entscheidungen mit Blick auf Technologien zu treffen. 

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Vergleichen ist ein wichtiger Bestandteil beim Nachforschen von IT-Lösungen. Das geht nicht schnell, und es ist keine einmalige Angelegenheit. Ihr IT-Leiter kann bei der fortlaufenden Bewertung Ihres Technikbedarfs behilflich sein, um sicherzustellen, dass Ihre Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter optimal arbeiten können. Sie werden feststellen, dass Ihr IT-Chef eine bestimmte Vorgehensweise für den Leistungsvergleich hat. 

Wie IT-Abteilungen Leistungsvergleiche anstellen

Der Chef Ihrer IT-Abteilung weiß, wie man Leistungsvergleiche für jeden Prozess, jede Funktion oder jedes Produkt in Ihrem Unternehmen durchführt. Er oder sie verbringt einen Großteil ihrer Zeit mit dem Nachforschen von technologischen Innovationen und Lösungen. Dies ist notwendig, da ständig neue Produkte und Anwendungen auf den Markt kommen. Ein Teil des Aufgabenbereichs besteht darin, die schlechten Technologielösungen von den guten für Ihr Unternehmen auszusondern. 

Wenn Sie danach streben, in jedem Bereich Ihres Unternehmens effizienter und effektiver zu werden, gibt Ihnen der Leistungsvergleich die Informationen und Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um dies zu erreichen. Eine Richtgröße bei einem Leistungsvergleich zeigt Leistungslücken an, die in Ihrem Unternehmen auftreten können. Anhand von Recherchen und Daten kann Ihr IT-Verantwortlicher Sie dabei unterstützen, diese Lücken zu schließen, damit Sie Ihre Ziele leichter erreichen können. 

Die Rolle der IT beim Verständnis der Bedürfnisse eines Unternehmens

Technologie ist ein kleiner Teil Ihres Geschäftsbetriebs. Ihr IT-Chef muss ein gutes Verständnis für die Anforderungen des Unternehmens haben, die von der Technologie betroffen sind. Zu den geschäftlichen Anforderungen, die IT-Chefs bei ihrer Entscheidungsfindung berücksichtigen, gehören:

  • Hochwertige Programme
  • Kosten
  • Effektivität
  • Produktivität
  • Effizienz
  • Risikomanagement
  • Kundenzufriedenheit 

Es ist auch wichtig, dass Ihr IT-Verantwortlicher eng mit dem Team Ihrer Rechtsabteilung zusammenarbeitet. Alle von Ihnen implementierten technischen Lösungen erfordern eine Art von Vertrag. Aus diesem Grund arbeitet Ihr IT-Leiter mit dem Rechtsteam zusammen, um Verträge zu prüfen und zu genehmigen. Manchmal sind auch Anwälte an Vertragsverhandlungen beteiligt.

Die beste Art und Weise, wie Ihr IT-Verantwortlicher auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen kann, ist die kontinuierliche Planung und das aktive Management Ihres technologischen Bedarfs sowie Ihnen mitzuteilen, wenn sich neue Wachstumsmöglichkeiten ergeben. 

Diese Schritte unternimmt die IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung

Eine Technologie, die in der Geschäftswelt für Aufsehen gesorgt hat, ist die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol). Mit der VoIP-Technologie können Sie Sprachanrufe (VoIP-Anrufe) über eine Breitband-Internetverbindung tätigen, anstatt eine herkömmliche Telefonleitung zu verwenden. 

Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie und Ihre Mitarbeiter andere Personen anrufen, die eine herkömmliche Telefonnummer, eine Cloud-Telefonnummer, eine Mobiltelefonnummer oder sogar eine kostenlose oder internationale Telefonnummer haben. Viele Unternehmen haben bereits festgestellt, dass ein VoIP-Telefon kostengünstiger ist und mehr Funktionen als ein standardmäßiges PBX-Telefonsystem bietet. Da es sich bei einem VoIP-System um ein Cloud-basiertes Telefonsystem handelt, werden die Kosten für Gebühren für Ferngespräche und internationale Telefonanrufe erheblich gesenkt. 

Im Allgemeinen leitet Ihr IT-Chef den Kauf einer VoIP-Lösung. Hier sind einige der Schritte für die Rolle der IT beim Kauf eines VoIP-Telefons.

1) Leistungsvergleich der Lösungen

Ihr IT-Chef wird die Vorteile einer VoIP-Telefonanlage untersuchen, einschließlich der Frage, wie dadurch Technologiekosten eingespart werden können. Bei einem VoIP-Telefon müssen keine Geräte installiert oder gewartet werden. Die laufenden Kosten sind minimal, da eine VoIP-Lösung eine abonnementbasierte Dienstleistung ist, mit dem sich Ihre Kommunikationsanforderungen leicht budgetieren lassen. Eine andere Sache, die Ihr IT-Chef berücksichtigen wird, ist, dass der VoIP-Provider sich um die Systemwartung und -sicherheit kümmert. Außerdem wird sich Ihr IT-Chef Gedanken darüber machen, welche Auswirkungen das Hinzufügen von VoIP-Integrationen zu Ihrem Telefonsystem hat, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Eine weitere wichtige Überlegung ist die Betriebsbereitschaft. Bei einer VoIP-Lösung besteht kein Risiko, dass Ihr Telefonsystem aufgrund eines Stromausfalls oder einer Naturkatastrophe ausfällt, da es Cloud-basiert ist. 

2) Der Vorgang des Ausschreibungsprozesses

Ihr IT-Chef erstellt eine Struktur für den Ausschreibungsprozess. Diese Übersicht enthält eine Liste der Anforderungen für Ihr ideales VoIP-Telefonsystem. Außerdem werden die gewünschten Funktionen aufgelistet, auch wenn sie nicht unbedingt erforderlich sind. Eine Ausschreibung enthält im allgemeinen Informationen zu folgenden Themen:

  • Die Bedürfnisse Ihres VoIP-Callcenters
  • Gezielte Funktionen zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität Ihres Callcenters
  • Anwendungsfälle
  • Sicherheitsanforderungen
  • Empfehlungen von anderen Kunden 
  • Die Auswirkungen auf UX
  • Die bevorzugten Integrationen mit den betrieblichen Systemen im Allgemeinen 

Insgesamt gibt eine Ausschreibung den allgemeinen Umfang der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage vor. Es enthält auch den voraussichtlichen Liefertermin, eventuelle Preisobergrenzen und Schutzklauseln. 

3) Vorauswahl

In der Phase der Vorauswahl hilft Ihr IT-Chef den Führungskräften, sich auf die endgültige Auswahl zu einigen und die Verhandlungen mit dem Anbieter zu beginnen. An dieser Stelle ist es angebracht, eine Testphase anzufordern, um sicherzustellen, dass das VoIP-Telefonsystem gut für das Unternehmen geeignet ist. Es ist auch eine vielversprechende Idee, dass der IT-Verantwortliche neue Technologien erforscht, Bewertungen liest und Marktpreise für VoIP-Telefonsysteme unter die Lupe nimmt. Dies ist ebenfalls ein guter Zeitpunkt, um die Vertragsbedingungen der Bereiche für VoIP-Dienstleister zu lesen. Wenn der Vertrag irgendwelche Deal Breaker enthält, können Sie diese möglicherweise aushandeln. Die führenden Anbieter sind möglicherweise bereit, Rabatte oder einen Anmeldebonus anzubieten, um Ihr Unternehmen für sich zu gewinnen. 

4) Implementieren eines VoIP-Telefonsystems

Sobald Sie sich für einen VoIP-Dienstanbieter entschieden haben, können Sie die Projektmanagement-Phase des Kaufs in Angriff nehmen. Ihr IT-Verantwortlicher kann die Hilfe eines Projektmanagers in Anspruch nehmen, um das Projekt von Anfang bis Ende zu begleiten.

Dies sind einige der Dinge, die in das Projektmanagement für die Inbetriebnahme einer VoIP-Telefonanlage einfließen: 

  • Definieren der Grundbegriffe
  • Festlegen des Projektablaufs und Erstellen eines Zeitplans
  • Festlegen der übergeordneten Komponenten des VoIP-Telefons
  • Festlegen des Projektumfangs 
  • Entwicklung eines Plans zum Risikomanagement 
  • Budget aufstellen 
  • Festlegen der Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektmanagement-Teams 
  • Entwicklung eines Prozesses zum Verwalten von Änderungen im Projekt
  • Erstellen von Plänen für die Kommunikation des Projekts 
  • Entwurf eines Plans zur Überwachung des Projektfortschritts
  • Beschreiben, wie das Projekt abgeschlossen werden kann 

5) Verwaltung der technischen Aspekte und Netzwerkintegration

Eine VoIP-Telefonanlage erfordert die Bereitstellung einer bestimmten Netzwerkbandbreite. Die gängige Empfehlung ist, nur bis zu 80 % der Internetbandbreite zu nutzen. Bei der Implementierung eines VoIP-Telefonsystems ist eine zuverlässige Internetverbindung erforderlich. Ihr IT-Verantwortlicher muss außerdem auf Ihrem Router die Dienstgüte (QoS) einrichten, die den Sprachverkehr für Ihr Callcenter im Netzwerk priorisiert. Um das Beste aus Ihrer VoIP-Lösung herauszuholen, wird Ihr IT-Leiter auch die am besten geeigneten Softwareintegrationen für VoIP-Callcenter für Ihr Unternehmen recherchieren und Callcenter-Managern dabei helfen, sich mit Dashboard Analytics vertraut zu machen. 

6) Verwalten Ihres VoIP-Telefonsystems

Der letzte Schritt bei der Implementierung Ihres VoIP-Telefonsystems ist das Einrichten von Benutzern, Einstellungen und Abrechnungen. Dieser Schritt beinhaltet die Entscheidung, wie viele Callcenter-Mitarbeiter Sie beschäftigen werden und die Entwicklung eines Schulungsprogramms, um diese in die Funktionen, Programme, Telefonsysteme und Softwareintegrationen einzuarbeiten. In dieser Phase richten Sie auch die Funktionen Ihres Callcenters wie Anrufweiterleitung, IVR und Voicemail ein. Sie müssen auch Vereinbarungen mit Ihrer Rechnungsabteilung treffen, um die monatlichen Abonnementgebühren zu bezahlen. 

Warum Aircall?

Jetzt, wo Sie die Rolle der IT-Abteilung beim Kauf einer VoIP-Lösung kennen, haben Sie hoffentlich eine bessere Vorstellung davon, was Ihr Unternehmen erwarten kann. Bei Aircall wissen wir, worauf es beim Leistungsvergleich für den erfolgreichen Kauf und die Implementierung einer VoIP-Telefonanlage ankommt. Mit Aircall können Sie Telefonnummern in über 100 Unternehmen einrichten. Ob Sie es glauben oder nicht, Sie können eine VoIP-Lösung innerhalb eines Tages einrichten und nutzen. Insgesamt erhalten Sie mit Aircall ein umfangreiches Contact Center, das alle Ihre geschäftlichen Tools mit einer einzigen Datenbank verknüpft.

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