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Datenschutz & Digitalisierung: Darauf muss Ihr Unternehmen achten

Datenschutz & Digitalisierung
von
Victoria Guetter

Hätten Sie vor 20 Jahren gedacht, dass es einmal möglich sein wird, geschäftliche Videotelefonate über ein Smartphone zu führen? Oder im Homeoffice zu arbeiten und problemlos über das Internet auf Firmendaten zugreifen zu können?

Die Digitalisierung hat vor allem in den letzten beiden Jahrzehnten an Tempo zugelegt und ist bei weitem nicht am Ziel angelangt. Ihr Einfluss auf die Wirtschaft und hiesige Unternehmen ist spürbar. Wer wettbewerbsfähig in die Zukunft gehen will, der muss die digitale Transformation in seinen Geschäftsalltag integrieren. Laut einer Studie der Bitkom aus dem Jahr 2020 sehen mittlerweile rund 90% der deutschen Unternehmen diese Entwicklung als Chance an und nicht mehr als Risiko.

Nichtsdestotrotz bringt die zunehmende Umstellung analoger Prozesse ins digitale Format sowie der stete Bedarf nach innovativen Lösungen auch neue Herausforderungen mit sich. Eine davon ist das Wechselspiel aus Digitalisierung und Datenschutz.

Datenschutz und Digitalisierung – welchen Zusammenhang gibt es?

Um das Ausmaß des Zusammenhangs zwischen Digitalisierung und Datenschutz besser durchdringen zu können, lohnt sich ein Blick auf die individuellen Konzepte.

Das Thema Datenschutz hat seit dem Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für viele Institutionen und Unternehmen eine noch größere Brisanz, als zuvor. Die EU-weit geltende Regelung wurde mit dem Ziel eingeführt, die gesetzlichen Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten in allen europäischen Ländern weitestgehend zu vereinheitlichen. Sogar außereuropäische Staaten sind von der DSGVO betroffen. Sobald sie mit Informationen europäischer Bürger arbeiten oder eine Niederlassung im Staatenverbund unterhalten, müssen sie die Datenschutzgrundverordnung einhalten.

Mit dieser neuen europäischen Datenschutzrichtlinie, die 2016 verabschiedet wurde und 2018 in Kraft trat, wollte man vor allem den neuen Rahmenbedingungen der Digitalisierung gerecht werden. Früher wurden Kundendaten meist in Form von Formularen, Akten, Briefen und Faxe gesammelt. Mit der zunehmen Bedeutung und dem immer stärkeren Einsatz digitaler Kommunikationsmittel waren diese Zeiten allerdings vorbei. Anschreiben wurden durch E-Mails und Live-Chats abgelöst, Tracking-Programme werten minutiös die Besucher von Firmen-Webseiten aus und die Verwaltung der Kundendaten wird von CRM-Systemen übernommen.

Die digitale Transformation wirkte also letztlich wie ein Katalysator für die Datenverarbeitung von Unternehmen:

Bereit besser zu telefonieren?
  • Persönliche Informationen von Interessenten, Kunden und Partnern können seitdem nicht nur offline, sondern auch online gesammelt werden;
  • Es ergaben sich völlig neue Wege für die Erfassung personenbezogener Daten, z. B. über das automatische Registrieren von IP-Adressen bei einer Landingpage oder die Ermittlung von Standortdaten über Apps;
  • Die Masse der persönlichen Informationen nahm mit dem Ausbau digitaler Dienste kontinuierlich zu, da immer mehr Möglichkeiten zum Sammeln, Auswerten und  Tracking von Nutzerdaten bestehen;
  • Durch digitale Synchronisierung und Cloud-Services können Unternehmen diese Unmengen an personenbezogenen Daten besser speichern und verwerten. 

Inwieweit ist digitale Kommunikation wie VoIP davon betroffen?

Eine weitere Entwicklung, die zu diesen Veränderungen maßgeblich beigetragen hat, ist die zunehmende Bedeutung von VoIP-Telefonie

Seit die großen Telekommunikationsanbieter Deutschlands die Umstellung ihrer Netze auf All-IP verkündet haben, ist die Internettelefonie für viele Unternehmen zur leistungsstarken Alternative geworden. Während bei der klassischen Telefonie akustische Signale analog per Kabel übermittelt wurden, wird bei VoIP Sprache in Form von Datenpaketen über das Internet übertragen. 

Das bringt viele Vorteile. Unter anderem fallen wartungsintensive Telefonzentralen weg, Kosten für Anrufe können reduziert werden und die Business-Telefonie wird nicht nur skalierbar, sondern auch ortsunabhängig.

Ein noch größerer Nutzen ist allerdings, dass sich die Internettelefonie und vor allem Cloud-basierte VoIP-Systeme ideal mit anderen nützlichen Software-Lösungen und Kommunikationskanälen verknüpfen lassen. Ganz im Stil vom Unified Communications Konzept können Mitarbeiter eines Unternehmen so über eine einzige Benutzeroberfläche…

  • …Anrufe tätigen und entgegennehmen;
  • …Videotelefonate führen;
  • …während der Gespräche Daten im firmeneigenen CRM-, Kundendaten- oder Warenwirtschaftssystem aktualisieren;
  • …im Call-Center Kundensupport leisten und vieles mehr.

Mit der VoIP-Technik als Grundlage für alle Sprach- und Videotelefonie-Verbindungen sowie die Verknüpfung diverser Kommunikationskanäle mit Unified Communications verändert sich der Prozess der Datenverarbeitung durch Unternehmen nochmals. 

Welche Herausforderungen birgt datenschutzkonforme Digitalisierung?

Es verwundert also nicht, dass mit der anhaltenden Digitalisierung der letzten Jahre immer stärkere Zweifel bei Kunden und Verbrauchern aufkamen. Die Frage: “Welche meiner Daten werden von Unternehmen gesammelt und wie werden sie verwendet?” wurde immer häufiger gestellt. Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung soll Institutionen dazu anhalten, diese Frage gegenüber Kunden, Interessenten, Partnern und den eigenen Mitarbeitern zu beantworten.

Das Ziel: die europäischen Bürger sollen die Hoheit über ihre eigenen Daten zurückerhalten und informationelle Selbstbestimmung leben können. Gelingt das nicht, drohen bei Verstößen empfindliche Bußgelder.

Die ersten Jahre nach der Einführung der DSGVO zeigten jedoch, dass die Vereinbarung von Digitalisierung und Datenschutz für Unternehmen durchaus zur Herausforderung werden kann:

Big vs. Small Data

Mit der digitalen Transformation entwickelten sich Trends wie Big Data-Technologien oder synchronisierte Cloud-Systeme, die riesige Datenmengen verwalten können. Künstliche Intelligenz und Analyse-Tools helfen dabei, die Informationen auszuwerten, sodass sie beispielsweise für Marketing- oder Managemententscheidungen verwendbar sind. 

Die Datenschutzgrundverordnung schreibt hingegen einen möglichst minimierten und bewussten Umgang mit personenbezogenen Daten vor. 

Neue Sicherheitsrisiken

Seitdem interne und externe Unternehmenskommunikation und Verwaltungsprozesse nicht mehr analog, sondern digital erfolgen, sind die gesammelten Daten neuen Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Bedrohungen wie Hacking-Angriffe, Schadsoftware, unerlaubte Zugriffe durch Dritte oder auch der Verlust von eigenen Daten sind allgegenwärtig und definieren sich ständig neu. Weiterhin erfordert die Zusammenarbeit mit Drittanbietern zusätzliche Vorsicht. 

Unternehmen sind durch die hohen Anforderungen der EU-DSGVO an die Datensicherheit gezwungen, diese Risiken durch dynamische Präventiv- und Aktivmaßnahmen zu bekämpfen.

Mehr Aufwand, mehr Kosten

Das Umsetzen der Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung erfordert von Unternehmen eine erhebliche Investition an Zeit, Ressourcen und Geld. Denn es reicht nicht, die ohnehin umfangreichen Vorgaben einfach nur umzusetzen. Hinzu kommen weitere Vorgaben wie die Rechenschaftspflicht, die Meldepflicht, der Einsatz eines Datenschutzbeauftragten sowie die Pflicht, vorab eine Einwilligung für jede gesammelte Information einzuholen. 

Diese Einschränkungen und der damit verbundene Zusatzaufwand bei internen Prozessen sorgen dafür, dass selbst Ende 2020 nur ein Bruchteil der deutschen Unternehmen die EU-Datenschutzgesetze erfüllt hat. Einige Firmen verzichten deshalb sogar auf den Einsatz von Innovationen.

Diese Chancen und Vorteile bietet Ihnen datenschutzkonforme Digitalisierung

Vor diesem Hintergrund könnte man nun schlussfolgern, dass der Datenschutz die Digitalisierung eher hemmt statt fördert.

Die Realität ist aber eine andere. Denn tatsächlich kann es für Unternehmen großen Mehrwert bringen, auf eine datenschutzkonforme Digitalisierung zu setzen: 

  • Sie sind vor hohen Bußgeldern wegen Verstößen gegen die DSGVO geschützt;
  • Die ständige Überprüfung der eigenen Datenverarbeitung hilft, die interne Organisation und Verwaltung von Informationen zu verbessern, was wiederum zu höherer Effizienz und Datenqualität führt;
  • Kunden, Interessenten, B2B-Kontakte und Mitarbeiter wissen Ihre Daten bei Ihnen sicher, was Ihre Reputation als vertrauenswürdiges Unternehmen stärkt;
  • Sie behaupten Ihre Stellung auf dem Markt gegenüber Konkurrenzunternehmen, die ein geringeres Datenschutzniveau aufweisen;
  • Der transparente und proaktive Umgang mit Datenschutz kann dazu führen, dass Nutzer und Kunden eine höhere Motivation haben, Informationen freiwillig zur Verfügung zu stellen

Es ist keine Frage, dass sich mit der Einführung der DSGVO neue Spielregeln für die digitale Transformation deutscher Unternehmen ergeben haben. Wer allerdings den Datenschutz nicht als notwendiges Übel, sondern eher als Bewusstseinswandel sieht und diesen aktiv in die eigene digitale Wertschöpfungskette integriert, der kann davon auf vielfache Art profitieren. 

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