Telefon für Ihr Business – worauf ist zu achten? - Aircall Blog

Telefon für Ihr Business – worauf ist zu achten?

business telefon
von
Victoria Guetter

Welches Telefonsystem passt am besten zu Ihrem Business? Egal, ob Ihr Unternehmen bereits etabliert ist oder noch in den Kinderschuhen steckt – dieser Artikel hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung, die passende Telefonanlage für Ihr Unternehmen zu finden

COVID-19 bewirkt umwälzende Veränderungen in der globalen Unternehmenswelt. Mehr denn je zählt es jetzt, auf allen Ebenen des Unternehmens – so auch bei der Wahl des passenden Telefonsystems für Ihr Unternehmen – möglichst zukunftssichere Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden umreißen wir, welche Optionen es für die Business-Telefonie aktuell gibt, und geben Ihnen fachliche Empfehlungen mit auf den Weg in die „neue Normalität“ der Arbeit – für heute und mit Blick in die Zukunft. 

Arten von Telefonsystemen für Ihr Business

Um die Lage in puncto Telefonie für Unternehmen zu sondieren, wollen wir einen Blick auf die drei gängigsten Systeme werfen. 

Da ist zunächst einmal das gute alte Festnetz fürs Büro. Die Endgeräte sind über eine PMxAs-Schnittstelle an das ISDN-Netz angeschlossen. Wenn das für Sie nach Kauderwelsch klingt, können Sie Näheres zu den unterschiedlichen Telefonsystemen in unserem letzten Blogpost nachlesen. Der Server, auf dem diese Telefontechnik installiert wird, heißt im englischen Sprachraum Private Branch Exchange (PBX). Über PBX haben wir im Blog auch schon ausführlich gesprochen – hier können Sie sich schlau machen. Kurz, das PBX-System entspricht herkömmlichen Telefonkabeln mit einem PBX-Server in Ihrem Büro. 

Als Nächstes kommen Telefone, die über das Internet funktionieren. Hallo, VoIP! Hier haben Unternehmen mehrere Varianten zur Auswahl. Das erste interessante VoIP-System ist IP-PBX. Bei einer solchen Anlage können Anrufe in beide Richtungen zwischen VoIP-Netzen und dem Public Switched Telephone Network (PSTN) geroutet werden. IP-PBX-Server können vor Ort installiert oder über einen Telekommunikations- oder Internet-Anbieter zugänglich gemacht werden. Diese Aufstellung funktioniert mit SIP-„Hardphones“ (herkömmliche Festnetz-Tischtelefone, bei denen Anrufe über das Internet und nicht über das physische PSTN-Kabelnetz getätigt werden). 

Dann gibt es die komplett virtuelle VoIP-Telefonie. Dieses Business-Telefonsystem nutzt ausschließlich Software und das Internet; Tischtelefone, Kabel und sonstige Hardware entfallen. Anrufe werden über eine spezielle App oder Ihren Browser auf vorhandenen mobilen Endgeräten wie Laptops oder Smartphones getätigt und empfangen. Man nennt dies auch „Softphone“-Modus

Schließlich gibt es noch eine hybride Lösung, bei der eine althergebrachte physische PMxAs-Telefonanlage zusammen mit IP-Telefonen genutzt wird. Aufgrund einer Reihe von Nachteilen ist dies allerdings eher unüblich.

Bereit besser zu telefonieren?

Das richtige Telefon für Ihr Unternehmen wählen

Welches Telefonsystem für Sie das richtige ist, hängt unter anderem von der Größe, Reichweite und Organisation Ihres Unternehmens ab. In den allermeisten Fällen funktionieren Telefonanlagen für KMUs mit VoIP. 

Ein Business-Telefonsystem mit PBX-Festnetz muss von IT-Fachleuten installiert und regelmäßig gewartet werden und erfordert zudem lästige Hardware. Außerdem ist es mit hohen Investitionskosten verbunden und weit weniger vielseitig als VoIP. Der einzige wirklich überragende Vorteil einer solchen analogen Anlage gegenüber einem komplett virtuellen VoIP-System liegt in der Zuverlässigkeit der Verbindung. Dies sollte in Gegenden mit instabilem Internet und durchwegs hohem Anrufaufkommen oder auch zum Schutz bei Stromausfällen und Internetzusammenbrüchen berücksichtigt werden. In diesem Fall ist jedoch ein stabiler analoger Anschluss mit digitalem Backup bei Infrastrukturproblemen wohl auch die beste Lösung.

IP-PBX-Anlagen sind in größeren Unternehmen weltweit sehr verbreitet, obwohl sie längst nicht so zweckdienlich und intuitiv wie komplett virtuelle Telefonsysteme sind. IP-PBX kann nicht auf digitale Dienste wie CRM-Lösungen, Analytics-Software oder erweiterte Callcenter-Funktionen wie Power Dialer abgestimmt werden. Zudem ist IP-PBX auch heute noch mit teuren Hardware-Installationen – sprich Tischtelefonen im Büro – verbunden, die Fernarbeit unmöglich machen.

Komplett virtuelle, cloud-basierte VoIP-Business-Telefonsysteme sind das Gebot der Stunde für die meisten Firmen, allen voran Start-ups und schnell wachsende Unternehmen. 

VoIP-Anlagen passen sich allen Bürogrößen an und bieten als einziges Telefonsystem für Unternehmen die Möglichkeit zum Homeoffice – ein nicht zu vernachlässigender Aspekt in der heutigen Zeit. Wenn Sie Zugang zu einer zuverlässigen Internetverbindung haben, können wir Ihnen diese Lösung guten Gewissens empfehlen. Genau darum erfreut sich das cloud-basierte Aircall-VoIP-Telefonangebot für Unternehmen solcher Beliebtheit!

 

5 Kriterien für die Wahl des VoIP-Anbieters

Ihr Unternehmen ist ein Start-up? Es expandiert? Sie können einen Highspeed-Internetanschluss installieren lassen? Sie sind fest davon überzeugt, dass eine virtuelle VoIP-Business-Telefonanlage der Weg nach vorne ist? Gut – und was nun? 

Um Ihnen die Qual der Wahl zu erleichtern, haben wir für Sie die Top-5-Kriterien zusammengestellt, auf die Sie bei der Entscheidung für einen VoIP-Business-Provider achten sollten.

(1) Große Reichweite und flexible Abläufe

Wie teilt Ihr Anbieter Ihnen mehrfache „lokale“ Rufnummern in verschiedenen Ländern zu, ohne dass Sie an dem jeweiligen Ort präsent sind? Aircall arbeitet mit den besten SIP-Trunking-Carriern (Twilio, Voxbone und Colt) zusammen, um eine qualitativ hochwertige Abdeckung weltweit zu gewährleisten. Wir bieten lokale Rufnummern für Ihr Unternehmen in mehr als 100 Ländern sowie gebührenfreie Nummern in jedem beliebigen Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Zugang zu all dem haben Sie über Ihren Browser oder unsere spezielle App auf Ihrem Smartphone oder Laptop! Und last but not least brauchen sich Ihre Mitarbeiter nicht um mehrere Verträge mit SIP-Trunking-Anbietern zu kümmern – alles wird über Aircall abgewickelt. 

Durch moderne SIP-Trunking-Technologie sind wir zudem in der Lage, per Knopfdruck Rufnummern hinzuzufügen (oder zu entfernen), was mit einem PBX-System nicht möglich ist. Für Sie heißt das, dass Sie immer nur für genau die Anzahl Rufnummern bezahlen, die Sie gerade benötigen.

(2) Preis-Leistungs-Verhältnis

In der Cloud gehostete VoIP-Telefonanlagen sind im Gegensatz zu PBX und IP-PBX nicht mit hohen Investitionskosten für die Hardware-Installation oder signifikanten Wartungskosten verbunden. Eine monatliche Grundgebühr wird allerdings berechnet. Daher lohnt es sich, Vergleiche anzustellen und sicherzustellen, dass Sie auf Ihre Kosten kommen. Welche Serviceleistungen bietet Ihr Anbieter, abgesehen von digitalen Rufnummern? Halten Sie Ausschau nach Funktionen, die Abläufe vereinfachen und mit denen Sie Zeit und letztendlich Geld sparen.

Es gibt VoIP-Anbieter, die weit mehr als nur virtuelle Telefonanschlüsse bieten. Mit Aircall haben Sie Zugang zu allen Funktionen, die zuvor nur Callcenter-Unternehmen zur Verfügung standen. 

(3) Nützliche Callcenter-Serviceleistungen

Warteschleife, Anrufaufzeichnung und Anrufrouting sind wichtige Funktionen für einen effizienten Umgang mit Gesprächen im Rahmen eines Sales- oder Support-Teams. Airport bietet all diese Elemente und mehr. Die fortschrittlichen Callcenter-Lösungen von Aircall sind beispiellos und intuitiv. Dazu gehören zeitgesteuertes Anrufrouting und sogenanntes Skill-based-Routing, Anrufvermittlung mit Rücksprache (Warm Transfer, auf der Basis individueller Arbeitszeiten im Team und spezieller Kompetenzen wie beispielsweise Sprachkenntnisse), Telefonkonferenzen, Parallelruf, Warteschleife mit Rückruffunktion, individuelle Voicemail  und Dashboard-Verwaltung in Echtzeit

Aircall bietet erweiterte Optionen der Anrufaufzeichnung mit Schutz der Privatsphäre sowie die Möglichkeit, im Team in laufende Anrufe hineinzuhören und einander wichtige Informationen während des Telefongesprächs ‚zuzuflüstern‘.

Wenn Sie das Volumen Ihrer ausgehenden Anrufe steigern wollen, sollte Ihr Anbieter einen zuverlässigen Dialer für den Vertrieb wie den Power Dialer von Aircall bieten können. Zu den weiteren nützlichen Funktionen zählt beispielsweise ein Interaktives Sprachmenü (kurz IVR, für Interactive Voice Response) für eingehende Kundenanrufe.

(4) CRM-Integration und Tools für die Zusammenarbeit im Team

Halten Sie Ausschau nach einem VoIP-Service, der mehr ist als ein neues Tool, das neben Ihren übrigen Programmen und Datenbanken gemanagt werden will. Aircall kommuniziert mit allen wichtigen Tools und Abläufen – und Sie gewinnen Zeit für das Wesentliche.

Ein gutes Business-Telefonsystem steigert Produktivität und erleichtert Ihrem Team die Arbeit. Ihre Mitarbeiter können sich voll auf das Kundengespräch konzentrieren – Aircall erleichtert ihnen die Arbeit nach dem Anruf und im Team durch Kollaborationsfunktionen wie gemeinsame Kontaktliste, gemeinsame Inbox und erweiterte Funktionen für das Zuweisen von Anrufen und die Erstellung von Notizen während des Gesprächs. 

Steigern Sie Ihre Effizienz, indem Sie einen Anbieter wählen, der Ihnen Zugang zu den wertvollen Daten aus Ihren Gesprächen gibt. Aircall bietet ein benutzerfreundliches Dashboard, das Ihnen in Echtzeit detaillierte Einblicke in Ihre Anrufstatistiken gibt. 

(5) Sicherheit und Zuverlässigkeit

Herkömmliche PBX-Telefonsysteme, die keine Internetverbindung benötigen, mögen besonders sicher sein – das heißt aber nicht, dass virtuelle Telefonsysteme unsicher sind. Es macht Sinn, Daten in der Cloud zu speichern statt an einem physischen Ort, der bisweilen unzugänglich oder unzureichend gesichert ist. Datenschutzverletzungen durch menschliches Versagen oder Vorsatz kommen bei Vor-Ort-Infrastrukturen erstaunlich häufig vor.

Weil die Cloud naturgemäß schwer zu fassen ist, mag sie als riskanter Ort für die Speicherung von Daten angesehen werden. Die Anbieter investieren allerdings massiv in die Stärkung ihrer Cloud-Sicherheitsprotokolle, und Sicherheitsverletzungen kommen sehr selten vor. 

Wie geht Ihr virtueller VoIP-Anbieter mit der Sicherheit um? Ist die Cloud, die als Host dient, verschlüsselt und gegen Datenlecks gefeit? Dies sind entscheidende Fragen, die Sie beim Recherchieren potenzieller Anbieter berücksichtigen sollten.

 

Machen Sie Ihr Telefonsystem zukunftssicher

In der ganzen Welt passen sich Unternehmen den sich wandelnden Zeiten an. Oberste Priorität hat dabei die Zukunftssicherung Ihres Unternehmens. 

Ein Telefonsystem für Ihr Unternehmen ist ein Aspekt Ihrer Organisation, der Ihr Unternehmen unter keinen Umständen ins Hintertreffen bringen sollte. Mit der Wahl einer cloud-basierten, virtuellen VoIP-Anlage stellen Sie sicher, dass Ihre Telefon-Mitarbeiter auch aus der Ferne arbeiten können und dass Sie jederzeit auf die Daten Ihres Unternehmens in der Cloud zugreifen können. 

 

Telefonsysteme für Ihr Business – das Wichtigste in Kürze

Wenn Sie bereits über die nötige Infrastruktur verfügen und sich eine Anlage wünschen, die auch ohne Internet funktioniert, bleiben Sie beim herkömmlichen PBX-Telefonsystem.

Wenn Sie eine groß angelegte physische Büroumgebung haben und ein zuverlässiges System suchen, sind Sie mit IP-PBX gut beraten. Dies schließt allerdings erweiterte Funktionen wie eine CRM-Integration oder die Möglichkeit des Homeoffice aus.

Wenn Ihre Prioritäten Mobilität, Skalierbarkeit, Sicherheit, Homeoffice oder eine rasche internationale Expansion sind, ist ein komplett virtuelles VoIP-Business-Telefonsystem für Sie das Richtige.

Aircall ist eine kostengünstige und intuitive Business-Telefon-Lösung, die Start-ups und kleinen bis mittelständischen Unternehmen eine Vielzahl professioneller Callcenter-Serviceleistungen bietet, um Ihrem Team das Leben ein Stück leichter zu machen. 

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