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Jetzt loslegenDas Homeoffice bleibt weiterhin ein heiß diskutiertes Thema. Auch wenn die Homeoffice-Pflicht in Deutschland nicht überall gleich streng kontrolliert wird, arbeiten die meisten Menschen derzeit in den eigenen vier Wänden. Als wäre die Umstellung auf das Homeoffice nicht schon schwer genug, haben vor allem Callcenter-Agenten immer wieder Probleme, auch zuhause Telefonate mit hoher Qualität durchzuführen.
Anders als im Büro, stehen Support- und Sales-Agenten im Homeoffice keine hilfsbereiten Kollegen aus dem IT-Bereich zur Seite. Darum haben wir für Sie in diesem Beitrag gängige VoIP-Probleme und deren Lösungen zusammengefasst, damit Sie schnell wieder reibungslose Gespräche mit Ihren Kunden und Prospects führen können – und das unabhängig vom Support Ihres IT-Teams.
Quick links
Wie funktioniert VoIP?
Damit Sie mögliche VoIP-Probleme besser nachvollziehen können, sehen wir uns zunächst die Funktionsweise von VoIP an. Wenn Sie bereits eine VoIP-Telefonanlage nutzen, wissen Sie, dass VoIP-Telefonie über das Internet funktioniert. Dabei werden Sprachsignale von der VoIP-Software in kleine – 10 bis 40 Millisekunden große – Datenpakete umgewandelt. Diese werden anschließend nacheinander über den Router, den Server Ihres VoIP-Anbieters und den Netzwerk-Carrier des Empfangsgeräts an das Gerät Ihres Gesprächspartners übermittelt.
Dort angekommen finden Ihre Sprachsignale wieder zurück zu ihrer ursprünglichen Form und werden per Lautsprecher wiedergegeben. Wie Sie sehen, gibt es viele Stellen eines VoIP-Telefonats, an denen etwas schief gehen kann. Vor allem wenn man bedenkt, dass Signale bei einem Gespräch über VoIP sämtliche Stationen mehrfach und in beide Richtungen passieren. Einzelne Stationen direkt zu bearbeiten ist leider nicht möglich, allerdings können Sie einiges tun, um Störungen vorzubeugen, ohne einen IT-Fachmann bemühen zu müssen.
Wichtige Voraussetzungen für eine solide VoIP-Telefonie
Eine solide Grundlage für Ihre VoIP-Telefonanlage zu schaffen ist die beste Vorgehensweise, um mit möglichst wenig Aufwand reibungslose Internet-Telefonate führen zu können. Sehen wir uns also Schritt für Schritt das ideale Set-up für Ihre verlässliche Telefonanlage an, bevor wir dazu kommen, was Sie tun können, sollten Sie es doch einmal mit VoIP-Problemen zu tun haben.
Eine solide Internetverbindung
Dass Sie eine solide Internetverbindung brauchen, wenn Sie eine internetbasierte Telefonanlage nutzen, wissen Sie vermutlich schon. Allerdings lohnt es sich bei der Wahl Ihres Internetanbieters, auf gewisse Details zu achten. Wenn Sie eine VoIP-Telefonanlage in Ihrem Betrieb oder Homeoffice installieren möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine stabile Breitbandverbindung verfügen.
Eine Internet-Geschwindigkeit von mindestens 64 kBit/s sollte mindestens anliegen. Je schneller Ihr Internet ist, umso mehr Arbeitsprozesse können simultan über Ihr Netzwerk laufen. Außerdem sollten Sie ein Internet nutzen, das sein Signal über eine Telefondose/DSL bezieht. Internet, das Sie per WLAN beziehen ist leider anfällig für Signalverluste, was der Qualität Ihrer Gespräche schaden kann. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Router IP-fähig ist (, was bei den meisten modernen Routern der Fall ist).
Installieren Sie einen SIP-Trunk
SIP-Trunks sind digitale Telefonleitungen. SIP steht für „Session Initiation Protocol“ und bezeichnet die Computersprache, mit der Sie Anrufe tätigen und empfangen können. Wenn Sie einen SIP-Trunk installieren, können Sie neben Telefonaten auch andere Kommunikationsmethoden (beispielsweise das Faxen), im Rahmen eines Umstiegs auf All-IP, über das Internet nutzen. Keine Sorge, Sie müssen sich nicht bis ins Detail in die technischen Details zum SIP-Trunk einlesen. VoIP-Provider wie Aircall übernehmen die Installation eines leistungsstarken SIP-Trunks gerne für Sie.
Nutzen Sie eine solide VoIP-Software
Haben Sie eine schnelle, stabile Internetverbindung brauchen Sie eine Software, mit der Sie und Ihre Teams hochwertige Internet-Telefonate führen können. Neben Gesprächen mit hoher Tonqualität bietet Ihnen die richtige VoIP-Software auch die Möglichkeit, CRMs, Helpdesks und weitere nützliche Tools zu integrieren. Dadurch speichern Sie alle Kundendaten an einem Ort. Ihre Teams telefonieren somit ohne Unterbrechungen, haben alle relevanten Informationen auf einem Blick vor sich und können einen Großteil des Papierkrams automatisieren.
Testen Sie die Anrufqualität der jeweiligen Software, bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden. Haben Sie einen Anbieter mit einer verlässlichen Telefonlösung gefunden, werden Sie sich in Zukunft wenig mit VoIP-Problemen beschäftigen müssen.
Telefonieren Sie über ein leistungsstarkes Gerät
Ihre Internetverbindung ist stabil, Sie nutzen bereits einen SIP-Trunk und Ihre Software ist perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt? Dann brauchen Ihre Teams nur noch Geräte, mit denen sie telefonieren können. PCs und Laptops haben sich in den meisten Callcenter bewährt, da Agenten so mit Kunden und Prospects telefonieren und Informationen gleichzeitig bearbeiten können. Außerdem sind PCs und Laptops oft leistungsstärker als Smartphones und Tablets.
VoIP-Probleme und wie Sie diese lösen
Ihre virtuelle Telefonanlage erfüllt alle Herausforderungen, aber Sie haben es trotzdem mit VoIP-Problemen zu tun? So manche VoIP-Probleme lassen sich mit ein paar Handgriffen lösen – ohne, dass Sie jemanden aus Ihrem IT-Team zu sich ins Homeoffice oder ins Büro rufen müssen.
Netzwerkprobleme mit QoS lösen
Sie können sich Ihre Breitbandverbindung wie eine Autobahn vorstellen. Telefonieren Sie über das Internet, werden ebenso Daten über diese “Autobahn” geschickt, wie bei der Kommunikation per E-Mail oder beim Streaming von Videos oder Musik. Passiert zu viel davon auf einmal, kann ein Stau entstehen und Daten kommen verspätet oder gar nicht dort an, wo sie sollen.
Kommt es aufgrund dieses Staus zu VoIP-Problemen, können Sie VoIP, E-Mails und andere Diensten, die Sie verwenden, eigene Spuren zuweisen und so sicherstellen, dass es zu keinen VoIP-Ausfällen kommt, sofern Sie VoIP ausreichend Platz zur Verfügung stellen. Der Fachbegriff für diese Netzwerkpriorisierung ist QoS (Quality of Service). Die Konfiguration des QoS über Ihren Router ist allerdings ziemlich kompliziert. Nutzen Sie die virtuelle Telefonanlage von Aircall, konfigurieren wir den QoS aus der Ferne für Sie.
Anrufqualität mit dem richtigen Headset verbessern
Nutzen Sie das falsche Headset, kann es die Verbindung zur App unterbrechen oder auf One-Way-Audio (wenn das Headset-Mikrophon auch den eingehenden Ton aufnimmt) umsteigen, was Tonverzerrungen hervorrufen kann. Für eine gute Sprachqualität sollten Ihre Teams Headsets verwenden, wenn sie telefonieren – auch im Homeoffice. Telefonieren Ihre Agenten mit einem professionellen Headset, können sich Ihre Mitarbeiter und deren Gesprächspartner besser verstehen. Aircall empfiehlt das Jaba Evolve 40 als zuverlässiges Headset.
Stabile Verbindung indem Sie das Telefonieren über WLAN vermeiden
Wie bereits erwähnt, sollten Sie kein WLAN nutzen, wenn Sie über das Internet telefonieren. Das WLAN wurde nicht für die Echtzeitanwendung entwickelt. Außerdem ist die Abdeckung des WLANs lückenhaft und wird durch Mikrowellen, Smartphones und Leuchtstoffröhren schnell beeinträchtigt. Sind in Ihrem Callcenter oder Homeoffice mehrere Geräte mit dem WLAN verbunden, konkurrieren sie um Bandbreite, was wiederum zu VoIP-Problemen führen kann. Ein WLAN führt zwar nicht zwangsläufig zu VoIP-Problemen, wenn Sie aber mit der Qualität Ihrer Internet-Telefonie unzufrieden sind und ein WLAN nutzen, kann der Umstieg auf eine Ethernet-Verbindung die Lösung sein.
Aircalls zuverlässiges VoIP-Telefonsystem
Aircall bietet ein zuverlässiges VoIP-Telefonsystem an, das VoIP-Problemen proaktiv vorbeugt. Nutzen Sie die Telefonanlage von Aircall, telefonieren Sie über eine Software mit marktführender Infrastruktur für Ihr Unternehmen. Aircall arbeitet mit erstklassigen globalen sowie lokalen Netzwerk-Anbietern zusammen, um eine hervorragende Anrufqualität sicherzustellen. Und sollte es doch einmal zu Problemen kommen, stehen wir Ihnen zur Seite, damit Sie und Ihre Teams mit wenig Aufwand schnell wieder Gespräche mit höchster Qualität führen können.
Sie möchten eine VoIP-Software nutzen, bei der Sie sich keine Gedanken über VoIP-Probleme machen müssen? Dann testen Sie Aircall jetzt 7 Tage lang kostenlos!
Veröffentlicht am 22. März 2021.
