Keine verpassten Anrufe mehr mit KI-Empfangsassistenten

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

Einfach einzurichten. Einfach zu benutzen. Leistungsstarke Integrationen.

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Anrufe, die Ihr Team nicht direkt beantworten kann, landen entweder auf dem Anrufbeantworter oder in einem Telefonmenü – oder bleiben im schlimmsten Fall einfach unbeantwortet. Mit den AI Voice Agents von Aircall löst sich dieses Problem, weil sie rund um die Uhr für Sie ans Telefon gehen.

Was verpasste Anrufe Sie kosten

Geschäftszeiten sind für Anrufer oft irrelevant. Ihren Kunden ist nicht bewusst, wann Ihr Team mittags in der Kantine sitzt, wann es bereits Feierabend gemacht hat oder eine Peak-Zeit vor Feiertagen durchlebt. Mit einem Empfang oder einer Support-Warteschlange können Sie eine begrenzte Anzahl an Anrufen gleichzeitig abfedern. Darüber hinaus bleiben nur noch die Weiterleitung auf die Mailbox, lange Wartezeiten oder Anrufer, die möglicherweise frustriert aufgeben.

Klassische Telefonmenüs sind keine Lösung. Anrufer klicken sich durch Menüs, die ihre Anliegen selten widerspiegeln. Dann folgt die Wartezeit auf einen Mitarbeiter, der vielleicht gerade noch ein Gespräch führt. Daraus resultieren verpasste Leads, langsamerer Support und ein Team, das den Tag damit verbringt, immer wieder dieselben Antworten zu geben, statt sich um komplexere Probleme kümmern zu können.

Die Kosten summieren sich schnell. Ein verpasster Vertriebsanruf wird blitzschnell zu einem Lead, der zur Konkurrenz abwandert. Ein verpasster Support-Anruf ist ein Kunde, der beim zweiten Anruf schon verärgert ins Gespräch einsteigt. Und jedes Teammitglied, das sich mit repetitiven Anfragen befasst, steht nicht für die Anrufe bereit, bei denen es wirklich gebraucht wird.

Der AI Voice Agent von Aircall: Ihr KI-Empfangsassistent in Vollzeit

Jeder Anruf wird nicht nur entgegengenommen, sondern passend weitergeleitet: Der AI Voice Agent von Aircall begrüßt den Anrufer in verständlicher Sprache und fragt nach seinem Anliegen. Er versteht das Anliegen und löst es entweder selbst oder leitet es mit vollständigem Kontext an den richtigen Mitarbeiter weiter. Kein Telefonmenü, keine Tastenwahl, keine Warteschleifenmusik.

Außerhalb der Geschäftszeiten und dennoch beantwortet: Allein im Gesundheitswesen werden 42 % der Termine außerhalb der üblichen Geschäftszeiten gebucht. Der AI Voice Agent nimmt Anrufe um 23 Uhr an einem Sonntag genauso entgegen wie um 11 Uhr an einem Montag. Die Erreichbarkeit endet nicht, wenn Ihr Team Feierabend macht.

Buchungen ganz ohne Rückruf: Der AI Voice Agent prüft Ihren Kalender und bucht, verschiebt oder storniert Termine direkt während des Anrufs, ohne Warteschleife oder Rückruf und ohne doppelte Buchungen.

Erinnerungen versendet, Termin wahrgenommen: Der AI Voice Agent ruft vor einem geplanten Termin an, um ihn zu bestätigen. Kann die Person nicht kommen, verschiebt der AI Voice Agent den Termin direkt im gleichen Gespräch. Telefonische Erinnerungen allein können verpasste Termine um bis zu 39 % reduzieren.

Komplexe Anrufe werden weiterhin von Menschen bearbeitet: Der AI Voice Agent erkennt Dringlichkeit oder Frustration in der Stimme eines Anrufers. Sobald Urteilsvermögen gefragt ist, wird der Anrufer an einen Menschen weitergeleitet.

Funktionen

Die AI Voice Agents von Aircall funktionieren anders als Mailboxen, Telefonmenüs und eigenständige Anrufbeantwortungsdienste. AI Voice Agents:

• beantworten jeden Anruf, auch nachts, am Wochenende und in Spitzenzeiten

• verstehen natürliche, offene Anfragen – ohne Tastenwahl oder Sprachmenü

• buchen, verschieben und stornieren Termine direkt in Ihrem Kalender und rufen im Vorfeld an, um sich Termine bestätigen zu lassen und dadurch Terminausfälle zu reduzieren

• bearbeiten Routinefragen vollständig und übergeben komplexe Anrufe an einen Mitarbeiter mit dem Kontext aus dem bisherigen Gespräch.

• sprechen 23 Sprachen, sodass jeder Anrufer jeder Herkunft ohne Wartezeit dieselbe Antwort von einer freundlichen Stimme erhält

Ihr AI Voice Agent wird zudem mit jedem Anruf besser. Über das Agent Performance Dashboard können Sie genau erkennen, bei welchen Fragen noch Verbesserungsbedarf besteht. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Lücke zu schließen, bevor der nächste Anruf suboptimal abläuft.

Die Ergebnisse sprechen für sich

Die Kombination aus der Weiterleitung und Entgegennahme von Anrufen ist aktuell der größte Anwendungsfall für die AI Voice Agents von Aircall, gemessen am Volumen: 346.000 Anrufe wurden über Hunderte von Unternehmen hinweg bearbeitet.

• SJWD Water District wickelt etwa 90 % der Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten mit einem AI Voice Agent ab und hat so die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 150 Sekunden auf 55 Sekunden gesenkt

• TripCity bearbeitet inzwischen 54 % seiner Anrufe mit dem AI Voice Agent, der 87 % davon von Anfang bis Ende abwickelt, ohne an einen menschlichen Mitarbeiter zu eskalieren

• Unbiased steigerte sein Servicelevel um 23 %, ohne zusätzliches Personal einzustellen

• Telefonische Erinnerungen allein können verpasste Termine um bis zu 39 % reduzieren (ZocDoc) – ein Branchenmaßstab dafür, was automatisierte Bestätigungsanrufe leisten können

Ein AI Voice Agent eignet sich am besten für Anrufe, die sich wiederholen: Gesprächsannahme, Priorisierung, Weiterleitung und Routinefragen. Anrufe, die Urteilsvermögen oder Empathie erfordern, werden weiterhin an Ihr Team eskaliert und bei der Übergabe gehen keine Daten verloren. Die Einrichtung der Agents ist dabei wirklich einfach und schnell.

So richten Sie Ihren KI-Empfangsassistenten in drei Schritten ein

1. Aufgabe auswählen. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard und wählen Sie die Vorlage „Receptionist Agent“ aus. Die Vorlage wird automatisch mit Angaben zu Ihrem Unternehmen vorausgefüllt, z. B. mit dem Namen, den Öffnungszeiten und den Inhalten Ihres Unternehmens. Jede Abostufe bei Aircall enthält bereits Minuten für den AI Voice Agent, sodass Ihnen vom ersten Tag an ein funktionsfähiger Agent zum Testen zur Verfügung steht.

2. Bestätigen Sie das Hintergrundwissen und seinen Tonfall. Überprüfen Sie das Profil, die Stimme und die Sprechweise, bestätigen Sie die Wissensquellen, aus denen er antworten soll, und kontrollieren Sie den visuell dargestellten Gesprächsverlauf, einschließlich der Verzweigungen.

3. Testen und aktivieren. Verbinden Sie Ihre Rufnummer und aktivieren Sie den Agent und rufen Sie die Rufnummer an. Die meisten Teams schaffen den Weg von der Vorlage zum aktiven Agent in wenigen Minuten.

Die Anrufweiterleitung ist der nächste Schritt. Die absichtsbasierte Weiterleitung ist die nächste Komponente Ihrer Einrichtung. So kann Ihr Assistent Ihre Anrufe optimal an Ihr Team weiterleiten oder autonom bearbeiten. Auch hier ist die Einrichtung intuitiv und schnell erledigt.

Wie lange dauert die Einrichtung tatsächlich? Den meisten Teams gelingt der Weg von der Vorlage zum aktiven Agent in wenigen Minuten. Zudem lassen sich Anrufweiterleitung und Terminplanung problemlos ergänzen, wenn der Empfangsassistent bereits live ist.

Jetzt loslegen mit einem All-in-One-System

Die AI Voice Agents von Aircall sind nativ eingebunden. Sie befinden sich im selben Telefonsystem, funktionieren mit derselben Rufnummer und sind auf derselben Oberfläche dargestellt, über die Ihr Team bereits Anrufe abwickelt. Sie vermeiden also den unschönen Flickenteppich aus Fremdanwendungen.

Bei der Übergabe geht das gesamte Gespräch mit. Wenn die KI einen Anruf an einen Mitarbeiter übergibt, sieht dieser den vollständigen Anrufverlauf im selben Tool. Das bedeutet, dass Ihre Anrufer sich nicht wiederholen müssen.

Sie synchronisieren sich mit den Tools, die Sie bereits nutzen. AI Voice Agents lassen sich mit über 250 nativen Integrationen verbinden, darunter HubSpot, Salesforce und Zendesk, sodass Anrufergebnisse genau dort dokumentiert werden, wo Ihr Team ohnehin nachschaut.

Verpasste Anrufe, lange Warteschlangen oder ein überlasteter Empfang sind auch in Ihrem Business ein Problem? Dann lassen Sie uns demonstrieren, wie AI Voice Agents Ihr Anrufaufkommen bewältigen können:

Veröffentlicht am 1. September 2026.