Telefonsysteme für KMU bewerten - Aircall Blog

Telefonsysteme für KMU bewerten

Evaluate small business phone systems with these criteria.
von
Victoria Guetter

Telefonsysteme für kleine und mittlere Unternehmen waren einst begrenzt, was die Funktionen und Möglichkeiten betrifft. Inhaber von KMUs erwarten von ihrer Telefonanlage mehr, als mehrere gleichzeitige eingehende und ausgehende Anrufe zu ermöglichen.

Für den heutigen Markt sind das geringe Erwartungen. Wenn Ihr Telefonsystem für KMU nicht mehr kann als das, dürfen Sie daran zweifeln, dass es die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist. Ist die Software gut genug, um der Konkurrenz stets einen Schritt voraus zu sein?

Bei Ihrem aktuellen Telefonsystem sollten Sie die Fortschritte berücksichtigen, die in der Technologie für Telefonanlagen gemacht werden. Wie könnten diese Fortschritte Ihr Unternehmen verbessern? Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Telefonsystem momentan ausreicht, sollten Sie die Skalierbarkeit nicht außer Acht lassen. Dies ist ein wichtiger Punkt, wenn Sie mit einem Wachstum Ihres Unternehmens rechnen.

Stellen Sie eine Wunschliste mit allen Funktionen zusammen, die Ihre Telefonanlage haben sollte. Wenn Sie sich Zeit nehmen, um größere Schwachpunkte zu identifizieren, können Sie Ihr Unternehmen voranbringen. Telefonsysteme für KMU haben noch nie zuvor über so viele produktivitätssteigernde Funktionen zu einem so günstigen Preis verfügt. Vielleicht sollten Sie nicht länger warten und schon jetzt über eine neue Telefonanlage nachdenken, auch wenn es nicht auf Ihrer To-do-Liste steht.

Unterschiede zwischen Telefonsystemen für KMU

Ein Telefonsystem für KMU besteht aus miteinander verbundenen Telefonen, die über eine Reihe von Funktionen wie Anrufbearbeitung, Voicemail, Anrufweiterleitung und Telefonkonferenz verfügen. Für viele Telefonsysteme für KMU werden Tischtelefone benötigt. Doch immer mehr Unternehmen wechseln zu Cloud-basierten Telefonsystem, die mit jedem mit dem Internet verbundenen Gerät genutzt werden können. Das Telefonsystem für KMU passt sich an die Anzahl Ihrer Mitarbeiter an: Es kann ein Telefon unterstützen, genauso wie mehrere gleichzeitig.

Andere Unternehmen nutzen wiederum eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen. Tischtelefone sind bei einem Cloud-basierten Telefonsystem, auch virtuelle Telefonanlage genannt, nicht notwendig. Eine Internetverbindung und vielleicht ein Headset sind alles, was Sie brauchen.

Telefonsysteme voneinander unterscheiden

Die nachstehenden Telefonsysteme für KMU werden heutzutage verwendet:

Bereit besser zu telefonieren?
  • Analog: Dies wird auch POTS (Plain Old Telephone System) oder PSTN (Public Switched Telephone Network) genannt. Diese Telefonanlage überträgt Sprachnachrichten über Kabel aus Kupferdrähten.
  • PBX: Die Abkürzung steht für „Private Branch Exchange“. Das Telefonnetz besteht aus mehreren Kabeln, die jeweils 23 Kanäle unterstützen können. Jeder Kanal führt zu einer separaten Nebenstelle in einem Büro.
  • IP PBX: Dieses System ist ein Upgrade der PBX-Telefonanlage. Sprachnachrichten werden über Datenpakete via Internet übertragen.
  • VoIP: Die Abkürzung steht für Voice over Internet Protocol. Dank dieses Systems können Sprach- und Datennetzwerke miteinander verbunden werden.

Ein Telefonsystem für KMU umfasst alles von wenigen Telefonen bis hin zu PBX-Telefonanlagen.

Telefonsysteme für KMU können über PSTN, das Internet (VoIP oder Internet-Telefonie) oder über eine Kombination aus beiden (das gilt für IP PBX) funktionieren.

Dank VoIP-Telefonanlagen können kleine und mittlere Unternehmen die gleichen Möglichkeiten wie die Großen ausschöpfen. Dies ist ein wichtiger Gesichtspunkt, weil sich die Zeiten ändern und Ihr Unternehmen wächst.

Telefonsysteme für KMU oder für Großunternehmen

Vor nicht allzu langer Zeit konnten nur Großunternehmen und Unternehmen mit mehreren Standorten sich PBX-Telefonanlagen leisten, da jedes verlegte Kabel Geld kostet. Bedenkt man, dass jedes dieser Kabel nur 23 Kanäle unterstützt, kann man sich vorstellen, welche Geldsummen große Unternehmen in die Hardware für das Telefonsystem investieren müssen.

Für viele KMU ist eine PBX-Telefonanlage unbezahlbar, auch wenn sie eine brauchen. Moderne Telefonsysteme, z. B. VoIP-Telefonanlagen, bieten KMU die gleichen Funktionen und Möglichkeiten wie großen Unternehmen – ohne hohe Kosten zu verursachen. Wenn Sie VoIP- und Cloud-Systeme verwenden, profitieren Sie von deutlich besseren Anruffunktionen.

Für kleine und mittlere Unternehmen war es unmöglich, mit einer PSTN-Telefonanlage ein Callcenter oder Contactcenter einzurichten. Mit VoIP-Systemen ist das nun möglich, auch wenn man klein anfängt. Sie müssen keine hohen Summen in die Erweiterung Ihrer Anrufaktionen investieren, um dem Wachstum Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Sie dachten, dass ein Telefonsystem mit guten Funktionen für Ihr kleines Unternehmen außer Reichweite sei? Das ist nicht mehr der Fall. Ihre Mitarbeiter wünschen sich, dass sie Kunden ganz einfach per E-Mail, Chat oder Textnachricht erreichen können? Oder beschweren sich Ihre Kunden über die gleichen Probleme? Dann sollten Sie darüber nachdenken, auf ein modernes Telefonsystem umzusteigen, das all diese Funktionen bietet – und sogar mehr.

Zur Cloud wechseln

Aufgrund knapper Budgets meinen viele KMU, dass sie weniger für Technologie und Tools ausgeben müssen, um rentabel zu sein. Außerdem kann es einem schwerfallen, seine Arbeitsweise zu überdenken, wenn man sich auf eine bestimmte festgelegt hat.

Die Covid-19-Pandemie öffnete vielen kleinen und mittleren Unternehmen die Augen. Sie hat ihnen gezeigt, dass es möglich und vielleicht sogar vorteilhaft ist, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten. Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem können sich KMU ohne zusätzliche Kosten oder Unterbrechungen des Betriebs an die Arbeit im Homeoffice anpassen. Es gibt noch zahlreiche andere Gründe, weswegen dieses Arbeitsmodell den Mitarbeitern den Tag retten könnte.

Funktionen der Telefonsysteme für KMU bewerten

Haben Sie sich auch schon einmal gewünscht, dass Ihr Telefonsystem mehr kann, als eingehende und ausgehende Anrufe zu unterstützen? Eine VoIP-Telefonanlage kann die Arbeitsabläufe im Anrufmanagement rationalisieren, die Kundenerfahrung verbessern und die Zusammenarbeit fördern. VoIP-Telefone bieten Unternehmen wichtige Vorteile gegenüber den Telefonsystemen, die über das herkömmliche Festnetz funktionieren.

Sie wissen, welche Funktionen Ihr aktuelles Telefonsystem hat. Wie könnte eine moderne Telefonanlage Ihre Arbeit unterstützen, würde sie über alle Funktionen verfügen, die Sie sich wünschen?

Hören Ihre Kunden nichts, wenn sie in der Leitung warten müssen? Es klingt nach einem Detail, aber durch Musik in der Warteschleife verbessern Sie Ihren Kundenservice.

Könnten sich manche Ihrer Mitarbeiter besser auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, wenn sie nicht den ganzen Tag Kundenanfragen beantworten müssten? Würde alles reibungsloser ablaufen, hätten Sie ein Callcenter als Helpdesk oder zur Bearbeitung von Kundenfragen und -problemen? Ein automatisches Antwortsystem sowie eine Anrufweiterleitung können dabei helfen, dass Anrufe in kürzester Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden. Diese Funktionen sind für Ihr Unternehmen hilfreich und werden von Kunden geschätzt.

Wenn die Umsatzsteigerung eines Ihrer strategischen Ziele ist, könnte Ihnen ein Outbound-Callcenter helfen, Ihre Fortschritte zu verfolgen und Ihr Ziel zu erreichen.

Benötigen Sie Agenten, die im Homeoffice arbeiten? Möchten Sie Mitarbeiter aus anderen Gegenden einstellen, die nicht jeden Tag ins Büro kommen können? Verteilte Teams können überall arbeiten, weil Sie Zugang zu Ihrem CRM haben. So können sie auch mit den anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten.

Wenn diese Funktionen einige Ihrer Probleme lösen und das Budget stimmt, ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem genau das Richtige für Sie. Ihre Telefonanlage wird Ihre Geschäftsfunktionen auch während des Wachstums Ihres Unternehmens unterstützen.

Kostenfaktoren eines Telefonsystems für KMU

Bei Telefonsystemen für kleine und mittlere Unternehmen ist es ratsam, die Anschaffungskosten für das moderne Telefonsystem zu berücksichtigen. In die Gesamtkosten müssen Sie auch Ihre laufenden Kosten einkalkulieren. Denken Sie außerdem daran, dass Sie Kosten sparen können durch wichtige Funktionen, die Ihre alte Telefonanlage nicht hat.

Herkömmliche Festnetztelefone können sehr kostspielig sein, da Sie für die Installation, Reparatur und Wartung von Telefonleitungen aufkommen müssen. Ein Festnetzanschluss kostet mindestens um die 100 US-Dollar für ein Basissystem. Für jede weitere Leitung fallen zusätzliche Kosten an.

Ein VoIP-Telefonsystem können Sie bereits für 19,99 US-Dollar im Monat nutzen, zuzüglich der Kosten für Ihren Internetanschluss, den Sie unabhängig vom Telefonsystem sowieso benötigen. Vergessen Sie nicht, dass Sie ein solches Telefonsystem modernisieren können, ohne Abstriche bei der Zuverlässigkeit zu machen oder für zusätzliche Kosten für Hardware und die Installation aufkommen zu müssen. Diese können sich außerdem schnell summieren.

Bei herkömmlichen Telefonanlagen können die Tarife für Fern- und Auslandsgespräche erheblich höher ausfallen als bei einem VoIP-Telefon. Da VoIP-Anrufe über das Internet übertragen werden, zahlen Sie lediglich die Internetgebühren. Darüber hinaus können Sie internationale Telefonnummern im Handumdrehen erstellen, wenn Sie welche benötigen.

Es ist von Vorteil, alle Kosten und Einsparungen zu berechnen. Wägen Sie diese gegen Ihre Bedürfnisse ab und überlegen Sie sich, welche Funktionen Sie weiterbringen. Ein modernes Telefonsystem bietet Ihnen mit Abstand die besten Funktionen und Möglichkeiten zu niedrigen Preisen.

Die nützlichsten Funktionen für KMU

Mit jedem Telefonsystem können Sie Anrufe tätigen und annehmen. Dennoch sollten Sie nach einer Lösung suchen, die mehr als das kann. Ein VoIP-Telefonsystem ist eben diese Lösung, die Ihnen all das bietet.

Der Kundenservice spielt im Geschäftsbetrieb eine wichtigere Rolle als je zuvor. Das gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.

Beliebte Funktionen von Cloud-Telefonen

In der folgenden Liste präsentieren wir einige der beliebten Funktionen, von denen KMU am meisten profitieren:

  • Interaktives Sprachmenü: Das IVR-Menü (Interactive Voice Response) ist eine erweiterte Funktion der automatischen Telefonzentrale. Hierdurch kann die Telefonanlage Anrufe automatisch an die entsprechende Person oder Abteilung weiterleiten.
  • Analysen: Nutzen Sie Ihr Dashboard, um Daten zur Anrufaktivität, Produktivität und Kundenservice anzuzeigen.
  • Skill-basierte Anrufverteilung: Anrufe werden basierend auf den Kompetenzen an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet. Beispielsweise können Telefonsysteme für Banken Anrufe an die Kreditabteilungen, Kundenkontenverwaltung oder den allgemeinen Kundenservice weiterleiten.
  • Gesprächsaufzeichnung: Diese Funktion automatisiert eine Nachricht, um Kunden über die Gesprächsaufzeichnung zu informieren. Sie können die Aufzeichnung beispielsweise zu Schulungszwecken oder zur Bewertung des Kundenservice verwenden.
  • CTI: Die Abkürzung bedeutet Computer-Telefonintegration. Sie verbindet die Telefonfunktionen mit Ihrem Computer. So können Sie im Handumdrehen ein virtuelles Callcenter erstellen.
  • Desktop-Benachrichtigungen: Fenster erscheinen bei einem eingehenden Anruf, damit Sie Kundeninformationen direkt zur Hand haben.
  • Power Dialer: Der Power Dialer wählt automatisch Telefonnummern aus einer Liste. Sie sparen viel Zeit, da Sie nicht jede Nummer manuell wählen müssen.
  • CRM- und Helpdesk-Software-Integrationen: Dank dieser Funktion können Sie Ihr CRM, Helpdesk oder andere Apps mit Ihrer Telefonanlage verbinden.
  • Anrufweiterleitung und Warm Transfer: Bei vielen einfachen Telefonsystemen können Sie eingehende und ausgehende Anrufe nicht an Ihre Teamkollegen weiterleiten. Dank des Warm Transfer können Sie nicht nur den Anruf weiterleiten, sondern vorher auch kurz mit Ihrem Kollegen sprechen.
  • Call Whispering und Coaching in Echtzeit: Mit der Flüster-Funktion sowie anderen Funktionen, die den Schulungszwecken dienen, können Sie Agenten in Echtzeit coachen, ohne dass der Kunde es mitbekommt.

Bewertung Ihres Geschäftstelefons

Nun sind Sie mit neuem Wissen gewappnet. Im Folgenden verraten wir Ihnen sieben Möglichkeiten, ein Geschäftstelefon zu bewerten. Das Cloud-basierte Telefonsystem von Aircall ist in allen Punkten ganz vorne mit dabei.

  • Zuverlässigkeit: Berechnen Sie die Kosten möglicher Ausfallzeiten.
  • Skalierbarkeit: Finden Sie heraus, inwiefern sich die jeweiligen Systeme an Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen lassen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Ist das System intuitiv und für Agenten einfach zu bedienen?
  • Funktionalität: Kann das Telefonsystem alle Funktionen, die Sie benötigen, ausführen, einschließlich Callcenter, eingehender und ausgehender Anrufe?
  • Anrufvolumen: Finden Sie heraus, ob das System das zu erwartende Anrufvolumen bewältigen kann.
  • Kosten: Kalkulieren Sie die Kosten für Hardware, Software sowie die laufenden Kosten.

Die meisten KMU stellen fest, dass die Vorteile eines Cloud-Telefonsystems die Funktionen des derzeitigen Systems bei Weitem übertreffen. Dank der Software-Integrationen sind den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt.

Das Business Telefonsystem für moderne Teams