Die Anrufaufnahmefunktion zeichnet Telefongespräche über ein VoIP-System oder ein PSTN-Netzwerk auf und wandelt sie in eine Audiodatei um. Sie können diese Gesprächsaufzeichnung abspielen, speichern und teilen. Bei Aircall laufen alle Anrufaufzeichnungen über VoIP.

Unternehmen nutzen diese Funktion üblicherweise für Mitarbeitertrainings, um die Qualität und Standards zu garantieren sowie für Umfragezwecke. Mit Aircall ist keine zusätzliche Installation notwendig, um diese Funktion zu nutzen - sie ist bereits im Dashboard verfügbar.

Nutzer:innen können die Anrufaufzeichnung jederzeit im Admin Dashboard auswählen, indem sie die Telefonnummer markieren, für die die Anrufaufzeichnung aktiviert werden soll. Dann müssen Sie die Funktion nur noch für eingehende und/oder ausgehende Anrufe aktivieren.

Für eingehende und ausgehende Anrufe bestimmen Sie, ob alle Anrufe einer Telefonnummer automatisch aufgezeichnet werden, oder ob die Mitarbeiter:innen die Aufzeichnung stoppen und manuell wieder aktivieren können. Prüfen Sie die jeweilige Rechtslage zu Anrufaufzeichnngen in Ihrem Land, bevor Sie diese Funktion nutzen.

Alle Mitarbeiter:innen, die diese Funktion in Ihrem Profil aktiviert haben, können die Anrufaufzeichnungen jederzeit über die Software oder Aircall App sowie das verbundene CRM-System anhören oder herunterladen. Sie können einzelne oder alle Anrufaufzeichnungen auf Ihrem Computer speichern.

Anrufaufzeichnungen können die Qualität Ihres Teams und dessen Service dauerhaft verbessern und somit zu einer höheren Kund:innen-Zufriedenheit und stärkeren Loyalität führen.

Während Mitarbeiter:innen-Schulungen können Anrufaufzeichnungen als Beispiel für nützliche oder weniger effektive Anruftechniken dienen. Sie können Ihre Mitarbeiter:innen durch verschiedene Szenarien führen, hilfreiche Tipps geben und auf zahlreiche mögliche Gesprächssituationen vorbereiten.

Dank Anrufaufzeichnungen müssen Kund:innen nie auf Sie warten, wenn Sie etwas notieren wollen.

Stattdessen können sich die Mitarbeiter:innen voll und ganz auf ihre Gesprächspartner:innen konzentrieren. Ihre Mitarbeiter:innen werden nie wieder wichtige Informationen verpassen.

Automatische Anrufaufzeichnungen können Ihr Unternehmen vor Konflikten schützen. Gesprächsaufzeichnungen können potenzielle Missverständnisse aufklären und lassen Sie im Anschluss sorgfältig die nächsten Schritte planen. Je nach Rechtslage brauchen Sie vor der Aufzeichnung das Einverständnis der Anruferin/des Anrufers.

Aircall Admins können die Funktion der automatischen Anrufaufzeichnung aktivieren, deaktivieren und anpassen. Andere Nutzer:innen hingegen können in der Aircall App die Aufzeichnung für jeden Anruf manuell pausieren und wiederaufnehmen. Um die Anrufaufzeichnungen für eingehende sowie ausgehende Anrufe zu aktivieren, folgen Sie bitte dieser Anleitung aus der Aircall Knowledge Base.

Im Dashboard wählen Sie, ob Sie den Anruf von Anfang an automatisch aufzeichnen wollen oder ob Nutzer:innen selbst entscheiden, wann die Anrufaufzeichnung startet, pausiert und wieder startet. Diese Funktion ist nützlich, wenn der Kunde/ die Kundin sensible Informationen teilt und diese nicht aufgenommen werden sollen. Die Option eine Anrufaufzeichnung zu pausieren, wahrt das Vertrauen Ihrer Kund:innen und sorgt dafür, dass Sie Datenschutz-Regelungen einhalten. Sie können die Funktion kostenlos testen, wenn Sie sich für eine gratis Aircall Demo anmelden.

Sobald die Funktion zur Anrufaufzeichnung aktiviert ist, profitieren alle Teammitglieder, die Zugriff auf die ausgewählten Telefonnummern haben. Support-Teams, die diese Funktion nutzen, können alle Aufzeichnungen, die mit dieser Telefonnummer assoziiert sind, anhören oder aus der App herunterladen.

Die Anrufaufzeichnungen werden automatisch in Ihrem verbundenen CRM-System gespeichert, aber Sie können diese auch von unserem Dashboard aus exportieren. Sobald Sie die Funktion der Anrufaufzeichnung aktiviert haben, können alle Mitarbeiter:innen, bei denen die Funktion aktiviert ist, die Aufzeichnungen in der Aircall App anhören und herunterladen.

So können Sie sich die Anrufaufzeichnungen anhören:

• Öffnen Sie die Desktop- oder mobile App

• Klicken Sie auf die Historie

• Klicken Sie auf den entsprechenden Anruf

• Öffnen Sie die Anrufdetails

• Drücken Sie auf “Abspielen” und hören Sie sich die Anrufaufzeichnung an

Sie können auch individuelle Anrufdaten exportieren, wie beispielsweise alle Anrufaufzeichnungen aus dem Analytics-Teil im Aircall Dashboard.