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Jetzt loslegenVoIP ist nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Laut dem Portal Statista nutzten 65 % der deutschen Bevölkerung bereits die Internet- und Videotelefonie. Viele sind sich dabei gar nicht bewusst, dass ein Klick auf das Telefonsymbol in Applikationen wie WhatsApp oder Skype kein klassisches Telefonat auslöst. Doch Anrufe über VoIP sind nicht nur für private Anwender relevant.
Seitdem vor wenigen Jahren verkündet wurde, dass die deutschen Telefonnetzanbieter analoge ISDN-Anschlüsse bis 2022 abschaffen und ihr Netzwerk auf die Internet-Telefonie umstellen, ist VoIP vor allem für Unternehmen zu einer attraktiven Alternative geworden. IP-Telefonanlagen bieten nicht nur zahlreiche Vorteile wie eine hohe Flexibilität oder skalierbare Kostenstruktur. Sie bringen zudem nützliche Funktionen mit sich, wie beispielsweise die mögliche Integration in bestehende Helpdesk- oder CRM-Systeme.
Häufig stellt sich bei der Umstellung einer Firmen-Telefonanlage auf VoIP-Telefonie jedoch die Frage, welche Geräte und welches Set-up dafür überhaupt benötigt werden.
Denn es existieren mehrere Wege, um über das Internet zu telefonieren.
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Was ist VoIP und braucht es dafür spezielle Hardware?
Wenn von VoIP, also Voice over IP die Rede ist, so ist damit die Übermittlung von Sprachinformationen über das Internet gemeint. Statt wie bei einem ISDN-Anschluss akustische Signale analog zu übertragen, werden diese bei der IP-Telefonie in Datenpakete umgewandelt und per Internet-Protokoll verschickt.
Entsprechend funktioniert VoIP-Telefonie nicht über die klassische Telefondose (TAE-Dose). Vielmehr benötigt es dafür einen stabilen und leistungsfähigen Internetanschluss sowie geeignete Geräte bzw. Software, mit deren Hilfe Sie VoIP-Telefonate empfangen und durchführen können.
Was ist VoIP-Hardware?
Mit VoIP-Hardware sind folglich jene Geräte gemeint, die sich für die VoIP-Telefonie verwenden lassen. Das heißt, die Hardware sollte folgende Eigenschaften besitzen:
Sie sollte sich mit einem IP-Netzwerk verbinden können;
Sie sollte akustische Signale in Form von Datenpaketen übertragen;
Sie sollte bestenfalls auch die Nutzung von Funktionen wie Anrufweiterleitung, automatische Anrufbeantwortung und Konferenzschaltung ermöglichen.
Welche Arten von VoIP-Hardware gibt es?
Für Unternehmen als auch für Privatpersonen gibt es diverse Wege, um die VoIP-Telefonie zu nutzen. Grundsätzlich lässt sich dabei zwischen spezifischer VoIP-Hardware und umgewandelter VoIP-Hardware unterscheiden.
Spezifische VoIP-Hardware sind Geräte, die explizit für den Gebrauch in einer VoIP-Telefonanlage konzipiert sind. Hierzu zählen zum Beispiel VoIP-Telefone.
Eine Alternative hierzu stellen spezielle Software- und Adapter-Applikationen dar, mit deren Hilfe sich Telefone, Laptops und Smartphones in VoIP-fähige Geräte verwandeln lassen. Ein herkömmliches Device kann also mit einer entsprechenden technischen Lösung als umgewandelte VoIP-Hardware dienen.
Welcher dieser beiden Ansätze für Sie der passende ist, hängt unter anderem von Ihrer Ausgangssituation sowie Ihren Wünschen und Bedürfnissen ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Beispiele vor, wie Sie spezifische und umgewandelte VoIP-Hardware in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
VoIP-fähiger Router bzw. Telefonanlage
Wie bereits erwähnt, ist eine der Grundvoraussetzungen für VoIP-Gespräche ein Internetanschluss. Dieser sollte vor allem zwei Eigenschaften besitzen, um eine störungsfreie und qualitativ hochwertige Telefonie zu garantieren: Erstens benötigen Sie eine möglichst hohe Bandbreite, was eine schnellere Übertragung der akustischen Signale bei Telefonaten ermöglicht. Zweitens ist auch eine geringe Netzwerklatenz von Bedeutung. Das heißt, die Zeitspanne, in der die Sprachinformationen vom Sender zum Empfänger übermittelt werden, muss so kurz wie möglich sein.
Mit dem Anschluss allein ist es aber noch nicht getan. Sie benötigen außerdem eine Schnittstelle, welche für die Abwicklung der Daten zwischen Ihren Telefoniegeräten und dem IP-Netzwerk zuständig sind. Die beiden gängigsten Optionen hierfür sind Router oder Hardwarebasierte Telefonanlagen.
Virtuelle Telefonanlagen eignen sich vor allem bei Unternehmen, die viele Anschlüsse nutzen und eine skalierbare Lösung suchen. Sie können dafür eine interne Variante wählen, bei der VoIP-fähige Geräte mit einem hauseigenen Netzwerk gekoppelt werden. Alternativ dazu können Sie aber auch Kosten und Aufwand sparen, indem Sie auf spezialisierte VoIP-Anbieter wie Aircall zurückgreifen. So erhalten Sie die Möglichkeit, eine Cloud-basierte VoIP-Telefonanlage zu verwenden, ohne dabei umständlich ein eigenes IT-Netzwerk oder zusätzliche VoIP-Telefone unterhalten zu müssen.
Analog-Telefone mit Adapter
Wenn Sie beim Stichwort VoIP in Gedanken bereits Ihr analoges Telefon entsorgen, warten Sie noch einen Moment. Denn tatsächlich muss der Wechsel zur IP-Telefonie nicht bedeuten, dass Ihre bisherige Technik automatisch unbrauchbar wird.
Schnurlose Telefone oder Festnetz-Telefonapparate können für das Empfangen und Tätigen von VoIP-Anrufen unter Umständen weiterhin verwendet werden. Möglich machen es spezielle Adapter. Diese werden beispielsweise in das Internetmodem integriert und verbinden so die analogen Geräte mit dem IP-Netzwerk.
Diese Variante eignet sich für Unternehmen, die bei der Umstellung ihrer Telefonie auf VoIP zusätzliche Anschaffungskosten vermeiden möchten. Nützlich ist dabei auch, dass Sie dank des Adapters Ihre alten Telefone sowohl im IP- als auch im Festnetz nutzen können.
Auf diese Weise lassen sich übrigens auch andere Geräte wie Faxgeräte oder Türsprechanlagen mit der VoIP-Technik koppeln.
VoIP-Telefone
VoIP-Telefone werden gezielt für den Einsatz bei der IP-Telefonie hergestellt. In ihrem Aussehen unterscheiden sie sich kaum von herkömmlichen Tisch- oder Schnurlostelefonen. Sie lassen sich mit ihren Wähltasten, Lautstärkereglern und Lautsprechern auch ähnlich bedienen.
Entscheidend ist vielmehr ihre Funktionsweise. Statt an die Telefondose des Festnetzes werden VoIP-Telefone direkt an das IP-Netzwerk angeschlossen. Das kann, je nach gewähltem Set-up, über ein Modem bzw. Router oder über die hauseigene Telefonanlage erfolgen.
Einmal eingerichtet, können VoIP-Telefone je nach Modell auch für weitere Zwecke eingesetzt werden. Zum Beispiel lassen Sie sich per USB- oder Bluetooth-Anschluss mit anderen Geräten verknüpfen oder können mittels eingebautem Bildschirm für die Teilnahme an Videokonferenzen genutzt werden.
Softphones
Softphones sind die wohl bekannteste Art der VoIP-Hardware, auch wenn es sich dabei gar nicht um Hardware im eigentlichen Sinne handelt. Denn ein Softphone basiert auf einer Software, also einem Programm. Diese wird wiederum auf einem Gerät, der Hardware, installiert. Das kann ein Smartphone oder ein Computer mit Headset sein, welche dank der Software nun zum Telefonieren über das Internet verwendet werden können.
Je nach Anbieter und Gestaltung verfügen Softphones über verschiedene Funktionen. Die Basis bildet dabei immer eine Benutzeroberfläche, über die Anwender Telefonnummern wählen oder gespeicherte Kontakte direkt anrufen können. Das unterscheidet Softphones übrigens von Chat-Apps wie WhatsApp oder Telegram. Bei diesen ist die Kommunikation nur per Klick, also ohne Wahl von Nummern und ausschließlich unter App-Nutzern möglich.
Softphones funktionieren im Grunde also genauso, wie physische VoIP-Telefone. Der Unterschied besteht darin, dass Sie die Software auf jedem beliebigen mobilen Endgerät einrichten und dadurch ortsunabhängig telefonieren können. Diese Lösung ist vor allem für Unternehmen geeignet, die keine großen Investitionen in Hardware tätigen und mit einem hohen Maß an Flexibilität arbeiten möchten.
Geht es auch ohne VoIP-Hardware?
Wenn es um VoIP-Telefonie geht, führen viele Wege nach Rom. Die entscheidende Frage ist: Welcher davon bringt Sie zu Ihrem Ziel und birgt gleichzeitig die geringsten Kosten und Nachteile?
Die richtige Lösung ist hier für jedes Unternehmen individuell. Eine internationale Organisation mit mehreren virtuellen Teams hat andere Anforderungen an die Business-Telefonie, als ein lokales Büro mit 5 Mitarbeitern.
Um herauszufinden, welche VoIP-Hardware die passende für Ihre Bedürfnisse ist, können Ihnen folgende Fragen als Orientierung dienen:
Welche Funktionen soll Ihre VoIP-Anlage erfüllen?
Wie ist das Telefonieren in Ihre Geschäftsprozesse integriert?
Wo arbeiten ihre Mitarbeiter und welche Geräte werden dabei verwendet?
Welchen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit wünschen Sie sich?
Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?
Wie viel Aufwand möchten Sie mit Ihrer Telefonanlage haben?
Jede Art von VoIP-Hardware hat ihre Vor- und Nachteile, die Sie anhand dieser Fragen entsprechend gewichten sollten.
Eines sollte allerdings an dieser Stelle nochmals unterstrichen werden: Um VoIP-Telefonie zu nutzen, müssen Sie nicht zwingend Unsummen an Geldern für Hardware ausgeben. Es geht auch ohne statische Tischtelefone und teure IT-Netzwerke – bei hohen Sicherheitsstandards und sogar besserer Gesprächsqualität. Mitunter reicht für den Start bereits ein adäquater Internetanschluss sowie ein Smartphone oder Laptop.
Cloud-basierte VoIP-Telefonanlagen bieten Ihnen eine komfortable Abkürzung zur Internettelefonie. Die externen Anbieter dieser virtuellen Telefonanlagen stellen Ihnen dabei alles zur Verfügung, vom sicheren Server-Netzwerk bis hin zur benutzerfreundlichen Softphone-App. Diese müssen Sie nur auf den gewünschten Geräten einrichten und schon sind Ihre Mitarbeiter erreichbar. Innovative Integrationen wie beispielsweise die Verknüpfung mit CRM-Systemen und nützliche Funktionen wie Call Whisper schaffen dabei zusätzlichen Mehrwert.
Wenn Sie selbst erleben möchten, wie leicht sich eine solche Cloud-gestützte VoIP-Telefonie in Ihrem Geschäftsalltag anwenden lässt, dann testen Sie jetzt Aircall für 7 Tage kostenlos!
Veröffentlicht am 5. Juli 2021.
