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Jetzt loslegenVoIP ist in aller Munde. Immer mehr Unternehmen setzen bei ihrer Telefonie auf die internetbasierte Lösung, die großes Potential verspricht. Nicht nur aufgrund ihrer vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten und Kosteneffizienz. Zudem erlaubt VoIP eine flexible und schnelle Anpassung der Unternehmenskommunikation an verschiedenste Rahmenbedingungen.
Doch was ist eigentlich unter VoIP-Telefonie zu verstehen und wie funktioniert sie? Welche Vorteile und Chancen bringt ein IP-Anschluss mit sich? Wir verraten Ihnen alles Wissenswerte rund um VoIP!
Quick links
Was ist VoIP?
VoIP (Voice over IP), IP-Telefonie, VoIP-Telefonie – diese und ähnliche Begriffe beschreiben im Grunde dasselbe Konzept: die Internettelefonie.
Bisher wurden bei klassischen Telefonsystemen die Verbindungen entweder analog über das PSTN-Telefonnetz bzw. über das ISDN-Netz hergestellt. Damit ist das gute alte Fernsprechnetz gemeint, in dem Anrufsignale mit Hilfe von Kupferleitungen übertragen werden.
Mit dem zunehmenden Ausbau des Internets und seiner Infrastruktur ergeben sich allerdings neue Möglichkeiten. Das IP-Netz, also das Internet, kann mittlerweile problemlos große Datenmengen in Echtzeit übermitteln, was nicht zuletzt den bahnbrechenden Erfolg etwaiger Streaming-Plattformen ermöglicht hat.
Das betrifft nicht nur Bild- oder Videodaten, sondern auch die Sprache. Sobald Sie bei der IP-Telefonie in einen Hörer oder in ein Mikrofon sprechen, werden die akustischen Signale Ihrer Worte in Datenpakete umgewandelt und an den Empfänger geschickt.
Der reine Vorgang des Telefonierens bleibt demnach gleich. Was sich ändert, ist die Art der Übertragung Ihrer Sprache und die damit verbundene Technik.
Zusammengefasst ist VoIP-Technologie also das Mittel, mit dem Sie über das Internet telefonieren können.
Wie funktioniert VoIP?
Einfach ausgedrückt: IP-Telefonie überträgt Ihre Anrufe über das Internet. Das bedeutet, herkömmliche Telefonnetze verlieren zunehmend ihre Daseinsberechtigung. Schließlich macht es wenig Sinn, mehrere Netze kostenaufwendig zu betreiben, wenn ein Netz im Grunde alle erforderlichen Leistungen abdecken kann. Diesen Punkt haben sich sogar die deutschen Telefonanbieter eingestehen müssen, weshalb das ISDN-Netz spätestens 2022 komplett abgeschaltet werden soll.
Die Umstellung auf All-IP
Stattdessen setzen die großen Telefonanbieter nun auf All-IP, also die gebündelte Übertragung von Fernsehen, Internet, Mobilfunk und Telefonie in einem Netzwerk. Im Falle von Anrufen wird diese Übermittlung durch VoIP ermöglicht.
“Voice over IP” ist das Konzept, Sprachsignale in Datenpakete zu zerlegen und diese über das IP-Netz vom Sender zum Empfänger zu transportieren.
Das heißt, bei der VoIP-Telefonie benötigen Sie im Grunde genommen nur einen Breitband-Internetanschluss, passende Hardware und eine VoIP-Software. Sie benötigen keine aufwendige Wartung von Telefonzentralen mehr und verzichten auf lästigen Kabelsalat.
Wenn Sie auf einen Anbieter eines Cloud-basierten Telefonsystems setzen, sparen Sie sogar deutlich mehr an Kosten. So sind Sie problemlos in der Lage, vorhandene Rechner, Smartphones und Tablets für Anrufe verwenden, ohne in eine zusätzliche Telefonanlage investieren zu müssen.
Dieses schlanke Setup ist aber nicht der einzige Vorteil der Internettelefonie. Hinzu kommt, dass VoIP Funktionen und Integrationen mit sich bringt, die in den klassischen Telefonnetzen entweder überhaupt nicht oder nur verbunden mit hohen Kosten umsetzbar waren. Sie können beispielsweise Ihre VoIP-Telefonanlage mit Ihrer CRM-Software verknüpfen oder Ihre Mitarbeiter kostenlos über Standorte im Ausland kommunizieren lassen.
Wie ist die Gesprächsqualität bei VoIP?
Doch bevor wir uns diesen Nutzungsmöglichkeiten ausführlicher widmen, sollte noch einmal der Fokus auf der womöglich wichtigsten Frage liegen. Auch wenn dieser kurze Exkurs in die technischen Hintergründe kompliziert anmutet, in der Anwendung werden Sie zwischen Ihrer bisherigen Telefonie und VoIP kaum einen Unterschied bemerken. Sie sind erreichbar, können Anrufe tätigen und sprechen wie gewohnt in den Hörer, das Headset oder Ihr Smartphone.
Mit einer stabilen Breitbandverbindung, einem korrekt konfigurierten Router und dem richtigen Anbieter ist die Gesprächsqualität einer VoIP-Telefonanlage mitunter sogar wesentlich besser und zuverlässig. Die tatsächliche Veränderung besteht lediglich im Anschluss, der nicht mehr über eine Telefondose erfolgt.
Welche Vorteile hat VoIP-Telefonie?
Eine Umstellung auf Internettelefonie kann Ihrem Unternehmen diverse Vorteile bringen. Dazu zählen:
Die hohe Kostenersparnis durch geringeren Wartungsaufwand, verhältnismäßig niedrige Anschaffungskosten sowie preiswerte Tarife für Anrufe;
Eine große Flexibilität in der Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe. Beispielsweise sind Ihre Mitarbeiter problemlos überall dort erreichbar, wo sie über eine Internetverbindung verfügen.
Die einfache Installation. VoIP ist softwarebasiert und in der Regel schnell und einfach eingerichtet.
Die Skalierbarkeit. Neue Anschlüsse können in Sekunden erstellt und eine Vielzahl von Leitungen kann ohne größeren Aufwand verwaltet werden.
Die Option, nationale wie internationale Standorte miteinander so zu verknüpfen, dass Ferngespräche als lokale Verbindungen abgerechnet werden. Damit sparen Sie erhebliche Kosten bei Auslandsanrufen und erscheinen bei Ihren Kunden stets unter der gewünschten Rufnummer.
Betriebsinterne Gespräche zwischen Mitarbeitern bzw. verschiedenen Standorten sind kostenfrei.
Die Vielfalt an individuellen Anpassungsmöglichkeiten. Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie problemlos Warteschlangen, Anrufbeantworter, Anklopf-Funktionen, Weiterleitungen, automatische Anrufwiederholung und andere Features einrichten. Die Mitnahme Ihrer aktuellen Rufnummer ist ebenso in den meisten Fällen möglich.
Wie sicher ist VoIP?
Die Grundvoraussetzung für eine gefahrlose Implementierung von VoIP in einem Unternehmen sind starke Passwörter für die Benutzerkonten der Mitarbeiter. Auf diese sollten Dritte auf keinen Fall Zugriff erhalten.
Ist das gewährleistet, gilt die VoIP-Telefonie im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen sogar als die sicherere Wahl. Dank diverser Verschlüsselungsmethoden können Sie bei der Internettelefonie die Inhalte Ihrer Gespräche vor Phishing-Attacken Dritter schützen, besonders, wenn die Anrufe im internen Firmennetzwerk stattfinden.
Nicht zu vergessen, dass Cloud-basierte-VoIP-Systeme regelmäßig Funktions- und Sicherheitsupdates erhalten und sichere Server-Standorte verwenden. Auf diese Weise stellen VoIP-Anbieter sicher, dass Ihre Daten jederzeit geschützt sind.
Zusätzliche Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten der VoIP-Telefonie
Der Technologiewechsel auf VoIP ermöglicht Ihnen, Ihre Telefonie völlig neu in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Mögliche Anwendungsformen könnten sein:
Der Einsatz der Software für virtuelle Callcenter;
Das Durchführen von Telefonkonferenzen;
Die Kommunikation im Homeoffice;
Die Verknüpfung mit anderen Systemen wie Helpdesk, CRM sowie Shopsysteme;
Das Versenden von Faxen über Computer oder Smartphone;
Die Integration von Live-Chats und Instant Messaging.
Das Annehmen von Anrufen für andere Mitarbeiter bzw. Zweigstellen.
Warum VoIP eine ideale Lösung für Unternehmen ist
Digitale Transformation, veränderte Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie, globaler Wandel – Unternehmen müssen sich derzeit vielen Herausforderungen stellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Umso wichtiger ist es, bei den internen Prozessen auf Lösungen zu setzen, die sich dynamisch an wechselnde Gegebenheiten anpassen lassen.
Gerade jungen oder kleineren Unternehmen, deren Budget für Investitionen in Hardware und Infrastruktur begrenzt ist, bietet eine VoIP-Telefonanlage großes Potential. Denn mit VoIP können Sie Ihre Telefonie in Echtzeit an Ihre Bedürfnisse angleichen. Anschlüsse für neue Mitarbeiter lassen sich in Sekundenschnelle einrichten oder abbestellen, sodass Sie zu jedem Zeitpunkt nur das zahlen, was Sie auch tatsächlich nutzen.
Außerdem ist auch das Wachstum ins Ausland längst nicht mehr so kostenaufwendig, wie in Zeiten klassischer Anschlüsse. Internationale VoIP-Rufnummern können problemlos hinzugebucht und überall verwendet werden. Das bedeutet, Sie können beispielsweise an Ihrem Standort in Deutschland Anrufe in London unter einer Londoner Festnetznummer annehmen. Geografische Grenzen können so aufgeweicht werden, was bei der zunehmenden Internationalisierung vieler Märkte ein bedeutender Wettbewerbsvorteil sein kann.
Nicht zuletzt bietet eine VoIP-Telefonanlage großes Potential für die Zusammenarbeit von virtuellen Teams. Denn in Zeiten von Homeoffice und globalem Wachstum ist es für Ihre Mitarbeiter essentiell, dass ihre Arbeitsmittel flexibel und digital einsetzbar sind. Eine VoIP-Rufnummer erlaubt es ihnen, Anrufe praktisch überall entgegen zu nehmen, wo ein Internetanschluss besteht. Außerdem lassen sich dank der zahlreichen Funktionen und Workflow-Integrationsmöglichkeiten interne Abläufe so gestalten, dass Ihre Mitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten können.
Kurz: Mit einer VoIP-Telefonanlage stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen mit der Zeit geht und für die Zukunft bestens gerüstet ist.
Aircall bietet Ihnen eine Lösung, mit der Sie die innovative VoIP-Technologie einfach und kosteneffizient in Ihrem Unternehmen anwenden können. Wenn Sie sich selbst vom Potential einer VoIP-Telefonanlage überzeugen möchten, testen Sie Aircall jetzt 7 Tage kostenlos!
Veröffentlicht am 8. Februar 2021.
