Unschlagbare Vorteile von VoIP für Unternehmen | Aircall Blog

Vorteile von VoIP für kleinere Unternehmen mit großen Plänen

Vorteile von VoIP für Unternehmen
von
Victoria Guetter

Denken Sie über einen Wechsel zum IP-Telefon nach? Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile des schnurlosen VoIP-Telefons, um zu sehen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt?

Technologie kann für ein kleines Unternehmen der entscheidende Faktor sein: Entweder erlebt Ihr Unternehmen ein außergewöhnliches Wachstum oder stagniert. Selbst in einem Bereich, den man zu kennen meint, gibt es zahlreiche Optionen zur Auswahl.

Seit der Einführung der ersten kommerziellen VoIP-Telefonanlage (Voice Over Internet Protocol) im Jahr 1995 haben immer mehr Unternehmen sich gegen ein klassisches Festnetztelefon und für eine moderne Lösung entschieden, die übers WLAN läuft. Was motiviert Unternehmen eigentlich, ihre traditionellen Telefone gegen ein IP-Telefon auszutauschen? Und noch wichtiger: Ist es für Sie auch das Richtige? 

Wir haben uns mit dieser Debatte von „VoIP-Telefon vs. Festnetzanschluss?” auseinandergesetzt, um Kleinunternehmern mit großen Träumen zu helfen, selbstbewusst Entscheidungen für ihre Unternehmenskommunikation zu treffen. 

Bye bye Festnetz: Warum VoIP?

Welchen Service bietet VoIP?

Sie wissen bereits, was ein Festnetztelefon ist, aber vielleicht wissen Sie nicht genau, wie es funktioniert: Im Grunde genommen wird Ihre Stimme bei einer klassischen Telefonlösung in eine Reihe von elektrischen Signalen umgewandelt. Diese werden durch mehrere Kupferleitungen und miteinander verbundene Telefonleitungen übertragen und am Ende wieder in Sprache umgewandelt. 

Für ein VoIP-Telefon hingegen benötigt man nicht diese ganzen Leitungen, die sich über das ganze Land erstrecken. Einfach gesagt senden und empfangen IP- sowie VoIP-Telefonanlagen die Stimme über das Internet. Das heißt, Sie benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung, um einen Telefonanruf von überall aus tätigen zu können. Will heißen: Weniger Kabelsalat und mehr Flexibilität.

Wie schneidet VoIP im Vergleich zu anderen Telefondiensten ab?

Im Vergleich zu einem Festnetzanschluss bietet ein VoIP-Telefon eine Reihe von Vorteilen. Klare Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen sind: 

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Sie arbeiten von Zuhause aus und sind auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung zum Telefonieren?
  • Besser zugänglich: IP-Telefonanlagen beschränken sich nicht auf ein Bürogebäude oder auf ein Telefon, das in eine Steckdose eingesteckt ist. Das bedeutet, dass Ihr Team von überall aus telefonieren kann, insofern es dort, wo Sie sich gerade befinden, auch eine Internetverbindung gibt. Da immer mehr Unternehmen mit der Möglichkeit werben, dass man im Homeoffice arbeiten kann, ist die Flexibilität von VoIP-Telefonen für Teams auf der ganzen Welt unerlässlich geworden.
  • Preis: Kleine Unternehmen lassen sich oft von den niedrigen Kosten für Installation, Wartung und Einrichtung einer IP-Telefonanlage überzeugen. Laut aktuellen Studien kann ein durchschnittliches Unternehmen, das IP-Telefone nutzt, seine Telefonkosten um 40 – 80 % senken. Diese Kosteneinsparungen können Sie beispielsweise in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren.
  • Skalierbarkeit: Wenn alles gut läuft und das Geschäft boomt, wird Skalierung schnell zur Priorität. Mit VoIP-Telefonen können Sie Wachstumschancen direkt nutzen, anstatt auf neue Telefone und Leitungen warten zu müssen. Möchten Sie eine neue Nummer zu Ihrem IP- oder VoIP-Telefon hinzufügen, müssen Sie nicht erst die IT-Abteilung kontaktieren – wenige Mausklicks genügen. E-Commerce-Unternehmen können einfacher denn je saisonbedingtes Wachstum und Rückgang bewerkstelligen, weil Sie das schnurlose VoIP-Telefon Ihren Bedürfnissen anpassen können. Fazit: Ihr Unternehmen kann so wachsen, wie Sie es möchten. Sie bestimmen die Geschwindigkeit sowie Richtung – und ihr flexibles VoIP-Telefon passt sich an alles an.
  • Einfachheit: Dank moderner Software und benutzerfreundlicher Interface sind VoIP-Lösungen sehr einfach zu benutzen. Mitarbeiter sind es heutzutage gewohnt, mit digitalen, webbasierten Produkten zu arbeiten, die sie schnell erlernen können – schneller als manuelle Set-ups. Darüber hinaus können sich Manager auf das Wachstum ihrer Teams konzentrieren, wenn sie sich nicht mit der Wartung der Telefone und den Fragen zur Fehlerbehebung von Mitarbeitern beschäftigen müssen. 

VoIP: Einrichtung & Funktionen

Welche Internetverbindung und Technologie benötigt man für VoIP?

Da Sie nun wissen, dass VoIP-Telefone einfach zu benutzen sind, Sie dadurch Geld sparen können und dass sie flexibel genug sind, um überall eingesetzt zu werden, fragen Sie sich vielleicht: Wie komplex ist die Einrichtung? Die Antwort: Es ist wahrscheinlich einfacher, als Sie denken.

Als Erstes wird jeder seriöse VoIP-Dienstleister während der Einrichtung Ihre Internetverbindung prüfen. Sie muss dem Datenvolumen von WLAN-Anrufen standhalten können. Eventuell muss Ihr Netzwerk neu konfiguriert werden, um eine ausreichende Bandbreite für Telefongespräche bereitstellen zu können. Dadurch vermeiden Sie Probleme wie abgebrochene Anrufe und Verzögerungen.

Welche VoIP-Funktionen eignen sich für kleinere Unternehmen am besten?

Die Antwort hängt von Faktoren wie Branche und Geschäftsstrategie ab. Mögliche Antworten finden Sie aber bei einem Blick auf die beiden Abteilungen werfen, die in den meisten Unternehmen das größte Anrufvolumen haben: Sales und Support.

  • Für Support-Teams: Workflow-Integrationen

Support-Mitarbeiter können schneller, smarter und effizienter arbeiten, wenn die Tools miteinander verbunden sind, weil sie zahlreiche Elemente im Auge behalten müssen – von E-Mails und Chats bis hin zur CRM-Software oder dem Helpdesk. Es kann also schwierig sein, einen Überblick darüber zu behalten, wo sich welche Informationen befinden.

Wenn der komplette Workflow digital mit dem VoIP-Telefon integriert ist, können sich Agenten besser auf das eigentliche Kundengespräch konzentrieren. Sobald das Telefon klingelt, werden beispielsweise die Insight Cards von Aircall automatisch im CRM angezeigt. So kann Ihr Mitarbeiter den Namen des Kunden, die Notizen der Teamkollegen und Transaktionsdaten, wie die letzten Käufe dere Kunden am anderen Ende der Leitung, sehen – meist noch, bevor Sie ans Telefon gehen. Wenn der Agent nun den Anruf entgegennimmt, kann er mit dem Kunden ein individuell angepasstes Kundengespräch führen und ihm so noch schneller helfen.

  • Für Sales-Teams: Schnellere Funktionen

Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass die Chancen, den Lead zu qualifizieren, um ein Hundertfaches erhöht werden, wenn ein Lead innerhalb von 5 Minuten zurückgerufen wird – im Vergleich zu einem Rückruf nach 30 Minuten. Einfach gesagt: Mit jeder verstrichenen Minute machen Sie Verluste.

Durch IP-Telefone maximieren Sie die Möglichkeiten Ihres Teams, potenzielle Käufer zu kontaktieren und von ihnen kontaktiert zu werden. Funktionen wie die Kaskadierung von Anrufen ermöglichen es Ihrem Team, die Verteilung von Anrufen festzulegen. So können sie fast alle Anrufe entgegennehmen und versäumen weniger. Die Click-to-Dial-Funktion ermöglicht eine sofortige Verbindung ohne manuellen Aufwand. Dank der Power-Dialer-Funktion kann Ihr Team im Handumdrehen eine Liste ausgehender Anrufe abarbeiten.

Aufs VoIP-Telefon umsteigen

Wie bereiten Sie interne Mitarbeiter auf den Wechsel zu VoIP vor?

Nachdem Sie Ihr Team mit guten Headsets ausgestattet haben, ist es Zeit für eine interne Schulung. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Funktionen und Integrationen, die sie täglich nutzen werden. Da IP-Telefonanlagen mit dem Internet verbunden sind, werden viele Updates durchgeführt, sobald sie zur Verfügung stehen. Vergewissern Sie sich, dass jedes Teammitglied weiß, wie es die Technologie optimal nutzen kann.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Manager ein vollständiges Onboarding mit Ihrem VoIP-Anbieter durchlaufen. So sind sie auf häufig wiederkehrende Fragen ihrer Teamkollegen vorbereitet. 

Was müssen Ihre Mitarbeiter über die Nutzung von VoIP wissen?

Wie bei jeder webbasierten Technologie steht die Sicherheit an erster Stelle. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sicheren Passwörtern und kümmern Sie sich um hohe Sicherheitsstandards, z. B. die Zwei-Faktor-Authentifizierung, für Ihre Tools.

Manager sollten auch lernen, wie sie die genutzte Software verwalten. Aufgaben wie das Hinzufügen neuer Telefonnummern für neue Teammitglieder, die Datenanalyse sowie das Einrichten von wichtigen Funktionen, z. B. Voicemail und IVR (Interactive Voice Response), sind der Schlüssel zum Erfolg. 

Kann sich ein IP-Telefon positiv aufs Wachstum eines kleinen Unternehmens auswirken?

Kurz und knapp: Auf jeden Fall

IP-Telefonanlagen besitzen zahlreiche Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Des Weiteren wird es in Zukunft sicherlich dank webbasierter Systeme mehr Innovationen geben. 

Die alten Telefonanlagen werden mehr oder weniger gezwungenermaßen aus den Büros verschwinden, vor allem auf Grund der All-IP-Umstellung der Telekom bis Ende 2022. Die moderne Alternative bietet jedoch bessere Möglichkeiten und smartere Lösungen für KMUs. Gleichzeitig können Sie durch die Nutzung von VoIP-Telefonen Kosten senken. Sowohl Sie als auch Ihre Kunden profitieren von den Vorteilen.

Auch Aircall bietet eine solche flexible VoIP-basierte Telefonlösung mit der Sie Ihr Unternehmen flexibel in die Zukunft leiten können. Fall Sie die Vorteile eines VoIP-Telefons einmal selbst ausprobieren möchten, können Sie hier eine kostenlose Testversion starten.

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