Warum ohne eine moderne Telefonanlage im Consulting nichts geht - Aircall Blog

Warum ohne eine moderne Telefonanlage im Consulting nichts geht

Consulting telefon
von
Victoria Guetter

Stellen Sie sich vor, Sie engagieren einen Ernährungsberater, um mehr über eine gesunde Lebensweise zu erfahren. Was würde Ihnen durch den Kopf gehen, wenn Sie sehen, wie selbiger Experte direkt nach dem ersten Termin genüsslich in einen Donut beißt?

Vermutlich würden Sie ihm das Kalorienspektakel gönnen, sich aber gleichzeitig etwas über die fehlende Kontinuität wundern. 

Ähnlich paradox mutet es an, wenn Unternehmensberater mit veralteter Technik arbeiten. Wenn Sie Organisationen mit Know-how zu Themen wie effizientem Management oder Digitalisierung unterstützen, aber selbst vorsintflutliche Tools einsetzen, hemmen Sie Ihre Zusammenarbeit mit Kunden auf zwei Arten.

Zum einen, indem Sie freiwillig auf Anwendungen und Systeme verzichten, die Ihre Abläufe und Prozesse stark vereinfachen und produktiver gestalten können. Und zum anderen sind Sie für Ihre Beratungskunden kein gutes Vorbild. Was wiederum deren Motivation schmälert, Ihren Ratschlägen Vertrauen zu schenken.    

Ein gängiges Beispiel hierfür ist die Telefonie. In unserem Beitrag zur Bedeutung der Kommunikationskanäle im Consulting haben wir bereits festgestellt, dass in puncto Flexibilität und Nähe ein Anruf einer E-Mail vorzuziehen ist. 

Dennoch genügen sich viele Beratungsfirmen bei ihren Telefonsystemen mit Modellen, die lediglich Basisfunktionen abdecken. Dabei bietet die VoIP-Technik unheimliches Potenzial. 

Wir verraten Ihnen, warum ohne eine moderne Telefonanlage im Consulting nichts geht.

Bereit besser zu telefonieren?

Welche Vorteile bringt eine moderne Telefonanlage?

Eine Cloud-basierte Telefonanlage bietet Consulting-Firmen zahlreiche nützliche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehören unter anderem: 

Kostenlose und internationale Nummern

Erleichtern Sie Ihren Kunden, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Unabhängig davon, ob Ihre Consulting-Firma national oder weltweit operiert. Das gelingt mit Hilfe von virtuellen Telefonnummern, die sich dank VoIP-Technologie in Sekundenschnelle einrichten lassen. 

Ob Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, eine neue Niederlassung eröffnen oder für ein internes Consulting länger im Ausland verweilen, Sie können jederzeit problemlos und kostenlos regionale und internationale Nummern hinzubuchen.

Anrufzeiten und Sprachmenü einrichten

Stellen Sie sich vor, ein potenzieller neuer Kunde ruft bei Ihnen an und möchte sich über Ihre Consulting-Angebote informieren. Oder ein Unternehmen, mit dem Sie bereits zusammenarbeiten, versucht, Sie wegen einer dringenden Rückfrage zu erreichen. 

In beiden Fällen macht es keinen professionellen Eindruck, wenn die Personen ohne weitere Informationen minutenlang in einer langen Warteschleife festhängen. 

Das können Sie vermeiden, indem Sie Ihre moderne Telefonanlage so einrichten, dass Anrufer ein möglichst angenehmes Erlebnis haben. 

Die Möglichkeiten reichen hier von der Auswahl einer passenden Warteschleifenmusik bis zum Festlegen von Anrufzeiten. Mittels eines Sprachmenüs (IVR) können Sie Anrufer begrüßen, sie über Ihre Erreichbarkeit informieren oder sie automatisch an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten lassen.  

So stellen Sie sicher, dass sich Ihre (potenziellen) Kunden schon ab dem Beginn des Telefonats gut aufgehoben fühlen und ihnen möglichst schnell weitergeholfen wird. 

Telefonkonferenzen

Beschäftigen Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten? Dann gehören regelmäßige Gespräche zum aktuellen Stand von Projekten zum Geschäftsalltag. Ärgerlich ist nur, wenn es hierbei zu Verzögerungen kommt, weil sich eine Person nicht einwählen kann oder interne Systeme nicht außer Haus oder im Homeoffice funktionieren. 

Solche und ähnliche Störfaktoren umgehen Sie mit einem Cloud-basierten Telefonsystem. Hier sind nicht nur alle Mitarbeiter automatisch miteinander verbunden und können sich über Chats und Kurzwahlfunktionen schnell austauschen

Sie verfügen zudem über eine integrierte Funktion für Telefonkonferenzen. Hierbei können sich mehrere Personen live zusammenschalten, ohne dafür eine zusätzliche Software zu benötigen. 

Effiziente Arbeit im Team

Mehrere Ihrer Consultants beraten denselben Kunden? Dann sind Kommunikation und Teamarbeit entscheidend für den Erfolg. 

Mit einer modernen Telefonanlage können Sie die Kollaboration Ihrer Teams wesentlich produktiver gestalten. Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, miteinander Kontakte zu teilen und auf ein gemeinsames Archiv zuzugreifen. 

Zudem können Sie sich gegenseitig Anrufe zuweisen und sich noch während des Telefonats mittels einer Flüsterfunktion austauschen, ohne dass der Anrufer dies bemerkt. 

Protokollfunktion

Wenn Sie mit Ihren Kunden und Mitarbeitern telefonieren, so heißt das nicht, dass dabei ausgetauschte Informationen nur in diesem Moment abrufbar sind. 

Mit einem VoIP-Telefon können Sie Ihre Gespräche je nach Beliebten aufzeichnen, teilweise oder von Anfang bis Ende. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie sich in der Zusammenarbeit mit einem Kunden besprochene Ereignisse in Erinnerung rufen möchten. 

Weiterhin können Sie über das Dashboard Ihrer Software für VoIP-Telefonie in Echtzeit Statistiken abrufen. Das gibt Ihnen einen nützlichen Überblick darüber, wie viel Zeit Ihre Consultants mit telefonischen Kundengesprächen verbringen, wie viele Anrufe verpasst werden und vieles mehr. So können Sie interne Abläufe und Prozesse stetig optimieren. 

Nützliche Integrationen

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem kann durch CTI (Computer Telephony Integration) in Kombination mit bereits existierenden Business-Tools verwendet werden. 

Verknüpfen Sie beispielsweise Ihre Telefonie mit Ihrem CRM-System. So können Sie bei jedem Gespräch mit Kunden deren Informationen in der Anwendung aktualisieren und hilfreiche Vermerke hinterlassen. Das unterstützt Mitarbeiter und Führungskräfte dabei, den aktuellen Stand und Kontext von Projekten in wenigen Momenten nachzuvollziehen.  

Ein modernes Telefonsystem als Game Changer im Consulting

Zusammengefasst gibt es also mehrere Gründe, warum ohne eine moderne Telefonanlage im Consulting nichts geht. Die Mehrwerte sind vielseitig: 

  • Sie profitieren von einer besseren Erreichbarkeit, ob regional oder international. 
  • Die Kollaboration Ihrer Mitarbeiter wird gesteigert, da sich Ihr Personal schneller und effizienter austauschen kann.
  • Sie sparen gegenüber einer traditionellen Telefonanlage an Kosten.
  • Entsprechend eingerichtet, lassen sich mit einem VoIP-Telefon Interessenten und Kunden schnell und freundlich betreuen sowie Wartezeiten und verpasste Anrufe minimieren. 
  • Die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Kunden wird durch nützliche Funktionen erleichtert. 

Letztendlich hält ein Cloud-basiertes Telefonsystem Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was zählt – die Kommunikation. 

Vor allem in einer Branche wie dem Consulting, die so sehr auf dem zwischenmenschlichen Austausch basiert, sind geeignete Arbeitsmittel essentiell. 

Mit einem traditionellen Telefonsystem, das weder kurzfristige Telefonkonferenzen noch Gesprächsaufzeichnungen zulässt, schränken Sie sich und Ihr Team von vornherein ein. Ein Umstand, der sich auch in der Qualität Ihrer Kommunikation und damit Ihrer Arbeit zeigen wird. 

Wenn Sie stattdessen ideale Voraussetzungen für die Interaktion mit Ihren Beratungskunden schaffen wollen, dann können Sie jetzt Aircall 7 Tage lang kostenlos testen. Auf diese Weise erhalten Sie hautnah einen Eindruck davon, wie eine moderne Telefonanlage im Consulting Vieles zum Positiven verändern kann.

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