VoIP-Telefonanlagen für kleine und mittelständige Unternehmen

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Das Voice-over Internet-Protokoll (kurz VoIP) überträgt Sprachdaten über das Internet. In Deutschland hat sich diese Technik in den vergangenen Jahren etabliert – im Zeitraum von 2015 bis 2021 verdoppelte sich die Anzahl der Telefon-VoIP-Anschlüsse per DSL in Deutschland fast auf 27,6 Millionen.

Allein mit dieser Statistik ist das Fortschreiten der Digitalisierung in Deutschland erkennbar. Unternehmen müssen umdenken. Damit verbunden ist das Aufkommen neuer Arbeitsmethoden und verfügbarer Technologien, die Arbeitsabläufe vereinfachen und für Unternehmen interessant sind. Die klassische Telefonanlage muss neu gedacht werden. Deshalb ist die IP-Telefonanlage ein wichtiger Schritt in die Zukunft. 

In diesem Artikel erfahren Sie, warum KMUs vermehrt auf VoIP setzen und welche Vorteile eine virtuelle Telefonanlage für Unternehmen darstellt.

• Unternehmen setzen vermehrt auf VoIP (Voice-over Internet Protocol) als Alternative zur analogen Telefonanlage.

• VoIP bietet Vorteile wie Flexibilität, Kosteneinsparungen und eine umfassende Integration von Funktionen.

• Die deutsche Industrie beschleunigte die Digitalisierung, einschließlich IP-Telefonie, um wettbewerbsfähig zu bleiben, besonders während der COVID-19-Pandemie.

• VoIP erfordert eine stabile Netzwerkinfrastruktur und eine schnelle Internetverbindung für eine gute Sprachqualität.

• SIP (Session Initiation Protocol) ist das Protokoll, das VoIP-Telefonie und flexible Kommunikation über IP-Netzwerke ermöglicht.

• VoIP bietet die Möglichkeit zur Integration verschiedener Anwendungen und zur Vereinfachung betriebsinterner Abläufe in KMUs.

• VoIP ermöglicht kostengünstige Ferngespräche und bietet eine sichere Kommunikationslösung.

• Start-ups und Gründer:innen können von VoIP profitieren, da VoIP kosteneffizient ist und Wachstumsmöglichkeiten bietet.

VoIP für kleine Unternehmen – ein neuer Trend?

Bisher waren Telefonanlagen analog, was einen Anschluss pro Gerät bedeutete. Insbesondere in wachsenden Unternehmen war die analoge Lösung mit wiederkehrenden Aufwänden verbunden, weil Techniker jedes neue Gerät neu verkabeln mussten. Wenn ein Arbeitsplatzwechsel anstand, war das mühsam, denn es entstanden zusätzliche Kosten für die Unternehmen. 

Immer mehr Firmen suchen deshalb  moderne Lösungen. Unternehmen setzen beim Telefonieren nicht mehr nur aufs traditionelle Festnetz, sondern auch auf die Internet-Telefonie, kurz VoIP. Mit einer digitalen Telefonanlage sichern sich Unternehmen entscheidende Vorteile und bleiben dadurch konkurrenzfähig am Markt, was gerade im Zuge der COVID-19-Pandemie unumgänglich ist.

Deutsche Firmen haben Digitalisierung beschleunigt

Die deutsche Industrie zeigt, wie man trotz einer Pandemie mit der richtigen Technik die Marktposition behalten oder stärken kann. Eine Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Managementforschung sowie Alvarez & Marsal befragte 143 Manager:innen zum Thema. Interessant ist, dass fast alle Unternehmer:innen angeben, dass sie sich stark an die Krise angepasst haben. Über 90 Prozent „haben die Digitalisierung beschleunigt“ – mit entsprechenden Techniken wie der IP-Telefonie.

Mit dem Ausbau der digitalen Telefonie holen sich Unternehmen ein zukunftsfähiges System ins Haus und sichern sich Stabilität in herausfordernden Zeiten. Denn schon wenn zwei Gespräche gleichzeitig geführt werden müssen, ist eine moderne Telefonanlage sinnvoll. Damit können Mitarbeiter:innen die gesamte Kommunikation auch im Homeoffice über ein IP-fähiges Endgerät wie Laptop, Smartphone oder Tablet mit dem entsprechenden Programm führen. An ein Tischtelefon ist keiner mehr gebunden.

Herausforderungen der Internet-Telefonie

Doch nicht alles ist Gold, was glänzt. Auch eine VoIP-Telefonanlage muss Voraussetzungen erfüllen. Damit die Internet-Telefonie reibungslos funktioniert, ist eine gute Netzwerkinfrastruktur mit einer schnellen Internetverbindung notwendig. Hierbei sind Sie optimal beraten, wenn ein Gigabit-Netzwerk zur Verfügung steht. Damit haben Sie neben der erforderlichen Bandbreite von etwa 100 kB/s für die Internettelefonie noch genügend Geschwindigkeit für Ihre alltägliche Arbeit zur Verfügung. Nur mit einer Bandbreite von 64–100 kB/s ist eine gleichbleibend hohe Sprachqualität sichergestellt.

Unternehmen müssen gewährleisten, dass die IT-Infrastruktur stabil ist und immer eine Internetverbindung besteht. Falls das Internet ausfällt oder die IT-Infrastruktur gar zusammenbricht, bleibt nur noch die Möglichkeit, das Mobilfunknetz zum Telefonieren zu nutzen. In manchen Fällen ist das allerdings wieder interessant: Bei Störungen ist es möglich, eine automatische Umleitung auf das Mobilfunknetz zu aktivieren. Damit bleibt die Kommunikation für Mitarbeitende mit Mobiltelefonen sichergestellt.

Wie funktioniert das VoIP-Telefon?

Um eine IP-Telefonanlage im Unternehmen aufzubauen, benötigen Sie mindestens ein VoIP-Telefon, einen IP-Telefonanlagen-Server und ggf. ein VoIP-Gateway. Dieses Set-up docken Sie an die herkömmlichen Telefonleitungen Ihres Unternehmens an. Damit werden Computer und IP-Telefone über die IT-Infrastruktur untereinander mit der VoIP-Telefonanlage verbunden.

Für die interne und externe Kommunikation der IP-Endgeräte sorgt das SIP-Protokoll mit einem Trunk Ihres VoIP-Anbieters. Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau wird VoIP aktiv. Dabei werden die analogen Signale in digitale Datenpakete umgewandelt und können über das Internet weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie die Unterschiede, wenn es um die IP-Telefonie geht:

• IP-Telefone nutzen häufig herstellerspezifische Protokolle und erschweren somit die Kombination verschiedener Hersteller in einer Anlage. In manchen Fällen ist das nicht möglich.

• SIP-Protokolle nutzen hingegen das gleichnamige, offene Protokoll und sind somit unter allen Herstellern kombinierbar.

SIP-Trunks werden in Büros häufig verwendet, um digitale Anrufe über eine PBX-Telefonanlage zu tätigen. SIP unterstützt aber auch die Übertragung von Unified Communications (UC) wie Video, SMS und andere Datenströme. Dass die Technologie auch auf UC-Plattformen funktioniert, ist einer der Hauptvorteile.

Der Unterschied zum Festnetz

Wenn wir diese dynamischen Lösungen mit dem bisherigen ISDN-Standard vergleichen, wird schnell klar: VoIP ist deutlich flexibler und auch zukunftsgerichtet. Die Internet-Telefonie kommt einzig mit dem Netzwerkkabel für den Computer bzw. Mobilfunk aus, während eine analoge Telefonanlage fest angeschlossen werden muss.

Wenn ein Unternehmen umstellen und die analogen Telefone weiterhin nutzen möchte, ist das ebenfalls möglich. Hier mehr dazu.

Technische Voraussetzungen für VoIP

Um eine VoIP-Verbindung stets aufrechterhalten zu können, ist eine durchgängig gute Internetverbindung der wichtigste Faktor. Dabei sollten Sie zwischen 64 und 100 kBit/s für den Up- und Download rechnen, denn nur mit dieser Bandbreite ist eine hervorragende Sprachqualität realisierbar. Wenn Ihre IT-Infrastruktur schon auf einem IP-Netzwerk basiert, erfüllen Sie die technischen Voraussetzungen. Andernfalls benötigen Sie noch entsprechende Router, damit Sie über IP telefonieren können. 

Warum lohnt sich die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage?

Die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage kann sich aus verschiedenen Gründen lohnen.  

1. Kosteneffizienz:

IP-Telefonie nutzt das Internet zur Übertragung von Sprach- und Datenkommunikation, was oft zu niedrigeren Telekommunikationskosten führt. Langstrecken- und internationale Anrufe sind in der Regel kostengünstiger als bei herkömmlichen Telefonanlagen.

2. Skalierbarkeit:

IP-Telefonanlagen lassen sich leicht skalieren, indem neue Benutzer:innen oder Standorte hinzugefügt werden, ohne dass umfangreiche Hardwareänderungen erforderlich sind. Das ist ideal für wachsende Unternehmen.

3. Flexibilität:

IP-Telefonie ermöglicht es den Benutzer:innen, von verschiedenen Geräten aus Anrufe zu tätigen und zu empfangen, darunter VoIP-Telefone, Softphones auf Computern und mobile Apps auf Smartphones. Das erhöht die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden.

4. Umfassende Funktionen:

IP-Telefonanlagen bieten oft eine breite Palette von Funktionen, einschließlich Anrufer-ID, Anrufweiterleitung, Voicemail, Konferenzschaltungen und mehr, um die Kommunikation effizienter zu gestalten.

5. Integration:

IP-Telefonie lässt sich nahtlos in andere Geschäftsanwendungen und -tools integrieren, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Das ermöglicht eine bessere Kundenbetreuung und Effizienz.

6. Unified Communications (UC):

IP-Telefonie kann als Grundlage für Unified Communications dienen, die verschiedene Kommunikationsmittel wie Sprache, Video, Chat, E-Mail zur Zusammenarbeit in einer einzigen Plattform vereint. Das steigert die Effizienz und Produktivität.

7. Aktualisierte Technologie

Die Umstellung auf IP-Telefonie ermöglicht den Zugriff auf modernere Kommunikationstechnologien und die Möglichkeit, von zukünftigen Entwicklungen zu profitieren.

8. Umweltfreundlich:

IP-Telefonanlagen benötigen weniger Energie und VoIP-Hardware als herkömmliche Systeme, was zu einer geringeren Umweltbelastung führt.

9. Ausfallsicherheit:

Durch die Redundanz- und Failover-Möglichkeiten von IP-Telefonanlagen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kommunikation auch bei Netzwerkausfällen aufrechterhalten wird.

10. Zukunftssicherheit:

Da herkömmliche Telefonnetze zunehmend veraltet sind, bietet die Umstellung auf IP-Telefonie eine zukunftssichere Lösung, die den technologischen Fortschritt unterstützt.

Insgesamt bietet die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage viele Vorteile, die die Kommunikationseffizienz steigern und Kosten senken können, was besonders für kleine Unternehmen attraktiv ist. Sie können sich zwischen extern gehosteten VoIP-Telefonanlagen in der Cloud und lokal installierten VoIP-Anlagen entscheiden. 

Welche Vorteile bietet VoIP für kleine und mittlere Unternehmen?

Wer sich jetzt für eine VoIP-Anlage entscheidet, spart nicht nur Kosten und telefoniert effizienter, sondern profitiert auch von optimaler Sprachqualität und mobiler Flexibilität.

Dynamische Zeiten erfordern dynamische Unternehmen. Der Blick auf die aktuelle Wirtschaftssituation zeigt, dass die Krise nach Corona, Inflation und co. noch nicht überwunden ist. Doch Gewinner können durchaus hervorgehen – etwa im E-Commerce-Bereich oder in mittelständischen Unternehmen, die schnell reagieren und ihren Mitarbeitenden eine Cloud-Infrastruktur zu Hause zur Verfügung gestellt haben. Diese zeichnen sich durch Agilität aus.

Die Vorteile einer VoIP-Integration

• Mitarbeiter:innen können aus der Ferne auf das System zugreifen.

• Teams können im Homeoffice arbeiten oder auf verschiedene Standorte aufgeteilt sein.

• Kommunikationsprozesse werden vereinfacht.

• Einfache Einrichtung und Aktualisierung in der Cloud.

• Sie ist kostengünstiger als analoge Systeme.

• Leicht skalierbar. Dennoch bezahlen Sie nur so viele Rufnummern, wie Sie tatsächlich nutzen.

Sicherheit der VoIP-Telefone

Regelmäßig berichten die Medien von Hacker-Angriffen, abgehörten Handys oder Phishing-Vorfällen. Das sorgt bei Unternehmen für ungute Gefühle.

Die Verschlüsselung der VoIP-Telefonie beruht auf komplexen Verschlüsselungsprotokollen. Der IP-Telefonanschluss, den Sie für den Auf- und Abbau des Gesprächs nutzen werden, ist über TLS (Transport Layer Security) oder SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) gesichert. Damit hat Sicherheit oberste Priorität.

Warum ist VoIP die passende Lösung für KMUs?

Gerade in der Gründungsphase sehen sich Unternehmer:innen mit Kosten konfrontiert: Für Büroeinrichtung, Maschinen, Computer, Netzwerk, Sicherheit, Software und Lizenzen fallen hohe Ausgaben an. Wenn sich ein Unternehmen bereits in der Anlaufphase Gedanken zu einer modernen Telefonielösung macht, kommt es um eine VoIP-Telefonanlage nicht mehr herum.

Die IP-Telefonanlage spart die Kosten einer Infrastruktur für analoge Telefone. Zudem bietet diese Technologie nahezu grenzenlose Möglichkeiten zum individuellen Wachstum an – gerade für Start-ups mit großen Unternehmenszielen ist sie deshalb die ideale Telefonanlage.

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Veröffentlicht am 29. Januar 2021.