Wie Sie mit Softphones über den PC telefonieren | Aircall Blog

Über den PC telefonieren - so klappt's dank Softphones

telefonieren über den pc
von
Victoria Guetter

Das Telefon ist längst nicht mehr das einzige Gerät, mit dem man Ferngespräche führen kann. Dank moderner Technologie und entsprechender Software können Sie mit Smartphones, Laptops, Tablets, PCs oder klassischen Telefonen telefonieren. Wie funktioniert das Telefonieren über den Computer und was ist ein Softphone? Welche Vorteile bietet ein Softphone als Kommunikationsmittel? Wir verraten es Ihnen.

Was sind Softphones?

Der Begriff “Softphone” bezieht sich nicht auf die Hardware, sondern auf die Software, über die Sie telefonieren. Diese Software verarbeitet und überträgt die Sprachsignale aller Gesprächspartner in Echtzeit. Für den Versand dieser Signale wird nicht mehr das ISDN-Festnetz, sondern das Internet genutzt.

Über das Internet geführte Gespräche sind deutlich schneller und können mit höherer Qualität geführt werden. Darüber hinaus fallen bei der Internettelefonie deutlich geringere Kosten an. Weitere Vorteile der Kommunikation über das Softphone sind moderne Verschlüsselungstechnologien mit denen sich Gespräche sicher führen lassen und die Möglichkeit CRMs und anderen Funktionen mit Ihrem Softphone zu kombinieren, die Ihren Teams einen Großteil manueller Arbeit abnehmen. Doch dazu später mehr. 

Mit einem Softphone haben Sie im Vergleich zum klassischen Telefon eine größere Auswahl an Geräten, mit denen Sie telefonieren können. Das bei Callcentern beliebteste Gerät für Softphone-Software ist der PC. Mit dem PC lässt sich das Softphone ideal mit anderen Arbeitsprozessen kombinieren und optimieren, da Sie Ihre CRMs und Tools in Ihr Telefonsystem integrieren können.

Wie funktioniert das Telefonieren über den PC?

Telefonieren Sie über den PC, werden Ihre Anrufe nicht mehr über ein physisches Wahlfeld, sondern über eine Desktop- oder browserbasierte Software getätigt. Ihre analogen Sprachsignale werden über das Mikrofon Ihres Computers aufgenommen und von der Software in kleine Datenpakete konvertiert. 

Diese werden anschließend über das Internet an das Gerät Ihres Gesprächspartners versendet. Dort angekommen, kehren die Datenpakete wieder zu ihrer ursprünglichen Form – als analoges Sprachsignal – zurück und werden über die Lautsprecher wiedergegeben.

Welche Vorteile bietet das Telefonieren über den PC?

Mit dem aufgrund der Corona-Pandemie alternativlosen Umstieg zur Arbeit im Homeoffice in den letzten Monaten, hat das Telefonieren über das Internet (Fachbegriff VoIP, also “Voice over IP”) in kurzer Zeit viele Anhänger gewonnen. Immer mehr Callcenter telefonieren über den Computer. Und das aus gutem Grund, denn Softphones bieten gegenüber Festnetztelefonen einige Vorteile. Gehen wir also auf die wichtigsten Vorteile ein, die das Telefonieren über den PC für Ihre Teams bietet.

 

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Mehr Flexibilität für Sie und Ihr Callcenter

Dass Sie und Ihr Callcenter mit einem Softphone flexibler arbeiten können, haben Sie vielleicht bereits selbst erlebt. Das Telefonieren über den Computer mit einem internetbasierten Softphone ermöglicht Ihren Mitarbeitern, ohne großen Aufwand auf neue Geräte umzusteigen und ins Homeoffice zu wechseln. Wenn Ihre Teams wieder in Ihrem Bürogebäude arbeitet, lässt sich auch dieser Wechsel leicht bewerkstelligen.

Die Möglichkeit, in Ihrem Betrieb auch in Zeiten nach Corona ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten zu können, ist ein weiteres Plus. Ihre Mitarbeiter können ihr Privatleben besser mit ihrem Beruf vereinbaren, arbeiten produktiver und bei Verhandlungen mit potenziellen Neuverpflichtungen haben Sie ein starkes Argument auf Ihrer Seite.

Schnelle Skalierung Ihrer Teams

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen wollen und ein ortsgebundenes Telefonsystem nutzen, müssen Sie im Zuge dessen neue Tische, Stühle und andere Arbeitsutensilien bereitstellen. Und wenn der Platz nicht mehr für Ihre neuen Kollegen samt ihren Arbeitsgeräten ausreicht, müssen Sie entweder separate Büroräume organisieren oder mit Ihrem  gesamten Betrieb umziehen. 

Telefonieren Ihre Teams über den PC mit einer VoIP-Software, können Sie neue Mitarbeiter in wenigen Klicks in Ihr Netzwerk integrieren und problemlos im Homeoffice arbeiten lassen. Manager können per Whisper-Funktion neuen Mitarbeitern diskret zur Seite stehen und sie coachen.

Signifikante Kostenersparnis für Ihr Unternehmen

Telefonieren Ihre Teams über den Computer und können Sie Ihr Team in sekundenschnelle skalieren, ohne neue Arbeitsräume schaffen zu müssen, sparen Sie Kosten ein, die Sie an anderer Stelle reinvestieren können. Dazu kommt, dass das Telefonieren über das Festnetz – besonders wenn Sie ins Ausland telefonieren – aufgrund hoher Anbieter-Kosten deutlich teurer ist, als das Telefonieren mit dem Softphone. Je nach VoIP-Anbieter können Sie internationale Rufnummern erstellen und ein vertrautes Umfeld für Ihre Auslandsgespräche schaffen.

Höhere Sicherheit für Business-Telefonate

Das Thema, mit dem sich Manager vor dem Umstieg ihrer Callcenter auf ein internetbasiertes Telefonsystem am intensivsten beschäftigen, ist die Sicherheit. Und das mit gutem Recht, denn wenn Ihre Teams nicht mehr über das Festnetz sondern über das Internet telefonieren, bietet Ihr Telefonsystem Hackern potenziell eine größere Angriffsfläche. 

Da Sie aber – wenn Sie über das Internet telefonieren – Ihre Gespräche mehrfach verschlüsseln können, ist das Telefonieren per Softphone insgesamt deutlich sicherer, als wenn Sie klassische Festnetz-Telefone nutzen würden. Abgesehen davon wird das Festnetz im Jahr 2022 ohnehin endgültig abgedreht.

Gesteigerte Produktivität und mehr Zeitersparnis für Ihre Teams

Das Telefonieren über den Computer bietet Ihren Teams die Möglichkeit, Telefonate mit anderen Arbeitsschritten zu verbinden. Nutzen Sie ein Cloud-basiertes Telefonsystem können Sie Ihre CRMs in selbiges integrieren. Dadurch hat Ihr Team alle wichtigen Informationen auf einen Blick parat und muss kaum noch manuelle Eingaben tätigen. 

So bleibt mehr Zeit für wichtige Telefonate und Ihre Mitarbeiter können individueller auf ihre Gesprächspartner eingehen. Die automatisch gespeicherten Gesprächsaufnahmen ermöglichen Ihren Managern effektive Qualitätskontrollen.

Aircalls Softphone

Mit dem Softphone von Aircall nutzen Sie alle Vorteile, die das Telefonieren über den PC bietet:

  • Ihr Cloud-basiertes Telefonsystem ist in wenigen Minuten eingerichtet und Sie können Ihre Teams im Handumdrehen hinzufügen und skalieren. 
  • Dank umfangreicher Verschlüsselungstechnologien sind alle Gespräche Ihrer Mitarbeiter, sowie Kunden- und Unternehmensdaten verlässlich abgesichert. 
  • Mit der Integration Ihrer CRMs, Helpdesks und vielen anderen Tools haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wichtige Gespräche mit Kunden, Prospects und Kollegen.


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