VoIP-Telefonanlage: Was Sie 2021 wissen müssen | Aircall Blog

VoIP-Telefonanlage: Was Sie 2021 wissen müssen

voip telefon 2021
von
Victoria Guetter

Deutsche Firmen aller Branchen müssen sowohl aufgrund der ISDN-Abschaltung als auch der Corona-Pandemie umdenken. Eine neue Sonderstudie der Bertelsmann-Stiftung geht davon aus, dass die Krise die digitale Transformation innerhalb von Unternehmen massiv beschleunigen wird. Das bedeutet: Unternehmer müssen flexible, digitale Kommunikationslösungen finden. 

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Hinter dem Kürzel VoIP steht der englische Ausdruck voice-over-Internet-Protocol. Eine VoiP-Telefonanlage ermöglicht die Gesprächsführung über eine Internetverbindung – die „Stimme über das Internet.“ Sämtliche Sprachdaten werden nicht mehr über einen analogen Anschluss, sondern in kleinen Datenhäppchen über das Internet übertragen. Synonyme für VoIP sind Begriffe   IP-PBX, IP-Telefonanlage oder Internettelefonie.

Für Gespräche können Sie Telefone oder IP-fähige Endgeräte (ein Smartphone, Tablet oder einen Computer) nutzen. VoIP-Telefonsysteme bieten Unternehmern Mobilität, Interoperabilität und Konnektivität – und das über diverse Zeitzonen und Ländergrenzen hinweg. Eine Telefonverkabelung im Büro ist nicht länger nötig: mit einem VoIP-Gateway können Sie eine VoIP-Telefonanlage an eine klassische Telefonleitung anschließen. Hardware wird in den meisten Fällen nicht mehr benötigt. Das sorgt gerade in Zeiten von Homeoffice und Lockdown für ein ruhiges Gefühl und sichert unternehmerische Freiheit. 

Wir unterscheiden zwei VoIP-Arten

  • Ohne Hardware: gehostete Cloud-Telefonanlagen mit Softwarenutzung. Meist reichen eine Internetverbindung und die zur Verfügung gestellte Software.
  • Hardware: lokal installierte IP-Telefonanlage: der Anbieter schließt die Technik an den DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem an. 

VoIP-Telefon: die Entwicklung

Zugrunde liegen dem VoIP-Telefon verschiedene Protokolle. 1995 wurde die Internettelefonie schon genutzt, aber noch nicht zur Markttauglichkeit ausgereift. User konnten nur ISDN oder einen analogen Telefonanschluss als Internetzugang nutzen, was lange dauerte und minutenweise abgerechnet wurde. Die verfügbaren Netzwerke waren für Echtzeit-Anwendungen wie die Internettelefonie zu schwach. 

1996 wurde das SIP (Session Initiation Protocol) lanciert. Ziel war es, Verbindungen zwischen mehreren Teilnehmern zu schaffen. Auch Echtzeit-Anwendungen wie Streaming wurden möglich. Stetig folgten stärkere Bandbreiten, die dafür sorgten, dass mehr Daten über das Internet stabil übertragen wurden. Heute ist der SIP-Serviceprovider die zentrale Schnittstelle, in der ein Benutzerkonto errichtet werden muss, um die VoIP-Telefonie zu nutzen und über das Internet telefonieren zu können.

Aus dem Internet ist ein flächendeckendes Netzwerk geworden, das sämtliche Anwendungsbereiche abdeckt – auch die Telefonie. Damit wird die Aufrechterhaltung eines eigenen Telefonnetzes – also ISDN – überflüssig

Wie funktioniert das VoIP-Telefon?

Ein oder mehrere VoIP-Telefone, ein IP-Telefonanlagen-Server oder ein optionaler VoIP-Gateway bilden die IP-Telefonanlage. Diese Kombination kann man an herkömmliche (PSTN) Telefonleitungen andocken. 

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Als Nächstes werden die Computer und IP-Telefone des Teams über das Firmennetzwerk mit der VoIP-Telefonanlage verbunden. Das SIP-Protokoll, welches mit einem Trunk des gewählten Providers verbunden ist, wird für den Verbindungsauf- und Abbau benötigt. Es sorgt dafür, dass die IP-Endgeräte untereinander korrespondieren können. Sobald die Verbindung besteht, kommt VoIP zum Einsatz: Es wandelt die analogen Signale in digitale Datenpakete um. Diese können über das Internet weitergeleitet werden. 

Gut zu wissen:

In der Praxis werden die beiden Begriffe IP-Telefonie und SIP-Telefon oftmals gleichgesetzt. Das ist fachlich jedoch nicht korrekt, da es sich um unterschiedliche Protokolle handelt. 

  • IP-Telefone: sind nur an IP-Telefonanlagen der gleichen Marke anschließbar, weil sie ein geschlossenes Protokoll nutzen.
  • SIP-Telefone: nutzen ein offenes SIP-Protokoll. Dieses ist kompatibel mit den meisten IP-Telefonen. 

Technische Voraussetzung für VoIP

Einer der wichtigsten Faktoren für eine VoIP-Verbindung ist die beständige Internetverbindung. Wer eine gute Sprachqualität sicherstellen will, sollte zwischen 64 und 100 kBit/s für Up- und Downloads alleine für einen Sprachkanal rechnen. 

Möglicherweise ist der Router Ihres Netzwerks schon für IP geeignet. Dann benötigen Sie kein neues Gerät und können schon bald über IP telefonieren – mittels einer Software und Ihrer bestehenden Leitung. 

Weitere Voraussetzungen sind der passende SIP-Anbieter und VoIP-fähige Endgeräte, etwa der PC oder das Smartphone oder ein IP-Telefon. Wer weiterhin die gewohnten analogen oder ISDN-Telefone nutzen will, muss sich einen Telefonadapter (ATA) oder ISDN-Adapter (ITA) zulegen. Allerdings werden diese zeitnah von der Telekom abgeschaltet – der Wechsel auf die IP-Telefonie ist also unausweichlich. 

Auch eine Telefonnummer ist für VoIP eine Grundvoraussetzung. Wenn Sie Ihre jetzige Nummer behalten wollen, dann füllen Sie beim Anbieter den Rufnummernportierungs-Antrag aus. Sie können jedoch auch lokale und (oder) gebührenfreie Rufnummern erstellen lassen.

Warum lohnt sich die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage?

Wer sich jetzt für eine VoIP-Anlage entscheidet, spart nicht nur Kosten und telefoniert effizienter. Gegenüber ISDN und analogen Telefonanlagen bietet VoIP zahlreiche Vorteile:

Niedrigere Kosten

Auch Unternehmer, die schon lange am Ball sind, können mit der VoIP-Telefonanlage Kosten einsparen. Verglichen mit herkömmlichen Telefonanlagen ist sie deutlich günstiger – attraktive Konditionen für laufende Kosten und der Wegfall der Hardwareinvestition machen dies möglich. 

Die ISDN-Abschaltung 

Die Telekom wollte den Umstieg von ISDN auf die IP-Telefonie schon 2018 vollzogen haben. Kein Wunder: All-IP vereinheitlicht Dienste wie Fax, Telefonie, Fernsehen, Internet und Mobildienste. Das spart auch der Telekom Kosten. Daher ist die IP-Umstellung unvermeidlich, und 2022 läuft die Gnadenfrist definitiv ab – Deutschland geht vom ISDN-Netz. 

Das VoIP-Telefon ist eine moderne und sichere Lösung

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und erfordert Flexibilität von Unternehmern. Wer freie Mitarbeiter oder Personal beschäftigt und dieses mit Smartphones und Computern ausstattet, kann unterschiedliche Standorte im In- und Ausland in die Telefonanlage einbinden.  

Wettbewerbsfähigkeit 

Wir befinden uns auf mehreren Ebenen in herausfordernden Zeiten. Geschäftlich sind Flexibilität und Skalierbarkeit wichtig. Insbesondere junge oder kleine Unternehmen, die plötzlich wachsen und Hardwareinvestitionen vermeiden möchten, bietet ein IP-Telefon die ideale Lösung, da sie sich flexibel an die Bedürfnisse eines dynamischen Unternehmens anpasst. 

Eine virtuelle Telefonlösung ist zu jeder Zeit variabel. Rufnummern können Sie beliebig dazu oder abbestellen – so nutzen und zahlen Sie nur, was Sie wirklich brauchen.

Höchste Sicherheitsstandards einer IP-Telefonanlage

Insbesondere Cloud-basierte VoIP-Telefonlösungen bieten höchste Sicherheitsstandards. Trotzdem stehen manche Kunden dieser Variante skeptischer gegenüber als einer lokal installierten IP-Telefonanlage. Ein Irrtum: oftmals bietet die lokal gehostete Anlage nicht dieselben Sicherheitsmaße wie eine professionelle Cloud-Lösung. 

Der Sicherheitscheck:

Achten Sie bei der Wahl Ihres Providers auf bestimmte Sicherheitskriterien. Basis ist die Erfüllung der DSGVO. Zudem sichern seriöse Anbieter ihre Technologie in verschiedenen Hochleistungszentren in Deutschland. Kontinuierliche Sicherheitsupdates an der Telefonanlage wahren die Standards zusätzlich. 

Die Übertragung der Daten muss durch Datenverschlüsselung und VPN gesichert sein. Aircall verschlüsselt alle von Ihnen übermittelten Daten durch TLS und SRTP. Der VPN-Server macht die VoIP-Telefonie abhörsicher, während Firewalls verdächtige IP-Adressen blockieren. Sichere Passwörter vervollständigen das Sicherheitspaket.

Welche Vorteile bietet VoIP für Unternehmen?

Dank der VoIP-Telefonie wird Ihr Unternehmen krisensicher. Unternehmer, die bereits vor Covid-19 auf VoIP umgestiegen sind, verzeichneten deutlich weniger Betriebsunterbrechungen, weil mehr Arbeitsabläufe wie gewohnt weitergehen konnten.

Für international agierende Unternehmen ist die hohe Kostenersparnis bei den laufenden Ausgaben interessant. Anrufe über die VoIP-Telefonie kosten deutlich weniger. Ein Kostenlimit schützt zusätzlich vor einer hohen Rechnung, wenn zwischenstaatliche Anrufe an der Tagesordnung stehen. 

Benutzerfreundlich und flexibel

Die einfache und schnelle Installation sowie eine rasche Einrichtung machen die VoIP-Telefonie zur unschlagbaren Lösung – gerade im Sales-,Support- und IT-Bereich. 

Die Cloud-basierte Telefonanlage ist nutzbar, sobald ein Internetzugang existiert. Mit der gewählten Software können Sie diese problemlos auf Smartphones und Tablets installieren. Weltweit ist also nahtloses Arbeiten mit geprüfter Sprachqualität möglich.

Produktiveres Arbeiten im Sales- und Supportbereich

Unsere Callcenter- und Sales Kunden schätzen unter anderem folgende Vorteile: 

  • Zusammenschluss aller Geräteoptionen: Eine Internetverbindung umfasst Telefon, Mail und Fax. 
  • Power Dialer: manuelles Wählen entfällt, weil das System jegliche angelegten Nummern automatisch wählen kann.
  • Warteschleifen-Optionen: Anrufer sind zufriedener, weil Sie in der Queue bereits mit Informationen versorgt werden, etwa die geschätzte Wartezeit. 
  • Skill-basiertes Routing: Anrufe werden automatisch an die richtigen Mitarbeiter verteilt. So vermeiden Sie Sprachbarrieren und leiten den Kunden direkt an die richtige Abteilung weiter. 

Fazit: das müssen Sie 2021 über die VoIP-Telefonie wissen

Unsere dynamischen Zeiten erfordern unternehmerisches Umdenken. Die Umstellung auf die All-IP-Telefonie ist auch aufgrund der kommenden ISDN-Abschaltung unausweichlich; die Umschaltung läuft auf Hochtouren.  

Zusätzlich spart die richtige Telefonielösung Kosten und Zeit, während sie den Nutzern mehr Freiheit, Flexibilität und Funktionen schenkt.

Aircall bietet eine zuverlässige VoIP-Lösung, die höchste Sicherheitskriterien erfüllt. Glauben Sie nicht? Dann überzeugen Sie sich jetzt selbst und testen Sie Aircall 7 Tage lang kostenlos.

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