Ein besseres Kundenerlebnis dank virtueller Rufnummern | Aircall Blog

So verbessern Sie das Kundenerlebnis mit virtuellen Rufnummern

Besseres Kundenerlebnis mit virtuellen Rufnummern
von
Victoria Guetter

Ein tolles Kundenerlebnis ist die Basis für lange, erfolgreiche Kundenbeziehungen. Und um eine gute Beziehung mit Ihren Kunden aufzubauen, die nicht nur von Ihrem Angebot, sondern Ihrem Unternehmen begeistert sind, müssen Sie gezielt auf Ihre Kunden und deren Wünsche eingehen können.

Mit einer virtuellen Rufnummer fällt es Ihnen leicht, Vertrauen zu Kunden und Prospects aufzubauen, schnell auf relevante Kundeninformationen zugreifen – und diese bearbeiten – zu können und die Beziehungen zu Ihren Kunden nachhaltig zu stärken. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie virtuelle Rufnummern das Kundenerlebnis Ihres Betriebs verbessern und wie Sie Ihre virtuellen Telefonnummern optimal im Umgang mit Ihren Kunden nutzen.

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Ihre virtuelle Telefonnummer wird auf einem Server im Internet gespeichert. Mit einer virtuellen Rufnummer, auch VoIP (Voice over IP) Nummer, können Sie über das Internet per virtueller Telefonanlage telefonieren. 

Wenn Sie über ein internetbasiertes Telefonsystem kommunizieren, benötigen Sie keine Telefondose und Telefonkabel mehr. Sie müssen nur eine Handvoll technischer Voraussetzungen erfüllen, um eine virtuelle Telefonanlage samt virtueller Telefonnummer nutzen zu können:

  • Eine Breitband-Internetverbindung mit mindestens 64 kBit/s
  • Einen IP-fähigen Router
  • Einen Anbieter für eine virtuelle Telefonanlage, bei dem Sie ein virtuelle Telefonnummer registrieren können

Wenn Sie bereits ein DSL-Internet in Ihrem Betrieb oder Zuhause im Homeoffice, sowie einen Router nutzen, sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit schon in der Lage, ein virtuelles Telefonsystem einzurichten. Die meisten gängigen Router sind IP-fähig. Wenn Sie ein älteres Modell besitzen, lässt sich leicht adäquater Ersatz finden. Sollten Sie per LTE mit dem Internet verbunden sein, kann es öfter zu Unterbrechungen kommen, da hier das Signal leichter verloren geht. 

Stehen Sie daher gerade vor der Wahl eines Internetanbieters für Ihren Betrieb oder für Ihr Homeoffice, empfehlen wir Ihnen eine DSL-Verbindung, wenn Sie per VoIP telefonieren möchten.

Achten Sie bei der Wahl Ihres VoIP-Anbieters darauf, dass er auch die Arten von Telefonnummern anbietet, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Bei Aircall können Sie folgende Arten virtueller Rufnummern nutzen:

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Sie arbeiten von Zuhause aus und sind auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung zum Telefonieren?
  • Festnetznummern – Als deutsches Unternehmen können Sie bei Vorlage entsprechender Dokumentation eine beliebige Ortsvorwahl für Ihre Telefonnummern wählen. So sind Sie auch ohne echten Standort überall in Deutschland präsent, wo Sie wahrgenommen werden möchten.
  • Internationale Nummern – Sie haben Kunden im Ausland, aber Ihr Unternehmen und Ihr Callcenter befindet sich in Deutschland? Mit Aircall können Sie lokale Nummern in über 100 Ländern weltweit anlegen. Die Rufnummern sind im Handumdrehen erstellt und dank günstiger Tarife entstehen weder Ihnen noch Ihren Kunden hohe Kosten für Auslandsgespräche.
  • Kostenlose Telefonnummern – Kostenlose Hotlines sind ein bewährtes Mittel, um Kunden zum Anrufen zu ermutigen und letzte Zweifel zu beseitigen. Bei Aircall können Sie problemlos gebührenfreie Telefonnummern wie 800, 833, 844, 855, 866, 877 und 888 Nummern erstellen.
  • Sondernummern – Bei Aircall können Sie personalisierte Servicenummern und Sondernummern wie beispielsweise Vanity Rufnummern einrichten. Mit Vanity bzw. Wortwahl-Rufnummern können Sie Ihrer Hotline einen individuellen Touch verleihen. Eine Vanity Rufnummer besteht aus einer Vorwahl und einem Wort, dass Sie durch Buchstaben, die den Zifferntasten 1-9 alphabetisch zugeordnet sind, selbst aussuchen. Wenn Sie eine Vanity Rufnummer mit 833-MEIER haben möchten, wird diese über die 833-63437 erreicht. Wortwahl-Rufnummern sind leichter einzuprägen und besonders in den USA beliebt.

Wie funktioniert das Telefonieren mit einer VoIP-Telefonnummer

Die VoIP-Telefonie funktioniert zur Gänze über das Internet. Ihre analogen Sprachsignale werden beim VoIP-Telefonsystem nicht über Telefonkabel transportiert, sondern in möglichst kleine Datenpakete umgewandelt. Diese Datenpakete werden dann über das Internet an Ihren Gesprächspartner versand. Dort angekommen, setzt das Gerät Ihres Gesprächspartners Ihre Sprachsignale wieder zusammen und gibt sie per Lautsprecher oder Headset wieder. 

Die größten Vorteile von VoIP-Telefonsystemen und virtuellen Telefonnummern sind, dass Sie überall auf sie zugreifen (Sie müssen sich nur in die internetbasierte Software einloggen), durch Integration von CRMs und Helpdesk die Produktivität Ihrer Teams steigern und auch nach der ISDN-Abschaltung sicher telefonieren können. Zudem sparen Sie viel Geld, da Sie weniger Hardware benötigen und Ihnen von VoIP-Anbieterseite geringere Kosten anfallen. 

Wenn Sie einen VoIP-Anbieter ausgewählt haben, können Sie Ihre virtuelle Telefonnummer in wenigen Klicks online registrieren. Bei Aircall können Sie VoIP-Telefonnummern in einigen Sekunden hinzufügen und Ihre aktuellen Telefonnummern bequem auf auf einen Server übertragen, wenn Sie Ihre bestehenden Rufnummern weiter nutzen möchten. 

Wie verbessert eine virtuelle Telefonnummer für das Kundenerlebnis?

Auch Ihre Kunden profitieren enorm davon, wenn Sie eine virtuelle Telefonanlage mit virtuellen Telefonnummern nutzen. Denn mit einer virtuellen Telefonanlage haben Sie moderne Möglichkeiten auf Ihrer Seite, mit der Kunden schneller den richtigen Mitarbeiter erreichen und die Auskunft bekommen, die sie benötigen. Sehen wir uns also im Detail an, wie sich eine virtuelle Telefonnummer auf das Kundenerlebnis Ihrer Zielgruppe auswirkt:

Mehr Vertrauen durch internationale Telefonnummern

Wenn Sie selbst schon einmal einen unerwarteten Anruf mit einer ausländischen Nummer erhalten haben, wissen Sie sicher, dass in so einem Fall zunächst schnell Misstrauen entstehen kann. Selbst wenn Sie noch gar nicht wissen, wer Sie kontaktiert. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Anrufe entgegennehmen ist somit gering.

Ähnlich ist es Ihnen vielleicht auch schon als Kunde gegangen, als Sie bei einem Kundensupport anrufen wollten, aber nur zwischen ausländische Nummern wählen konnten. 

Buchen Sie für sich und Ihre Teams virtuelle Rufnummern mit der Vorwahl des Landes Ihrer Kunden, werden diese sich mit höherer Wahrscheinlichkeit bei Ihnen melden oder Ihre Anrufe entgegen nehmen. 

Mit internationalen Rufnummern schaffen Sie schon vor dem ersten gesprochenen Wort eine vertrauensvolle Basis für Ihre Kunden.

Leichte Erreichbarkeit und automatische Weiterleitung an geeignete Mitarbeiter dank virtueller Telefonnummern

Wenn Sie eine oder mehrere VoIP-Telefonnummern nutzen, können Ihre Kunden Sie leichter erreichen. Virtuelle Telefonnummern ermöglichen Ihnen, Anrufe zu bestimmten Uhrzeiten – oder bei anderen Umständen – gezielt und automatisch an verfügbare Abteilungen weiterzuleiten. 

Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass Ihre Kunden deutlich kürzer in der Warteschleife verweilen müssen: Anrufer können per Tastendruck angeben, worüber sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen möchten und werden anschließend per “Skill-based Routing” direkt an einen passenden Mitarbeiter weitergeleitet. 

Sie können Ihre Agenten beispielsweise nach den Kriterien “Sprache”, “Fähigkeiten” und “Verfügbarkeit” in Gruppen einteilen. Das erspart Ihren Teams und Ihren Kunden viel Zeit in der Warteschleife oder mit Kommunikationsproblemen und stärkt den guten Ruf Ihres Unternehmens.

Persönlicher und effizienter Umgang mit Kunden dank integrierter Funktionen wie CRMs oder Helpdesks

Auch während des Gesprächs können Sie und Ihre Mitarbeiter mit einer virtuellen Rufnummer bzw. einem virtuellen Telefonsystem besser auf Ihre Kunden eingehen. Mit Integrationen von Funktionen wie CRMs und Helpdesks können Sie Kundendaten direkt in Ihre virtuelle Telefonanlage einfügen. 

So haben Ihre Agenten vor und während dem Gespräch eine Übersicht über bisherige Kundeninteraktionen, Kundendaten und weitere wertvolle Informationen, die einen kundenorientierten Umgang ermöglichen. 

Die Integration Ihres CRMs in Ihr virtuelles Telefonsystem hat einen weiteren Vorteil: Ihre Mitarbeiter müssen Kundeninformationen und Notizen seltener manuell eingeben und können mit wenigen Klicks neue Hinweise zur Kundendatei hinzufügen und weitere Aktionen wie Rückrufe, Termine oder Weiterleitungen an Fachkräfte eintragen.

Glasklare Sprachqualität dank zuverlässiger Technologie

Moderne VoIP-Telefonanlagen legen einen großen Wert auf hohe Sprachqualität für Ihre Telefonate. Aircall hat sich intensiv damit beschäftigt, selbst bei suboptimaler Internetverbindung eine hochwertige Sprachqualität zu gewährleisten. Durch Kooperationen mit erstklassigen globalen und lokalen Netzwerk-Anbietern, können Sie sich in allen Lagen auf eine glasklare Tonübertragung verlassen.

Vorbildliches Kundenerlebnis mit Aircalls virtuellem Telefonsystem

Mit dem virtuellen Telefonsystem von Aircall profitieren Sie von allen Vorteilen, die eine VoIP-Telefonnummer das Kundenerlebnis Ihres Unternehmens verbessern. Bei Aircall erstellen Sie in wenigen Sekunden eine neue virtuelle Rufnummer, mit der Sie sicher und flexibel telefonieren können. Egal, ob Sie Ihre deutsche Festnetznummer virtuell anlegen möchten oder eine internationale, kostenlose oder Sondernummer benötigen. 

Und wenn sie Ihre aktuellen Nummern weiter nutzen möchten, können Sie diese bequem auf Ihre neue Aircall Telefonanlage übertragen. 

Sobald Sie Ihre virtuellen Rufnummern erstellt bzw. übertragen haben, können Sie eine kundenfreundliche Warteschleife einrichten, die Ihre Kunden automatisch mit einem geeigneten Mitarbeiter verbindet. Dank benutzerfreundlichem Interface gelingt Ihnen auch das in wenigen Minuten. 

Ist Ihre Warteschleife eingerichtet und sind Ihre Teams in Ihre neue VoIP-Telefonanlage integriert, können Ihre Mitarbeiter dank zahlreicher CRM-Integrationen gezielt auf Kundenwünsche eingehen und administrative Aufgaben deutlich schneller erledigen. Einem zuvorkommenden Kundenservice steht somit nichts mehr im Wege.

Sie benötigen eine virtuelle Telefonanlage, die ein besonderes Kundenerlebnis ermöglicht? Testen Sie Aircall jetzt für 7 Tage kostenlos!

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