Das müssen Sie unbedingt über Cloud PBX wissen - Aircall Blog

Cloud PBX: Zukunftsfähige Telefonanlagen für Unternehmen

Eine Frau telefoniert in den Wolken
von
Simon Specht

Cloud PBX verändert die Art und Weise, wie Unternehmen telefonieren. Der Grund dafür ist die enorme Überlegenheit gegenüber klassischen Telefonanlagen mit ISDN-Festnetzanschluss. Aber was genau ist Cloud PBX? Wie funktioniert diese Technologe, welche Vorteile bietet Ihnen die virtuelle Telefonanlage und was müssen Sie beachten, wenn Sie zu einer Cloud PBX-Anlage wechseln möchten? Das alles erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet Cloud PBX?

Cloud PBX ist eine private,  virtuelle Telefonanlage. PBX steht für Private Branch Exchange, was auf Deutsch „zentrale Verteilerstelle“ bedeutet. Das Besondere an dieser Cloud-basierten, zentralen Verteilerstelle ist, dass Sie keine klassische Telefon-Hardware dafür benötigen. 

Eine Cloud PBX befindet sich auf dem Rechenzentrum Ihres Anbieters, auf welches Sie mit einem normalen Internetanschluss zugreifen können. Wenn Sie also eine stabile Breitbandinternetverbindung, einen IP-fähigen Router und ein Endgerät wie einen Laptop, ein Smartphone oder Tablet besitzen, haben Sie alles, was Sie für das Telefonieren über die Cloud benötigen.

Wenn Sie an eine Telefonanlage denken, haben Sie vermutlich eine klassische Anlage innerhalb des Bürogebäudes vor Augen, die manuell betreut werden muss. Diese Technologie hat über Jahrzehnte bestens funktioniert, aber wird den Anforderungen moderner Businesstelefonie nicht mehr gerecht. 

Ein Beispiel: Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt und brauchen einen neuen Anschluss. Bei herkömmlichen Telefonanlagen musste eine interne Fachkraft oder ein Techniker Ihres Anbieters diese noch manuell einrichten. Mit Cloud PBX können Sie das in wenigen Klicks selbst erledigen. 

Wie funktioniert eine Cloud PBX-Telefonanlage?

Wie Sie bereits wissen, läuft die Kommunikation mit Cloud PBX im Gegensatz zur Telefonie über das ISDN-Festnetz nicht mehr über Ihren Telefonanschluss, sondern über das Internet. Hierfür überträgt eine Software die Sprachdateien Ihres Gesprächs über ein spezielles Netzwerkprotokoll zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner. 

Diese Software nennt man Voice-over-IP oder VoIP. Das Netzwerkprotokoll, das die Grundlage für VoIP bildet, heißt Session Initiation Protocol oder SIP. Cloud PBX bietet Ihnen unter anderem den Vorteil, dass Sie sich nicht mehr selbst um die Instandhaltung Ihrer Telefonanlage kümmern müssen. Diese übernimmt Ihr Anbieter für Sie, indem er die Software regelmäßig aktualisiert und vor Cyberangriffen sichert. Womit wir schon bei den Vorteilen einer Cloud PBX-Anlage wären:

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Vorteile einer Cloud PBX-Anlage

Kosteneffizienz

Der wohl offensichtlichste Vorteil einer virtuellen Telefonanlage ist die deutliche Kostenersparnis. Dass das Einrichten und Betreuen einer stationären Telefonanlage ein kostspieliges Unterfangen ist, ist Ihnen wahrscheinlich nicht neu. Schließlich benötigen Sie einiges an Hardware dafür, die Sie manuell an Ihre Bedürfnisse anpassen oder anpassen lassen müssen. 

Bei Cloud PBX benötigen Sie keine Hardware, bis auf die Geräte, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter später telefonieren. Das Einrichten ist schnell erledigt, denn Sie benötigen keine manuelle Hilfe eines Technikers und können die Software in wenigen Klicks selbst an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie in unserem Beispiel weiter oben erwähnt, können Sie so mühelos neue Mitarbeiter samt neuer Rufnummer zu Ihrem virtuellen Telefonsystem hinzufügen – was Sie in der Regel nicht mehr als ein paar Euro kostet.

Leichte Skalierbarkeit & Remote Work

Dass Sie für Ihre neuen Mitarbeiter keine manuellen Telefonanschlüsse mehr installieren müssen, ist nicht der einzige Vorteil einer virtuellen Telefonanlage, wenn Sie Ihr Team vergrößern. In Zeiten des ISDN-Festnetzes mussten Ihre Mitarbeiter bei Ihnen im Büro arbeiten, damit Sie in Ihr Telefonsystem eingebunden bleiben. Das hat die Arbeit im Homeoffice verkompliziert – ein enormer Nachteil in der heutigen Arbeitswelt.

Mit einer Cloud PBX-Anlage können Ihre Mitarbeiter von überall aus auf Ihre virtuelle Telefonanlage zugreifen. So sind Sie immer und überall in Ihr Telefonsystem eingebunden und halten die gewohnten Sicherheits- und Qualitätsstandard Ihrer Telefonate bei. 

Höhere Produktivität & Sicherheit

Haben Sie gewusst, dass man sich in jedes ISDN-Festnetz manuell einklinken kann? Das ist nicht gerade ein beruhigender Gedanke. Auch wenn sich Cyberangriffe häufen, ist eine virtuelle Telefonanlage deutlich sicherer als eine stationäre. Anerkannte Anbieter von Cloud PBX-Anlagen sind bestens gegen virtuelle Angriffe gerüstet: mit modernen Firewalls und zuverlässigen Verschlüsselungstechnologien schützen sie Ihr System und Ihre individuellen ein- und ausgehenden Telefonate vor Cyberkriminellen.

Weiterhin können Sie Ihre virtuelle Telefonanlage mit praktischen Funktionen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, damit Ihre Gespräche noch erfolgreicher, effizienter und produktiver laufen: von der automatischen Erstellung von Leistungsanalysen bis zum Live-Coaching Ihrer Mitarbeiter während eines laufenden Anrufs. Administrative Aufgaben können Sie bequem automatisieren, indem Sie Ihr vertrautes CRM oder Helpdesk-Tool in wenigen Minuten in Ihre virtuelle Telefonanlage integrieren

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Cloud PBX-Telefonsystem besser als ein Festnetzanschluss?

Die Cloud-Telefonie hat einige Vorteile gegenüber der Telefonie über einen Festnetzanschluss. Sie ist günstiger, weil Sie praktisch keine Hardware benötigen, um diese zu nutzen. Ihr Telefonsystem ist dadurch auch deutlich leichter skalierbar. Außerdem können Sie Ihre Workflows optimieren, Mitarbeiter effizienter einschulen, weiterbilden und Sie profitieren von moderner Sicherheit für Ihre sensiblen, personenbezogene Daten. Da das ISDN-Festnetz nach und nach abgedreht wird, müssen Sie früher oder später ohnehin zur Internettelefonie wechseln.

Wie stelle ich von Festnetztelefonie auf ein Cloud PBX-Business-Telefonsystem um?

Alles, was Sie für ein Cloud PBX-Business-Telefonsystem benötigen, ist eine stabile Breitbandinternetverbindung, einen IP-fähigen Router und Geräte, mit denen Sie telefonieren können. Sie benötigen keine neuen Rufnummern, da Sie Ihre aktuellen Nummern per Rufnummernmitnahme einfach in Ihre neue Telefonanlage übertragen lassen können. Wenn Sie auf ein Cloud-basiertes Telefonsystem umsteigen möchten, suchen Sie sich einen Anbieter aus, der Ihnen zusagt und testen Sie die virtuelle Telefonanlage kostenlos, damit Sie sich selbst ein Bild von ihr machen können.

Wenn Sie überzeugt sind, richtet Ihnen Ihr Anbieter einen Zugang ein und zeigt Ihnen, wie Sie Ihr neues Telefonsystem nach Ihren Wünschen einrichten können. Beachten Sie, dass Sie unbedingt eine schnelle Breitbandinternetverbindung benötigen, damit Ihre Mitarbeiter ohne technische Probleme telefonieren können. Ein Gespräch nimmt in der Regel 100 kBit/s in Anspruch.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Cloud PBX-Telefonie? 

Sie können Ihre virtuelle Telefonanlage exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es spielt also keine Rolle, wie groß Ihr Unternehmen ist, wenn Sie eine Cloud PBX-Anlage nutzen möchten. Wie viel Sie für Ihre virtuelle Telefonanlage bezahlen, richtet sich unter anderem danach, wie viele Rufnummern sich in Ihrem Telefonsystem befinden. 

Welche Hardware benötige ich für Cloud PBX?

Sie benötigen nur eine schnelle Internetverbindung, einen IP-Router und Endgeräte, mit denen Ihre Mitarbeiter telefonieren können. Hierfür können Sie Smartphones, Laptops, VoIP-Telefone oder Tablets verwenden. 

Wie viel kostet der Umstieg auf Cloud PBX?

Wie viel der Umstieg von Ihrem stationären Telefonsystem zu einer Cloud-basierten Telefonanlage kostet, richtet sich nach der Anzahl der Nutzer, die diese nutzen werden. Wenn Sie bereits eine ausreichend schnelle Internetverbindung, einen IP-fähigen Router und geeignete Endgeräte für die Cloud-Telefonie haben, fallen keine weiteren Kosten an – es sei denn, Sie fügen zusätzliche Rufnummern hinzu. Aircalls virtuelles Telefonsystem können Sie schon ab 30 € pro Nutzer/Monat nutzen.

Zusammenarbeit in der Cloud: Aircall Funktionen & Ihre Vorteile für Sie

Sie wissen jetzt, was eine  Cloud PBX-Anlage ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie Ihnen bietet. Aber was ist der nächste Schritt? Wie finden Sie einen geeigneten Anbieter, mit dem Sie mühelos auf eine virtuelle Telefonanlage umsteigen und in den Genuss moderner, zuverlässiger Cloud-Telefonie kommen können? 

Überlegen Sie sich, welche Kriterien Ihr Cloud PBX-Anbieter erfüllen muss. Folgende Vorteile warten beispielsweise auf Sie, wenn Sie sich für Aircall entscheiden:

Funktionen für ein professionelles digitales Telefonsystem

Stellen Sie sich vor, Ihre virtuelle Telefonanlage läuft zuverlässig, Ihre sensiblen Daten sind sicher und Ihr Team telefoniert fleißig mit Ihren Kunden. So weit, so gut, aber da fehlt noch etwas Wichtiges: Ihr Telefonsystem muss für eine positive Außenwirkung Ihres Unternehmens sorgen. Das ermutigt Interessenten, Sie anzurufen oder einen Anruf Ihrer Vertriebler entgegenzunehmen. Hier kommen einige der Aircall Funktionen, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen schon einen guten Eindruck macht, bevor Ihre Kunden mit Ihren Mitarbeitern sprechen:

  • Internationale Rufnummern: Welchen Anruf würden Sie eher annehmen? Einen mit einer ausländischen oder einen mit einer inländischen Rufnummer? Vermutlich den Anruf aus dem Inland. So geht es Ihren Kunden auch. Mit Aircall können Sie internationale Rufnummern nutzen und mehr Vertrauen bei Ihren internationalen Kunden schaffen.
  • Anrufweiterleitung & IVR (Sprachmenü): Es ist unheimlich frustrierend für Ihre Kunden, wenn sie bei Ihrem Support-Team anrufen und entweder lange in der Warteschleife bleiben müssen oder nicht den passenden Ansprechpartner erreichen. Bei Aircall können Sie ein Sprachmenü einrichten, das Ihre Anrufer direkt an den richtigen Ansprechpartner weiterleitet. Außerdem können Sie eine Anrufweiterleitung einrichten, damit Ihren Kunden diese Frustration erspart bleibt.
  • Anrufzeiten & Sprachnachrichten: Einige Ihrer Mitarbeiter haben auch noch andere Aufgaben zu erledigen, als mit Kunden und Prospects zu telefonieren. Damit Ihre Mitarbeiter diese Aufgaben ungestört erledigen können, können sie ihre Anrufzeiten flexibel verwalten. Und was passiert mit Anrufern, die sich außerhalb der Anrufzeiten bei Ihnen melden? Diese werden – je nachdem, was Sie eingestellt haben – entweder an einen Kollegen weitergeleitet oder mit einer freundlichen Sprachnachricht begrüßt und über mögliche nächste Schritte informiert. Diese Nachrichten können Sie entweder selbst aufnehmen oder aufschreiben und von uns vertonen lassen.

Funktionen für maximale Anrufqualität und Produktivität

Was bedeutet maximale Anrufqualität für Sie? Höchstwahrscheinlich spielen erfolgreiche Gespräche Ihrer Mitarbeiter mit Kunden und Interessenten dabei eine wichtige Rolle für Sie. Ein weiteres wichtiges Indiz dafür, dass Ihre Mitarbeiter gute Arbeit leisten ist ihre Produktivität. Zudem sollte Ihre virtuelle Telefonanlage auch dann wie gewohnt funktionieren, wenn Sie es mit einem hohen Anrufaufkommen zu tun bekommen. Hier sind einige der Aircall Funktionen, die Ihnen dabei helfen, die Qualität Ihrer Anrufe und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu maximieren:

  • Unlimitierte parallele Anrufe: In Phasen, in denen Ihre Mitarbeiter ein hohes Anrufvolumen meistern müssen, können Sie eines überhaupt nicht gebrauchen: ein Telefonsystem, das zu wenige parallele Anrufe zulässt. Bei Aircall können alle Ihre Mitarbeiter bedenkenlos gleichzeitig telefonieren und sich ohne Zeitverlust allen Telefonaten widmen.
  • PowerDialer & Click-to-dial: Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, die Telefonnummer ihres nächsten Gesprächspartners herauszusuchen und manuell einzugeben. Abgesehen davon, dass sie dadurch viel wertvolle Zeit verlieren, leidet die Konzentration Ihrer Mitarbeiter darunter, wenn Sie sich zwischen ihren Gesprächen mit manuellen Aufgaben aufhalten müssen. Bei Aircall rufen Ihre Mitarbeiter Ihre Kunden und Prospects mit einem Klick an oder Aircall wählt die nächste Nummer in Ihrer Liste automatisch, sobald das vorherige Gespräch beendet wurde. So bleibt mehr Zeit für Telefonate, die begeistern.
  • Anrufaufzeichnung & Analysen: Was ist der schnellste und effektivste Weg, um die Qualität Ihrer Telefonate zu verbessern? Zeichnen Sie die Anrufe Ihrer Mitarbeiter auf und analysieren Sie Ihre KPIs, damit Sie Ihre Mitarbeiter effektiv weiterbilden können! Aircall zeichnet die Telefonate Ihrer Mitarbeiter DSGVO-konform für Sie auf und sammelt automatisch Statistiken über die Leistung Ihres Teams. So können Sie Ihre Mitarbeiter individuell coachen, einschulen und weiterbilden. Per Flüster-Funktion können Sie Ihre Kollegen sogar während eines laufenden Gesprächs diskret unterstützen.

Integrationen für effiziente Workflows und glückliche Kunden

Ihre Cloud PBX-Anlage ist sicher nicht die einzige Cloudlösung, die Sie nutzen. Vielleicht arbeitet Ihr Vertrieb mit einem CRM und Ihr Support-Team nutzt ein Helpdesk-Tool? Beide sind ein ständiger Begleiter Ihrer Mitarbeiter, während sie telefonieren. Was, wenn Ihr Team nicht immer zwischen Ihrer Telefonanlage und Ihrem CRM oder Helpdesk hin und her wechseln müsste? Wenn Ihre Mitarbeiter jederzeit und automatisch alle wichtigen Daten über Ihre Gesprächspartner vor sich hätten und sie während des Telefonats bearbeiten könnten? Das alles ist mit den Aircall Integrationen möglich. Folgende Integrationen gehören zu den beliebtesten unter den über 100 Integrationen, die Sie mit Aircall in wenigen Klicks installieren können:

  • HubSpot: Mit HubSpot können Sie alle wichtigen Kundeninformationen an einem Ort verwalten. Durch die Aircall Integration können Sie während Ihres Gesprächs alle Informationen über bisherige Konversationen sehen, sowie Ihre Kundendaten aktualisieren und bearbeiten.
  • Salesforce: Wenn Sie die Salesforce-Integration von Aircall nutzen, werden bei verpassten Anrufen automatisch Kundendaten erstellt, Voicemails an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet und vieles mehr! So können sich Ihre Mitarbeiter effizient und gut informiert Ihre Kunden und Interessenten kontaktieren.
  • ActiveCampaign: Mit Aircalls Active-Campaign-Integration werden Ihnen relevante Kontaktinformationen automatisch in Ihrem CRM angezeigt, wodurch Ihre Mitarbeiter ohne Zeitverlust individuell auf ihre Gesprächspartner eingehen können. Außerdem können Sie anhand der gesammelten Anrufdaten manuelle Aufgaben automatisieren, sodass Ihre Marketing-Kampagnen und Outbound-Strategien noch effektiver laufen und Ihre Kunden begeistern.

Diese Kunden sind bereits überzeugt

„Wir haben nicht lange gefackelt und uns für Aircall entschieden. Es ist einfach zu bedienen, funktioniert unterwegs, ist schneller als die normale Telefonleitung und für alle Mitarbeiter zugänglich – und integriert sich problemlos mit HubSpot.“
Gabriel Marguglio, CEO von Nextiny

„Für mich war wichtig, dass die Integration mit Salesforce unseren Agenten Zugang zu den wichtigsten Kommunikationskanälen von einer zentralen Stelle ermöglicht, ohne dabei irgendwelche Callcenter-Funktionen aufgeben zu müssen.“
Ross Bixler, VP of Operations bei HomeBay

„Ich würde es jedem Sales-Team ans Herz legen, sich die Aircall Integration mit HubSpot zuzulegen. Diese Integration hat es uns ermöglicht, noch viel effektiver zu arbeiten.“
Erik Pankonin, Marketing Automation & CRM bei Cloudflare

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