Les avantages de la téléphonie IP pour votre service informatique - Aircall Blog

Les avantages de la téléphonie IP pour votre service informatique

The right VoIP phone system will reduce IT involvement by allow your business teams to have more control over their phone environments.
par
Clémentine Robine

En cas de panne de votre système de communication, quel est votre premier réflexe ? Vous appelez probablement en catastrophe votre service informatique. En plus de vous provoquer des sueurs froides, les pannes informatiques font perdre du temps et de l’argent à votre entreprise. Et plus grave encore, elles peuvent affecter vos clients et vos fournisseurs. Lorsque votre standard téléphonique est en panne, vos collaborateurs ne peuvent plus exécuter leurs tâches normalement. 

Contrairement au système PABX traditionnel, une solution de téléphonie IP ne nécessite pas autant de maintenance et d’entretien. Toutefois, opter pour un système de téléphonie moderne ne signifie pas que vous pourrez vous passer de votre service informatique. Au contraire, beaucoup d’entreprises investissent dans les nouvelles solutions de téléphonie dans le cadre d’un projet de digitalisation des outils de l’entreprise. La transformation digitale étant l’un des champs d’actions prioritaires des directeurs des services informatiques ces dernières années. 

Nous verrons dans cet article en quoi passer à une solution de téléphonie sur IP permet d’alléger votre service informatique au profit de projets IT prioritaires.

Le rôle des responsables informatiques dans la gestion du réseau téléphonique  

Quelle que soit la taille de votre service informatique, sa fonction première est de veiller au bon fonctionnement de votre réseau informatique, y compris votre système de téléphonie professionnel. La moindre panne détectée dans le parc informatique nécessite l’intervention immédiate de l’équipe IT afin de minimiser au maximum l’impact du dysfonctionnement sur l’activité de l’entreprise.  

Pour exercer leur métier, les experts informatiques ont une formation technique spécifique pour assurer la maintenance technique du réseau mais aussi pour mener l’entreprise vers plus d’efficacité pour atteindre ses objectifs.

Voici quelques-unes des fonctions principales d’un service informatique :

  • Encadrer l’installation et la maintenance des réseaux informatiques
  • Assurer l’onboarding technique des nouveaux collaborateurs
  • Installer de nouveaux équipements et logiciels
  • Résoudre les problèmes techniques du système
  • Apporter des conseils sur les nouveaux programmes et applications et l’architecture du système 

Pourquoi miser sur une architecture VoIP ?

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Le service informatique est tenu d’assurer l’installation et la maintenance de l’infrastructure réseau pour répondre aux besoins techniques de l’entreprise. L’infrastructure comprend le matériel, les logiciels, les réseaux informatiques et tout autre équipement ou programme dont a besoin l’entreprise pour fonctionner. Le système de téléphonie constitue un maillon essentiel de cette infrastructure.

Les DSI ont pour principale mission d’accompagner les différents services d’une entreprise dans la mise en place d’outils et de fonctionnalités performantes. Ils veillent à ce que les données et les informations circulent efficacement dans l’entreprise.

Les services informatiques sont également les garants de la sécurité des données et des systèmes. Les entreprises dont l’infrastructure repose encore sur les réseaux traditionnels, plutôt que sur la technologie cloud, consacrent beaucoup de temps à assurer la maintenance des systèmes, à optimiser la disponibilité de service et à garantir la sécurité des données. Non seulement votre standard téléphonique relève de la compétence de vos experts informatiques, mais ces derniers doivent également assurer la bonne communication de votre réseau téléphonique avec le système informatique de l’entreprise

En ce sens, une solution de téléphonie IP est un atout pour vos experts en informatique

Choisir le bon système de téléphonie

Malgré les avancées technologiques qui révolutionnent les communications professionnelles, le téléphone reste un outil privilégié pour les opérations commerciales et les missions du service client. Compte tenu de l’évolution rapide du secteur des télécommunications, les responsables informatiques ont tout intérêt à réfléchir à la meilleure façon d’évaluer les différents systèmes de téléphonie professionnelle. 

Pour trouver la solution de téléphonie la mieux adaptée à votre entreprise, il est important de tenir compte de vos objectifs et de vos activités à court terme et à long terme.

Quelques pistes de réflexion pour choisir la bonne solution de téléphonie d’entreprise :

  • Avec quel système de téléphonie fonctionnez-vous actuellement ?
  • Installez-vous un système de téléphonie pour la première fois ou souhaitez-vous moderniser votre système actuel ?
  • Quel est votre volume d’appels ?
  • Pensez-vous créer un centre d’appels virtuel immédiatement ou dans un avenir proche ?
  • Souhaitez-vous mettre en place des équipes à distance ou réparties sur plusieurs sites ?
  • Votre entreprise connaît-elle des pics d’activité ou des périodes creuses qui vous obligent à adapter régulièrement votre effectif ?
  • Pour atteindre vos objectifs, avez-vous besoin de fonctions d’appel de base ou d’un logiciel de centre d’appels plus avancé ?
  • Avez-vous besoin de mettre en place des processus plus flexibles pour vos équipes ?
  • Quelle est la qualité de votre connexion Internet ?

Au-delà de ces questions, il est également important de choisir une solution de téléphonie qui s’adaptera à la croissance de votre entreprise. N’hésitez pas à demander des devis et à profiter des essais gratuits pour vous assurer qu’un système de téléphonie correspond bien à vos attentes.

Comment fonctionne une solution de téléphonie VoIP ?

La téléphonie sur IP ou VoIP (Voice Over Internet Protocol) transmet la voix via une connexion Internet. Plus précisément, la voix est convertie en milliers de données numériques puis envoyée sous forme de “paquets” de données sur le réseau Internet. Une fois arrivés à destination, les paquets de données sont restituées dans le bon ordre et les signaux numériques reconvertis sous forme de signaux vocaux. 

Pour aller plus loin : VoIP : comment ça marche et pourquoi l’utiliser ?

Pourquoi la téléphonie IP est de plus en plus plébiscitée par les DSI ?

Les systèmes de téléphonie VoIP sont à la pointe de la technologie et des dernières innovations en matière de télécommunication. Les décideurs informatiques privilégient de plus en plus ces solutions pour de nombreuses raisons.

En migrant vers un système de téléphonie VoIP, les responsables informatiques n’ont plus à assurer l’installation et la maintenance (souvent très complexe et coûteuse) des systèmes traditionnels puisque le fournisseur de téléphonie VoIP en assure lui-même la responsabilité. 

Les avantages d’un système de téléphonie VoIP pour les décideurs informatiques : 

  • Votre système de téléphonie est directement connecté à votre CRM pour que les données soient automatiquement synchronisées.
  • Les téléopérateurs passent leurs appels directement depuis un logiciel sur leur ordinateur. 
  • Il est très facile de mettre en place un centre de contact dédié au service client ou à la prospection commerciale pour générer des revenus et améliorer l’expérience client.
  • Mise en place d’une plateforme centralisée qui relie le système de téléphonie à tous les outils essentiels d’une entreprise.
  • Réduction de vos dépenses globales et meilleure gestion des dépenses télécoms. 
  • Amélioration de l’efficacité et de la productivité des commerciaux et des agents du support client.
  • Création de numéros de téléphone sans frais, nationaux et internationaux pour permettre à l’entreprise de bénéficier d’une présence locale.
  • Permet aux responsables de centre d’appels d’effectuer un meilleur suivi de l’activité téléphonique grâce au tableau de bord.
  • Création d’un centre d’appel en quelques étapes.
  • Travail d’équipe favorisé et meilleure communication entre les managers et leurs équipes grâce aux fonctionnalités collaboratives.

Les systèmes de téléphonie VoIP offrent de nombreuses possibilités aux décideurs informatiques.

Principaux avantages de téléphonie VoIP pour votre service informatique 

En équipant votre entreprise d’une solution de téléphonie VoIP, vous ferez moins souvent appel à votre service informatique. Au lieu de cela, vous pourrez en profiter pour demander conseil à vos informaticiens pour choisir les bonnes intégrations logicielles et mettre en place des workflows efficaces.

Voyons ensemble en quoi une solution de téléphonie VoIP allège le travail de votre service informatique (et des dépenses que cela implique) :

  • L’ajout de nouveaux collaborateurs ne prend que quelques minutes. Vous pouvez adapter votre effectif rapidement et en toute simplicité. Un processus d’intégration réussi encourage les collaborateurs à rester dans l’entreprise
  • Aucun équipement nécessaire.
  • Le service informatique peut résoudre les problèmes à distance.
  • Votre système de téléphonie et vos logiciels sont accessibles n’importe où. Vous pouvez facilement agrandir vos bureaux ou changer de local.
  • Vous n’aurez pas besoin de modifier vos numéros de téléphone si vous changez de local.
  • Votre service informatique gagnera du temps sur la mise en place de mesures de sécurité et la protection des données.

Fondamentalement, votre service informatique aura toujours un rôle à jouer. Un système de téléphonie VoIP allège simplement le travail de maintenance et de réparation de vos techniciens. Grâce à une solution 100 % cloud, ils sont davantage disponibles pour vous aider à identifier les bons outils à mettre en place pour des opérations plus fluides.

Depuis ses débuts, la technologie VoIP a considérablement évolué et gagné en fiabilitéLe choix d’une solution de téléphonie d’entreprise adaptée est primordial pour créer de vrais liens avec vos clients et leur donner confiance dans votre marque. Aircall est là pour vous y aider. 

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