Conférence téléphonique : 6 conseils pour organiser vos réunions

6 conseils pour organiser vos conférences téléphoniques

conférence téléphonique avec Aircall
par
Clémentine Robine

Conférence téléphonique, réunion par téléphone ou audio-conférence… Il existe de nombreux termes pour désigner cette nouvelle configuration de réunion à distance. C’est une véritable révolution des habitudes de travail qui s’est opérée depuis son arrivée dans les entreprises.

Les conférences par téléphone offrent de nombreux avantages : gain de temps et d’argent (en évitant des frais de déplacement par exemple).

Mais pour qu’une conférence téléphonique soit vraiment efficace et réponde aux attentes des participants, il existe quelques bonnes pratiques incontournables. Voici comment manier l’art de la conférence téléphonique.

organiser une conférence téléphonique avec un logiciel d'appel cloud

Comment faire une conférence téléphonique ?

Une réunion téléphonique organisée ou un brainstorming improvisé avec votre équipe ? Vous êtes en communication et souhaitez lancer une conférence téléphonique à plusieurs participants ? La communication est essentielle pour donner vie à vos projets et atteindre vos objectifs. D’où la nécessité de compter sur une solution de conférence téléphonique facile à utiliser.

Il existe de nombreux services de conférence téléphonique et visioconférence permettant d’inviter un nombre de participants dans une salle virtuelle. Mais ces solutions sont souvent peu pratiques à utiliser depuis un téléphone fixe ou mobile.

La solution cloud Aircall a été conçue pour améliorer l’efficacité et la productivité des équipes. Elle vous permet de rassembler vos collaborateurs dans un même appel en toute simplicité depuis votre logiciel d’appel.

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Comment enregistrer une conférence téléphonique ?

L’enregistrement des appels téléphoniques a de nombreux atouts pour les entreprises. Il permet de faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs, de réaliser des séances de formation des employés, d’évaluer la performance d’une équipe. Il en va de même pour l’enregistrement des conférences téléphoniques.

En utilisant une solution de téléphonie intégrée au CRM, les conférences téléphoniques peuvent être enregistrées et sauvegardées. Les informations telles que la liste des participants, commentaires d’appels ainsi qu’un lien vers l’enregistrement de votre réunion téléphonique sont conservés. L’utilisation de tags d’appels permet de rechercher plus facilement vos réunions importantes.

>> Consultez ici notre article spécial sur l’enregistrement des appels. 

6 règles à suivre pour organiser une conférence téléphonique efficace

  • Fixer l’objectif de la réunion

La première règle à respecter pour organiser une conférence téléphonique efficace est de bien déterminer l’ordre du jour. Il est préférable d’aborder un seul sujet important par réunion afin de rester concentré sur un objectif précis.

  • Être ponctuel 

Évitez de faire attendre les participants au bout du fil. En général, une conférence téléphonique permet d’éviter les problèmes de retard puisque les participants se connectent depuis l’endroit où ils se trouvent. Néanmoins, il est préférable d’envoyer une notification ou un mail de rappel avec l’horaire de la réunion.

  • Opter pour une solution fiable

Organiser une conférence téléphonique implique de s’équiper d’une technologie fiable en amont afin de garantir la qualité de l’appel. Avec une solution de téléphonie VoIP, vous pourrez profiter d’une qualité d’appel irréprochable pour vos conférences téléphoniques.

  • Animer la réunion 

L’animateur de la réunion téléphonique doit s’assurer que le temps imparti à chaque participant soit respecté. C’est un rôle très important pour rendre la session productive. Si les participants se coupent constamment la parole, la réunion perdra en efficacité.

  • Travailler votre voix

Une conférence téléphonique n’est pas toujours facile à suivre. Plus les réunions s’attardent, plus il est difficile de garder l’attention de tous les participants tout au long de la réunion. Au téléphone, la voix est le seul élément pour capter l’attention des participants. Exercez-vous à travailler votre débit de parole.

  • Conclure par un compte rendu des points abordés

Avant de conclure la conférence téléphonique, il est important de rappeler les différents points abordés, les décisions prises ou les idées avancées. Cela permet à chacun de connaître son rôle pour la suite et donc d’être plus efficace.

 

 

checklist organiser une conference téléphonique

 

 

 

 

 

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