Das müssen Sie über Softphones wissen - Aircall Blog

Softphone - alles was Sie wissen müssen

Softphones - Alles Wissenswerte
von
Victoria Guetter

Mit einem Softphone kombinieren Sie die Vorzüge Cloud-basierter Dienste mit moderner Kommunikation. Die Cloud-basierte Telefonlösung bringt Ihnen und Ihren Support-, Sales-, und IT-Teams Vorteile, die weit über die eines herkömmlichen Telefons hinausgehen. Richtig eingesetzt fördert ein Softphone u.a. die Produktivität Ihrer Agenten und ermöglicht flexibles Arbeiten in Ihrem Betrieb.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über das Softphone wissen müssen. Außerdem lernen Sie, wie Sie, die Workflows in Ihrem Betrieb mit geringem Aufwand und der Hilfe eines Softphones optimieren.

Was ist ein Softphone?

Ein Softphone ist eine Software, die Ihnen das Telefonieren mit verschiedenen Geräten über das Internet (Voice over IP) ermöglicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Smartphone, einen PC, Laptop oder ein Tablet nutzen. Der PC ist jedoch das beliebteste Gerät vieler Callcenter, da Agenten so während dem Gespräch Daten bearbeiten können. Sie können Ihr Softphone mit Windows, iOS, Linux und Android verwenden.

Die VoIP-Telefonie wird von immer mehr Callcentern genutzt, da eine Cloud-basierte Telefonanlage herkömmlichen ISDN-Systemen gegenüber einige Vorteile besitzt. Telefonieren Sie und Ihre Teams mit einem Softphone, können Ihre Mitarbeiter im Büro und Homeoffice mit derselben Telefonanlage Kundengespräche führen und Ihnen entstehen – speziell bei Ferngesprächen – deutlich weniger Kosten. 

In Deutschland müssen jetzt übrigens auch die letzten Betriebe auf ein internetbasiertes Telefonsystem umsteigen, da das ISDN-Festnetz 2022 abgeschaltet wird

Wie funktioniert ein Softphone

Ein Softphone funktioniert ganz ohne Telefonkabel, Telefondose und aufwändige Installation. Alles was Sie benötigen ist eine stabile Breitband-Internetverbindung, einen IP-fähigen Router, eine VoIP-Software und ein Gerät, mit dem Sie über das Internet telefonieren können.  

Vereinfacht gesagt funktioniert das Telefonieren über das Softphone so, dass Ihre Audiodaten genau wie E-Mails oder Fotos von Ihrem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone über das Internet an Ihren Gesprächspartner übertragen werden. Damit Ihre Audiodaten schnell genug über das Internet transportiert werden können, konvertiert das Softphone Ihre analogen Spracheingaben in kleine Datensegmente. 

Bereit besser zu telefonieren?

Je kleiner diese Datenpakete sind, umso reibungsloser kann Ihr Sprachsignal transportiert werden. Einmal beim Endgerät Ihres Gesprächspartners angekommen, werden die Datenpakete wieder zusammengesetzt und Ihr Sprachsignal per Lautsprecher oder Headset wiedergegeben.

Bei diesem Prozess kann es zu Verlusten und Verzögerungen von Datenpaketen kommen. Machen Sie sich aber keine Sorgen, das ist normal und in der Regel tut das der Qualität und Sicherheit Ihres Anrufs keinen Abbruch.

Welche Vorteile bietet das Telefonieren mit dem Softphone?

Softphones werden aus gutem Grund von immer mehr Callcentern genutzt. Mit einer internetbasierten Telefonanlage haben Sie – verglichen mit Festnetz-Systemen – viel bessere Möglichkeiten, Workflows und das Kundenerlebnis in Ihrem Unternehmen zu optimieren sowie zu digitalisieren. Werfen wir also einen Blick auf die größten Vorteile, die Ihnen das Softphone bietet:

Flexibles Arbeiten mit Cloud-basierter Telefonlösung

Da Ihr Softphone komplett über das Internet funktioniert, sind Sie und Ihre Mitarbeiter weder an einen Ort noch an ein bestimmtes Gerät gebunden. Sofern Sie ein geeignetes Gerät und eine stabile Internetverbindung haben, können Sie sich bequem über das Internet in Ihre virtuelle Telefonanlage einloggen. 

Das hat den besonderen Vorteil, dass Sie und Ihre Teams ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten können. Und das ohne Qualitätsverlust und zeitintensive Umstellungen. Gerade während der andauernden Corona-Pandemie ist die Möglichkeit, ohne Mühe ins Homeoffice wechseln zu können, ein großer Vorteil. Doch auch nach der überstandenen Krise bietet die Möglichkeit, Ihr Callcanter im Homeoffice führen zu können, enorme Vorteile.

Zuverlässiger Datenschutz mit moderner Sicherheitstechnologie

Mit der rasanten Verbreitung digitaler Lösungen ist das Thema Datenschutz ein zunehmend wichtiges Thema. Telefonieren Sie per Softphone über das Internet, entstehen schon mit dem ersten Kundentelefonat Daten, die Sie laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) schützen müssen (beispielsweise Namen, Telefonnummern und Adressen).

Ein gutes Softphone erfüllt einen Teil der DSGVO-Richtlinien automatisch für Sie, indem es den Verlust und die Beschädigung sensibler Daten verhindert. Das geschieht durch moderne Verschlüsselungstechnologien und Firewalls, die Hackerangriffe zuverlässig abwehren und Systemausfällen vorbeugen. 

Gesteigerte Produktivität und kundenorientiertes Arbeiten dank Integrationen & Funktionen

Wenn Sie ein Softphone für Ihre Gespräche mit Kunden und Prospects nutzen, können Sie Ihr CRM direkt in Ihre virtuelle Telefonanlage integrieren. Dadurch haben Sie alle wichtigen Informationen auf einem Blick vor sich und können Kundendaten mit wenigen Klicks aktualisieren. Termine, Anrufweiterleitungen, Rückruf-Erinnerungen und Follow-Up-Mails lassen sich ebenfalls per Mausklick eintragen und ausführen. Das spart Zeit und hilft, die Workflows Ihrer Teams zu optimieren.

Doch nicht nur die Produktivität Ihrer Teams profitiert davon, wenn Sie Programme wie CRMs oder Helpdesks in Ihr Softphone integrieren. Dadurch, dass Ihre Agenten relevante Kundeninformationen samt Kundenhistorie auf einem Blick vor sich haben, können sie schnell und individuell auf ihre Gesprächspartner eingehen – und so ein persönlicheres Kundenerlebnis liefern.

Abgesehen davon, werden Ihre Anrufer per “Skill-based Routing” automatisch an einen geeigneten Mitarbeiter weitergeleitet. So können Ihre Teams mehr Anrufe erledigen und Ihre Kunden erleben einen zuvorkommenden, effektiven Support.

Signifikante Kostenersparnis und leichte Skalierbarkeit mit der Internet-Telefonie

Erinnern Sie sich noch an die Telefonrechnungen, die Sie für ISDN-Ferngespräche erhalten haben? Dieser hohe Betrag kommt aufgrund aufwendiger Hardware und Anbieter-Kosten zustande. Mit einem Smartphone bezahlen Sie nur einen Bruchteil für Telefonate in Deutschland und der ganzen Welt. 

Da Sie Ihre Gespräche über das Internet führen, sparen Sie sich sowohl Hardware als auch Anbieter-Kosten. Darüber hinaus können Sie Ihre Teams virtuell skalieren und im Homeoffice arbeiten lassen. Arbeiten Ihre Agenten im Homeoffice, ersparen Sie sich die Suche nach größeren Büroräumen und Kosten für die Anschaffung von Stühlen, Tischen und anderen Büroutensilien.

Wie richte ich ein Softphone ein?

Sie haben Bedenken, dass der Umstieg auf ein Softphone viel Zeit in Anspruch nimmt? Keine Sorge, die in Kürze folgenden technischen Voraussetzungen werden von den meisten Betrieben bereits erfüllt. Und falls nicht, lassen sie sich schnell und einfach organisieren. Die Einrichtung Ihres Softphones ansich geht in wenigen Minuten von der Hand.

Folgende technische Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, um ein Softphone nutzen zu können:

  • Eine schnelle Breitband-Internetverbindung mit mindestens 64 kBit/s
  • Einen IP-fähigen Router. Besitzen Sie bereits einen Router, ist dieser höchstwahrscheinlich ausreichend.
  • Ein Gerät, mit dem Sie über das Internet telefonieren können. PCs und Laptops sind die beliebtesten Geräte vieler Callcenter, da sie die Bearbeitung von Informationen während des Gesprächs vereinfachen. Sie können aber auch ein Smartphone oder Tablet nutzen.
  • Einen Softphone-Anbieter wie Aircall.

Mit Aircalls Softphone sicher, flexibel und produktiv telefonieren

Mit der virtuellen Telefonanlage von Aircall haben Sie alle Vorteile eines Softphones auf Ihrer Seite. Ihr Aircall Softphone ist in wenigen Minuten eingerichtet und flexibel für Sie erreichbar: 

  1. Erstellen Sie einen Aircall Account
  2. Richten Sie virtuelle Rufnummern für Ihre Teams ein oder übertragen Sie Ihre aktuellen Rufnummern
  3. Fügen Sie Ihre Teams und Mitarbeiter zu Ihrer virtuellen Telefonanlage hinzu
  4. Richten Sie Ihre Warteschleife mit Skill-basierten Routing ein
  5. Integrieren Sie Ihr CRM, Ihren Helpdesk oder andere Programme in Ihr neues Softphone
  6. Telefonieren Sie flexibel, sicher und produktiv über Ihr neues Softphone!

Sie möchten sich von den Vorteilen eines Softphones selbst überzeugen? Testen Sie Aircall jetzt für 7 Tage kostenlos.

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