Cloud-Telefonanlagen was Unternehmen über Voice over IP wissen müssen

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Über das Internet zu telefonieren steht für viele deutsche Geschäftskunden an der Tagesordnung. 49 Prozent aller Unternehmen nutzen schon eine IP-Telefonanlage. Knapp ein Drittel aller Unternehmen setzen auf virtuelle Telefonanlagen in der Cloud. Die Nutzerzahlen nehmen zu – nicht erst seitdem Unternehmen den Anforderungen der COVID-19-Pandemie gerecht werden müssen.

Steigende Nutzerzahlen der Cloud sind ein Trend, der sich weiterhin verstärken wird. Cloud-basierte Telefonanlagen sind zukunftssicher und bieten Unternehmen eine agilere Alternative zur klassischen Telefonanlage. Sie bieten effektive Lösungen für Sales- und Kundensupport-Teams, steigern die interne Teamleistung und verbessern die Kundenzufriedenheit.

Quick links

• VoIP statt Festnetz – welche Vorteile und Nachteile hat die Internettelefonie?

  • Unternehmer wollen ISDN-Alternativen nutzen

• Wie funktioniert das VoIP-Telefon?

  • VoIP-Telefonie ist für Unternehmer eine Notwendigkeit

• Warum lohnt sich die Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage?

  • Der Umstieg auf die Cloud-Telefonanlage ist unkompliziert

• Welche Vorteile bieten Cloud-Technologien für Unternehmen?

  • Einfache Software-Integrationen

• Warum ist VoIP die Zukunftstechnologie für Ihr Unternehmen?

VoIP statt Festnetz – welche Vorteile und Nachteile hat die Internettelefonie?

Die Homeoffice-Situation sowie die beschleunigte Digitalisierung im Rahmen der Pandemie hat deutsche Unternehmer in eine neue Situation katapultiert. Die Festnetztelefonie erfüllt die Anforderungen unserer dynamischen Zeiten oft schlichtweg nicht mehr. Eine VoIP-Lösung ist hingegen zukunftsgerichtet.

Mitel führte letzten Sommer eine Umfrage unter mehr als 1.000 IT-Entscheidern durch. 46 Prozent der befragten deutschen IT-Unternehmen gaben an, dass sie bereits eine Cloud-Telefonielösung nutzen. Die aktuelle Situation hat den Trend zur Cloud-Lösung zusätzlich verstärkt.

Unternehmer müssen Wege finden, den Folgen der Krise Stand zu halten – und trotz den neuen Umständen produktiv und agil zu bleiben – oder zu werden.

Unternehmer wollen ISDN-Alternativen nutzen

Auch der „Cloud-Monitor“ des Digitalverbands Bitkom beobachtet jährliche Userzahlen. 2011 nutzen gerade einmal 28 Prozent der deutschen Unternehmer Cloud-Ressourcen. 2019 waren es schon 75 Prozent. Die Cloud-Telefonanlage scheint jene Softwarelösung zu sein, nach der viele Unternehmer gesucht haben.

Trotzdem sieht sich der Vormarsch dieser Technik auch mit Hindernissen konfrontiert – notorische „Cloud-Verweigerer“ (8 Prozent) führen oftmals mangelnde Sicherheitsaspekte als Hauptgrund an, weshalb sie noch nicht umgestellt haben. Ein weiterer Problempunkt entsteht, falls ein Unternehmen nur mit Tischtelefonen ausgestattet ist. Dann entstehen erst einmal Kosten, da entweder ein VoIP-Adapter angeschafft oder die bestehende Hardware durch VoIP-fähige Geräte ersetzt werden müssen.

Keine Lösung ist perfekt – auch nicht die Cloud-Telefonanlage. Selbst die Zweifler müssen sich allerdings eingestehen, dass die aktuelle Situation agilere Alternativen erfordert.

Wie funktioniert das VoIP-Telefon?

Voice over IP-Anschlüsse ermöglichen das Telefonieren und das Versenden von Sprachpaketen sowie Daten über das Internet. VoIP-Lösungen beinhalten alle Funktionen klassischer Telefonanlagen wie Halten, Telefonkonferenzen und Weiterleitungen und verbinden sie mit den Vorteilen des Internets – beispielsweise für Videokonferenzen. In fast allen Fällen ist dies kosteneffizienter, bietet mehr Datenbandbreite und ermöglichen den schnellen und vollumfänglichen Datentransfer.

Analoge Anschlüsse sind deutlich limitierter. Sie ermöglichen nur das Senden von Sprachdaten. Andere Daten wie E-Mails oder Videos können nicht versendet werden. Das öffentlich vermittelte Telefonnetzwerk (Public Switched Telephone Network, PSTN) wird für Unternehmer also uninteressanter, weil es in Bezug auf den Datentransfer nur über begrenzte Kapazitäten verfügt.

Auch in Bezug auf die IP-Telefonie gibt es Unterschiede. IP-Telefone sind nur an IP-Telefonanlagen der gleichen Marke anschließbar, weil sie ein geschlossenes Protokoll nutzen. VoIP-Anbieter setzen dagegen auf das offene SIP-Protokoll.

VoIP-Telefonie ist für Unternehmer eine Notwendigkeit

Die Telekom will bis 2022 ihr komplettes digitales Netz auf IP-Telefonie umstellen und arbeitet schon seit einigen Jahren daran. Spätestens nächstes Jahr werden Telefongespräche nur noch via  ”Voice over IP” (VoIP) funktionieren. Aufgrund der technischen Weiterentwicklung von VoIP-Telefonanlagen werden sowohl PSTN als auch ISDN-Anschlüsse obsolet und abgeschaltet. Doch Unternehmer können sich schon heute vorbereiten.

Dieser Gedankenwandel spiegelt sich auch in den Nutzerzahlen wider: 2018 gaben noch fast die Hälfte aller Unternehmer an, dass sie das Cloud-Telefonsystem nicht nutzen möchten. 2020 waren es nur noch 35 %. Doch ganz abgesehen davon, dass ein Wechsel zur Notwendigkeit wird, bietet die Technologie Unternehmern deutliche Vorteile.

Warum lohnt sich die Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage?

Eine virtuelle Telefonanlage ist eine softwarebasierte Telefonie-Lösung. Sie erlaubt es den Benutzern, alle Funktionen einer traditionellen TK-Anlage – etwa Makeln, Anklopfen, Nachtschaltung, Rückruffunktionen –  via VoIP über die Cloud-Technologie einzusetzen.

Wenn Sie schon Anwendungen wie FaceTime, Skype oder Zoom im Homeoffice oder privat aufgerufen haben, nutzen Sie die Cloud-Technologie bereits – vielleicht sogar unbewusst. Um virtuelle Anrufe zu tätigen, wandelt ein Cloud-basiertes Telefonsystem Ihre Worte in kleine digitale Datenhappen um. Ein Internetprotokoll sendet diese dann an ein anderes Gerät oder eine andere Person.

Cloud-Telefonanlagen funktionieren ähnlich, sind jedoch über internetfähige mobile Geräte hinaus mit offiziellen Telefonnummern nutzbar. Damit dies möglich ist, kommt SIP-Trunking zum Einsatz. Unternehmen brauchen dank dieser Lösung keine physische TK-Anlage mehr, sondern können ihre sämtlichen kommunikationsbezogenen Dienstleistungen als Software as a Service (SaaS) beziehen.

Der Umstieg auf die Cloud-Telefonanlage ist unkompliziert

Spätestens an dieser Stelle bemerken die meisten Unternehmer, dass eine Vereinheitlichung ihrer Systeme fast nur Vorteile mit sich bringt. Wenn auch Sie als Unternehmer auf VoIP umsteigen möchten, geschieht das unkompliziert und schnell.

Falls Ihr Unternehmen noch eine ISDN-TK-Anlage nutzt, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können entweder einen SIP-TK-Anlagenanschluss erwerben oder – noch einfacher – auf die Dienste eines Cloud-Anbieters setzen.

Vielfach nutzen Unternehmen IP jedoch schon für die Sprachübertragung. Falls das bei Ihnen der Fall ist, müssen Sie Ihre Telefonanlage nicht austauschen. Lediglich die Umstellung auf einen All-IP-Anschluss ist notwendig. Die Installation und Implementierung einer Cloud-basierten VoIP-App können je nach Anbieter und gewünschten Funktionen binnen fünf Minuten durchgeführt werden.

Welche Schritte konkret nötig sind, können Sie hier nachlesen.

Welche Vorteile bieten Cloud-Technologien für Unternehmen?

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, haben Sie eine agile Arbeitsumgebung geschaffen. Die Cloud-Technologie ermöglicht sofortige Flexibilität. Mitarbeiter im Sales,  Kundendienst oder der IT sind nicht mehr auf Hardware in den Büroräumlichkeiten angewiesen, sondern können im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten. Ob Kunden, Kollegen, Teamleiter oder Partner: Ganze Unternehmen können ortsunabhängig im ständigen Kontakt bleiben und so größere Kundennähe aufbauen.

Zusätzlich spart dieses Plus an Flexibilität Kosten ein. Studien zufolge senkt ein Unternehmen, das IP-Telefonie nutzt, die Telefonkosten zwischen 40 – 80 Prozent. Eine Cloud benötigt keine ständige Instandhaltung. Ebenso werden kostenintensive Updates vermieden, da Ihr Cloud-Anbieter Ihnen diese automatisch zur Verfügung stellt.

Die Vorteile der Cloud-Technologie auf einen Blick:

• Von überall aus nutzbar

• Leicht einzurichten und zu skalieren

• Intuitive Benutzerführung

• Teams können über Accounts zusammenarbeiten

• Für Smartphones optimiert

• Verbindung zu all Ihren Tools und Programmen

• Bewährte Anrufqualität

• Einfache Updates über die Cloud – Kosten für Wartung und Geräteaustausch entfallen

• Kosteneinsparungen bei der Wartung und für Auslandsgespräche

Einfache Software-Integrationen

Für Unternehmer sind mögliche Software-Integrationen besonders interessant. Generell können Sie Cloud-basierten Softwares beliebig ineinander integrieren. Viele sinnvolle Integrationen existieren bereits, andere können Sie mithilfe einer API-Schnittstelle entwickeln.

Bekannte Anwendungsbereiche sind:

• CRM-Systeme

• E-Mail-Anwendungen

• Tools zur Vertriebsautomatisierung

• Chatprogramme

• Webanwendungen

• Helpdesk-Software

• E-Commerce-Plattformen

• Online-Umfragen

• Tools zur Qualitätssicherung

• Chatprogramme

Die Einrichtung eines Cloud-Telefons vereinfacht folglich die gesamten Kommunikationsabläufe in Ihrem Unternehmen.

Warum ist VoIP die Zukunftstechnologie für Ihr Unternehmen?

Die Ereignisse des letzten Jahres haben die Geschäftswelt ordentlich aufgerüttelt. Die Unternehmer in Deutschland sind zum Umdenken gezwungen: Flexibilität ist gefragter denn je. Die Digitalisierung und eine ortsunabhängige Arbeitswelt erfordern ebenso agile Kommunikationslösungen.

Es ist an der Zeit, Unternehmensabläufe zu optimieren und wichtige Cloud-basierte Tools einzuführen, da diese umfassende Vorteile für sämtliche Beteiligten mit sich bringen. Auch die Abschaltung des Festnetzes und die Beschleunigung des 5G-Datennetzes rücken 2021 unaufhaltsam näher, was eine Evolution der Business-Telefonie mit sich bringt.

Seien Sie vorbereitet.

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Veröffentlicht am 12. Februar 2021.