Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen für Recruiting-Teams - Aircall Blog

Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen für Recruiting-Teams

Using cloud-phone software makes recruiting easier and faster for HR teams.
von
Victoria Guetter

Personalvermittler und Mitarbeiter von Personalabteilungen wissen, dass das Finden und Binden der richtigen Mitarbeiter keineswegs ein Selbstläufer ist. Man muss über das hinauszugehen, was in den Lebensläufen steht, um die Person hinter dem Papier kennenzulernen. Nahtlose und regelmäßige Kommunikation steht im Mittelpunkt der Recherche dieser „nicht greifbaren“ Aspekte. Und wenn es gilt, einen Kandidaten wirklich kennenzulernen (insbesondere für ein erstes Gespräch), ist ein Telefonanruf immer noch die bevorzugte Methode der Kontaktaufnahme.

Die Personalvermittler von heute stehen vor einer gewaltigen und zugleich entscheidenden Aufgabe. Um optimale Ergebnisse für Kunden und Kandidaten zu erzielen, müssen Mitarbeiter in den Recruiting-Teams schnell und effizient arbeiten. Gerade heute, im Zeitalter der unmittelbaren Nachrichtenübermittlung, ist es wichtig, agil und innovativ zu sein. 

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem nimmt Ihnen die Mühe des bisherigen Bewerbermanagements ab, das schnell zeitaufwendig und kostspielig werden kann. Telefonischer Kontakt ist, war und wird wahrscheinlich auch in Zukunft die bevorzugte Kommunikationsmethode für Recruiting-Teams sein. Das richtige Cloud-Telefonsystem und die richtige Software in der Personalabteilung helfen Ihren Mitarbeitern, sich von der Masse abzuheben.

Die Rolle eines Cloud-basierten Telefonsystems für Recruiting-Teams 

Der Wettbewerb in der Recruiting-Branche ist weiterhin hoch. Eine Recruiting-Software und VoIP-Integrationen bieten die entsprechenden Funktionen und künstliche Intelligenz (KI) für Recruiting-Teams, um den Prozess der Personalsuche zu verbessern.

Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von Deloitte Human Capital Trends zeigt, dass 38 % der Unternehmen künstliche Intelligenz (KI) einsetzen und 62 % der Unternehmen erwarten, dass sie bis Ende des Jahres mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz beginnen werden. Deloitte berichtet auch, dass Unternehmen, die KI, vorhersagende Datenanalyse und andere Technologien nutzen, 18 % mehr Umsatz und über 30 % mehr Gewinn erzielen als Unternehmen, die mit dem technologischen Fortschritt hinterherhinken.

Das Telefon ist nach wie vor ein fester Bestandteil der Recruiting-Branche und ein Cloud-basiertes Telefonsystem bietet Ihnen das Beste, was Sprachkommunikation und digitale Innovation zu bieten haben. Recruiting-Teams verwenden Cloud-basierte Telefone aus folgenden wichtigen Gründen: 

  1. Verhindert Befangenheit – Deloitte erklärt, wie Cloud-Telefonanlagen und HR-Software helfen, Befangenheit zu beseitigen. Sie erklären: „Die Methode verbessert die Mitarbeiterakquise durch den Einsatz von datengesteuerten Analysen und digitalen, kognitiven Werkzeugen, um Kandidaten besser zu finden und zu bewerten und mögliche Fehleinschätzungen aufgrund von Voreingenommenheit oder falscher Logik zu vermeiden.“
  2. Strafft Arbeitsabläufe für mehr Effizienz – Eine Cloud-Telefonanlage und eine Bewerbermanagement-Software unterstützen die persönliche Interaktion, die für die Kontaktaufnahme mit Bewerbern und Kandidaten notwendig ist. Die richtigen digitalen Tools vereinfachen das Abgleichen der Anforderungen des Arbeitgebers mit den Fähigkeiten der Bewerber, um die Kandidaten einzugrenzen, die die richtige Mischung aus Erfahrung, Fähigkeiten und kultureller Übereinstimmung bieten.
  3. Fördert schnellere Einstellung – Ein modernes Telefonsystem und eine HR-Software sind effiziente Werkzeuge, die Recruiting-Teams bei der Entwicklung von Beziehungen zu den besten Kandidaten für ihre Kunden unterstützen. Mit diesen Tools sparen Sie viel Zeit, da manuelle Notizen und zeitaufwendige Prozesse entfallen. Eine Recruiting-Software hilft bei der Verwaltung von Daten, sodass Personalvermittler schneller Mitarbeiter einstellen können. Eine Cloud-Telefonanlage und VoIP-Integrationen können den Einstellungsprozess von Wochen oder Monaten auf Tage beschleunigen.
  4. Hält die Bewerber-Liste lang – Effiziente Recruiting-Teams legen eine strategische Bewerber-Liste an, damit sie proaktiv Kunden und potenzielle Kandidaten zusammenbringen können. Die richtigen Tools und Arbeitsabläufe können helfen, Kandidaten für schwer zu besetzende Positionen zu finden.

Traditionelle Personalvermittlungs-Methoden sind nach heutigen Maßstäben ineffizient. Sie sind zeitaufwändig und teuer. Insgesamt besteht die Aufgabe einer Cloud-Telefonanlage für Recruiting-Teams darin, die Effizienz des Einstellungsprozesses zu verbessern.

Bereit besser zu telefonieren?

Die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für Recruiting-Teams

Lebensläufe geben Recruiting-Teams viele Informationen über Bewerber, aber selbst die detailliertesten Lebensläufe verraten ihnen nicht alles. Durch telefonische Kommunikation können Recruiting-Teams die Charaktere und zwischenmenschlichen Fähigkeiten der Bewerber erforschen, um den besten Kandidaten zu finden. Beim Zusammenführen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern müssen Personalvermittler immer den Überblick behalten. Um bei ihren Recruiting-Bemühungen erfolgreich zu sein, müssen die zuständigen Teams die Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber sorgfältig einschätzen und für beide Seiten den richtigen Partner finden.

Ineffiziente Arbeitsabläufe frustrieren Recruiting-Teams, was zu dem Risiko einer hohen Abwanderung innerhalb des Teams führen kann. Man möchte schließlich nicht in die Situation kommen, selbst nach geeigneten Mitarbeitern suchen zu müssen, um offene Stellen zu besetzen. Eine Cloud-Telefonanlage verfügt über die richtigen Tools, um optimierte und effiziente Workflows zu gewährleisten. Mitglieder Ihrer Recruiting-Teams haben größeres Vertrauen in das Erreichen ihrer eigenen Ziele, wenn sie kinderleichten Zugriff auf die richtigen Daten haben. Letztendlich führt dies zu einer größeren Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung.

Hier ein kurzer Überblick über die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage für Recruiting-Teams: 

  • Höhere Effizienz durch automatisierte Tools zur Kandidaten-Beschaffung.
  • Beseitigt die Notwendigkeit des Durchsuchens von Papierstapeln und Lebensläufen.
  • Optimiert den Prozess zur Auswahl der richtigen Bewerber.
  • Automatisiert die Vorgänge für die Kontaktaufnahme und die Planung von Interviews.
  • Automatisierte Anruferfassung und Ticketsysteme sorgen dafür, dass handschriftliche Notizen nicht verloren gehen.
  • Mitglieder des Recruiting-Teams können in Echtzeit auf Daten zugreifen. Ein Teammitglied kann dort weitermachen, wo ein anderes aufhört.
  • Ein Cloud-basiertes Telefonsystem funktioniert auch auf mobilen Geräten, sodass die Teammitglieder immer erreichbar sind.
  • Teammitglieder können Anrufe weiterleiten, egal wo sie sich befinden, sodass ein anderes Teammitglied einem Kunden oder Kandidaten sofort helfen kann.
  • Teammitglieder können problemlos die Kommunikationskanäle zwischen Telefon, Chat, E-Mail und Kurznachrichten wechseln.

Ihr Recruiting-Team kann sich mit einer Callcenter-Software von der Menge abheben 

Personalvermittler der Spitzenklasse sind kreativ, gewissenhaft und gut organisiert. Reoot Peleg, HR-Experte und Gründer von HR for HR, sagt: „Die Bereiche Personalvermittlung und Marketing im digitalen Zeitalter überschneiden sich erheblich.“ Der einzige Unterschied ist, dass Personalvermittler ein Branding für Unternehmen kreieren, während Marketingfachleute ein Branding für Kunden kreieren. Peleg ermutigt Fachleute von Personalabteilungen, darüber nachzudenken, Kandidaten auf die gleiche Weise zu gewinnen, wie Marketingfachleute dies mit Kunden für Einzelhändler tun.

Effektives Recruiting beginnt mit der Erstellung detaillierter Persönlichkeits-Profile für Kandidaten und nutzt diese Profile dann, um Bewerber mithilfe von PR-Strategien, Blog-Beiträgen und anderen Marketing-Strategien anzusprechen. Die Automatisierung ermöglicht eine effiziente Verfolgung Ihrer Fortschritte.

Der Hauptvorteil einer Cloud-Telefonanlage besteht darin, dass Sie niemals einen Anruf eines Kunden oder Bewerbers verpassen. Durch das automatisierte Ticketsystem erhalten Personalvermittler in Echtzeit aktualisierte Informationen zum Status von Arbeitsplätzen und Arbeitssuchenden. Softwarelösungen verfolgen offene Positionen für Kunden, um diese Positionen schneller zu besetzen, ähnlich wie Vertriebsmitarbeiter Leads durch den Verkaufstrichter verfolgen. So haben Ihre Personalvermittler immer die Informationen auf einen Blick, die sie brauchen. Anrufweiterleitung und IVR-Funktionen helfen dabei, die richtige Person schon beim ersten Klingeln zu erreichen.

Da Cloud-Telefonanlagen Internet-basiert sind, können sich Personalvermittler von jedem Standort aus in das Callcenter einwählen. Cloud-Telefonanlagen sind außerdem für Mobilgeräte ausgelegt, sodass Personalvermittler auch unterwegs problemlos arbeiten können. 

Insgesamt hilft Ihnen eine Cloud-Telefonanlage dabei, Mitarbeiter schneller und effizienter zu rekrutieren und verschafft Ihnen so einen Vorsprung vor der Konkurrenz.

So können Recruiting-Teams Cloud-Telefonanlagen implementieren 

Genau wie im Einzelhandel, suchen Ihre Kunden und Arbeitssuchenden nach einer professionellen Beziehung und einem guten Erlebnis. Eine Recruiting-Software automatisiert viele Prozesse, die Sie in der Vergangenheit manuell ausgeführt haben, was Ihnen unzählige Stunden spart. Sie können die gesparte Zeit nutzen, um Bewerber zu evaluieren und das Markenimage Ihrer Kunden aufzubauen.

Werfen wir einen Blick darauf, wie die Funktionen der Cloud-Telefonanlage Ihre Recruiting-Teams dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten: 

  • Anrufweiterleitung – Leitet Anrufe automatisch an die Person weiter, mit der Kunden lieber arbeiten, oder an die nächste verfügbare Person.
  • Nebenanschlüsse anrufen – Kunden und Kandidaten können die Nebenstelle ihres Personalvermittlers direkt wählen.
  • Automatische Anrufkennzeichnung – Markiert Anrufe in Echtzeit, sodass jeder Personalvermittler die neuesten Updates erhalten kann.
  • Power Dialer – Personalvermittler können Bewerber problemlos schnell hintereinander anrufen.
  • Click-to-Dial – Spart den Personalvermittlern Zeit, einzelne Telefonnummern manuell zu wählen.
  • Anrufaufzeichnung – Zeichnet Anrufe zur Durchsicht auf, was bei der Eingrenzung der besten Kandidaten hilfreich ist.
  • Interaktive Sprachantwort (Englisch: „interactive voice response“, IVR) – Richten Sie eine automatische Sprachaufzeichnung mit Anweisungen ein, wie Sie zum frühestmöglichen Zeitpunkt einen Personalvermittler erreichen können. 
  • Kommentieren und Zuweisen von Anrufen – Weisen Sie einem Mitarbeiter Anrufe zu und hinterlassen Sie einen Kommentar.

Wie bauen Sie effektive Recruiting-Workflows auf? AV Network empfiehlt, mit der Automatisierung zu beginnen, um die Arbeitsabläufe sehr effizient zu gestalten, und danach auf Innovationen zu setzen. Genau diese Idee steckt hinter einer Cloud-Telefonanlage, die mit Software-Integrationen arbeitet.

VoIP-Integrationen für Recruiting-Teams

Mit Aircall erhalten Sie alle oben genannten Sprachfunktionen und noch viel mehr. Noch besser ist, dass der App Marketplace von Aircall mehrere HR-Software-Integrationen bietet, mit denen Ihre Recruiting-Teams noch effizienter arbeiten können. Alle Apps synchronisieren eingehende und ausgehende Anrufe mit Ihrem Bewerberverwaltungssystem.

Hier sehen Sie einige davon und wie sie Ihre Recruiting-Teams effizienter arbeiten lassen:

  • JobAdder – Protokolliert automatisch Anrufe und fügt Details der Anrufer hinzu. Recruiting-Teams können den Namen und die Informationen des Anrufers sofort anzeigen, um ein aktualisiertes, personalisiertes Gespräch zu führen.
  • Bullhorn – Synchronisiert Anrufe automatisch und protokolliert sie in Ihrem System. Erstellt automatisch neue Datensätze für neue Anrufer.
  • OTYS – Protokolliert eingehende und ausgehende Anrufe automatisch, fügt Notizen und Labels hinzu. Zeichnet Anrufe automatisch auf. Personalvermittler können potenzielle LinkedIn-Stellenangebote und alle ausstehenden Aufgaben einsehen. 
  • Recruitly – Bietet eine zentrale Datenbank für Ihr Telefonsystem, CRM, Bewerber-Tracking-System sowie Marketing- und Stellenverteilungsmodule.
  • Rippling – Verwendet Einmalanmeldung (Englisch: „single sign-on“), um Benutzern den Zugriff auf mehrere Anwendungen mit einem einzigen Satz von Anmeldedaten zu ermöglichen und individuelle Provisioning-Regeln festzulegen. Synchronisiert alle Daten an einem einzigen Ort, sodass keine Informationen in mehreren Systemen aktualisiert werden müssen.
  • TalentLyft – Rufen Sie Kandidaten schnell direkt über diese App an, während Sie Ihre ausgehenden Anrufe protokollieren. Anrufe werden sichtbar und die Kandidaten-Aktivitäten werden in Echtzeit eingespeist. Spart Zeit durch automatische Anrufprotokollierung. Zeichnet Anrufe auf, um die Kommunikation mit den Kandidaten in vollem Umfang zu erfassen.

Es steht außer Frage, dass wir im Zeitalter der digitalen Personalvermittlung leben. Recruiting-Software bietet Ihnen die Analysen und Daten, die Sie benötigen, um die effizientesten Workflows zu gestalten. Eine Cloud-Telefonanlage von Aircall bietet Ihnen zusammen mit der richtigen HR-Software eine Reihe zuverlässiger Funktionen und Vorteile, um ein produktives Callcenter für die Personalbeschaffung zu verwalten.

Das Business Telefonsystem für moderne Teams