Cloud-Technologie für KMUs als Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung - Aircall Blog

Cloud-Technologie für KMU als Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung: So geht’s - Teil 3

Illustration der Cloud und Digitalisierung
von
Denise Wildenhayn

Wir haben in Teil 1 unserer aktuellen Serie zur Digitalisierung von KMUs festgestellt, dass deutsche Unternehmen mit ihren Transformationsprozessen nicht so sehr hinterherhinken, wie es ihnen manch kritische Stimme nachsagt. 

Dass dennoch viel Luft nach oben bleibt, zeigt der zweite Teil unserer Blogreihe. Das Interview mit dem Digitalexperten Christian Schröder vom Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn verdeutlicht vor allem eines: Die Digitalisierung sollte nicht aufgeschoben werden.  

Doch wie geht es jetzt weiter? 

Die ersten Hürden sind geschafft und immenses Potential sowie Chancen sind gegeben.

Da stellt sich die Frage: Was können KMU tun, um ihre Digitalisierung effizient voranzutreiben?

In diesem dritten Teil unserer Blogreihe präsentieren wir Ihnen eine passende Antwort: den Einsatz von Cloud-Technologie. 

Erfahren Sie, warum Cloud Computing ein wichtiger Hebel für erfolgreiche digitale Transformationsprozesse ist, welche Vorteile Cloud Services bieten und wie Sie die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen finden.  

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Was hat Cloud-Technologie überhaupt mit der Digitalisierung zu tun?

„Die Digitalisierung geht nicht ‘vorbei’, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht.” 

Dieses Zitat von Michael Pachmajer bringt die falsche Annahme, von der sich so manches Unternehmen hat täuschen lassen, treffend auf den Punkt:

Die Digitalisierung ist keine Modeerscheinung und auch kein nettes Nice-to-Have. Sie ist gekommen, um zu bleiben. 

Viele haben an dieser Tatsache in den vergangenen Jahren gezweifelt hat. Spätestens mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie wurde deutschen Organisationen bewusst, wie geschäftskritisch eine nachhaltige Digitalstrategie ist. 

Doch mit steigender IT-Abhängigkeit wachsen auch die Ansprüche:

  • Millionen von Datensätzen wollen täglich gespeichert und verwaltet werden 
  • Zahlreiche Mitarbeiter sollen synchronisiert und agil arbeiten können
  • Rechtliche Rahmenbedingungen zum Datenschutz wie beispielsweise die DSGVO müssen eingehalten werden
  • Höchste Sicherheit sollte gewährleistet sein, um reibungslose Abläufe zu ermöglichen

Eine solche IT-Infrastruktur hat ihren Preis. Vor allem dann, wenn sie vom Unternehmen inhouse betrieben wird.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen stehen dadurch häufig vor dem Konflikt zwischen hohen Anforderungen an Leistung und Qualität einerseits, aber begrenztem Budget und Personalkapazitäten andererseits. 

Genau an diesem Punkt setzen Cloud-Technologien an. Das Cloud Computing ermöglicht es KMUs, hochwertige IT-Services zu nutzen, ohne diese selbst durch große Investitionen anschaffen und betreiben zu müssen. 

Statt sich also mit zeit- und kostenintensiven Themen wie IT-Technik, IT-Experten, Lizenzen und Mitarbeiterschulungen zu beschäftigen, können diese Aspekte ganzheitlich an Drittanbieter ausgelagert werden. 

Eine Entscheidung, die in einem immer dynamischeren Wettbewerb mit stetig wechselnden Rahmenbedingungen zahlreiche Vorzüge haben kann.

Welche Vorteile bietet Cloud-Technologie für kleine und mittelständische Unternehmen?

  • Kostenersparnis – Mit Hilfe von Cloud-Services können KMU effizient Kosten sparen. Vor allem bei SaaS-Anwendungen entfallen unnötige Ausgaben für Wartung, Personal sowie Erneuerung von Lizenzen. 
  • Skalierbarkeit – Viele der im Cloud Computing angebotenen Anwendungen basieren auf On-demand-Systemen. Das bedeutet, Sie können jederzeit und je nach Bedarf anpassen, wie viele Mitarbeiter-Konten, Abonnements oder Ähnliches aktiv sind.  
  • Sicherheit – Betreiber von Cloud-Services wollen ihren Kunden eine durchgängig verfügbare und sichere Leistung bieten. Hierfür nehmen Sie Investitionen und Maßnahmen vor, die sich für ein einzelnes Unternehmen kaum als ökonomisch erweisen würden.
  • Innovationen – Ähnlich wie beim Aspekt der Sicherheit haben Anbieter von Cloud-Technologien großes Interesse daran, ihr Angebot auf dem neuesten Stand zu halten und weiterzuentwickeln. Auf diese Weise profitieren Sie von innovativen Dienstleistungen, ohne diese selbst recherchieren, neu buchen oder verwalten zu müssen.
  • Vielseitigkeit – Ob Anwendungen für einzelne Geschäftsprozesse, Datenverarbeitung oder komplette IT-Infrastrukturen – das Angebot an Cloud-Services ist umfangreich. Für nahezu jeden Bedarf, der im Alltag von KMU entstehen kann, existieren eine oder mehrere Lösungen aus der Datenwolke. 
  • Flexibilität – Cloud Computing funktioniert dezentral und ortsunabhängig. Auf diese Weise können Mitarbeiter auch remote auf abonnierte Dienste zugreifen und wie gewohnt arbeiten. Das Umsetzen von New Work Konzepten wird dadurch erleichtert, was nicht zuletzt auch die Motivation der Mitarbeiter fördern kann.   

Wie lässt sich Cloud Computing bei KMU einsetzen?

Ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Technologie für KMU ist das hohe Maß an Freiheit bei der Ausgestaltung. 

Organisationen können, je nach Geschäftsmodell und Strategie, die passenden IT-Dienste für ihre aktuellen Bedürfnisse in Anspruch nehmen und diese jederzeit erweitern oder kündigen. 

Ob Sie dabei…

  • Eine extern gelagerte IT-Infrastruktur selbst betreiben (Infrastructure as a Service),
  • Eine Umgebung zur Entwicklung von Webanwendungen suchen (Platform as a Service),
  • Software-Anwendungen über das Internet nutzen (Software as a Service)
  • Online-Services nutzen, die allen zur Verfügung stehen (Public Clouds);
  • Eine Datenwolke wählen, auf die nur festgelegte Nutzer Zugriff haben (Private Cloud);
  • …oder Hybrid-Modelle bevorzugen, liegt ganz bei Ihnen. 

Ebenso universell sind die Anwendungsbereiche, in denen Cloud-Technologien in kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz kommen können

Um hierfür nur einige Beispiele zu nennen:  

  • Kundenbetreuung,
  • Interne und externe Kommunikation, 
  • Datenmanagement und Datenanalysen,
  • Verwaltung von Geschäftsprozessen,
  • Personal- und Finanzwesen.

Diese hohe Anpassungsfähigkeit ist es, was Cloud-Services zu einer zukunftsfähigen Wahl für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht. 

Das gilt es bei der Verwendung von Cloud-Technologie zu beachten

Trotz aller Vorzüge von IT-Services aus der Datenwolke sollten KMU bei der Umstellung auf Cloud Computing diverse Aspekte berücksichtigen. 

Dazu gehört zum einen die Entscheidung für adäquate Anbieter. Betreiber von Cloud Services unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Preisstrukturen, Zuverlässigkeit und der Qualität ihrer Dienstleistung. 

Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Sicherheit und die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen. Auch hier sind zu einem großen Teil die Vorkehrungen der Anbieter entscheidend, beispielsweise durch Serverstandorte, Verschlüsselungstechnologien und die Abwehrsysteme für Bedrohungen. Gleichzeitig können Sie auch zusätzliche interne Maßnahmen umsetzen, wie unter anderem die Nutzung privater Cloud-Systeme oder Datentransfers via VPN-Verbindung. 

Nicht zuletzt müssen die eigentlichen Anwender, also Ihre Mitarbeiter, aktiv in die digitale Transformation von Arbeitsprozessen eingebunden werden. Transparente Kommunikation, regelmäßige Schulungen und Feedbackrunden sowie eine offene und vorwärtsgerichtete Unternehmensvision können dazu beitragen, dass Veränderungen schneller und besser angenommen werden. 

So gehen KMU den Einsatz von Cloud-Services richtig an

Stellen Sie sich ein Kind vor, dass man mit einem 5-Euro-Schein in den Süßigkeitenladen schickt. So ähnlich lässt sich die Lage von kleinen und mittelständischen Unternehmen beschreiben, wenn sie noch am Anfang ihrer Reise mit Cloud-Services stehen. 

Zu viele Möglichkeiten. Und zu viele Optionen, den Überblick zu verlieren und dabei etwas Besseres zu übersehen. 

Damit kleine und mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von Cloud-Technologien in ihren Geschäftsalltag möglichst optimale Ergebnisse erzielen, lohnt es sich, schrittweise vorzugehen: 

  1. Zunächst sollte die Organisation eine Digitalisierungsstrategie erstellen. In dieser analysieren Sie zunächst den Ist-Zustand, um anschließend herauszuarbeiten, bei welchen Prozessen bzw. Strukturen der Einsatz von Cloud-Lösungen sinnvoll ist. Unter Umständen kann hierbei die Unterstützung einer externen Beratungsfirma wertvolle Impulse liefern. 
  2. Daraus ergibt sich im nächsten Step eine konkrete Planung der Transformation. Es wird festgehalten, welche Abläufe einer digitalen Lösung bedürfen und welche Voraussetzungen dafür gegeben sein müssen. Darunter fallen auch Aspekte wie Budget, Mitarbeiterkompetenzen und Zielvorgaben. 
  3. Es folgt die Umsetzung, bei der Cloud-Services sukzessive in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden. Das umfasst sowohl den Vergleich geeigneter Anbieter als auch die Schulung von Mitarbeitern sowie Test- und Feedbackrunden.
  4. Ist die Phase erfolgreich abgeschlossen, geht dieser IT-Bereich in die Betriebsphase über, wo je nach Bedarf Erweiterungen, Aktualisierungen und Anpassungen von Seiten des Unternehmens erfolgen können.

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