En ce qui concerne les solutions de téléphonie, les start-ups ont souvent l’embarras du choix, mais toutes les solutions ne sont pas compatibles avec leurs besoins spécifiques. La technologie que l’on choisit pour démarrer une start-up est cruciale et il en est de même pour la téléphonie : les start-ups seront amenées à déménager, à accueillir de nouveaux collaborateurs, à gérer un volume d’appels croissants de la part de leurs prospects, clients et partenaires…
Le choix d’une solution de téléphonie pour les start-ups doit inclure tous ces paramètres. Entre les solutions traditionnelles fixes et les logiciels de téléphonie cloud, nous vous expliquons dans cet article pourquoi il est essentiel de choisir une solution de téléphonie adaptée aux besoins spécifiques des start-ups.
Téléphonie pour start-up : ligne fixe ou virtuelle ?
La téléphonie d’entreprise traditionnelle fonctionne via un commutateur appelé PABX relié au réseau RTC. Lors d’un appel via la téléphonie fixe, la voix est convertie en une série de signaux électriques qui sont ensuite retranscrits sous forme de sons à l’autre extrémité, grâce à un vaste raccordement de câbles en cuivre. La modernisation du réseau de téléphonie en France pousse les entreprises à migrer leurs lignes téléphoniques vers des solutions VoIP (Voice Over Internet Protocol).
Les systèmes de téléphonie VoIP transmettent et reçoivent la voix par une connexion Internet. Il est possible d’adapter le matériel téléphonique traditionnel pour lui permettre de recevoir les appels VoIP mais cette solution peut s’avérer contraignante et lourde à assumer pour une start-up. La technologie VoIP permet également de passer et recevoir des appels via un logiciel de téléphonie dit “softphone” que l’on peut utiliser sur un ordinateur ou un téléphone portable, autrement dit un avantage certain pour les start-ups qui démarrent souvent avec leur matériel personnel.
Téléphonie VoIP : 4 avantages incontournables pour les start-ups
Un logiciel VoIP présente de nombreux avantages dont peuvent bénéficier tous types d’entreprises. Mais son utilisation est particulièrement adaptée pour les start-ups pour différentes raisons :
Mobilité : l’utilisation de la téléphonie VoIP ne se limite pas à un bureau physique ou à un téléphone branché sur secteur. Votre équipe peut passer des appels n’importe où, simplement à l’aide d’une connexion Internet. Le logiciel de téléphonie IP s’installe facilement sur l’ordinateur ou le téléphone portable ce qui permet de travailler à distance tout en restant parfaitement joignable sur la ligne professionnelle. Alors que la pratique du télétravail s’intensifie, la souplesse du téléphone sur IP est devenue indispensable.
Faible coût : la téléphonie VoIP est particulièrement attractive pour les start-ups pour son faible coût d’installation, de configuration et de maintenance. D’après de récentes études, un logiciel VoIP peut réduire de 40 à 80 % les coûts de téléphonie d’une entreprise. Ces économies vous aideront à développer votre entreprise et vous éviteront d’investir dans une technologie dépassée. D’autre part, le coût des communications internationales est beaucoup plus avantageux avec la VoIP.
Scalabilité : lorsque une start-up entre en phase de croissance importante, elle doit pouvoir faire preuve de réactivité pour accueillir de nouveaux collaborateurs et ceci dépend notamment de la flexibilité de l’infrastructure téléphonique. Alors qu’un système de téléphonie classique nécessite l’achat, l’installation et la configuration souvent complexe des nouveaux postes téléphoniques, un logiciel de téléphonie sur IP permet d’ajouter des utilisateurs et créer des numéros sans avoir à dépendre d’un service informatique ou du fournisseur. Cela se fait simplement en quelques clics depuis un tableau de bord. Un atout indéniable pour faire face aux pics d’activités et phases de forte croissance.
Simplicité : aujourd’hui, la plupart des employés sont habitués aux outils numériques et prennent en main rapidement de nouveaux logiciels. Les managers peuvent former leurs équipes sur ces systèmes beaucoup plus rapidement via des interfaces et tableaux de bord qui rivalisent de simplicité. Configurer la disponibilité des collaborateurs, créer un SVI ou modifier les règles de distribution d’appels s’effectuent en quelques clics, sans aucune connaissance technique.
Comment la VoIP peut booster l’activité d’une start-up ?
Chaque start-up a ses propres stratégies et objectifs à atteindre, mais on peut facilement constater les avantages de la téléphonie VoIP sur les équipes qui génèrent les plus importants volumes d’appels dans la plupart des entreprises : les commerciaux et le service client. Mais dans une start-up où les frontières ne sont pas clairement établies entre les différents services, il est d’autant plus nécessaire pour les collaborateurs de compter sur une solution de téléphonie flexible et simple à configurer afin de toujours rediriger les appels vers les bonnes personnes.
Commerciaux :
Une récente étude a révélé que le fait d’appeler un prospect dans les 5 minutes (plutôt que dans la demi-heure) multipliait par 100 vos chances de le convertir en client. Autrement dit, plus l’on traîne à appeler un prospect, plus on perd d’argent.
La téléphonie VoIP vous aide à optimiser la capacité de votre équipe à joindre et à répondre aux acheteurs potentiels. Des services comme les appels en cascade permettent à votre équipe de décider comment répartir les appels entrants pour réduire au maximum les appels manqués. Les fonctionnalités de composition automatique des numéros tels que le PowerDialer aident votre équipe à contacter un plus grand nombre de clients potentiels en une journée.
Service client :
Un service client est amené à gérer plusieurs plateformes en même temps : les e-mails, les chats, les logiciels CRM et les documents de produits. Il peut donc être difficile d’identifier rapidement une information.
En intégrant le logiciel de relation client au système de téléphonie fonctionnant sur un logiciel, vos agents pourront se concentrer sur leurs conversations et résoudre plus rapidement les demandes des clients. Par exemple, lorsqu’un agent reçoit un appel, les informations apparaissent directement avec le nom du client, les notes de l’équipe et les achats récents. Ainsi, quand un agent répond au téléphone, il a toutes les clés en main pour offrir une expérience individuelle personnalisée au client.
Installer la téléphonie VoIP en start-up
Maintenant que vous savez à quel point la téléphonie VoIP est avantageuse pour les start-ups, vous vous demandez peut-être si elle est difficile à mettre en place. La réponse ? C’est sûrement plus facile que vous ne le croyez.
La première chose qu’un fournisseur de téléphonie VoIP professionnel sérieux fera pendant la configuration initiale est de vérifier que votre connexion Internet peut supporter les appels en ligne. Il est parfois nécessaire de reconfigurer votre réseau pour dédier une bande passante suffisante à vos appels et vous éliminer les problèmes comme la latence et les coupures qui entraîneraient une mauvaise qualité d’appels.
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Publié le 3 août 2020.
