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Jetzt loslegenMal eben schnell im Chatfenster am Rechner eine Kundenanfrage beantworten, doch plötzlich klingelt das Smartphone. Der Anruf darf aber nicht lange dauern, denn nebenbei wählen Sie sich bereits in die Software für die nächste Videokonferenz ein. Deren Ergebnisse halten Sie natürlich in einem Dokument fest, dass dann per E-Mail an alle Teilnehmer verschickt wird.
Das klingt stressig, nicht wahr? Ist es auch. Dennoch sind in vielen Unternehmen genau solche Abläufe gelebte Realität.
Denn so vielseitig und innovativ die Arbeitswelt 4.0 ist, sie bringt auch neue Hürden für den Arbeitsalltag mit sich. Ein Überangebot an Informationen, Globalisierung, virtuelle Teams und die zunehmende Digitalisierung sorgen dafür, das bisherige Workflows und Strategien überholt werden. Es scheint, als braucht es immer mehr Einsatz der Mitarbeiter, um anfallende Aufgaben zu erledigen und das Alltagsgeschäft am Laufen zu halten. Vor allem, wenn es darum geht, verschiedene Kommunikationskanäle gleichzeitig zu bedienen und ständig erreichbar zu sein.
Entsprechend wächst in vielen Unternehmen der Bedarf an agilen, flexiblen und zeitsparenden Lösungen, die Ordnung in das Chaos bringen. Denn nur wer seinen Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtert, statt sie zu erschweren, kann auf Dauer die eigene Wertschöpfungskette aufrecht erhalten. Genau an diesem Punkt setzen Unified Communications an.
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Was ist Unified Communications?
Unified Communications (kurz: UC) heißt übersetzt so viel wie vereinheitlichte Kommunikation. Genau darum geht es bei dem Konzept letztlich auch: verschiedene Formen, Kanäle und Mittel zur Kommunikation werden so miteinander verknüpft, dass eine gemeinsame und leicht bedienbare Infrastruktur entsteht.
Die Funktionsweise von Unified Communications teilt sich dabei in drei grundlegende Aspekte auf:
Diverse Dienste und Wege der Kommunikation werden zusammengefasst. Dazu gehören unter anderem E-Mail, Chat, Videokonferenzen, virtuelle Räume, VoIP-Telefonie, Fax, CRM- und Helpdesk-Programme.
Die Bündelung erfolgt über eine einzige Benutzeroberfläche. Diese wird UC-Client genannt.
Das System ist über mehrere Endgeräte steuerbar wie zum Beispiel über PC, Laptop, Smartphone und Tablet. Basiert die Unified Communications Lösung auf einer Cloud, können alle Nutzer jederzeit die synchronisierten Daten nutzen und überall auf das System zugreifen, wo sie Zugang zum Internet haben.
Stellen Sie sich an dieser Stelle einmal exemplarisch viele kleine Schiffe vor, die verschiedene Waren von einer Seite eines Flusses zur anderen liefern sollen. Jedes dieser Boote fährt für sich allein und je größer deren Zahl, umso schwieriger wird es, sie alle zu managen. Wenn Sie stattdessen aber die verschiedenen Waren auf ein großes Frachtschiff verladen, so ist es gleich viel einfacher, deren Versand zu kontrollieren.
So ähnlich ist auch der Sinn von Unified Communications. Die interne und externe Kommunikation von Unternehmen findet heutzutage über viele verschiedene Kanäle statt, die meist isoliert nebeneinander herlaufen. Hierbei den Überblick zu behalten und alle Wege angemessen zu bedienen ist nicht nur ein Drahtseilakt, sondern in der Praxis oftmals auch eine zusätzliche Belastung für Mitarbeiter und Teams. Indem es Anwendern einen gemeinsamen, multifunktionalen Zugang zu allen Kanälen ermöglicht, vereinfacht Unified Communications Prozesse erheblich.
Welche Rolle spielt VoIP bei Unified Communications?
Viele Unternehmen Deutschlands haben bereits Ihre Business-Telefonie auf VoIP, also Voice over IP umgestellt. Bei dieser Technik werden ein- und ausgehende Anrufe nicht mehr über das Festnetz, sondern das All-IP-Netzwerk, also über das Internet abgewickelt. Die akustischen Signale aus dem Gespräch der Teilnehmer werden dabei in Datenpakete umgewandelt und mittels eines Internet-Protokolls übertragen.
VoIP deckt den kommunikativen Teilbereich in Unified Communications ab, der Ihnen das Realisieren von (Video-)Anrufen auf verschiedenen Endgeräten ermöglicht und die Integration von Sprachübertragungen in andere Anwendungen erlaubt. Das macht die VoIP-Telefonie praktisch zu einer Basis von Unified Communications, die dann um weitere Kommunikationskanäle und Tools wie Chats, E-Mail und virtuelle Räume erweitert wird.
Viele VoIP-Anbieter sind durch ihre flexiblen Leistungspakete und Integrationsmöglichkeiten gleichzeitig auch Provider für Unified Communications.
Welche Funktionen vereint Unified Communications?
Fusion von Medien und Kommunikationskanälen
Mit Hilfe von Unified Communications können Sie medienübergreifend kommunizieren. Das weicht bisherige Grenzen einzelner Anwendungen auf. So ist es zum Beispiel allein Ihre Entscheidung, ob Sie eine eingegangene Mailbox-Nachricht mit dem Tisch-VoIP-Telefon, dem Smartphone, dem Laptop oder per E-Mail auf dem Tablet abhören.
Die UC-Benutzeroberfläche kann auf allen IP-fähigen Endgeräten eingesetzt werden. Einmal installiert, können Sie über ein und denselben Zugang…
…E-Mails empfangen und versenden;
…Instant Messages bzw. Chat Nachrichten erhalten und verschicken;
…Telefonate führen (sowohl VoIP-Telefonie wie auch Mobil- und Festnetz-Anrufe);
…Videotelefonate oder Videokonferenzen abhalten;
…auf verknüpfte Integrationen, Programme und Dateien zugreifen.
Voraussetzung ist dabei, dass die jeweiligen Medien diese Kommunikationsformen unterstützen. Denn so innovativ und nützlich Unified Communications auch ist, es kann technische Barrieren nicht überwinden. Faxgeräte sind also weiterhin nicht die praktikabelste Wahl für Chat-Gespräche unter Mitarbeitern.
Nützliche Integrationen
Ein besonders interessanter Aspekt von Unified Communications ist, dass sich damit nicht nur Kommunikationskanäle zusammenfassen lassen. Sie können außerdem die Infrastruktur je nach Bedarf mit Systemen und Programmen verknüpfen, die für Ihre Arbeitsabläufe essentiell sind. Dazu gehören unter anderem CRM– und Helpdesk-Anwendungen.
Eine solche Kopplung mit Drittlösungen kann sogar dafür sorgen, dass Prozesse noch effizienter funktionieren. Nehmen beispielsweise Ihre Mitarbeiter unterwegs einen Anruf auf dem Smartphone entgegen, so können Sie mit einer CRM-Integration nebenbei alle relevanten Kundendaten des Gesprächspartners einsehen.
Im Falle einer Verbindung Ihrer Helpdesk-Software mit Unified Communications könnten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit einräumen, Ihren Support nicht nur per Chat, sondern auch per Videoanruf zu kontaktieren. Die Möglichkeiten zur Ausgestaltung von Unified Communication sind vielfältig!
Bessere Zusammenarbeit von Teams
Indem Unified Communications eigentlich unübersichtliche und vielschichtige Prozesse auf ein effizientes und leicht steuerbares Level reduziert, setzt es wertvolle Impulse für eine bessere Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams. Nicht zuletzt wird in dem Zusammenhang häufig auch der Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) verwendet.
Ein wichtiger Aspekt ist dabei unter anderem die Präsenzfunktion. Jeder Nutzer innerhalb des Systems erhält eine Statusanzeige, sodass Kollegen jederzeit einsehen können, ob eine Person gerade erreichbar oder nicht verfügbar ist. Das erspart unnötige Anrufversuche oder unerwünschte Störungen in wichtigen Terminen.
Weitere Funktionen von Unified Communication, die die Kollaboration unter Mitarbeitern, aber auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden verbessern, sind:
Team-Chats in Echtzeit;
Screen-Sharing, also die Bildschirmfreigabe in digitalen Meetings;
Erleichterter Datenaustausch, z.B. durch das Versenden von Dateien per Drag & Drop während einer Videokonferenz;
Individuelle virtuelle Räume, in denen sich Mitarbeiter wie auch eingeladene externe Teilnehmer treffen und austauschen können.
Was sind die Vorteile von Unified Communications?
Ein multifunktionales und flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassbares Kommunikationssystem kann einem Unternehmen große Mehrwerte bieten:
Leichte Bedienung verschiedener Kommunikationskanäle durch die Reduzierung auf eine gemeinsame Benutzeroberfläche;
Kostenersparnis, da lediglich eine Lösung unterhalten wird und weitere Anschaffungen und Lizenzgebühren wegfallen;
Durch die Reduzierung diverser Anwendungen auf eine Benutzeroberfläche werden Sicherheitsrisiken minimiert, da es nur einen Kanal zu schützen gilt. Falls Ihr Unified Communication Service Cloud-basiert operiert, greifen die zusätzlichen Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen der Cloud.
Durch den Single Point of Contact können Mitarbeiter und Teams sich besser austauschen und effizienter arbeiten, was wertvolle Zeit spart;
UC schafft Transparenz über interne und externe Kommunikationsprozesse;
Ihre Mitarbeiter sind durch die Präsenzfunktion für Ihre Kollegen, Kunden und Partner besser erreichbar, was Reaktionszeiten minimiert;
Große Flexibilität und Mobilität, was eine Anwendung in verschiedensten Bereichen ermöglicht und zudem auch ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt.
Vor allem Mitarbeiter von Sales-, Support- und IT-Teams profitieren stark von den genannten Vorteilen. Die Verwaltung ihrer Kommunikationstools wird durch Unified Communications stark vereinfacht und gleichzeitig effizienter gestaltet. Das spart nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen in internen Geschäftsprozessen. Es steigert vor allem die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden.
Ist Unified Communications die passende Lösung für Ihr Unternehmen?
Mit Unified Communications als Infrastruktur haben Sie Möglichkeit, nicht nur Ihre interne und externe Unternehmenskommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und Teams zu revolutionieren. In Zeiten von New Work und der digitalen Transformation ist dieser Schritt eine wichtige strategische Entscheidung, die sich lohnen kann.
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Veröffentlicht am 3. Mai 2021.
