Bestes VoIP für kleine Unternehmen: Womit steigt die Team-Produktivität?

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Ein potenzieller Kunde ruft an einem Dienstag um 14:30 Uhr die zentrale Rufnummer des Unternehmens an. Es klingelt sechsmal, dann wird der Anruf an eine Mailbox weitergeleitet, die seit drei Tagen niemand abgehört hat. Der Mitarbeiter, der eingehende Leads bearbeitet, erfährt nichts von dem Anruf. Es gibt weder einen Eintrag noch eine Benachrichtigung oder einen geplanten Rückruf. Der Kunde ruft bei einem Mitbewerber an.

Das beste VoIP-System für kleine Unternehmen ist nicht das mit der längsten Funktionsliste. Ob ein kleines Unternehmen ein professionelles cloudbasiertes Telefonsystem nutzt oder mit privaten Handys und einem Festnetzanschluss arbeitet, hängt weder von der Teamgröße noch vom Budget ab. Entscheidend ist eine einzige Weichenstellung bei der Infrastruktur, die pro Mitarbeiter und Monat weniger kostet als ein Tischtelefon. Aircall wächst mit kleinen Unternehmen, vom ersten Mitarbeiter bis zu Teams mit über 200 Nutzern. KI, CRM-Integrationen und Anruffunktionen sind direkt im Abo enthalten und nicht teureren Enterprise-Abo vorbehalten.

Das Wichtigste

• Welches VoIP-System sich für ein kleines Unternehmen eignet, hängt vom Teamprofil ab. Outbound-Vertrieb, Inbound-Support und einfache professionelle Telefonie stellen jeweils andere Anforderungen.

• Prüfen Sie vor Vertragsabschluss fünf Punkte: transparente Preise, CRM-Integrationen im Basisabo, enthaltene oder zusätzlich buchbare KI-Funktionen, Vertragsbedingungen und Einrichtungsdauer.

• Die meisten kleinen Unternehmen können ein cloudbasiertes VoIP-System in weniger als einem Tag in Betrieb nehmen, ohne Hardware und ohne Unterstützung durch die IT.

• Die Rufnummernportierung dauert in den USA eine bis drei Wochen. In dieser Zeit arbeiten Sie mit vorläufigen Rufnummern weiter, sodass es zu keiner Unterbrechung kommt.

Welche Anforderungen haben kleine Unternehmen wirklich an ein VoIP-Telefonsystem?

Kleine Unternehmen brauchen ein VoIP-System, das noch am selben Tag einsatzbereit ist, einen verlässlich kalkulierbaren Preis pro Nutzer bietet, sich in das bereits genutzte CRM integrieren lässt und weder bei der Einrichtung noch im laufenden Betrieb eine eigene IT-Fachkraft erfordert. Welche weiteren Funktionen wichtig sind, hängt vor allem davon ab, ob das Team überwiegend im Outbound-Vertrieb, im Inbound-Support oder in der allgemeinen geschäftlichen Telefonie tätig ist.

VoIP steht für Voice over Internet Protocol. Dabei werden Telefonate über eine Internetverbindung statt über ein herkömmliches Telefonnetz geführt. Für kleine Unternehmen heißt das: Mitarbeiter können über eine Softphone-App auf dem Laptop oder Mobilgerät Anrufe tätigen und entgegennehmen. Anrufdaten werden automatisch protokolliert, und die geschäftliche Rufnummer bleibt beim Unternehmen, statt an ein privates Gerät gebunden zu sein.

Laut einer VoIP-Studie von G2 bevorzugen inzwischen mehr als 60 % der KMU VoIP gegenüber klassischen Telefonanschlüssen. Die wichtigsten Gründe sind die niedrigeren Kosten und die einfache Skalierbarkeit. Unternehmen, die weiterhin auf Festnetzanschlüsse oder veraltete Telefonanlagen setzen, hinken daher nicht nur technologisch hinterher. Ihnen fehlt auch die operative Infrastruktur, die ein kleines Team braucht, um zu wachsen, ohne die Mitarbeiterzahl im gleichen Verhältnis erhöhen zu müssen.

Fünf Fragen, die Sie vor der Wahl eines VoIP-Systems für kleine Unternehmen stellen sollten

• Wird der Preis pro Nutzer veröffentlicht oder erfahre ich die Kosten erst in einem Verkaufsgespräch?

• Kann ich das System noch heute ohne IT-Unterstützung, Hardware oder professionelle Installation einrichten?

• Ist mein CRM bereits im Basisabo integriert oder erst in einem höheren Abo?

• Sind KI-Anrufzusammenfassungen, Anrufaufzeichnung und Analysen enthalten oder nur gegen Aufpreis erhältlich?

• Kann ich monatlich kündigen oder schließe ich einen Vertrag mit einer Laufzeit von 12 bis 36 Monaten ab?

Unbiased, eine britische Plattform für Finanzberatung, führte Aircall ein und maß die Ergebnisse direkt. Daniel Piggott-Stewart, Head of Customer Support: „Wir konnten unser Servicelevel um 23 % steigern. Es ist, als hätten wir ein zusätzliches Teammitglied gewonnen.“ Genau das ermöglicht die richtige Telefonie-Infrastruktur einem kleinen Team: 23 % mehr Kapazität bei unveränderter Mitarbeiterzahl.

Was sind die 6 besten VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen im Jahr 2026?

Jede der unten aufgeführten Plattformen wird anhand der fünf oben genannten Kriterien bewertet. Es gibt keine Plattform, die in jeder Kategorie als Gewinner hervorgeht. Die richtige Wahl hängt davon ab, ob Ihr Team eine Lösung für Outbound-Vertrieb, Inbound-Support, eine Mischung aus beidem oder nur einfache Telefonie benötigt.

1. Aircall

Aircall ist ein cloudbasiertes Telefonsystem, das speziell für kleine Vertriebs- und Supportteams entwickelt wurde. Es bietet mehr als 250 native CRM-Integrationen, Support rund um die Uhr in allen Abos sowie KI-Funktionen und einen Power Dialer im Professional Abo für 50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Wettbewerber wie Dialpad stellen Salesforce und HubSpot erst in höheren Abostufen bereit und bieten lediglich acht native Integrationen. Die Integrationen von Aircall ermöglichen dagegen einen Datenaustausch in beide Richtungen. HubSpot, Zendesk und Pipedrive sind bereits im Essentials Abo enthalten. Die Salesforce Integration und der Power Dialer stehen im Professional Abo zur Verfügung. Vor Vertragsabschluss sollten Teams daher prüfen, ob dieses Abo in ihr tatsächliches Budget passt.

Am besten geeignet für: Kleine Vertriebs- und Supportteams mit drei bis 50 Nutzern, die KI, CRM-Integrationen und Tools für Outbound-Anrufe direkt im regulären Abo benötigen, ohne langfristige Enterprise-Verträge oder hohen Einrichtungsaufwand.

Stärken:

• Mehr als 250 native CRM-Integrationen. HubSpot, Zendesk und Pipedrive sind im Essentials Abo verfügbar, Salesforce im Professional Abo. Durch die Synchronisierung in beide Richtungen werden Anrufdaten und Ergebnisse automatisch in die CRM-Datensätze übertragen, ohne dass Mitarbeiter nach jedem Anruf selbst aktiv werden müssen.

• AI Assist mit Anrufzusammenfassungen, Anrufbewertungen und Stimmungsanalysen ist im Professional Abo für 50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung enthalten. AI Assist Pro mit Coaching in Echtzeit ist als Zusatzoption verfügbar. Damit erhalten Vertriebsleiter strukturierte Coaching-Tools zu einem Bruchteil der Kosten einer eigenständigen Coaching-Plattform.

• Telefon-, E-Mail- und Chat-Support rund um die Uhr in allen Abos sowie ein fester CSM ab dem ersten Tag. Bei Dialpad ist der Support rund um die Uhr dagegen erst ab dem Pro Abo verfügbar.

Einschränkungen:

• Für alle Abos gilt eine Mindestanzahl von drei Nutzern. Ein Team mit zwei Mitarbeitern zahlt daher für drei Nutzer: 90 $ pro Monat im Essentials Abo oder 150 $ pro Monat im Professional Abo bei jährlicher Abrechnung. Diese Mindestkosten entsprechen weitgehend denen der meisten Alternativen in dieser Kategorie.

• Der Power Dialer und AI Assist sind im Professional Abo für 50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung enthalten, nicht im Essentials Abo. Ein kleines Outbound-Vertriebsteam, das beide Funktionen benötigt, zahlt daher 50 $ statt 30 $ pro Nutzer. Für Teams, die ausschließlich KI-gestützte Transkriptionen benötigen, ist der Einstiegsabo von Dialpad für 15 $ damit preislich attraktiver.

Die Webseite zu KI-Anrufzusammenfassungen und Coaching in den Aircall Basis-Abostufen erläutert, welche Funktionen in den einzelnen Abostufen enthalten sind. Auf der Seite zu den nativen CRM-Integrationen von Aircall erhalten Sie einen Überblick über alle mehr als 250 Verbindungen. Sie erfahren dort außerdem, wie die Synchronisierung in beide Richtungen funktioniert. Die vollständige Abostruktur und alle enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Aircall Seite zur Callcenter-Software.

2. RingCentral

RingCentral ist eine umfassende UCaaS-Plattform, die Telefonie, Video, Messaging und Konferenzen bündelt und sich als zentrale Kommunikationslösung für Unternehmen jeder Größe positioniert. Für kleine Unternehmen, die sämtliche Kommunikationstools bei einem einzigen Anbieter zusammenführen möchten und den damit verbundenen Implementierungsaufwand in Kauf nehmen, ist RingCentral die funktionsreichste Option in diesem Vergleich. Der Nachteil: Die auf Großunternehmen ausgerichtete Struktur, Preise nur auf Anfrage, Jahresverträge und KI-Funktionen nur in höheren Abostufen führen genau zu den Hürden im Beschaffungsprozess, die mit den fünf Auswahlfragen in diesem Artikel vermieden werden sollen.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, denen einzelne Insellösungen nicht mehr ausreichen und die Videokonferenzen, Team-Messaging und Telefonie auf einer Plattform benötigen. Für die Einrichtung und Konfiguration sollte IT-Unterstützung verfügbar sein.

Stärken:

• Umfassende UCaaS-Funktionen mit Videomeetings, Team-Messaging und Konferenzen zusätzlich zur Telefonie. Wenn die Bündelung im Vordergrund steht, erhalten Unternehmen alle Kommunikationskanäle von einem Anbieter.

• Mehr als 300 App-Integrationen ermöglichen eine breite Anbindung an verschiedene Geschäftstools und übertreffen damit die meisten anderen Lösungen in diesem Vergleich.

• Umfangreiche Compliance- und Sicherheitszertifizierungen auf Enterprise-Niveau, die insbesondere für kleine Unternehmen in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungssektor relevant sind.

Einschränkungen:

• Seit 2023 werden Preise nicht mehr öffentlich ausgewiesen. Teams müssen zunächst einen Vertriebsprozess durchlaufen, um ein Angebot zu erhalten. Das widerspricht direkt dem ersten Auswahlkriterium. Berichten zufolge können die Kosten zudem deutlich steigen, sobald KI-, Analyse- und Contact Center-Funktionen hinzukommen.

• CRM-Integrationen und KI-Funktionen stehen erst in höheren Abostufen zur Verfügung, nicht im Basisabo. Kleine Unternehmen, die zunächst das Einstiegsabo abschließen, stellen daher möglicherweise erst nach der Einführung fest, dass sie für die eigentlich benötigten Funktionen ein Upgrade benötigen.

3. Dialpad

Dialpad ist eine Kommunikationsplattform mit starkem KI-Fokus. Dialpad AI, Live-Transkriptionen, Coaching-Hinweise in Echtzeit und Zusammenfassungen nach dem Anruf sind bereits im Basisabo für 15 $ pro Nutzer und Monat enthalten. Für kleine Unternehmen, die ihr bisheriges VoIP-System gerade deshalb ersetzen möchten, weil KI-Zusammenfassungen dort nur als kostenpflichtige Zusatzoption verfügbar sind, bietet Dialpad damit den günstigsten Einstieg in diesem Vergleich. Abstriche gibt es allerdings bei den Integrationen: Dialpad bietet acht native Integrationen, Aircall dagegen mehr als 250. Salesforce und HubSpot stehen erst im Pro-Abo zur Verfügung. Weitere Tools lassen sich über Zapier anbinden.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die KI-Transkriptionen und Anrufzusammenfassungen zu möglichst niedrigen Kosten pro Nutzer benötigen, weder Salesforce noch HubSpot einsetzen und nicht vom ersten Tag an auf eine umfassende Synchronisierung in beide Richtungen angewiesen sind.

Stärken:

• Dialpad AI bietet Live-Transkriptionen, Coaching-Hinweise und Zusammenfassungen nach dem Anruf bereits im Basisabo für 15 $ pro Nutzer. Das ist der günstigste Einstieg in die KI-gestützte Telefonie in diesem Vergleich.

• Unbegrenzte SMS in den meisten Abos sowie eine starke mobile Nutzererfahrung, die sich gut für verteilte oder vollständig remote arbeitende kleine Teams eignet.

• Öffentlich einsehbare Preise und monatlich kündbare Verträge erfüllen das erste und fünfte Auswahlkriterium, ohne dass zuvor ein Verkaufsgespräch erforderlich ist.

Einschränkungen:

• Dialpad bietet acht native Integrationen, Aircall dagegen mehr als 250. Salesforce und HubSpot sind erst im Pro Abo enthalten, alle weiteren Tools werden über Zapier angebunden. Teams, die vom ersten Tag an eine umfassende CRM-Protokollierung benötigen, stoßen damit auf genau jene Beschränkung nach Abostufe, die der günstige Einstiegspreis von Dialpad zunächst verdeckt.

• Live-Support rund um die Uhr ist erst ab dem Pro Abo verfügbar. Kunden im Standardabo erhalten nur während der Geschäftszeiten Unterstützung. Für kleine Unternehmen ohne eigene IT kann das entscheidend sein, wenn ein Problem bei der Anrufweiterleitung sofort behoben werden muss.

4. OpenPhone

OpenPhone, das im Zuge eines laufenden Rebrandings künftig unter dem Namen Quo auftritt, ist eine schlanke Geschäftstelefonie-Lösung für kleine Teams, Gründer und Unternehmer. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, die eine professionelle geschäftliche Rufnummer, einen gemeinsamen Posteingang und grundlegende Integrationen benötigen. Die Positionierung ist klar und realistisch: OpenPhone eignet sich vor allem für Freelancer und kleine Unternehmen, die das Telefon hauptsächlich als Kontaktkanal und nicht als zentrale Grundlage ihrer Arbeitsabläufe nutzen. Teams, die bisher eine private Mobilnummer als geschäftliche Rufnummer verwenden und nun auf eine gemeinsame, professionelle Telefonielösung umsteigen möchten, bietet OpenPhone einen besonders einfachen Einstieg.

Am besten geeignet für: Einzelgründer, Freelancer und sehr kleine Teams mit einem bis fünf Nutzern, die eine gemeinsam genutzte geschäftliche Rufnummer für einfache Anrufe und SMS benötigen, aber weder umfassende CRM-Integrationen noch Tools für die automatische Outbound-Anwahl brauchen.

Stärken:

• Keine Mindestanzahl an Nutzern und eine einfache Pauschalpreisstruktur ab 15 $ pro Nutzer und Monat. Damit ist OpenPhone auch für kleinste Teams und Freelancer zugänglich, die die Mindestanzahl von drei Nutzern bei Plattformen wie Aircall nicht erreichen.

• Gemeinsamer Posteingang und Funktionen für die Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder können Anrufe und Nachrichten derselben geschäftlichen Rufnummer sehen und beantworten. Genau diese Möglichkeit fehlt Teams meist, wenn sie noch mit einer privaten Mobilnummer arbeiten.

• Schnelle Einrichtung im Self-Service, ohne Hardware oder IT-Unterstützung. Teams berichten regelmäßig, dass sie das System in weniger als einer Stunde in Betrieb nehmen konnten.

Einschränkungen:

• Die CRM-Integrationen beschränken sich im Wesentlichen auf HubSpot, Slack und Zapier. Für Teams, die Salesforce verwenden oder nach jedem Anruf eine automatische Synchronisierung in beide Richtungen mit den CRM-Datensätzen benötigen, ist OpenPhone daher nicht geeignet.

• Kein Power Dialer, keine erweiterte Anrufweiterleitung und kein KI-gestütztes Anruf-Coaching. Teams, die mit OpenPhone starten und über einfache Telefonie hinauswachsen, prüfen daher meist innerhalb von 12 bis 18 Monaten eine zweite Plattform.

5. Google Voice

Google Voice ist die Geschäftstelefonie-Lösung von Google und entweder als Bestandteil von Google Workspace oder als eigenständige Zusatzoption verfügbar. Für kleine Unternehmen, die bereits vollständig mit Google Workspace, Gmail, Kalender, Meet und Drive arbeiten, ist Google Voice die Telefonielösung mit dem geringsten Einführungsaufwand. Sie lässt sich in derselben Oberfläche nutzen, mit der das Team ohnehin täglich arbeitet. Außerhalb des Google Ökosystems verliert die Lösung jedoch deutlich an Wert: Die CRM-Integrationen beschränken sich auf die eigenen Produkte von Google und die KI-Funktionen sind einfacher als bei allen anderen Plattformen in diesem Vergleich.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die vollständig auf Google Workspace setzen und einfache Inbound- und Outbound-Anrufe in derselben Oberfläche abwickeln möchten, ohne automatische Outbound-Anwahl, CRM-Protokollierung oder KI-Coaching zu benötigen.

Stärken:

• Native Integration mit Gmail, Google Kalender und Google Meet. Wenn der gesamte Arbeitsablauf eines Teams in Google Workspace stattfindet, ergänzt Voice die Telefonie, ohne dass ein weiteres Tool verwaltet werden muss.

• Mit 10 $ pro Nutzer und Monat der niedrigste Einstiegspreis in diesem Vergleich. Die Lösung eignet sich damit für Teams mit besonders knappem Budget und sehr grundlegenden Anforderungen an die Telefonie.

• Einfache Preise pro Nutzer, ohne komplizierte Beschränkungen nach Abostufe in den Abos, die für die meisten kleinen Unternehmen relevant sind.

Einschränkungen:

• Die CRM-Integration ist faktisch auf das Google Ökosystem beschränkt. Salesforce, HubSpot und Zendesk lassen sich nicht nativ anbinden, sondern erfordern Drittanbieter-Konnektoren. Für Vertriebs- oder Supportteams, die auf eine präzise CRM-Protokollierung angewiesen sind, eignet sich Google Voice daher nicht.

• Kein Power Dialer, keine KI-Anrufzusammenfassungen über einfache Transkriptionen hinaus und kein Anruf-Coaching. Die Plattform ist ein Telefonie-Tool, keine Infrastruktur für Vertrieb oder Support.

6. Zoom Phone

Zoom Phone ist die Telefonielösung von Zoom Workplace. Sie richtet sich vor allem an Teams, die Zoom bereits für Videomeetings nutzen und auch ihre geschäftlichen Anrufe über dieselbe Oberfläche abwickeln möchten. Für kleine Unternehmen mit geringem Anrufvolumen, die lediglich eine professionelle geschäftliche Rufnummer als Ergänzung zu ihrer bestehenden Zoom-Umgebung benötigen, deckt die Lösung die wichtigsten Anforderungen zu vergleichsweise niedrigen Kosten pro Nutzer ab. Für kleine Vertriebs- oder Supportteams, die regelmäßig telefonieren, fallen die Einschränkungen jedoch deutlich stärker ins Gewicht: Ein Power Dialer ist in keiner Abostufe enthalten, KI-Funktionen sind nur im Workplace-Paket und nicht im eigenständigen Telefonie-Abo verfügbar, und die im CRM protokollierten Anrufdaten bleiben bestenfalls rudimentär.

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die bereits Zoom Workplace nutzen, nur wenig telefonieren und weder einen Power Dialer noch eine umfassende CRM-Protokollierung oder KI-Anrufzusammenfassungen benötigen.

Stärken:

• Vertraute Zoom Oberfläche für Teams, die Zoom Meetings bereits täglich nutzen. Für grundlegende Telefoniefunktionen muss keine neue Plattform erlernt werden.

• Öffentlich einsehbare Preise und monatlich kündbare Verträge. Für das eigenständige Telefonie-Abo ist kein Enterprise-Verkaufsprozess erforderlich.

• Einfache Zusatzoption für Teams, die Telefonie ergänzen möchten, ohne ihre Lösung für Videokonferenzen zu wechseln.

Einschränkungen:

• Kein Power Dialer in irgendeiner Abostufe. KI-Funktionen sind nur im Workplace Paket enthalten, nicht im eigenständigen Telefonie-Abo. Teams mit einem reinen Telefonie-Abo erhalten daher erst nach einem Upgrade der gesamten Kollaborationslösung Zugriff auf KI.

• Die CRM-Integration protokolliert lediglich grundlegende Anrufdaten. Die Salesforce und HubSpot Konnektoren von Zoom Contact Center unterstützen nur Telefonie und erfassen keine KI-Daten. Für Vertriebsteams, die nach jedem Anruf vollständige und automatisch aktualisierte CRM-Datensätze benötigen, ist die Lösung daher nicht geeignet.

Wie wählen Sie das richtige VoIP-System für Ihr kleines Unternehmen aus?

Welches VoIP-System zu einem kleinen Unternehmen passt, lässt sich meist anhand von drei Fragen klären: Arbeitet das Team hauptsächlich im Outbound-Vertrieb, im Inbound-Support oder braucht es lediglich eine Lösung für die allgemeine geschäftliche Telefonie? Welches CRM ist bereits im Einsatz? Und werden KI-Funktionen sofort benötigt oder erst zu einem späteren Zeitpunkt? Wer diese drei Fragen beantwortet, kann den Großteil der mehr als 40 Plattformen auf dem Markt ausschließen, bevor auch nur eine einzige Demo gebucht wird.

Ein Softphone ist eine Softwareanwendung, mit der sich über einen Laptop, Desktop-Computer oder ein Mobilgerät über das Internet telefonieren lässt. Physische Hardware oder ein klassisches Tischtelefon sind dafür nicht erforderlich. Alle Plattformen in diesem Vergleich bieten eine Softphone-App. Kleine Unternehmen können daher direkt nach der Aktivierung ihres Abos von jedem Gerät aus Anrufe tätigen und entgegennehmen. In der Praxis reduziert sich der Einrichtungsaufwand dadurch von mehreren Tagen auf wenige Minuten: Es müssen weder Telefone angeschafft noch Geräte von der IT installiert werden, und zusätzliche Hardwarekosten entfallen ebenfalls.

• Outbound-Vertriebsteam mit mehr als zehn Anrufen pro Mitarbeiter und Tag: Achten Sie auf einen Power Dialer, KI-Anrufzusammenfassungen, eine CRM-Integration und Anruf-Coaching im passenden Abo. Ein Power Dialer ist ein Tool für Outbound-Anrufe, das automatisch die nächste Rufnummer wählt, sobald ein Mitarbeiter den vorherigen Anruf beendet hat. Die manuelle Anwahl entfällt, sodass die Gesprächszeit von 15 bis 20 Minuten auf 40 bis 50 Minuten pro Stunde steigen kann. Der Power Dialer von Aircall ist im Professional-Abo für 50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung enthalten.

• Inbound-Supportteam mit hohem Anrufvolumen und Helpdesk-Integration: Wichtig sind ein Sprachmenü, eine flexible Anrufweiterleitung, die Integration mit einem Ticketsystem und Anrufaufzeichnungen bereits im Basisabo. Geeignete Optionen sind Aircall und Dialpad.

• Gemischtes Vertriebs- und Supportteam: Hier ist eine Plattform gefragt, die beide Arbeitsabläufe abdeckt, ohne dafür zwei verschiedene Abos oder zusätzliche Optionen zu erfordern. Dafür eignet sich Aircall.

• Kleines Profi-Team mit einfachen Anforderungen: Wer lediglich eine geschäftliche Rufnummer benötigt und ohne komplexe Anrufweiterleitung auskommt, sollte vor allem auf transparente Preise, eine gute mobile App und den Verzicht auf eine langfristige Vertragsbindung achten. Geeignete Optionen sind OpenPhone oder Google Voice, sofern das Team bereits Google Workspace nutzt.

• Bereits verwendetes CRM: Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob die native Integration tatsächlich in dem Abo enthalten ist, das Sie in Betracht ziehen. Die pauschale Angabe „CRM-Integration“ sagt wenig darüber aus, welche Systeme und Funktionen konkret unterstützt werden. Bei Dialpad sind Salesforce und HubSpot erst im Pro-Abo verfügbar, bei Aircall bereits im Basisabo.

• Keine eigene IT-Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass die Einrichtung noch am selben Tag im Self-Service möglich ist und bei Problemen Telefon- oder Chat-Support zur Verfügung steht. Plattformen, die im Basisabo nur während bestimmter Geschäftszeiten Support anbieten, können für kleine Teams schnell unpraktisch werden.

Wie richten Sie VoIP für ein kleines Unternehmen ein?

Die Einrichtung eines cloudbasierten VoIP-Systems dauert bei den meisten kleinen Teams weniger als einen Tag. Der Ablauf ist unkompliziert: Sie schließen ein Abo ab, laden das Softphone herunter, richten die Anrufweiterleitung ein, verbinden das CRM und beantragen die Portierung Ihrer bestehenden Rufnummern. Während die Portierung im Hintergrund läuft, kann das Telefonsystem bereits mit vorläufigen Rufnummern genutzt werden.

Bei der Rufnummernportierung wird eine bestehende geschäftliche Rufnummer von einem Anbieter zu einem anderen übertragen, ohne dass sich die Nummer ändert. Kunden erreichen das Unternehmen also weiterhin unter der ihnen bekannten Rufnummer. In den USA dauert die Portierung je nach bisherigem Anbieter in der Regel ein bis drei Wochen. Während dieser Zeit kann das Team über vorläufige Rufnummern weitertelefonieren, sodass der Geschäftsbetrieb nicht unterbrochen wird.

• Schließen Sie ein Abo ab und erstellen Sie für jeden Mitarbeiter einen Nutzer-Account. Bei den meisten Anbietern dauert die Kontoerstellung weniger als zehn Minuten.

• Laden Sie die Softphone-App auf den Laptop und das Mobilgerät jedes Mitarbeiters herunter. Hardware oder eine Installation durch die IT sind nicht erforderlich.

• Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung. Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter oder welches Team eingehende Anrufe erhält, definieren Sie die Geschäftszeiten und richten Sie bei Bedarf ein Sprachmenü ein. Im Dashboard dauert das üblicherweise 30 bis 60 Minuten.

• Verbinden Sie Ihr CRM. Folgen Sie den Einrichtungsschritten für die native Integration in den Einstellungen des Anbieters. Prüfen Sie vor der Inbetriebnahme anhand von Testanrufen, ob diese korrekt in den CRM-Datensätzen protokolliert werden.

• Beantragen Sie die Portierung bestehender geschäftlicher Rufnummern. In den USA dauert sie eine bis drei Wochen. Währenddessen können Sie mit vorläufigen Rufnummern weiterarbeiten.

• Weisen Sie das Team ein. Vor dem ersten echten Anruf sollte jeder Mitarbeiter wissen, wie das Softphone funktioniert, wie Anrufergebnisse erfasst werden und wie der CRM-Datensatz nach einem Anruf aussieht.

Eine CRM-Integration verbindet das Telefonsystem mit der Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement. Sie sorgt dafür, dass jeder Anruf, jedes Ergebnis, jede KI-Zusammenfassung und jede Folgeaufgabe automatisch im richtigen CRM-Kontaktdatensatz landet. Eine native Integration schreibt die Daten nach dem Ende des Anrufs direkt ins CRM. Bei einer Konnektor-Integration werden sie dagegen über ein Drittanbieter-Tool wie Zapier übertragen. Das kann zu Verzögerungen bei der Synchronisierung, zusätzlichen Kosten und Einschränkungen bei der Zuordnung von Feldern führen. Für kleine Unternehmen, die ein VoIP-System auswählen, ist dieser Unterschied entscheidend: Eine native CRM-Integration hält die Daten automatisch aktuell, während eine Konnektor-Lösung regelmäßig manuell gepflegt werden muss, damit die Informationen korrekt bleiben.

Die Seite zu Outbound-Anrufen mit einem cloudbasierten Telefonsystem erklärt den praktischen Umstieg von einem Festnetzanschluss oder einer veralteten Telefonanlage ausführlicher.

Eine Studie von MySalesCoach mit mehr als 3.700 Vertriebsmitarbeitern zeigt, dass 76 % der Mitarbeiter mit wöchentlichem Coaching ihre Zielvorgaben erreichen. Bei einem vierteljährlichen Coaching sind es nur 47 %. Eine VoIP-Plattform mit integrierter KI-Anrufbewertung und Anrufzusammenfassungen gibt Vertriebsleitern in kleinen Unternehmen die nötige Grundlage, um Gespräche auszuwerten und strukturiertes Feedback zu geben. Ein eigenes Budget für Sales Enablement oder ein separates Abonnement für ein Coaching-Tool ist dafür nicht erforderlich.

Was müssen Sie vor Vertragsabschluss bei Sicherheit und Daten prüfen?

• Zustimmung zur Anrufaufzeichnung und Speicherung: Prüfen Sie, ob der Anbieter die Aufzeichnungen in seiner eigenen Infrastruktur oder in Ihrer speichert, wie lange sie standardmäßig aufbewahrt werden und ob in Ihrem Bundesstaat oder Land vor einer Aufzeichnung die Zustimmung beider beziehungsweise aller Gesprächsteilnehmer erforderlich ist. In Kalifornien, Florida und Illinois müssen alle Beteiligten zustimmen. Die meisten VoIP-Plattformen bieten einen konfigurierbaren Hinweis, der zu Beginn jedes aufgezeichneten Anrufs abgespielt wird. Vergewissern Sie sich vor dem ersten aufgezeichneten Gespräch, dass dieser aktiviert ist.

• Speicherort der Daten: Wenn Sie Kunden oder Teammitglieder in der EU haben, prüfen Sie, ob der Anbieter eine Datenspeicherung innerhalb der EU ermöglicht oder ob seine standardmäßige Speicherung die Anforderungen der DSGVO für Ihren Anwendungsfall erfüllt.

• Eigentum an Rufnummern: Lassen Sie sich bestätigen, dass die über den Anbieter bereitgestellten Rufnummern bei einem späteren Wechsel zu einem anderen Anbieter portiert werden können. Manche VoIP-Anbieter behalten das Eigentum an den bereitgestellten Rufnummern. Dadurch entsteht eine Anbieterbindung, die bei der Anmeldung nicht erkennbar ist.

Der Artikel zur Datensicherheit und Compliance bei Aircall erläutert die Zertifizierungen und den Umgang mit Daten für Teams, die Anforderungen nach SOC 2, DSGVO und HIPAA erfüllen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das beste VoIP-System für kleine Unternehmen?

Welches VoIP-System für ein kleines Unternehmen am besten geeignet ist, hängt vom Teamprofil ab. Outbound-Vertriebsteams benötigen einen Power Dialer und eine CRM-Integration im Basisabo. Teams mit einfachen Inbound-Anforderungen legen Wert auf transparente Preise und eine Einrichtung am selben Tag. Eine einzige optimale Lösung für alle kleinen Unternehmen gibt es nicht.

Wie viel kostet ein VoIP-System für ein kleines Unternehmen?

Die Basisabos für VoIP-Lösungen für kleine Unternehmen kosten zwischen 10 $ und 40 $ pro Nutzer und Monat. Die Gesamtkosten hängen davon ab, welche Funktionen enthalten und welche höheren Abostufen vorbehalten sind. Prüfen Sie immer, ob CRM-Integration, Anrufaufzeichnung und KI-Funktionen tatsächlich in dem Abo enthalten sind, das Sie in Betracht ziehen.

Kann ein kleines Unternehmen ein VoIP-System ohne IT-Unterstützung einrichten?

Ja. Die meisten cloudbasierten VoIP-Systeme sind für die Einrichtung im Self-Service ausgelegt: Sie melden sich an, laden die Softphone-App herunter, konfigurieren die Anrufweiterleitung im Dashboard und verbinden Ihr CRM. Ein Team mit drei bis fünf Mitarbeitern kann in weniger als einer Stunde einsatzbereit sein und telefonieren, ganz ohne Hardware oder Unterstützung durch die IT.

Was passiert beim Wechsel zu VoIP mit bestehenden Rufnummern?

Bestehende geschäftliche Rufnummern können zu einem VoIP-Anbieter portiert werden. In den USA dauert die Rufnummernportierung üblicherweise eine bis drei Wochen. Währenddessen arbeitet das Team mit vorläufigen Rufnummern weiter, sodass es zu keiner Unterbrechung kommt. Lassen Sie vor Vertragsabschluss vom neuen Anbieter prüfen, ob die jeweiligen Rufnummern portiert werden können.

Funktionieren VoIP-Systeme für kleine Unternehmen mit Remote- oder Hybridteams?

Ja. VoIP eignet sich sehr gut für Remote- und Hybridteams: Anrufe werden über eine Softphone-App auf jedem Gerät mit Internetverbindung geführt. Jeder Mitarbeiter hat im Büro und zu Hause dasselbe Telefonieerlebnis. Die Anrufdaten werden unabhängig vom Standort an das CRM übertragen.

Was ist das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen, die KI und CRM-Integrationen ohne Enterprise-Abos benötigen, wächst Aircall vom ersten Mitarbeiter bis zu Teams mit über 200 Nutzern mit. Die Plattform bietet transparente Preise, mehr als 250 native Integrationen und KI-Anrufzusammenfassungen im regulären Abo. Für Teams mit einfachen Telefonieanforderungen können OpenPhone oder Google Voice zu niedrigeren Kosten pro Nutzer ausreichen.

Wer wir sind

Was die richtige VoIP-Wahl bewirkt: fünf Kriterien für eine leichtere Suche

Die sechs hier vorgestellten Plattformen decken die wichtigsten Anwendungsfälle kleiner Unternehmen ab: Outbound-Vertrieb mit KI-Coaching, Inbound-Support mit Helpdesk-Integration, einfache professionelle Telefonie sowie Teams, die bereits vollständig mit Google Workspace oder Zoom arbeiten. Keine dieser Lösungen passt zu jedem kleinen Unternehmen. Sie alle bieten jedoch deutliche Vorteile gegenüber einem Festnetzanschluss, einem privaten Mobiltelefon oder einer veralteten Telefonanlage, die seit Jahren nicht modernisiert wurde.

Laut Gartner werden 75 % der B2B-Vertriebsorganisationen ihre Playbooks um KI-gestützte Verkaufsprozesse erweitern. Kleine Vertriebsteams, die sich für eine VoIP-Plattform mit integrierter KI entscheiden, investieren damit in dieselbe Infrastruktur, die auch größere Unternehmen auf Enterprise-Niveau priorisieren – allerdings zu einem Bruchteil der Kosten und ohne ein umfangreiches Implementierungsprojekt.

Die passende Plattform lässt sich leichter finden, wenn das Team bereits vor der Demo fünf zentrale Fragen klärt: Sind die Preise transparent? Ist die benötigte CRM-Integration im passenden Abo enthalten? Gehören die KI-Funktionen zum Tarif oder müssen sie zusätzlich gebucht werden? Wie flexibel sind die Vertragsbedingungen? Und ist die Einrichtung noch am selben Tag im Self-Service möglich? Mit diesen fünf Kriterien lässt sich die Auswahl in weniger als zehn Minuten von mehr als 40 Anbietern auf eine überschaubare Shortlist reduzieren.

Sie möchten wissen, welches Aircall Abo zu Ihrem kleinen Unternehmen passt? Erfahren Sie mehr über die Aircall Preise für kleine Unternehmen.

Veröffentlicht am 20. August 2026.