La téléphonie VoIP est devenue incontournable au sein des entreprises, de la nouvelle start-up aux grands groupes, et n’en finit plus de remplacer petit à petit les anciens standards téléphoniques. Peut-être êtes-vous d’ailleurs à la recherche d’un logiciel VoIP ? Mais comment fonctionnent-ils ? A quoi servent-ils ? Qu’apportent-ils par rapport aux standards téléphoniques classiques ?
Avant toute prise de décision, l’important est de bien comprendre son utilité mais surtout de définir en amont ses besoins pour choisir un logiciel VoIP adapté. Voici quelques explications importantes.
Qu’est-ce qu’un logiciel VoIP ?
La téléphonie d’entreprise connaît une véritable révolution depuis quelques années, laissant place à la téléphonie VoIP, pour Voice Over Internet Protocol, permettant de téléphoner grâce à des communications unifiées via un serveur SIP. En d’autres termes, vos appels se font désormais par Internet. Et pour cela, vous avez besoin d’un fournisseur téléphonique IP qui vous proposera un logiciel de VoIP adaptés à vos usages et besoins.
Fini donc les téléphones fixes standards et leur logistique complexe : les autocommutateurs PABX appartiennent au passé, dorénavant tout se passe sur votre ordinateur, votre mobile ou téléphone SIP, reliés au logiciel VoIP de votre fournisseur.
L’ensemble de vos communications téléphoniques passent donc dorénavant par votre réseau internet. En plus d’une meilleure qualité sonore, le programme VoIP fera en sorte de ne jamais surcharger votre bande passante.
Aussi doté de nouvelles fonctionnalités par rapport à la téléphonie classique, votre logiciel IP vous offrira une multitude de nouvelles possibilités et de fonctionnalités téléphoniques pour améliorer votre performance et optimiser votre développement commercial.
Pourquoi utiliser un logiciel VoIP ?
Il est difficile de trouver un inconvénient à la téléphonie IP tant ses avantages sont nombreux et les fonctionnalités puissantes, à travers des logiciels de télécommunication VoIP fiables et très simples d’utilisation.
Petit tour d’horizon des grands bénéfices d’un logiciel VoIP.
Une rapidité d’installation et de mise en place inégalable.
Fini les mètres et les nœuds de câbles dans votre entreprise, toute votre téléphonie est dorénavant dématérialisée, et opère via le Cloud et votre réseau Internet.Un incroyable gain d’autonomie
En plus de sa mise en place facile, vous pourrez compter sur une immense autonomie pour toute la gestion de votre standard téléphonique d’entreprise : ajouter un nouvel utilisateur en quelques clics, connecter de nouvelles fonctionnalités ou encore relier de nouveaux outils externes facilement. Votre fournisseur doit pouvoir s’adapter et accompagner la progression de votre entreprise à votre rythme.Intégration facile à votre plateforme CRM
Votre nouvelle téléphonie d’entreprise est désormais intégralement reliée à vos outils commerciaux, comme votre plateforme CRM ou votre Helpdesk, et vous permet de piloter l’ensemble de vos activités depuis le même espace. C’est un véritable gain de temps et de performance qui s’offre à vous et à votre équipe.Des appels téléphoniques à l’international à moindre coût et des numéros locaux en quelques clics.
Développez votre entreprise à l’étranger sans avoir à y ouvrir de locaux physiques grâce à l’obtention de numéraux nationaux. Vous pouvez piloter votre stratégie de phoning ou créer votre centre de relation client d’où vous le souhaitez : votre service de téléphonie VoIP devient l’allié de votre ambition internationale.Mobilité et flexibilité : vous pouvez travailler efficacement quel que soit l’endroit où vous vous situez. Au bureau, en télétravail ou en déplacement à l’international, vous gardez le contrôle depuis votre mobile ou votre ordinateur sur toutes vos communications.
Une simplification de la gestion des appels pour tous vos employés : composez directement les numéros de téléphone en un clic depuis votre ordinateur et lancez des listes d’appels automatiques pour un gain de temps considérable sur vos campagnes d’appels sortants, et donc une meilleure productivité de vos équipes.
Un standard virtuel multi-devices : selon votre lieu de travail où votre besoin de confort, passez vos appels téléphoniques au choix depuis votre smartphone, votre ordinateur (fixe ou portable), ou depuis votre tablette.
Un suivi fiable et une analyse puissante de toutes vos données téléphoniques en temps réel. En effet, le tableau de bord de votre solution VoIP vous délivre un grand nombre de données sur l’utilisation des lignes téléphoniques de votre équipe, grâce à des graphiques clairs et concis pour un suivi des indicateurs de performance de chacun de vos collaborateurs ou par équipe.
Liste des différents types de logiciels de téléphonie IP
Quels que soient les devices utilisés au sein des réseaux de l’entreprise, les logiciels VoIP, aussi appelés softphones sont conçus pour fonctionner avec la plupart des systèmes les plus courants. En effet, nombreux sont les fournisseurs de solutions VoIP d’entreprise qui proposent leurs solutions avec un :
Logiciel VoIP pour Mac
Logiciel VoIP pour Pc
Logiciel VoIP pour Android
Logiciel VoIP pour Windows
Logiciel VoIP pour Linux
Ces logiciels de téléphonie VoIP étant conçus pour répondre aux nouveaux besoins et usages des collaborateurs, ils sont compatibles avec l’immense majorité des appareils et systèmes d’exploitation.
Comment choisir le meilleur logiciel VoIP pour votre entreprise ?
Pour être sûr de choisir directement le bon fournisseur VoIP, prenez le temps de comprendre comment votre solution VoIP pourra vous aider à remplir vos objectifs, pour un choix adapté à votre entreprise. Vous ne cherchez donc pas le meilleur logiciel VoIP, mais la meilleure solution VoIP pour votre entreprise.
Définissez vos besoins : _De quelles fonctionnalités avez-vous besoin, vous et votre équipe ?_Qui utilisera le plus votre solution téléphonique ? Quels sont vos objectifs commerciaux liés à l’utilisation de votre logiciel VoIP ? Ces premières réponses vous permettront de centrer votre besoin sur le bon logiciel et ses fonctionnalités associées.
Les fonctionnalités incontournables de votre logiciel VoIP doivent êtres incluses : transfert avec accompagnement, permanence téléphonique, serveur vocal interactif (SVI), numérotation abrégée, l’enregistrement des conversations, l’appel en un clic, ou encore l’automatisation des appels sortants (PowerDialer).
Une fiabilité à toute épreuve : cela semble évident, mais tous les opérateurs de téléphonie IP ne se valent pas sur la quantité et la fiabilité des appels. Optez donc pour un service VoIP fournissant une très haute disponibilité de service (uptime) tout en vous proposant une qualité audio haut de gamme.
Un logiciel clair et un tableau de bord pratique permettront à vos collaborateurs de prendre en main votre nouveau service VoIP plus facilement. Le succès de votre logiciel de téléphonie VoIP sera aussi lié à l’adoption de vos équipes de la nouvelle solution IP : préférez donc un logiciel simple d’utilisation, mais aussi performant pour que vos équipes prennent plaisir à l’utiliser au quotidien.
Un support client efficace qui vous accompagne de la mise en place à l’ajout de nouvelles lignes en quelques minutes. Le support client de votre fournisseur VoIP doit être aussi flexible et réactif que votre entreprise.
La possibilité de tester le logiciel VoIP gratuitement avant de choisir : l’absence de logistique matérielle à mettre en place étant un avantage indéniable, de nombreux fournisseurs comme Aircall vous permettent de tester gratuitement leur logiciel avant de vous engager. Vous pouvez donc essayer votre futur logiciel VoIP avant de prendre votre décision sans risque.
Pour aller plus loin : 5 étapes clés pour passer à la téléphonie VoIP
Publié le 2 avril 2021.
