Seis consejos para que tu equipo de ventas ahorre tiempo y sea más productivo

Carlos Navarro18 de abril de 2023
12 min

Además de tener gran capacidad para la negociación, los vendedores exitosos tienen otra cosa en común: una gestión eficaz de su tiempo. Parte de ello es saber cuándo dejar de perseguir a clientes de los cuales no se va a obtener una respuesta positiva aunque esto no siempre es obvio. Los clientes potenciales pueden dar señales confusas, lo que provoca que los que no son aptos puedan parecer muy prometedores. Este sexto sentido de las ventas es difícil de enseñar y aparece con la experiencia. Sin embargo, hemos preparado seis consejos para ventas telefónicas que podrían ser buenos sustitutos de esa habilidad. Ponlos en práctica y juzga por ti mismo.

Lo que es seguro es que, incluso los vendedores más experimentados, deben invertir tiempo y energía en nutrir la relación con los clientes potenciales.

Por ejemplo, según el blog de ventas “The Pipeline”:

  • El 80 % de las llamadas de ventas van al buzón de voz.

  • Los clientes potenciales no responden al 90 % de los mensajes de voz de la primera llamada.

  • Los vendedores pasan el 15 % de su tiempo dejando mensajes de voz.

  • La tasa de respuesta promedio de los mensajes de voz es del 4,8 %.

Imagina el impacto negativo en el rendimiento del equipo de ventas cuando todo este esfuerzo se invierte en clientes potenciales que no convierten. Pero los clientes potenciales sin conversión son solo uno de los muchos factores que te hacen perder el tiempo y que pueden traer resultados de ventas desastrosos.

No es ningún secreto que la experiencia es una ventaja en el campo de las ventas que ofrece habilidades difíciles de aprender de otra manera. Pero eso no significa que los vendedores junior no puedan acelerar su capacidad sin contar con la experiencia de otros compañeros más veteranos.

Al aplicar los siguientes consejos de productividad para equipos de ventas consistentemente, la mayoría de estos equipos pueden (y deben) lograr cerrar más ventas en menos tiempo.

Primer paso, elimina estos tres errores comunes

Antes de explorar las mejores técnicas de ventas telefónicas que utilizan los equipos de Aircall en todo el mundo, comencemos con algunos errores comunes que tus vendedores podrían estar cometiendo sin saberlo.

Mostrar un entusiasmo forzado en las ventas

Las llamadas en frío son conocidas por provocar respuestas drásticas por parte de los potenciales clientes, pero una actitud demasiado entusiasta también puede poner a dichos clientes en guardia. Debemos prestar especial atención a no ser demasiado entusiastas.

Algunos directivos fomentan activamente el entusiasmo en las ventas, sin embargo, en ocasiones este consejo se lleva demasiado lejos. Para los clientes potenciales, una energía inusualmente alta es un signo de alerta instantáneo que puede resultar en la pérdida de una venta, incluso, antes de que comience la conversación.

En su lugar, es más efectivo si entrenas a los vendedores para adoptar un tono más tranquilo, educado y respetuoso cuando contactan con el cliente. Los clientes potenciales todavía perciben que eres un vendedor, pero es menos probable que se cierren sin escuchar lo que tienes que ofrecer y tendrás la oportunidad de crear una conversación con ellos.

Realizar llamadas solo durante las horas de oficina regulares

Tus posibilidades de tener conversaciones de ventas relevantes aumentan significativamente fuera de las horas regulares de oficina. 

Realizar llamadas fuera del horario laboral regular no significa un comienzo a las 6 a.m. para terminar a las 7 p.m. Intenta hacer algunas llamadas cada día antes de las 8:30 a.m. y después de las 5:30 p.m. para comprobar cómo tu promedio de conversaciones significativas totales mejora.

Finalizar llamadas de ventas sin comunicar claramente los próximos pasos

Además de cerrar acuerdos o alcanzar tu objetivo de comisión, no hay mejor sensación que tener una gran conversación con un cliente potencial que muestre interés en lo que le ofreces.

Los vendedores inteligentes, sin embargo, no se dejan llevar por las emociones. En su lugar, se aseguran de que los próximos pasos queden claros antes de dar por finalizada la llamada.

¿Cuándo tendrás tu próxima llamada, demostración de producto o reunión cara a cara? Confirma con tu cliente los próximos pasos durante la primera llamada y fija qué viene después. Al hacer que los clientes potenciales se comprometan con pasos específicos, también tendrás una idea de cuán serios son.

Seis consejos de ventas telefónicas con los que cerrarás más ventas en menos tiempo 

Está bien, ¡no queremos hacerte esperar más! Aquí te decimos de manera detallada cuáles son las mejores formas de vender por teléfono. Una vez que hayas alejado a tus vendedores de los malos hábitos descritos anteriormente, puedes comenzar a entrenarlos de acuerdo a las siguientes técnicas de ventas telefónicas.

1. Dar a los clientes potenciales la oportunidad de sugerir un mejor momento

Comencemos con algunos consejos simples. Cuando llames por primera vez a clientes potenciales y previamente clasificados, explica brevemente quién eres y el propósito de la llamada, para después confirmar con tu interlocutor si es un buen momento para hablar tranquilamente

Si la respuesta es no, acuerda con él o ella un momento más conveniente y programa una nueva llamada. Si es necesario, ofrécete a hablar fuera del horario laboral regular.

No te hará ningún favor tratar de forzar la conversación y dar tu gran presentación cuando los clientes están distraídos, ocupados o impacientes.

Cuando llames de nuevo al cliente, es importante evitar preguntar de nuevo si es un buen momento y, en su lugar, esperar a que sean ellos mismos los que te digan que no pueden hablar (en caso de que así fuera). Después de todo, este es el momento que sugirieron.

Si no pueden atender la llamada, déjales tu número, pide que te llamen cuando puedan y pasa al siguiente cliente potencial.

Esta técnica no solo mejora las posibilidades de hablar con clientes potenciales cuando están más receptivos, sino que también da a los vendedores una idea de qué clientes pueden estar más interesados.

Un pequeño apunte: esto funciona mejor si se contacta con clientes potenciales calificados con anterioridad. Para las llamadas en frío, es mejor evitar preguntar si es un buen momento en el momento de la llamada, ya que, a menudo, solo tienes una oportunidad cuando hablas con este tipo de clientes, por lo que tu primer contacto con ellos debe ser significativo.

2. Planifica tu tiempo en torno a los clientes potenciales de mayor valor que puedes convertir en nuevos negocios

Aquí hay una pregunta decisiva que debes hacerte: ¿cuándo es el mejor momento para contactar a los clientes potenciales? ¿Por la mañana o por la tarde? ¿Tal vez durante la noche, una vez que están menos ocupados? O, ¿incluso los fines de semana cuando no estén trabajando?

Lo cierto es que el momento perfecto para contactar, sencillamente, no existe. Lo que debes observar es el comportamiento del comprador y cómo los clientes potenciales emplean el tiempo durante sus horas productivas. Por ejemplo, si tu comprador trabaja en proyectos al aire libre, llamar a las 11 a.m. es una mala idea, pues seguramente no logres contactar con él.

Trata de construir un perfil de comportamiento de tus clientes potenciales de mayor valor para conocer los mejores momentos para contactar con ellos.

3. Simplifica la investigación de los clientes potenciales con marcos de conocimiento

Los vendedores que comprenden los objetivos y necesidades de los clientes potenciales antes de llamarlos cuentan con una gran ventaja competitiva. Una buena idea podría ser seguir la actividad en redes sociales de los compradores, sin embargo, la investigación de clientes potenciales implica mucho más. En su lugar, trata de desarrollar un marco de investigación.

Por ejemplo: si prestas atención a los patrones en las interacciones de ventas, es posible que identifiques qué fue lo que te ayudó a cerrar más de la mitad de tus últimas 30 ventas.

Una vez que hayas tenido en cuenta los factores más relevantes a los que la mayoría de los clientes potenciales responden, puedes crear notas con frases de conversión para momentos específicos. Esto puede ayudarte a insertar mensajes significativos en las llamadas, lo que reducirá el tiempo de investigación.

4. Reemplaza el hardware físico del teléfono con softphones virtuales inteligentes

A pesar de las innumerables ventajas de los softphones basados en la nube, el hardware de telefonía comercial y los auriculares físicos siguen teniendo presencia en empresas de todo el mundo. Esto se debe a la idea errónea de que es difícil y costoso cambiar de teléfonos fijos físicos a soluciones de telefonía VoIP.

Lo cierto es que puede resultar increíblemente sencillo y fácil, con muy poca o ninguna interrupción. Al cambiar a un sistema de telefonía virtual, tu equipo de ventas accederá a un mundo de aplicaciones y funcionalidades que ahorran tiempo para aumentar la productividad de ventas.

Por ejemplo, la telefonía en la nube de Aircall ofrece funciones como:

  • PowerDialer: crea rápidamente listas de clientes potenciales para marcar con solo un clic.

  • Click-to-Dial: marca de forma instantánea con un solo clic cualquier teléfono, lo que ahorra minutos e incluso horas a tus equipos.

  • Etiquetas: analiza las llamadas mediante etiquetas personalizadas y las clasifica con código de color, lo que ahorra tiempo que los vendedores emplean en tareas que añaden valor a tu empresa.

5. Rompe con la multitarea con la técnica Pomodoro y la agrupación de tareas

En realidad, podríamos dividir este consejo en dos. Al combinarlos, resultan en una solución de ahorro de tiempo y productividad de gran potencial para los equipos de ventas. Estamos hablando de la técnica Pomodoro y la agrupación de tareas ABCDE.

Primero, un poco de contexto. Los representantes de ventas con poca experiencia y aquellos bajo una intensa presión pueden caer en un ciclo vicioso de multitarea y llamadas durante las jornadas de 9 a 5:

  1. Llegan al trabajo.

  2. Después del café revisan el correo electrónico.

  3. A continuación, comienzan las llamadas a los clientes potenciales.

Llaman, interactúan con clientes o dejan un mensaje de voz y envían un correo electrónico, registran notas en el CRM o programan una devolución de llamada, así durante toda la jornada de 9 a.m. a 5 p.m.

Este enfoque resulta realmente destructivo para el rendimiento de los equipos de ventas. En parte, porque la multitarea es muy dañina para la productividad, pero también porque la administración del CRM se vuelve apresurada y carente de detalles.

Entonces, ¿cómo ayuda la técnica Pomodoro combinada con la agrupación de tareas a que los vendedores trabajen de manera más inteligente?

La agrupación de tareas funciona de la siguiente manera:

Pide a los agentes de ventas que elaboren una lista de tareas clasificadas de A a E en orden de importancia, siendo las tareas A críticas y las tareas E las de menor urgencia.

Ahora, combina la agrupación de tareas con la técnica Pomodoro desarrollada por Francesco Cirillo y nombrada en honor al humilde temporizador en forma de tomate, el Pomodoro.

  • Configura un temporizador de 25 minutos.

  • En esos 25 minutos, concéntrate en las tareas de alta prioridad (A y B) como demostraciones y nuevas llamadas a clientes. Deberías tenerlas listas desde el ejercicio de agrupación de tareas, al principio.

  • Una vez que se cumplan tus 25 minutos de concentración en las tareas A y B, haz un breve descanso de cinco minutos. Puedes aprovechar para revisar tus correos electrónicos y notificaciones.

  • Ahora es momento del siguiente intervalo de 25 minutos de concentración en tareas A y B para la productividad de ventas.

  • Después de cada cuatro intervalos de productividad, haz un descanso de 15 a 30 minutos.

Una vez que hayas completado las tareas A y B, continúa con tu rutina de trabajo de 25 minutos para trabajar en las tareas C, D y E. Por ejemplo, registrar notas en el CRM, enviar correos electrónicos de seguimiento y programar llamadas y más.

6. Aprovecha el CRM conversacional para automatizar la información de clientes y cerrar más ventas

¿Tienes espacio en tu glosario de términos comerciales para otra palabra de moda relacionada con CRM? El CRM conversacional es menos complicado de lo que parece:

“El CRM conversacional reúne un ecosistema de tecnologías adaptadas al cliente, incluyendo una UX mejorada, mensajería social, herramientas de inteligencia artificial y más, para respaldar el viaje del cliente de extremo a extremo.”

— Zendesk: El CRM conversacional es la pieza que necesitas en tu estrategia de ventas

En resumen, el CRM conversacional utiliza la inteligencia artificial para recopilar información sobre clientes y conversaciones que tienen lugar en aplicaciones de mensajería como WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, etc.

¿Cuáles son las ventajas en cuanto a ahorro de tiempo y ventas del CRM conversacional? Además de eliminar la necesidad de cierta administración del CRM, el CRM conversacional ayuda a los vendedores a dedicar más tiempo a personalizar las interacciones con los clientes al automatizar aspectos como preguntas generales.

También crea una imagen más amplia y detallada de los viajes, objeciones, desafíos y actitudes de los clientes que los vendedores pueden aprovechar para cerrar tratos más rápido.

¿Ya estás usando Zendesk? Conecta el equipo de ventas de Aircall a la telefonía virtual sin hardware y podrás integrar sin problemas la solución de Aircall para realizar llamadas de ventas directamente desde tu panel de control de Zendesk.

Consejo adicional: cambia a una solución de telefonía virtual inteligente que funcione con tu equipo de ventas, no en su contra.

¡Pst, pst! ¿Quieres un consejo extra?

Si eres un agente de ventas, probablemente ya conozcas algunos trucos propios y las mejores tácticas de ventas por teléfono. Sin embargo, es posible que todavía existan detalles que te impidan alcanzar la eficiencia en ventas. Aquí es donde Aircall te puede ayudar

Las estadísticas y números que te mostramos a continuación son algunos de los resultados obtenidos cuando Aircall encargó a Forrester que probara el impacto comercial de la telefonía virtual de Aircall.

Reduce el tiempo de administración de ventas en ocho minutos por hora y por persona

Con el ecosistema de aplicaciones e integraciones líder en la industria de Aircall, existen innumerables formas y opciones para automatizar tareas que consumen mucho tiempo, como la administración del CRM.

Salesforce, HubSpot, Intercom, Pipedrive, MS Dynamics. Con un solo clic, Aircall se conecta con tu plataforma de gestión y añade información de manera automática sobre las llamadas con tus clientes. 

Logra una tasa de recuperación de productividad de ventas del 85 %

¿Del 85 %? Aunque no lo creas, así es. 

Tu tasa de recuperación de productividad es el porcentaje de ahorro de tiempo que se reinvierte en flujos de trabajo de mayor valor.

Cuando Forrester probó el impacto económico de Aircall en las empresas, descubrió que los equipos de ventas pudieron dedicar el 85 % de su tiempo ahorrado en tareas de alto impacto en avanzar con los clientes a través del embudo de forma más rápida.

¿Cómo puede ayudar Aircall a tu equipo de ventas a cerrar más tratos?

Solo hay una forma de descubrirlo. Prueba Aircall gratis durante siete días y descubre cómo impulsa la productividad de tu equipo de ventas. Con una configuración sencilla, tu equipo de ventas estará listo para funcionar desde el primer día y tendrán la oportunidad de probar más de 100 integraciones y funcionalidades con un solo clic, como:

Call Whispering

Ayuda a los mentores de ventas a dirigir las llamadas y guiar los resultados de las conversaciones de ventas en tiempo real para evitar la pérdida de oportunidades.

Power Dialer

Crea rápidamente listas de clientes potenciales y marca con un solo clic.

Click-to-Dial

Ahorra tiempo al marcar instantáneamente números de teléfono.

Etiquetado inteligente de llamadas

Codifica con colores los diferentes tipos de llamadas, ayuda a los vendedores a reorientarse rápidamente entre diferentes clientes e interactúa con ellos.

¿Tienes alguna pregunta? Contáctanos a través del chat en vivo de Aircall o agenda una reunión con uno de nuestros expertos.

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